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Si vous avez entendu le terme "per diem" dans des conversations d'affaires, mais que vous ne savez pas vraiment ce qu'il signifie ou comment il s'applique à votre entreprise, vous n'êtes pas le seul. Cette expression latine, qui se traduit par "par jour" ou "pour chaque jour", a des implications importantes sur la façon dont vous gérez à la fois vos effectifs et vos dépenses d'entreprise.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, comprendre le per diem peut vous aider à prendre des décisions d'embauche plus éclairées et à rationaliser vos processus de gestion des dépenses. Décomposons tout ce que vous devez savoir sur le per diem dans les contextes commerciaux.

Que signifie Per Diem ?​

À la base, per diem signifie simplement "par jour". Dans le monde des affaires, ce terme s'applique à deux scénarios distincts :

1. Employés per diem – les travailleurs qui sont embauchés quotidiennement, selon les besoins
2. Remboursements per diem – les allocations quotidiennes accordées aux employés pour les frais de déplacement professionnels

Les deux applications peuvent offrir des avantages importants aux petites entreprises lorsqu'elles sont utilisées de manière stratégique.

Employés per diem : Solutions de main-d'œuvre flexibles​

Contrairement aux employés traditionnels à temps plein ou à temps partiel qui travaillent selon des horaires réguliers et continus, les employés per diem sont embauchés au jour le jour lorsque des besoins de soutien supplémentaires se font sentir.

Quand utiliser des travailleurs per diem​

Les petites entreprises embauchent généralement des employés per diem dans plusieurs situations :

Couverture des lacunes de couverture – Lorsque des employés réguliers sont absents pour cause de maladie, en vacances ou en congé personnel, les travailleurs per diem peuvent intervenir pour maintenir les opérations.

Gestion des pénuries de personnel imprévues – Si un employé quitte soudainement son poste ou si vous êtes entre deux embauches, le personnel per diem peut combler le vide.

Gestion des demandes saisonnières – Pendant les périodes de pointe ou pour des projets spéciaux, les travailleurs per diem fournissent les mains supplémentaires dont vous avez besoin sans engagements à long terme.

Tests avant l'embauche – Les ententes per diem peuvent servir de périodes d'essai prolongées pour évaluer si une personne convient à un poste permanent.

Bien que les employés per diem soient souvent associés aux soins de santé (infirmières) et à l'éducation (enseignants suppléants), les petites entreprises de tous les secteurs les utilisent pour le soutien administratif, les projets créatifs, les opérations d'entrepôt, la dotation en personnel pour les événements et les services de consultation spécialisés.

Comment fonctionne l'emploi per diem​

Voici ce qui rend l'emploi per diem unique :

Taux journalier fixe – Les travailleurs per diem négocient généralement un taux journalier fixe avant d'accepter une affectation. Ce taux est payé, qu'ils travaillent deux heures ou huit heures, bien que les lois du travail concernant le salaire minimum et les heures supplémentaires s'appliquent toujours.

Aucune heure garantie – Contrairement aux employés réguliers, les travailleurs per diem n'ont pas d'horaire garanti. Ils sont appelés au besoin et peuvent passer des semaines sans travailler pour un employeur en particulier.

Flexibilité pour les deux parties – Les entreprises gagnent en flexibilité de la main-d'œuvre, tandis que les travailleurs peuvent accepter ou refuser des affectations en fonction de leur disponibilité.

Exemple en action​

Imaginez que vous dirigez une agence de marketing boutique et que vous décrochez un important projet nécessitant un travail de conception graphique approfondi sur une période de deux semaines. Votre concepteur interne peut gérer la charge de travail normale, mais ce projet nécessite un soutien supplémentaire.

Vous embauchez un graphiste per diem au taux de 400 $par jour pendant dix jours ouvrables. Certains jours, le concepteur termine en cinq heures ; d'autres jours nécessitent neuf heures. Indépendamment des heures travaillées, vous payez le taux journalier convenu de 400$ (bien que vous deviez payer des heures supplémentaires si les heures dépassent régulièrement huit par jour, selon votre juridiction).

