Plantilla de l'estat de fluxos d'efectiu: la guia completa per fer el seguiment del pols financer de la vostra empresa
Aquí teniu una dada colpidora: el 82% de les petites empreses que fan fallida ho fan per problemes de flux d'efectiu. No per falta de clients. Ni per productes deficients. Flux d'efectiu. Tot i així, molts propietaris de negocis se centren obsessivament en els marges de benefici mentre ignoren els diners reals que es mouen pels seus comptes. Una empresa rendible encara pot quedar-se sense efectiu i tancar les portes; passa més sovint del que podríeu pensar.
Un estat de fluxos d'efectiu no és només un document comptable més per arxivar. És una instantània en temps real de la salut financera de la vostra empresa, que us mostra exactament d'on venen els diners, on van i si en tindreu prou per mantenir l'activitat el mes vinent. Aquesta guia us acompanyarà per tot el que necessiteu saber sobre com crear i utilitzar una plantilla d'estat de fluxos d'efectiu de manera eficaç.
Què és un estat de fluxos d'efectiu?
Un estat de fluxos d'efectiu és un document financer que fa el seguiment del moviment real d'entrada i sortida de diners del vostre negoci durant un període específic, normalment un mes, un trimestre o un any. A diferència del vostre compte de pèrdues i guanys, que mostra ingressos i despeses segons el principi de meritació, un estat de fluxos d'efectiu tracta només amb diners reals: els diners al vostre compte bancari.
Penseu-hi d'aquesta manera: el benefici us diu què ha guanyat el vostre negoci sobre el paper, però el flux d'efectiu us diu què podeu gastar realment. Potser teniu 50.000 $ en factures pendents de cobrament (molt bé per al benefici), però si els clients encara no han pagat, aquests diners no són al vostre compte. Tot i així, heu de pagar nòmines, el lloguer i les factures dels proveïdors. Per això és important el flux d'efectiu.
Flux d'efectiu vs. Benefici: Entendre la diferència
Molts propietaris de negocis confonen aquests dos conceptes, cosa que provoca punts cecs financers perillosos:
- Benefici = Ingressos menys despeses durant un període
- Flux d'efectiu = Diners reals que entren i surten dels vostres comptes
Una empresa pot ser rendible però pobra en efectiu (esperant els pagaments dels clients), o rica en efectiu però no rendible (vivint de préstecs o inversions). Cap de les dues situacions és sostenible a llarg termini, però quedar-se sense efectiu matarà el vostre negoci més ràpidament que quedar-se sense beneficis.
Les tres seccions d'un estat de fluxos d'efectiu
Cada estat de fluxos d'efectiu es divideix en tres categories diferents:
1. Flux d'efectiu de les activitats d'explotació
Aquesta secció recull l'efectiu generat o gastat a través de les operacions principals del vostre negoci. És el batec del vostre estat de fluxos d'efectiu perquè mostra si el vostre model de negoci real genera efectiu real.
Les entrades d'efectiu inclouen:
- Pagaments rebuts dels clients
- Efectiu de vendes
- Interessos i dividends rebuts
Les sortides d'efectiu inclouen:
- Pagaments a proveïdors i venedors
- Salaris i sous pagats
- Lloguer i subministraments
- Primes d'assegurances
- Impostos pagats
2. Flux d'efectiu de les activitats d'inversió
Aquesta secció fa el seguiment del moviment d'efectiu relacionat amb actius a llarg termini i inversions.
Les entrades d'efectiu inclouen:
- Ingressos per la venda d'equips o immobles
- Rendiments d'inversions
- Venda de valors
Les sortides d'efectiu inclouen:
- Compra d'equips, vehicles o immobles
- Compra d'inversions o valors
- Adquisicions
3. Flux d'efectiu de les activitats de finançament
Aquesta secció mostra el moviment d'efectiu relacionat amb el finançament del vostre negoci a través de deute o fons propis.
Les entrades d'efectiu inclouen:
- Préstecs rebuts
- Inversions dels propietaris
- Finançament de capital captat
Les sortides d'efectiu inclouen:
- Amortització de préstecs (principal)
- Dividends pagats als accionistes
- Recompra d'accions
- Retirades dels propietaris
Mètode directe vs. indirecte: quin hauríeu d'utilitzar?
Hi ha dos mètodes acceptats per preparar un estat de fluxos d'efectiu, i triar el correcte depèn de la mida i les necessitats del vostre negoci.
El mètode directe
El mètode directe llista totes les transaccions d'efectiu reals durant el període. Es registra cada cobrament i pagament d'efectiu individualment.
