Оплачиваемый семейный и медицинский отпуск в 2026 году: Руководство по соблюдению требований для работодателей в нескольких штатах

Государственный оплачиваемый семейный и медицинский отпуск в 2026 году: Руководство по соблюдению payroll для работодателей в нескольких штатах, поскольку Миннесота, Делавэр и Мэн запускают программы

Три крупных штата запускают новые программы оплачиваемого семейного и медицинского отпуска (PFML) в 2026 году, создавая волну обязательств по соблюдению требований для работодателей. Если ваш бизнес работает в нескольких штатах или даже в одном затронутом штате, эти программы изменят ваши системы payroll, политику отпусков и HR-процессы. Вот что работодателям нужно знать, чтобы пройти через эти изменения без дорогостоящих ошибок.

Волна PFML 2026: Какие штаты запускаются?​

Делавэр стартует 1 января 2026 года: Программа страхования семейного и медицинского отпуска переходит от планирования к активным выплатам. Сотрудники платили взносы в программу с 2025 года, и теперь они могут начать ею пользоваться.

Миннесота запускает свою программу оплачиваемого семейного и медицинского отпуска 1 января 2026 года, предлагая частичную замену заработной платы подходящим сотрудникам. Эта государственная программа финансируется за счет отчислений из заработной платы, разделенных между взносами работодателя и работника.

Мэн начинает работать 1 мая 2026 года, предоставляя до 12 недель оплачиваемого отпуска подходящим сотрудникам частного сектора. В отличие от дат начала 1 января в Делавэре и Миннесоте, более позднее внедрение в Мэне дает работодателям немного больше времени на подготовку, но планирование должно начаться немедленно.

Штат Вашингтон, где уже действует программа оплачиваемого отпуска, расширяет требования к защите занятости с 1 января 2026 года для работодателей с 25 или более сотрудниками.

Для работодателей, работающих в нескольких штатах, 2026 год является критическим годом соблюдения требований. У каждой программы свои правила, ставки взносов, пороги права на льготы и обязательства работодателя.

Программа страхования семейного и медицинского отпуска Делавэра​

Покрытие и льготы​

Программа Делавэра предоставляет до 12 недель отпуска в течение 24-месячного периода для рождения ребенка, усыновления, серьезных заболеваний в семье или медицинских потребностей сотрудника. Программа распространяется на сотрудников частного сектора, работающих у покрываемых работодателей.

Ключевые требования к праву на льготы:

• Сотрудники должны проработать у своего работодателя не менее 12 месяцев
• Сотрудники должны отработать не менее 1250 часов за последние 12 месяцев
• У работодателя должен быть хотя бы один покрываемый сотрудник

Структура взносов работодателя​

Программа использует модель раздельного финансирования:

• Взносы сотрудников удерживались начиная с 2025 года
• Взносы работодателей теперь подлежат уплате, поскольку выплаты начинаются в 2026 году
• Ставки взносов определяются штатом ежегодно
• Работодатели должны перечислять взносы через системы payroll

Критическое требование соблюдения​

Делавэр теперь запрещает работодателям требовать от сотрудников использовать накопленный оплачиваемый отпуск (PTO), отпуск или больничные до использования льгот PFML. Это значительное изменение по сравнению с традиционной политикой отпусков. Если ваш справочник сотрудников в настоящее время требует использования PTO, вы должны немедленно его пересмотреть.

Действие: Проведите аудит вашей политики отпусков и справочников сотрудников. Удалите любые формулировки, требующие от сотрудников использовать или исчерпывать PTO, предоставляемый работодателем, до получения льгот PFML.

Программа оплачиваемого семейного и медицинского отпуска Миннесоты​

Покрытие и льготы​

Программа Миннесоты предоставляет частичную замену заработной платы на 12–20 недель отпуска в течение 52-недельного периода для:

• Медицинских потребностей (болезнь сотрудника или члена семьи)
• Установления связи с новым ребенком (включая усыновление)
• Потребностей в уходе за семьей
• Отпуска в связи с военной необходимостью или отпуска военного опекуна

Льгота заменяет часть заработной платы, а не 100% дохода. Это означает, что сотрудники будут получать дополнительный доход во время отпуска, но не полную замену зарплаты.

Ставки взносов и влияние на payroll​

Ставка взноса установлена в размере 0,88% от заработной платы, разделенная между взносами работодателя и работника:

• Доля работника: ~0,40% заработной платы
• Доля работодателя: ~0,48% заработной платы

Для сотрудника с годовым доходом 50 000 долларов только взнос работодателя составляет примерно 240 долларов в год. Для компании с 50 сотрудниками это примерно 12 000 долларов ежегодных взносов PFML.

Требуемые обновления системы payroll: Ваше программное обеспечение payroll должно быть настроено на:

1. Расчет взноса работодателя на покрываемую заработную плату
2. Удержание доли работника каждый расчетный период
3. Перечисление взносов в Департамент занятости и экономического развития Миннесоты по требуемому графику

Обязательства работодателя по уведомлению​

Миннесота требует от работодателей предоставлять сотрудникам:

• Четкое письменное уведомление о праве на программу и льготы
• Инструкции по подаче заявления на PFML
• Требования по размещению объявлений в доступном месте на рабочем месте (физическом или цифровом)
• Уведомление о правах на защиту занятости во время отпуска PFML

Эти уведомления должны предоставляться на нескольких языках, если на вашем рабочем месте работают сотрудники с ограниченным знанием английского языка.