Remboursements de frais de déplacement per diem : Simplifier les déplacements professionnels​

La deuxième application du per diem concerne le remboursement des frais de déplacement. Au lieu d'exiger des employés qu'ils fassent le suivi et soumettent des reçus pour chaque repas et dépense pendant les déplacements professionnels, de nombreuses entreprises établissent une allocation quotidienne.

Comment fonctionnent les frais de déplacement per diem​

Établir un taux journalier maximal – Votre entreprise détermine le montant maximal que les employés peuvent dépenser par jour pour les dépenses liées aux déplacements. Cela comprend généralement l'hébergement, les repas et les dépenses accessoires.

Fournir à l'avance ou rembourser – Certaines entreprises avancent le montant du per diem avant le voyage ; d'autres remboursent après.

Suivi simplifié des dépenses – Les employés n'ont pas besoin de conserver les reçus pour chaque café ou repas, tant qu'ils respectent l'allocation quotidienne.

Lignes directrices fédérales et implications fiscales​

La U.S. General Services Administration (GSA) publie les taux de per diem fédéraux qui varient selon l'emplacement. Bien que les entreprises ne soient pas tenues de suivre ces taux, il y a des implications fiscales pour les avoir dépassés.

Dans les limites des taux de la GSA – Les remboursements aux taux de la GSA ou inférieurs ne sont généralement pas considérés comme un revenu imposable pour les employés.

Au-dessus des taux de la GSA – Tout montant dépassant les taux de la GSA est traité comme un revenu imposable et doit être déclaré sur les formulaires W-2 des employés.

Par exemple, si le taux de per diem de la GSA pour une ville est de 180 $par jour, mais que votre entreprise offre 250$ par jour, la différence de 70 $ est un revenu imposable pour l'employé.

Exemple en action​

Votre représentant des ventes se rend à une conférence à Chicago pendant trois jours. Vous avez établi un taux de per diem de 200 $par jour, pour un total de 600$ pour le voyage. Au lieu de recueillir les reçus pour chaque repas et course en taxi, votre employé s'assure simplement que ses dépenses quotidiennes restent inférieures à 200 $. Il soumet un bref rapport de dépenses résumant ses coûts, et vous remboursez le montant total.

Principaux avantages de l'utilisation du per diem​

Pour les employés per diem​

Rentabilité – Vous ne payez que pour la main-d'œuvre dont vous avez réellement besoin, quand vous en avez besoin. Il n'y a aucune obligation de fournir des heures régulières pendant les périodes de ralentissement.

Réduction des frais généraux – Les travailleurs per diem ne reçoivent généralement pas d'avantages sociaux comme l'assurance maladie, les cotisations de retraite ou les congés payés, ce qui réduit vos coûts d'emploi globaux.

Flexibilité intégrée – Augmentez ou diminuez votre main-d'œuvre en fonction des demandes actuelles, sans les complications des mises à pied ou du manque de personnel.

Expertise spécialisée – Embauchez des spécialistes pour des projets spécifiques sans vous engager à verser des salaires à temps plein pour des compétences dont vous n'avez besoin qu'occasionnellement.

Pour les remboursements de frais de déplacement per diem​

Administration simplifiée – Moins de paperasse, moins de reçus à examiner et traitement simplifié des notes de frais.

Budgétisation prévisible – Vous savez exactement ce que coûtera chaque jour de déplacement professionnel, ce qui facilite la planification budgétaire.

Commodité pour les employés – Votre équipe n'a pas besoin d'avancer d'importantes sommes d'argent ni de conserver chaque reçu, ce qui réduit le stress lié aux déplacements professionnels.

Remboursement plus rapide – Sans vérification approfondie des reçus, vous pouvez rembourser les employés plus rapidement.

Pratiques exemplaires pour la mise en œuvre du per diem​

Pour l'embauche d'employés per diem​

Faire des recherches sur les taux concurrentiels – Étudiez votre marché local pour comprendre les taux courants pour le travail per diem dans votre secteur. Offrir une rémunération concurrentielle aide à attirer des talents de qualité.

Fournir des attentes claires – Même pour les affectations d'une journée, communiquez clairement ce qui doit être accompli, quelles ressources sont disponibles et à quoi ressemble le succès.

Respecter leur professionnalisme – Traitez les travailleurs per diem avec le même respect que les employés réguliers. Vous pourriez avoir besoin de leurs services à nouveau, et le bouche-à-oreille compte.

