Программы штатов по PFML в 2026 году: руководство для работодателей в нескольких штатах по удержаниям, частным планам и налоговому вычету по разделу 45S

Один лишь наем удаленного сотрудника в Орегоне может обязать работодателя со штаб-квартирой в Массачусетсе зарегистрироваться в системе Paid Leave Oregon, удерживать из зарплаты 1,00% взносов (разделенных 60/40 между сотрудником и работодателем) и соблюдать квартальный график подачи отчетности в Департамент занятости Орегона — и все это может быть инициировано одним письмом о приеме на работу (offer letter). По состоянию на май 2026 года в шестнадцати юрисдикциях США действуют программы обязательного государственного страхования на случай оплачиваемого отпуска по семейным и медицинским обстоятельствам (PFML), каждая из которых имеет свою ставку взноса, базу для начисления зарплаты, предел выплат, условия освобождения для частных планов и код отчетности W-2. Сфера комплаенса расширилась примерно вдвое за три года, и только в 2026 году новые льготы начали действовать в Миннесоте, Мэне и Делавэре, а страховые взносы в Вашингтоне выросли на 23%.

Вот практическое руководство, необходимое работодателям, работающим в нескольких штатах: в каких штатах требуется удержание взносов в 2026 году, как отказаться от государственного участия в пользу частных планов, как PFML координируется с FMLA и ADA, и как ставший бессрочным федеральный налоговый кредит по разделу 45S взаимодействует с требованиями штатов.

Обзор ситуации с PFML в 2026 году

Шестнадцать юрисдикций теперь требуют взносов сотрудников или работодателей в администрируемый штатом фонд семейных и медицинских отпусков (либо принимают утвержденный частный эквивалент). Ставки взносов и пределы выплат меняются ежегодно в зависимости от средней еженедельной заработной платы в каждом штате, налогооблагаемой базы социального обеспечения или потребностей программы в финансировании.

Активные программы PFML по штатам (2026)

Программа FAMLI в Мэриленде была запланирована на начало сбора взносов с 01.07.2026, но сроки были перенесены — текущие рекомендации агентства указывают на начало взносов с 01.01.2027 и начало выплат с 01.01.2028. Перед настройкой расчета заработной платы проверьте последний бюллетень отдела FAMLI Департамента труда Мэриленда. Вермонт предлагает полностью добровольный страховой продукт VT-FMLI через The Hartford, а не государственную программу с удержанием из зарплаты. Иллинойс продолжает обсуждать законопроект о PFML, но по состоянию на 2026 год обязательная программа отсутствует.

Что изменилось в 2026 году

• Оплачиваемый отпуск в Миннесоте (Minnesota Paid Leave) начал действовать 1 января 2026 года — первая новая государственная программа PFML, стартовавшая в 2026 году. Взносы и выплаты открылись в первый же день; первый квартальный отчет должен быть подан до 30 апреля.
• Выплаты по оплачиваемому отпуску в Делавэре открылись 1 января 2026 года после года формирования резервов за счет взносов 2025 года.
• Прием заявлений на пособия PFML в Мэне начался 1 мая 2026 года, также после года предварительных взносов.
• Ставка PFML в Вашингтоне подскочила с 0,92% до 1,13% 1 января — относительный рост страховых взносов на 23%, который застал врасплох некоторых поставщиков услуг по расчету зарплаты.
• Программа FAMLI в Колорадо добавила обязательное 12-недельное пособие для отделения реанимации новорожденных (NICU), которое каждый утвержденный частный план должен зеркально отражать при продлении.
• Калифорния отменила предел заработной платы для SDI согласно SB 951 (действует с 2024 года, но максимальное пособие снова выросло в 2026 году до 1 765 долларов в неделю).

Как на самом деле работает удержание страховых взносов

Каждая государственная программа PFML следует примерно одной и той же схеме из четырех этапов для работодателя, но детали регистрации, перечисления средств и отчетности различаются достаточно сильно, чтобы нарушить расчет зарплаты, если предположить, что процесс одного штата применим к другому.

Шаг 1: Зарегистрируйтесь до первой выплаты зарплаты

Большинство штатов требуют регистрации, как только у вас появляется хотя бы один застрахованный сотрудник в штате — не дожидаясь достижения определенного порога численности персонала. Порталы, которые необходимо знать:

• Калифорния: e-Services for Business (EDD)
• Нью-Йорк: Страховое покрытие через NYSIF или авторизованного частного страховщика
• Массачусетс: MassTaxConnect → DFML
• Вашингтон: SecureAccess Washington (SAW) → ESD
• Орегон: Frances Online
• Колорадо: MyFAMLI+
• Миннесота: Minnesota Paid Leave Employer Portal
• Мэн: Maine Paid Leave Portal
• Делавэр: Портал LaborFirst
• Мэриленд: Maryland Tax Connect (когда начнутся взносы)
• Вашингтон, округ Колумбия: Office of Paid Family Leave через DOES

Шаг 2: Удерживайте долю сотрудника в каждом платежном периоде

Доля сотрудника вычитается из начисленной заработной платы и выплачивается после уплаты налогов — федеральный подоходный налог, взносы FICA и налог FUTA по-прежнему применяются к этим суммам, поэтому удержание уменьшает чистую заработную плату, но отображается в поле 1 формы W-2.