Программа оплачиваемого семейного и медицинского отпуска Мэна​

Покрытие и льготы​

Программа Мэна начнется 1 мая 2026 года, предоставляя до 12 недель оплачиваемого отпуска для:

• Семейного отпуска (рождение ребенка, усыновление, опекунство)
• Медицинского отпуска (серьезное состояние здоровья сотрудника или члена семьи)
• Отпуска в связи с военной необходимостью
• Отпуска для военнослужащих
• Отпуска для обеспечения безопасности после жестокого обращения или насилия

Кто должен соблюдать требования?​

Программа Мэна распространяется на всех частных работодателей, независимо от размера. Однако есть важное различие:

• Работодатели с 15 или более покрываемыми сотрудниками: Должны платить как долю работодателя, так и долю работника страхового взноса
• Работодатели с менее чем 15 покрываемыми сотрудниками: Сотрудники платят полный страховой взнос; работодатели освобождаются от требования взноса работодателя (но другие правила соблюдения по-прежнему применяются)

Это хорошая новость для очень малых работодателей, но это не устраняет обязательства по соблюдению требований полностью.

Требования к уведомлению и размещению​

С 1 мая 2026 года работодатели Мэна должны:

1. Размещать уведомление об оплачиваемом отпуске на видных, заметных местах на рабочем месте (или предоставлять цифровое уведомление)
2. Предоставлять сотрудникам письменную информацию о программе, праве на льготы, льготах и процессе подачи заявлений
3. Уведомлять сотрудников о правах на защиту занятости

Эти уведомления должны быть на английском языке и на любом другом языке, на котором говорит значительная часть вашей рабочей силы.

Настройка payroll​

Даже если ваша компания освобождена от взноса работодателя, вы должны:

• Удерживать долю работника страхового взноса из заработной платы
• Перечислять удержанные суммы работников в штат по требуемому графику
• Отслеживать использование PFML сотрудниками для соблюдения лимитов отпуска
• Обеспечить, чтобы сотрудников нельзя было заставлять использовать PTO до использования PFML

Проблемы работодателей, работающих в нескольких штатах​

Если у вашего бизнеса есть сотрудники в нескольких штатах, вам теперь приходится лавировать между разными правилами:

Ключевые различия, которыми нужно управлять​

1. Продолжительность льгот: Максимум в 20 недель в Миннесоте превышает максимум в 12 недель в Делавэре или Мэне
2. Расчетные периоды: Миннесота использует 52-недельный период; Делавэр использует 24-месячный период; Мэн использует календарный год
3. Пороги права на льготы: Делавэр требует 1250 отработанных часов; в Мэне и Миннесоте действуют другие требования
4. Сроки взносов: Все три штата требуют разные графики перечисления

Эти различия означают, что вы, скорее всего, не можете использовать универсальную политику PFML во всех штатах. Каждой группе сотрудников в конкретном штате нужны индивидуальные рекомендации.

Обновления системы payroll и HR-процессов​

Немедленные действия (до 1 января 2026 года для Делавэра и Миннесоты)​

1. Проведите аудит текущего программного обеспечения payroll: Убедитесь, что ваша платформа поддерживает взносы, удержания и отчетность PFML 2026 года для каждого применимого штата. Большинство современных payroll-провайдеров выпустили обновления на 2026 год, но старые системы могут их не иметь.

2. Обновите справочники сотрудников и политику отпусков:

   • Удалите требования об использовании PTO там, где это запрещено
   • Добавьте четкую информацию о праве на PFML и льготах
   • Включите уведомление о правах на защиту занятости
   • Укажите процесс подачи заявлений и требуемую документацию

3. Пересмотрите уведомления и плакаты PFML: Загрузите уведомления для конкретного штата и разместите их во всех местах на рабочем месте, где сотрудники могут их видеть.

4. Обучите менеджеров и HR-персонал:

   • Как обрабатывать запросы на PFML
   • Как поддерживать защиту занятости для сотрудников в отпуске
   • Как рассчитывать льготы и отслеживать использование отпуска
   • Как документировать заявления на PFML

До 1 мая 2026 года (для внедрения в Мэне)​

Если у вас есть сотрудники в Мэне, выполните все четыре вышеуказанных шага по графику, специфичному для Мэна, с учетом более поздней даты внедрения.

Распространенные ошибки работодателей (и как их избежать)​

Ошибка 1: Требование использования PTO​

У многих работодателей есть политика, требующая от сотрудников использовать накопленный отпуск или больничные до использования оплачиваемого семейного отпуска. Делавэр прямо запрещает это. Правила Мэна и Миннесоты развиваются, но тенденция в штатах заключается в том, чтобы позволить PFML и PTO сосуществовать независимо.