Les préparer au succès – Fournir l'accès nécessaire aux outils, aux systèmes et à l'information. Quelques minutes d'intégration peuvent améliorer considérablement la productivité.

Tenir une liste – Établir des relations avec des travailleurs per diem fiables qui peuvent intervenir au besoin. Avoir un "banc" de talents de confiance facilite la planification de dernière minute.

Se conformer aux lois du travail – N'oubliez pas que les employés per diem sont toujours assujettis aux lois sur le salaire minimum, aux règlements sur les heures supplémentaires et aux exigences en matière de sécurité au travail.

Pour les remboursements de frais de déplacement per diem​

Établir des politiques claires – Documenter vos taux de per diem, les dépenses qui sont couvertes et la façon dont les employés doivent déclarer leurs dépenses.

Tenir compte des taux basés sur l'emplacement – Les déplacements à New York coûtent plus cher que les déplacements dans les petites villes. Envisager d'ajuster les taux en fonction de la destination.

Exiger des notes de frais – Même sans reçus, les employés doivent soumettre des rapports résumant la façon dont ils ont dépensé leur allocation per diem. Cette documentation est essentielle à des fins fiscales.

Fournir des avances dans la mesure du possible – Exiger que les employés avancent des centaines de dollars pour les déplacements professionnels peut créer des difficultés financières. Fournir des avances de per diem atténue ce fardeau.

Examiner et ajuster régulièrement – Évaluer périodiquement si vos taux de per diem demeurent raisonnables à mesure que les coûts changent.

Séparer les catégories au besoin – Certaines entreprises établissent des taux différents pour l'hébergement par rapport aux repas et aux frais accessoires, ce qui donne des directives plus précises.

Erreurs courantes à éviter​

Mauvaise classification des travailleurs – S'assurer que les travailleurs per diem sont correctement classés comme employés (et non comme entrepreneurs indépendants) si vous contrôlez leurs méthodes de travail et leur horaire. Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités.

Ignorer les heures supplémentaires – Ce n'est pas parce qu'une personne a un taux journalier qu'elle est exemptée des lois sur les heures supplémentaires si elle travaille au-delà des heures normales.

Établir des taux arbitraires – Fonder vos taux de per diem sur des études de marché et des coûts réels, et non sur des hypothèses.

Manque de documentation – Même avec des processus de per diem simplifiés, conserver des registres appropriés à des fins fiscales et de conformité.

Mal traiter les travailleurs per diem – Créer une expérience négative signifie que les travailleurs talentueux ne seront pas disponibles lorsque vous aurez besoin d'eux à nouveau.

Le per diem convient-il à votre entreprise ?​

Les ententes per diem fonctionnent bien lorsque :

• Votre entreprise a des besoins en personnel fluctuants
• Vous avez besoin de compétences spécialisées pour des projets spécifiques
• Vous voulez mettre à l'essai des employés potentiels
• Vos employés voyagent régulièrement pour affaires
• Vous voulez simplifier la gestion des dépenses
• Vous avez besoin d'une couverture en cas d'absence d'employés

Elles peuvent ne pas être idéales lorsque :

• Vous avez besoin d'une couverture quotidienne constante et fiable
• La courbe d'apprentissage pour les nouvelles tâches est abrupte
• Les postes exigent des connaissances institutionnelles approfondies
• Vous êtes dans un endroit où il y a peu de talents per diem
• Votre entreprise implique rarement des déplacements

Aller de l'avant avec le per diem​

Que vous envisagiez des employés per diem ou des remboursements de frais de déplacement, la clé est de mettre en œuvre ces ententes de façon réfléchie. Prenez le temps de faire des recherches sur les taux appropriés, d'établir des politiques claires et de communiquer clairement les attentes.

Pour de nombreuses petites entreprises, les ententes per diem offrent l'équilibre parfait entre flexibilité et structure. Elles vous permettent d'accéder aux talents et aux ressources dont vous avez besoin tout en maintenant des opérations allégées et des coûts prévisibles.