Шаг 3: Перечисляйте взносы ежеквартально (в основном)

Калифорния является исключением: перечисление средств осуществляется ежемесячно или ежеквартально в зависимости от обязательств за предыдущий год через формы DE-9/DE-9C. Нью-Джерси отчитывается через WR-30. Все остальные штаты работают в ежеквартальном цикле, а отчетность должна быть представлена до конца месяца, следующего за закрытием квартала.

Шаг 4: Указывайте данные в поле 14 формы W-2 с правильной маркировкой

Неправильно маркированные записи в поле 14 ежегодно в январе создают проблемы в программном обеспечении для расчета налогов штата на стороне сотрудника. Важные коды:

• CASDI — Калифорния
• NYPFL — Нью-Йорк
• MAPFML — Массачусетс
• WAPFML — Вашингтон (только доля сотрудника)
• ORPFML — Орегон (0,6% сотрудника; не включайте 0,4% доли работодателя)
• COFAMLI — Колорадо
• MNPFML — Миннесота (включайте как долю сотрудника, так и любые взносы, взятые на себя работодателем — «pickup»)
• CTPL — Коннектикут
• DEPFL — Делавэр
• MEPFML — Мэн

Отказ от участия: Исключение для частных планов

Большинство штатов с программами PFML позволяют работодателям заменять государственную программу полностью застрахованным или самострахуемым частным планом, который предоставляет аналогичные или более выгодные льготы. Страховые компании, такие как Unum, MetLife, Lincoln, Sun Life, The Hartford, Guardian, Prudential, Standard, ShelterPoint и Reliance Matrix, продают одобренные полисы PFML, которые объединяют возмещение заработной платы, отслеживание FMLA и администрирование прерывистых отпусков с краткосрочной и долгосрочной нетрудоспособностью.

Где доступны частные планы

Правило эквивалентных льгот едино для всех штатов: частный план должен соответствовать или превосходить каждую государственную льготу (еженедельный лимит, продолжительность, причины для отпуска) при стоимости для сотрудника не выше, чем взимала бы государственная программа. Самострахование обычно разрешено, но требует внесения гарантийного залога — обычно равного расчетной сумме пособий за один год — для защиты требований сотрудников в случае неплатежеспособности работодателя.

Ловушка частных планов заключается в окне продления. Массачусетс, Колорадо, Орегон и Делавэр требуют от работодателей подтверждения того, что их план по-прежнему соответствует ежегодно обновляемому государством максимальному еженедельному пособию. Если ваш план на 2025 год ограничивал выплаты суммой 1200 долларов, а штат поднял лимит до 1230 долларов, ваше исключение для частного плана может быть аннулировано при продлении.

Координация между штатами для удаленных сотрудников

Когда сотрудник распределяет рабочее время между штатами — или работает полностью удаленно из штата, где у работодателя нет другой деятельности — какая программа PFML применяется? Почти каждый штат принял каскадную проверку локализации услуг Министерства труда США, тот же четырехфакторный тест, который используется для страхования от безработицы (SUTA):

1. Локализация — Выполняется ли работа полностью или преимущественно в одном штате, а работа за пределами штата носит лишь эпизодический характер?
2. База операций — Где находится место, из которого сотрудник регулярно работает (домашний офис, объект работодателя, куда он регулярно отчитывается)?
3. Место управления или контроля — Откуда осуществляется руководство работой?
4. Штат проживания — Последний решающий фактор.

Полностью удаленный сотрудник, проживающий в Орегоне и работающий на компанию со штаб-квартирой в Массачусетсе, локализован в Орегоне — применяется Paid Leave Oregon, MA PFML не применяется. Сотрудник, распределяющий время как 60% в Нью-Йорке и 40% в Нью-Джерси, локализован в Нью-Йорке согласно правилу базы операций. Для действительно «многоштатного» сотрудника без четкого основного штата по умолчанию выбирается штат штаб-квартиры работодателя в соответствии с соглашением Министерства труда о взаимном покрытии.

Риск, который упускает большинство работодателей с персоналом в нескольких штатах: сотрудник, который переезжает в середине квартала, меняет покрытие PFML в начале следующего квартала. Ваша система расчета заработной платы должна одновременно прекратить удержания в старом штате и начать в новом, а регистрация в штате должна быть обновлена до конца квартала, чтобы избежать как двойного удержания, так и пробелов в покрытии.