Exemples d'entrades:
- Efectiu rebut dels clients: 180.000 $
- Efectiu pagat als proveïdors: 95.000 $
- Efectiu pagat per sous: 45.000 $
- Efectiu pagat pel lloguer: 12.000 $
Pros:
- Més fàcil d'entendre
- Proporciona detalls granulars
- Millor per a empreses més petites
- Preferit per inversors i prestadors
Contres:
- Requereix molt de temps per preparar
- Requereix un seguiment detallat de les transaccions
- Més feina per a la comptabilitat
El mètode indirecte
El mètode indirecte comença amb el benefici net del vostre compte de pèrdues i guanys i l'ajusta per partides no monetàries i canvis en el fons de maniobra.
Exemple:
- Benefici net: 60.000 $
- Més: Amortització: 12.000 $
- Menys: Augment dels comptes a cobrar: 8.000 $
- Més: Augment dels comptes a pagar: 5.000 $
- Flux d'efectiu net de les activitats d'explotació: 69.000 $
Pros:
- Més ràpid de preparar
- Utilitza dades existents dels estats financers
- Més fàcil per a empreses més grans
- Mostra la relació entre beneficis i efectiu
Contres:
- Menys intuïtiu
- Oculta els moviments d'efectiu reals
- Pot emmascarar problemes
Quin triar? Per a la majoria de petites empreses amb volums de transaccions gestionables, el mètode directe ofereix una visió més clara. Les empreses més grans o aquelles que ja utilitzen la comptabilitat de meritació sovint troben el mètode indirecte més eficient.
Com crear un estat de fluxos d'efectiu: pas a pas
Pas 1: Recollida de dades financeres
Abans de començar, recopileu:
- Saldo inicial de caixa (del vostre extracte bancari)
- Comptes de resultats del període
- Informes d'antiguitat de comptes a cobrar
- Registres de comptes a pagar
- Extractes bancaris del període
- Documentació de préstecs i inversions
Pas 2: Calcular el flux de caixa de les activitats d'explotació
Utilitzant el mètode directe:
- Llisteu tot l'efectiu rebut dels clients
- Resteu tot l'efectiu pagat als proveïdors
- Resteu tot l'efectiu pagat per despeses d'explotació
- Resteu l'efectiu pagat per impostos
- El resultat és el vostre flux de caixa net d'explotació
Pas 3: Calcular el flux de caixa de les activitats d'inversió
- Llisteu els ingressos de qualsevol venda d'actius
- Resteu les compres d'equips o immobles
- Resteu qualsevol compra d'inversions
- El resultat és el vostre flux de caixa net d'inversió
Pas 4: Calcular el flux de caixa de les activitats de finançament
- Afegiu qualsevol préstec nou rebut
- Afegiu qualsevol inversió dels propietaris o capital recaptat
- Resteu els pagaments del principal dels préstecs
- Resteu les retirades dels propietaris o dividends
- El resultat és el vostre flux de caixa net de finançament
Pas 5: Calcular el flux de caixa net
Sumeu:
- Flux de caixa net d'explotació
- Flux de caixa net d'inversió
- Flux de caixa net de finançament
Això us dona el flux de caixa net total per al període.
Pas 6: Verificar el saldo final
El saldo inicial de caixa més el flux de caixa net hauria de ser igual al saldo final de caixa. Si no és així, teniu un error de conciliació que cal trobar.
Fórmula: Efectiu inicial + Flux de caixa net = Efectiu final
Senyals d'alerta a vigilar en el vostre estat de fluxos d'efectiu
El vostre estat de fluxos d'efectiu pot revelar senyals d'advertència abans que esdevinguin crisis. Això és el que cal buscar:
1. Flux de caixa d'explotació constantment negatiu
Si les vostres activitats principals no generen un flux de caixa positiu al llarg de diversos períodes, és possible que el vostre model de negoci no sigui sostenible. Es poden produir períodes negatius ocasionals, però un flux de caixa d'explotació negatiu crònic requereix atenció immediata.
2. Benefici positiu però flux de caixa negatiu
Aquesta desconnexió sovint indica:
- Els clients no paguen a temps
- Teniu massa inventari
- Oferiu condicions de pagament massa generoses
- Problemes de reconeixement d'ingressos
3. Creixement dels comptes a cobrar
Si els comptes a cobrar continuen creixent més ràpid que els ingressos, teniu un problema de cobrament. Gairebé el 87% de les petites empreses s'enfronten a pagaments endarrerits, i a l'empresa mitjana dels EUA se li deuen més de 300.000 $ per clients que paguen amb retard.
4. Dependència creixent del finançament
Si l'únic flux de caixa positiu prové de préstecs o inversions, esteu finançant les operacions amb deute en lloc de beneficis. Això no és sostenible.
5. Disminució del flux de caixa lliure (Free Cash Flow)
El flux de caixa lliure (flux de caixa d'explotació menys inversions en capital) mostra el que hi ha disponible per al creixement, el reemborsament del deute o la distribució. Una disminució constant senyala problemes futurs.
6. Grans discrepàncies amb els extractes bancaris
Si el flux de caixa calculat no coincideix amb el que hi ha al vostre compte bancari, teniu errors en el seguiment que cal investigar.