Commencez petit – peut-être avec une seule embauche per diem pour un projet à venir ou en mettant en œuvre des remboursements de frais de déplacement per diem pour votre prochain voyage d'affaires. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec ces ententes, vous pouvez étendre leur utilisation de façon stratégique dans toute votre entreprise.

N'oubliez pas que le but n'est pas de remplacer votre équipe principale par des travailleurs per diem, mais de compléter votre main-d'œuvre régulière avec des solutions flexibles qui aident votre entreprise à fonctionner plus efficacement et à s'adapter à l'évolution des demandes.

Vous avez des questions sur la mise en œuvre d'ententes per diem dans votre entreprise ? Envisagez de consulter un professionnel des ressources humaines ou un comptable pour vous assurer que vous gérez correctement la rémunération, les impôts et la conformité pour votre situation particulière.

En tant que streamer Twitch, vous avez transformé votre passion pour le jeu et la création de contenu en une entreprise. Mais avec de multiples sources de revenus et des dépenses uniques, la gestion de vos finances peut sembler écrasante. Ce guide complet vous aidera à naviguer dans l'aspect financier du streaming afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : divertir votre communauté.

Comprendre Vos Sources de Revenus​

Les streamers Twitch gagnent généralement de l'argent provenant de plusieurs sources, chacune nécessitant des méthodes de suivi différentes :

Abonnements : Revenus mensuels récurrents des spectateurs qui s'abonnent à votre chaîne à différents niveaux (Tier 1, 2 ou 3). Twitch prend un pourcentage et vous recevez le reste.

Bits et Cheers : Soutien direct des spectateurs grâce à la monnaie virtuelle de Twitch. Ces micro-transactions s'additionnent, mais peuvent être difficiles à suivre individuellement.

Revenus Publicitaires : Revenus générés par les publicités pre-roll, mid-roll et display diffusées pendant vos streams.

Sponsorings et Accords de Marque : Potentiellement votre plus grande source de revenus, ceux-ci peuvent inclure des placements de produits, des streams sponsorisés ou des accords de marketing d'affiliation.

Dons : Paiements directs des spectateurs via des plateformes comme PayPal, Streamlabs ou StreamElements.

Ventes de Marchandises : Revenus provenant de la vente de produits de marque à votre communauté.

La complexité ne réside pas seulement dans le fait d'avoir de multiples sources de revenus, mais dans le fait de les suivre avec précision à des fins fiscales tout en comprenant lesquelles sont soumises à différents traitements fiscaux.

Déductions Fiscales Essentielles pour les Streamers​

Comprendre ce que vous pouvez déduire est crucial pour minimiser votre charge fiscale. Voici les déductions les plus courantes dont bénéficient les streamers Twitch :

Équipement et Technologie​

Vous pouvez généralement déduire les achats liés à votre configuration de streaming, y compris les ordinateurs, les moniteurs, les webcams, les microphones, l'équipement d'éclairage, les écrans verts, les cartes d'acquisition, les consoles et les contrôleurs. Pour les équipements coûteux, vous devrez peut-être amortir le coût sur plusieurs années plutôt que de le déduire en une seule fois.

Logiciels et Abonnements​

Les logiciels de streaming, les outils de montage vidéo, les abonnements aux licences musicales, les abonnements aux jeux et les services de stockage en nuage utilisés pour votre création de contenu sont tous généralement déductibles.

Déduction pour Bureau à Domicile​

Si vous avez un espace dédié dans votre maison utilisé exclusivement pour le streaming, vous pouvez être admissible à la déduction pour bureau à domicile. Cela peut inclure une partie de votre loyer ou de votre hypothèque, des services publics, d'Internet et de l'assurance habitation. Le mot clé est « exclusif » — l'espace doit être utilisé régulièrement et uniquement pour votre entreprise de streaming.

Internet et Téléphone​

Une partie de vos factures d'Internet et de téléphone peut être déduite en fonction du pourcentage utilisé à des fins professionnelles. Étant donné que le streaming nécessite une connexion Internet à haut débit, cela peut constituer une déduction importante.

Jeux et Contenu​

Les jeux achetés spécifiquement pour le contenu de streaming, les achats intégrés utilisés pendant les streams et l'accès aux bibliothèques de jeux peuvent tous être des dépenses déductibles.