Координация PFML с FMLA, ADA и PWFA

Программа PFML штата обеспечивает оплачиваемое возмещение заработной платы. Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) обеспечивает неоплачиваемую защиту рабочего места. Закон о американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует разумного приспособления, которое может включать неоплачиваемый отпуск. Закон о справедливости для беременных работниц (PWFA) добавляет специфические требования по приспособлению условий труда в связи с беременностью. Эти законы охватывают разные аспекты и действуют в разных плоскостях.

Оформляйте отпуск FMLA параллельно с PFML — в письменном виде

Когда отпуск подпадает под действие как FMLA, так и государственного PFML, все штаты разрешают их параллельное использование — но только в том случае, если работодатель письменно квалифицирует отпуск как FMLA в самом начале. Если пропустить это назначение, сотрудник сможет добавить 12 недель неоплачиваемого отпуска FMLA к оплачиваемому штатом отпуску, фактически увеличив период отсутствия с сохранением рабочего места до 24+ недель. Уведомление о назначении направляется сотруднику в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об отпуске по стандартной форме (форма DOL WH-381 плюс уведомления, специфичные для конкретного штата).

Защита рабочего места — это не то же самое, что замещение дохода

Вашингтон уточнил для 2026 года, что защита рабочих мест по программе PFML распространяется на работодателей с численностью сотрудников 25+ и сроком службы 180 дней — что отличается от пороговых значений FMLA (50 сотрудников, 1250 часов, 12 месяцев). Сотрудник может иметь право на защиту рабочего места по программе штата PFML, даже если он не соответствует критериям федерального закона FMLA. Медицинские льготы должны сохраняться на протяжении всего периода защиты рабочего места по PFML.

ADA и PWFA — это отдельные категории

Сотрудник, возвращающийся из двенадцатинедельного совмещенного отпуска PFML/FMLA, все еще может иметь право на дополнительный неоплачиваемый отпуск в качестве меры адаптации по ADA, если инвалидность сохраняется. Аналогично, PWFA может потребовать изменения графика, облегченного режима работы или перерывов для отдыха, которые не покрываются PFML. Не рассматривайте исчерпанный лимит PFML как полное выполнение всех обязательств.

Налоговый кредит для работодателей согласно Разделу 45S — теперь бессрочный

Закон One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) сделал федеральный налоговый кредит для работодателей по Разделу 45S за оплачиваемый семейный и медицинский отпуск бессрочным для налоговых лет, начинающихся после 31 декабря 2025 года, и расширил его по трем важным направлениям.

Улучшения 2026 года

1. Скользящая шкала ставки кредита: 12,5% от квалифицируемой заработной платы, если работодатель выплачивает не менее 50% от обычной зарплаты сотрудника во время отпуска, увеличиваясь на 0,25 процентных пункта за каждый процентный пункт выше 50%, с ограничением в 25%, когда работодатель выплачивает 100% зарплаты.
2. Метод на основе страховых премий (новое): Работодатели могут выбрать получение кредита на основании выплаченных страховых премий PFML — даже если ни один сотрудник не уходил в квалифицируемый отпуск в течение года. Это серьезное изменение для работодателей, поддерживающих отдельные застрахованные полисы PFML.
3. Шестимесячный ценз по стажу: Имеющие право сотрудники должны проработать не менее шести месяцев (ранее двенадцать), при условии, что работодатель соответствующим образом расширит право на отпуск.

Правило запрета на двойное получение выгоды

Заработная плата, подлежащая выплате в соответствии с обязательной государственной или местной программой PFML, исключается из базы кредита §45S. Вы не можете претендовать на кредит по зарплатам, которые уже предписаны программами PFML штатов Массачусетс, Нью-Йорк или Вашингтон. Кредит поощряет добровольные выплаты по отпускам сверх требований штата: доплату к возмещению заработной платы, продление длительности отпуска сверх лимитов штата или покрытие сотрудников в штатах, где программа PFML вообще отсутствует.

Для получения права работодатель должен иметь письменную политику PFML, предоставляющую квалифицируемым штатным сотрудникам не менее двух недель оплачиваемого семейного/медицинского отпуска ежегодно в размере не менее 50% от обычной заработной платы (пропорционально для совместителей). Подайте форму 8994 вместе с налоговой декларацией корпорации или партнерства.