Решение: Отделите PFML от вашей существующей политики PTO. PFML — это государственная льгота, финансируемая сотрудником. PTO остается льготой, предоставляемой работодателем. Они должны действовать параллельно.

Ошибка 2: Неправильный расчет базы взносов​

Базы взносов различаются в зависимости от штата. Ставка 0,88% в Миннесоте применяется к общей заработанной заработной плате, в то время как некоторые штаты используют другие определения «покрываемой заработной платы» (например, исключая определенные бонусы или комиссионные).

Решение: Поработайте с вашим payroll-провайдером, чтобы убедиться, что для каждого штата используется правильная база заработной платы. Проведите тестовый расчет payroll в вашей системе до 1 января 2026 года, чтобы убедиться в точности расчетов взносов.

Ошибка 3: Пропуск сроков отчетности штата​

В каждом штате разные графики перечисления взносов. Пропуск срока может привести к штрафам, процентам и усиленному контролю.

Решение: Создайте календарь PFML на 2026 год со всеми сроками для каждого штата:

• Даты перечисления взносов
• Сроки ежеквартальной/ежегодной отчетности
• Даты обновления размещенных уведомлений
• Требования к отчетности об использовании отпуска

Ошибка 4: Необновление отчетов о льготах​

Если вы предоставляете сотрудникам ежегодные отчеты о льготах (обязательные или добровольные), вы должны включить информацию о PFML. Многие сотрудники не осознают, что они покрыты этими программами, пока они им не понадобятся.

Решение: Обновите отчеты о льготах и коммуникации, чтобы подчеркнуть новое покрытие PFML и объяснить, как подать заявление.

Бухгалтерский учет и финансовое влияние​

С точки зрения бизнес-бухгалтерии, взносы PFML являются:

• Расходами на заработную плату (часть взноса работодателя)
• Вычитаемыми из налогооблагаемой базы (поскольку они являются обязательными налогами на занятость)
• Отслеживаемыми в начислениях payroll (чтобы убедиться, что вы зарезервировали средства на обязательства по зарплате)

Если вы используете Beancount или бухгалтерию в виде обычного текста для своих книг, вам нужно:

1. Создать отдельные счета для взносов PFML каждого штата:

   Expenses:Payroll:PFML:Delaware
   Expenses:Payroll:PFML:Minnesota
   Expenses:Payroll:PFML:Maine

2. Отслеживать удержания сотрудников отдельно от взносов работодателя:

   Liabilities:Payroll:PFML:Employee-Withholding:Delaware
   Liabilities:Payroll:PFML:Employer-Contribution:Minnesota

3. Записывать операции по перечислению, когда вы отправляете взносы в каждый штат.

Такое разделение дает вам наглядность в отношении затрат на PFML по штатам и облегчает налоговые проверки.

График внедрения на 2026 год​

Сейчас до декабря 2025 года​

• Обновите программное обеспечение payroll и протестируйте расчеты PFML
• Пересмотрите справочники сотрудников и политику отпусков
• Обучите HR и руководство
• Разместите требуемые уведомления (Делавэр и Миннесота)

1 января 2026 года​

• Начните удержание и перечисление взносов для Делавэра и Миннесоты
• Активируйте обработку заявлений на PFML в HR-системах

1 мая 2026 года​

• Разместите уведомления Мэна и внесите изменения в политику
• Начните удержание и перечисление взносов PFML Мэна

С июня 2026 года​

• Контролируйте соблюдение требований всех трех программ
• Корректируйте процессы на основе заявлений сотрудников и руководств штатов
• Подготовьтесь к корректировке ставок и обновлениям на 2027 год

Контактная информация по штатам​

Для получения официальных руководств и форм:

Делавэр: Департамент труда Делавэра

• Программа PFML: https://labor.delaware.gov/
• Ресурсы и формы для работодателей по внесению взносов и управлению заявлениями

Миннесота: Департамент занятости и экономического развития Миннесоты (DEED)

• Оплачиваемый семейный и медицинский отпуск: https://paidleave.state.mn.us/
• Ресурсы по регистрации работодателей, взносам и отчетности

Мэн: Департамент труда Мэна

• Оплачиваемый семейный и медицинский отпуск: https://www.maine.gov/labor/pfml
• Уведомления, требования к размещению и руководства по соблюдению для работодателей

Упростите управление своими финансами​

По мере того как вы ориентируетесь в требованиях PFML в нескольких штатах, поддержание четких финансовых записей становится критически важным. Правильный бухгалтерский учет гарантирует, что вы точно отслеживаете налоговые обязательства, правильно начисляете расходы на PFML и можете доказать соблюдение требований при аудите.

Beancount.io предоставляет бухгалтерию в виде обычного текста, которая позволяет легко:

• Отслеживать взносы и удержания PFML по штатам
• Вести контролируемые по версиям записи payroll
• Создавать отчеты для налоговой отчетности
• Прозрачно проверять процессы payroll

Бухгалтерия в виде обычного текста дает вам полный контроль над вашими финансовыми данными — без «черных ящиков», без привязки к вендору. Начните бесплатно на Beancount.io и узнайте, почему владельцы малого бизнеса и финансовые специалисты переходят на прозрачную, проверяемую бухгалтерию.