Voyages et Événements​

Vous assistez à des conventions de jeux vidéo, des tournois d'esports ou des événements de l'industrie ? Les frais de déplacement, y compris le transport, l'hébergement et une partie des repas, peuvent être déductibles lorsque l'objectif principal est lié aux affaires.

Marketing et Publicité​

L'argent dépensé pour promouvoir votre chaîne via des publicités sur les médias sociaux, des commissions d'art de chaîne, des conceptions d'émoticônes, l'hébergement de sites Web et des cadeaux promotionnels peut généralement être déduit.

Mise en Place de Votre Système Financier​

Une bonne comptabilité commence par une bonne organisation. Voici comment vous préparer au succès :

Séparez Vos Finances Personnelles et Professionnelles​

Ouvrez un compte bancaire et une carte de crédit dédiés à votre entreprise de streaming. Cette séparation simplifie grandement le suivi des revenus et des dépenses et fournit une documentation claire si vous êtes jamais audité.

Choisissez Votre Méthode Comptable​

La comptabilité de caisse (enregistrement des revenus lorsqu'ils sont reçus et des dépenses lorsqu'elles sont payées) est plus simple et fonctionne bien pour la plupart des streamers. La comptabilité d'exercice (enregistrement lorsque les revenus sont gagnés/encourus) peut être requise à mesure que vous grandissez.

Suivez Tout en Temps Réel​

N'attendez pas la saison des impôts pour organiser vos finances. Utilisez des feuilles de calcul ou un logiciel de comptabilité pour enregistrer les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent. Classez correctement chaque source de revenus et chaque dépense dès le départ.

Sauvegardez Vos Reçus​

Conservez des copies numériques ou physiques de tous les reçus, factures et documents financiers. Une simple photo de smartphone de chaque reçu stockée dans des dossiers organisés peut vous éviter des heures de frustration plus tard.

Gestion des Impôts Trimestriels Estimés​

En tant que streamer indépendant, vous êtes responsable du paiement des impôts trimestriels estimés. L'IRS s'attend à ce que vous payiez des impôts sur vos revenus tout au long de l'année, et pas seulement au moment des impôts.

Calculez environ 25 à 30 % de votre revenu net de streaming (après les dépenses) et mettez-le de côté pour les impôts. Cela couvre à la fois l'impôt sur le revenu et la taxe sur le travail indépendant, qui tient compte de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie.

Les dates limites trimestrielles des impôts sont généralement le 15 avril, le 15 juin, le 15 septembre et le 15 janvier de l'année suivante. Le non-respect de ces dates limites peut entraîner des pénalités et des intérêts.

Erreurs Financières Courantes Commises par les Streamers​

Mélanger les dépenses personnelles et professionnelles : Cela crée un cauchemar comptable et soulève des signaux d'alarme lors des audits.

Ne pas suivre les petites dépenses : Ces achats de jeux à 3 $et ces abonnements à des logiciels à 10$ représentent des déductions importantes sur une année.

Oublier les impôts d'État : Ne négligez pas les impôts d'État sur le revenu et les obligations relatives à la taxe de vente, surtout si vous vendez des marchandises.

Sous-estimer la taxe sur le travail indépendant : De nombreux nouveaux streamers sont choqués par la taxe de 15,3 % sur le travail indépendant en plus de l'impôt sur le revenu ordinaire.

Mauvaise documentation : Sans reçus ni registres appropriés, vous ne pouvez pas prouver vos déductions si elles sont remises en question.

Construire une Stabilité Financière en tant que Streamer​

Les revenus de streaming peuvent être imprévisibles. Un mois peut apporter un énorme contrat de parrainage, tandis que le mois suivant peut être maigre. Renforcez votre résilience financière grâce à ces stratégies :

Créer un fonds d'urgence : Visez 3 à 6 mois de dépenses de subsistance économisées pour faire face aux périodes de ralentissement ou aux pannes d'équipement.

Diversifier vos revenus : Ne vous fiez pas uniquement à une seule plateforme ou source de revenus. Développez-vous sur YouTube, TikTok, Patreon ou d'autres plateformes.

Planifier les revenus irréguliers : Établissez un budget basé sur vos mois les moins rémunérateurs et traitez les mois les plus rémunérateurs comme des occasions d'épargner.