Распространенные ошибки работодателей

После трех лет наблюдения за внедрением PFML в штатах, у работодателей возникают одни и те же ошибки в соблюдении требований:

1. Пропуск регистрации одного удаленного сотрудника. Большинство штатов требуют регистрацию с первого дня работы, а не после достижения порога численности персонала. Один сотрудник в Колорадо обязывает к регистрации в системе CO FAMLI, даже если вы — стартап из двух человек, базирующийся в Техасе.
2. Применение ставки SDI Калифорнии 1,30% к зарплатам за пределами Калифорнии. Ставка EDD применяется только к зарплатам, локализованным в Калифорнии. Системы расчета заработной платы, перенесенные из конфигураций «только для Калифорнии», часто ошибочно распространяют эту ставку на удаленных сотрудников.
3. Пропуск окна подачи документов для частного плана. Массачусетс, Нью-Джерси, Колорадо, Орегон и Делавэр требуют одобрения до начала квартала, в котором вступает в силу частный план. Пропущенный дедлайн вынуждает перечислять взносы в бюджет штата еще один квартал — и откладывает следующий цикл продления.
4. Отсутствие письменного оформления отпуска FMLA как параллельного. Без письменного уведомления сотрудник может добавить федеральный отпуск FMLA к отпуску PFML штата.
5. Ошибки кодирования в поле 14 формы W-2. Смешивание долей сотрудника и работодателя в неправильной комбинации (Миннесота требует обе; Орегон — только долю сотрудника) нарушает подачу налоговой отчетности сотрудника в январе.
6. Игнорирование скачка ставок в Вашингтоне в 2026 году. Страховой взнос вырос с 0,92% до 1,13%. Системы расчета зарплат, которые не учли новую ставку 01.01.2026, производили недостаточные удержания весь год.
7. Отношение к Мэриленду как к активному региону в 2026 году. Сбор взносов в Мэриленде был отложен до 01.01.2027. Некоторые провайдеры систем расчета зарплат ошибочно начали удержания с 01.07.2026.
8. Двойное получение выгоды по Разделу 45S. Запрос федерального кредита на зарплаты, уже предписанные штатным PFML. Инструкции к форме 8994 прямо запрещают это, и проверка IRS выявит нарушение.
9. Отсутствие учета прерывистого отпуска мелкими интервалами. Вашингтон, Массачусетс и Миннесота разрешают брать отпуск интервалами всего по четыре часа. Учет только полных дней нарушает правила и подвергает работодателя искам о выплате задолженности.
10. Несоответствие лимитов выплат частного плана государственным лимитам. Ежегодные обновления государственных лимитов требуют обновления потолков выплат в частных планах при следующем продлении, иначе освобождение от взносов может быть аннулировано.

Создание системы соблюдения требований PFML в нескольких штатах

Административная нагрузка по ведению удержаний PFML, управлению частными планами и подаче заявок на федеральные налоговые льготы в десяти и более штатах упрощается при соблюдении нескольких практических привычек:

• Ведите матрицу по штатам, которая обновляется каждый январь с учетом новой ставки, базы для расчета взносов, максимального пособия, даты продления частного плана и кода W-2. Большинство провайдеров расчета заработной платы ведут собственные таблицы, но сверяйтесь с агентством штата, а не полагайтесь на поставщика.
• Помечайте каждого сотрудника основным штатом работы в вашей HRIS и пересматривайте его всякий раз, когда сотрудник переезжает, меняет постоянный адрес или меняет процент времени работы в разных штатах.
• Разделяйте коды начисления заработной платы для удержаний PFML, чтобы ежеквартальная сверка, отчетность по форме W-2 Box 14 и расчеты налоговых льгот по Разделу 45S могли выполняться на основе чистых данных из одной главной книги.
• Внесите в календарь окна продления частных планов для каждого штата, где вы отказались от государственной программы. Пропуск продления в Массачусетсе (MA) или Колорадо (CO) вынудит вас вернуться к перечислениям в бюджет штата как минимум на квартал.
• Отслеживайте статусы FMLA в единой системе — в идеале у того же страховщика или стороннего администратора, который управляет вашим частным планом PFML, чтобы одновременное назначение статуса происходило автоматически при открытии страхового случая PFML.

Отношение к PFML исключительно как к функции расчета заработной платы — самая распространенная причина нарушений комплаенса. Это направление находится на стыке расчета зарплаты, администрирования отпусков, льгот, федеральных налоговых вычетов и трудового законодательства штатов, и такая интеграция требует четкого закрепления ответственности.

Поддерживайте порядок в финансах по мере роста сложности комплаенса PFML

По мере того как ваш бизнес масштабируется в разных штатах, финансовая сторона соблюдения требований PFML — удержания из зарплаты, взносы работодателя, страховые премии по частным планам и сверка налоговых льгот по Разделу 45S — порождает растущий объем журнальных проводок, требующих четких и проверяемых записей. Beancount.io предлагает бухгалтерский учет в текстовом формате, который обеспечивает полную прозрачность и контроль версий для каждой проводки по зарплате и расчета налоговых вычетов — без «черных ящиков», привязки к вендору и с легкой сверкой с отчетами государственных органов. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на текстовый бухгалтерский учет.