Millors pràctiques per a la gestió del flux de caixa
Seguiment setmanal, no només mensual
Tot i que els estats formals solen ser mensuals, fer un seguiment setmanal de l'efectiu us ajuda a detectar problemes abans. Creeu un informe senzill de la posició de caixa setmanal juntament amb els vostres estats mensuals formals.
Mantenir una reserva de caixa
Intenteu tenir de tres a sis mesos de despeses d'explotació en reserva. Aquest matalàs protegeix contra interrupcions inesperades, temporades baixes o retards en els pagaments.
Separar les finances personals de les del negoci
Barrejar comptes personals i de negoci fa que el seguiment precís del flux de caixa sigui gairebé impossible. Utilitzeu comptes de negoci dedicats per a totes les transaccions empresarials.
Enregistrar les transaccions immediatament
No confieu en la memòria. Enregistreu els moviments d'efectiu a mesura que es produeixin, ja sigui mitjançant programari de comptabilitat o un procés manual disciplinat.
Conciliar mensualment amb els extractes bancaris
Verifiqueu sempre el vostre estat de fluxos d'efectiu amb els vostres saldos bancaris reals. Les discrepàncies revelen errors o, en el pitjor dels casos, frau.
Tenir en compte les fluctuacions estacionals
Molts negocis tenen períodes baixos i d'activitat intensa previsibles. La vostra planificació del flux de caixa hauria de tenir en compte aquests cicles, creant reserves durant els mesos bons per cobrir els mesos d'escassetat.
Accelerar els cobraments
Envieu les factures amb diligència, oferiu descomptes per pagament anticipat i feu un seguiment immediat dels comptes vençuts. Cada dia de pagament endarrerit us costa diners.
Negociar millors condicions
Treballeu amb els proveïdors per ampliar les condicions de pagament sempre que sigui possible. Fins i tot 15 dies addicionals poden millorar significativament la vostra posició de caixa.
Ús de l'estat de fluxos d'efectiu per a la presa de decisions
Un estat de fluxos d'efectiu no és només una eina d'informació, és un instrument per a la presa de decisions.
Temporització de compres importants
Abans de comprar equips, expandir-vos o assumir noves despeses, consulteu el vostre flux de caixa projectat. Tindreu prou efectiu per cobrir el cost sense crear escassetat?
Planificació del creixement
El creixement sovint requereix una inversió de caixa abans que els rendiments es materialitzin. Les vostres projeccions de flux de caixa us ajuden a entendre quant finançament necessitareu i quan.
Avaluació de preus
Si teniu un flux de caixa constantment negatiu malgrat tenir bones vendes, és possible que els vostres preus o les vostres condicions de pagament necessitin un ajust.
Planificació estacional
Els estats de flux de caixa històrics revelen patrons estacionals, cosa que l'ajuda a planificar l'inventari, el personal i les despeses en funció de les fluctuacions predictibles.
Sol·licituds de préstec
Els prestadors i els inversors demanaran estats de flux de caixa. Uns estats nets i precisos demostren competència financera i faciliten l'obtenció de finançament.
Errors comuns de l'estat de flux de caixa a evitar
Confondre el criteri de caixa i el criteri de meritació
El seu estat de flux de caixa hauria de mostrar els moviments de caixa reals, no els ingressos o despeses meritats. Una venda registrada al seu compte de pèrdues i guanys no afecta el seu flux de caixa fins que el client paga.
Oblidar les partides no operatives
Els pagaments de préstecs, les compres d'equipament i els retirs del propietari afecten el diner en efectiu, però podrien no aparèixer al seu compte de pèrdues i guanys. No els passi per alt.
Ignorar la temporalitat
Un pagament que venç d'aquí a 30 dies no és el mateix que un que venç demà. El seu estat de flux de caixa hauria de reflectir quan es mou realment el diner.
Passar per alt petites despeses recurrents
Les subscripcions, les comissions bancàries i els petits pagaments recurrents es van sumant. Faci'n un seguiment de tots.
No fer projeccions de futur
Els estats de flux de caixa històrics són valuosos, però projectar el flux de caixa futur l'ajuda a evitar problemes abans que es produeixin.
Mantingui el seu flux de caixa visible i sota control
Entendre d'on ve el seu diner i cap a on va no és opcional per a la supervivència d'una empresa —és fonamental. Una plantilla d'estat de flux de caixa proporciona l'estructura que necessita per fer un seguiment sistemàtic d'aquests moviments, detectar problemes d'hora i prendre decisions informades sobre el futur del seu negoci.
Tant si és una startup que vigila cada cèntim com una empresa consolidada que gestiona finances complexes, el seguiment constant del flux de caixa és essencial. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que fa que el seguiment del flux de caixa sigui transparent i controlat per versions —sense caixes negres, sense sorpreses. Comenci de franc i obtingui una visibilitat completa del pols financer del seu negoci.