Investir dans la croissance de manière stratégique : La mise à niveau de l'équipement est importante, mais équilibrez-la avec vos revenus et votre épargne actuels.

Travailler avec des Professionnels de la Finance​

À mesure que votre entreprise de streaming se développe, envisagez de travailler avec des professionnels qui comprennent les finances des créateurs de contenu :

Un comptable peut s'occuper de l'enregistrement et du classement des transactions quotidiennes, ce qui vous fait gagner des heures chaque mois. Un CPA ou un fiscaliste connaissant les créateurs de contenu peut optimiser votre stratégie fiscale, assurer la conformité et vous aider dans des situations complexes comme les revenus internationaux ou la création d'une LLC ou d'une société de type S.

Le coût de l'aide professionnelle est déductible des impôts et peut souvent s'amortir grâce aux économies d'impôts et à la tranquillité d'esprit.

Perspectives d'Avenir : Adapter Votre Gestion Financière​

À mesure que votre chaîne se développe, vos besoins financiers évolueront. Vous pourriez envisager de créer une LLC pour la protection de la responsabilité, de choisir le statut de société de type S pour réduire potentiellement les impôts sur le travail indépendant, d'embaucher des entrepreneurs ou des monteurs, ou de mettre en place des comptes de retraite comme un 401(k) individuel ou un SEP IRA.

Réflexions Finales​

La gestion des finances en tant que streamer Twitch n'a pas à être intimidante. Commencez par les bases : comptes distincts, suivi cohérent et compréhension de vos déductions. À mesure que votre chaîne se développe, adaptez vos systèmes financiers en conséquence et n'hésitez pas à investir dans une aide professionnelle.

N'oubliez pas que chaque dollar que vous dépensez pour une bonne gestion financière est un dollar investi dans le succès à long terme et la durabilité de votre carrière de streamer. Votre futur vous remerciera pour les registres organisés et les décisions financières judicieuses que vous prendrez aujourd'hui.

Avis de non-responsabilité : Cet article fournit des informations générales et ne doit pas être considéré comme un avis fiscal ou financier professionnel. Les lois fiscales varient selon la juridiction et les circonstances individuelles. Consultez toujours un fiscaliste ou un comptable qualifié pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.

Les charges à payer semblent abstraites jusqu'à ce que les clôtures de fin de mois s'accumulent. Elles sont une pierre angulaire d’une comptabilité d’exercice correcte, garantissant que vos états financiers reflètent la réalité économique, et non seulement le moment où l’argent change de mains. Voici un guide clair, centré sur Beancount, expliquant ce que sont ces charges, pourquoi elles comptent, et exactement comment les comptabiliser, les inverser et les rapporter dans votre registre texte brut.

TL;DR ⚡​

• Les charges à payer sont des coûts engagés durant la période mais non encore réglés. Elles sont enregistrées comme un passif jusqu’à ce que le paiement soit effectué.
• Dans Beancount, c’est simple : vous débitez un compte Expenses: et créditez un compte Liabilities:Accrued:. Vous éliminez ensuite le passif lorsque vous payez.
• Pour le reporting, vous pouvez voir ce que vous devez à une date donnée en exécutant un bean-query avec CLOSE ON et CLEAR pour obtenir un instantané propre du bilan.

Qu’est‑ce qu’une charge à payer ?​

Une charge à payer est un coût qu’une entreprise a engagé, mais qu’elle n’a pas encore réglé. Elle est enregistrée lorsque le service est reçu ou le coût est engagé, même si la facture n’est pas encore arrivée ou que le paiement n’est pas dû. Cette pratique suit le principe d’appariement de la comptabilité d’exercice, qui impose que les dépenses soient enregistrées dans la même période que les revenus qu’elles ont aidé à générer.

Exemples courants :

• Salaires gagnés par les employés à la fin du mois mais payés le mois suivant.
• Services publics (électricité, eau) consommés en décembre mais facturés en janvier.
• Intérêts sur un emprunt accumulés au cours du mois mais pas encore prélevés du compte.

En enregistrant ces coûts au moment où ils surviennent, vous obtenez une image beaucoup plus fidèle de la performance financière de votre entreprise pour la période considérée.

Comment Beancount l’envisage (en 30 secondes)​

Beancount est un système de comptabilité en texte brut à partie double. Tout est une directive ou une transaction datée dans un fichier texte. Le système repose sur cinq types de comptes de base : Assets, Liabilities, Equity, Income et Expenses.

Les écritures sont toujours ordonnées par date. Un détail clé est que les assertions balance sont vérifiées avant le traitement des transactions du même jour. C’est important à retenir lorsqu’on place des vérifications et des écritures d’inversion.

Enfin, le langage bean-query offre une façon puissante, similaire à SQL, de générer des rapports. Avec les opérateurs OPEN ON, CLOSE ON et CLEAR, vous pouvez créer des vues « au‑31 » précises pour les états financiers.

Votre plan comptable (suggestion)​

Un plan comptable hiérarchique et propre est votre meilleur allié. Pour les charges à payer, la structure est simple. Vous aurez besoin de :

• Un compte de dépenses : par ex. Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Un compte de passif correspondant : par ex. Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Votre compte de trésorerie : par ex. Assets:Bank:Checking

Beancount impose les cinq types de comptes de niveau supérieur. Garder vos noms de comptes organisés facilite les requêtes et les rapports à long terme.

Le modèle de base (sans plugin, sans magie)​

C’est la façon la plus directe de gérer les provisions dans Beancount. Elle comporte deux étapes : provisionner la dépense en fin de mois et annuler le passif lors du paiement.

Étape 1 : Provisionner la dépense en fin de mois​

Le dernier jour de la période, vous enregistrez la dépense et créez le passif.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Étape 2 : Annuler la provision lors du paiement​

Lorsque la facture arrive et que vous la payez, vous ne touchez plus le compte de dépenses. Vous débitez simplement le compte de passif pour le solder.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

C’est l’approche la plus propre pour les petites équipes. Elle place correctement la dépense en février et évite le double comptage en mars. Notez qu’avec Beancount, laisser un montant vide laisse le système équilibrer automatiquement la transaction.

Alternative : écriture d’inversion le jour 1​

Si vous préférez le style « auto‑inversion » classique, vous pouvez poster l’inverse de votre écriture de provision le premier jour du mois suivant. Vous enregistrerez ensuite la facture réelle dans le compte de dépenses comme d’habitude.

Étape 1 : Provisionner en fin de mois (identique à ci‑dessus)​

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Étape 2 : Inverser le premier jour du mois suivant​

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Étape 3 : Comptabiliser le paiement normalement​

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Attention aux assertions : rappelez‑vous que les assertions balance sont évaluées avant les transactions du même jour. Si vous voulez vérifier le solde du compte Liabilities:Accrued:Utilities, placez l’assertion au 2025-02-28 pour confirmer la provision ou au 2025-03-01 après l’écriture d’inversion pour confirmer qu’il est à zéro. La placer avant l’inversion le 2025-03-01 provoquerait un échec faux.

Six provisions courantes (modèles à copier‑coller) 📋​

Voici des exemples prêts à l’emploi pour les provisions les plus fréquentes en entreprise.

1. Loyer non facturé​

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Salaires gagnés mais non payés​

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Indemnités de congés (PTO) acquises​

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Intérêts courus sur un emprunt​

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Honoraires professionnels (audit / juridique)​

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Services publics consommés mais non facturés​

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Reporting : « Que dois‑je à une date donnée ? »​

bean-query est votre outil pour obtenir les réponses. Voici comment obtenir un instantané propre du bilan de vos charges à payer.

Obtenir tous les soldes de passifs provisionnés à la fin de la période​

Cette requête renvoie le solde de chaque compte de passif provisionné au 31 mars 2025.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON fixe les soldes d’ouverture au début de la période.
• CLOSE ON tronque les transactions avant cette date (exclusif). C’est pourquoi nous utilisons 2025-04-01 pour obtenir les données jusqu’au 2025-03-31 inclus.
• CLEAR remet à zéro les comptes de revenus et de dépenses, vous donnant une vue nette du bilan (Actifs, Passifs, Capitaux propres).

Voir le registre de toutes les écritures de provision​

Si vous voulez le détail brut des transactions pour vos comptes de provision :

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Obtenir un total unique de toutes les provisions​

Pour un résumé rapide du montant total dû :

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total_accruals
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Contrôles et « gotchas » spécifiques à Beancount​

• Timing des assertions de solde : comme indiqué, les assertions vérifient le solde au début du jour. 2025-03-01 balance … s’exécute avant toute transaction du 2025-03-01. Planifiez en conséquence.
• Nomination et hiérarchie : un arbre propre comme Liabilities:Accrued:* n’est pas qu’esthétique. Il simplifie vos requêtes et rend vos rapports immédiatement compréhensibles.
• Utilisation prudente du pad : la directive pad peut corriger les soldes d’ouverture, mais évitez de l’utiliser pour « corriger » des provisions récurrentes. Des écritures explicites offrent une traçabilité claire.
• Reporting « au‑31 » : pour les instantanés du bilan, privilégiez toujours OPEN … CLOSE … CLEAR dans bean-query. Cela empêche les comptes de revenus et de dépenses de polluer vos totaux de passifs.

Prépayé vs. provision (comparaison rapide)​

Il est facile de les confondre. Ce sont des images miroir :

• Charge à payer : service consommé maintenant, argent payé plus tard. Cela crée un passif.
• Charge prépayée : argent payé maintenant, service consommé plus tard. Cela crée un actif.

La logique comptable est la même dans Beancount ; seuls les comptes diffèrent (Assets:Prepaid:* vs. Liabilities:Accrued:*).

Modèle à insérer (début du fichier)​

Voici les directives open dont vous avez besoin pour les exemples de cet article. Ajoutez‑les en tête de votre fichier de registre.

; --- Accounts (open once) ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Expenses:Utilities
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages
2025-01-01 open Expenses:Interest
2025-01-01 open Expenses:Professional:Audit
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Payroll
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Interest
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Professional

Notes finales​

Si vous tenez votre comptabilité en base de trésorerie, vous ne passerez jamais par les provisions — les dépenses sont simplement enregistrées lorsqu’elles sont payées. En base d’exercice, les modèles présentés ci‑dessus sont essentiels pour faire correspondre les coûts à la période où le service a été consommé.

Les exemples fournis offrent des directives générales à des fins éducatives. Consultez toujours votre expert‑comptable pour les traitements spécifiques à votre secteur, notamment concernant les primes, les taxes sur la paie et les seuils de capitalisation.

L'amortissement répartit les paiements en plusieurs versements sur une période donnée. Dans beancount.io, vous pouvez utiliser le plugin fava.plugins.amortize_over pour y parvenir.

Sans amortissement, si vous souhaitez assurer votre voiture pour 6 mois avec un coût de 600 $. Vous devez enregistrer cela comme une dépense unique pour une date donnée.

2017-06-01 open Assets:Bank:Checking
2017-06-01 open Assets:Prepaid-Expenses
2017-06-01 open Expenses:Insurance:Auto


2017-06-01 * "Payer l'assurance auto"
    Assets:Bank:Checking       -600.00 USD
    Assets:Prepaid-Expenses

Cependant, avec l'amortissement, vous pouvez répartir la dépense sur six mois en plaçant plugin "fava.plugins.amortize_over" en haut du fichier et en utilisant amortize_months: 6 pour la transaction.

plugin "fava.plugins.amortize_over"

2020-06-01 open Assets:Bank:Checking
2020-06-01 open Assets:Prepaid-Expenses
2020-06-01 open Expenses:Insurance:Auto

2020-06-01 * "Amortir l'assurance auto sur six mois"
    amortize_months: 6
    Assets:Prepaid-Expenses       -600.00 USD
    Expenses:Insurance:Auto

Et ensuite dans le Journal, vous verrez que la transaction est divisée en 6 écritures.

2020-11-01 * Amortir l'assurance auto sur six mois (6/6) am
2020-10-01 * Amortir l'assurance auto sur six mois (5/6) am
2020-09-01 * Amortir l'assurance auto sur six mois (4/6) am
2020-08-01 * Amortir l'assurance auto sur six mois (3/6) am
2020-07-01 * Amortir l'assurance auto sur six mois (2/6) am
2020-06-01 * Amortir l'assurance auto sur six mois (1/6) am