Charges à payer dans Beancount : Guide pratique (avec exemples de registre à copier-coller)

Les charges à payer semblent abstraites jusqu'à ce que les clôtures de fin de mois s'accumulent. Elles sont une pierre angulaire d’une comptabilité d’exercice correcte, garantissant que vos états financiers reflètent la réalité économique, et non seulement le moment où l’argent change de mains. Voici un guide clair, centré sur Beancount, expliquant ce que sont ces charges, pourquoi elles comptent, et exactement comment les comptabiliser, les inverser et les rapporter dans votre registre texte brut.

TL;DR ⚡

• Les charges à payer sont des coûts engagés durant la période mais non encore réglés. Elles sont enregistrées comme un passif jusqu’à ce que le paiement soit effectué.
• Dans Beancount, c’est simple : vous débitez un compte Expenses: et créditez un compte Liabilities:Accrued:. Vous éliminez ensuite le passif lorsque vous payez.
• Pour le reporting, vous pouvez voir ce que vous devez à une date donnée en exécutant un bean-query avec CLOSE ON et CLEAR pour obtenir un instantané propre du bilan.

Qu’est‑ce qu’une charge à payer ?

Une charge à payer est un coût qu’une entreprise a engagé, mais qu’elle n’a pas encore réglé. Elle est enregistrée lorsque le service est reçu ou le coût est engagé, même si la facture n’est pas encore arrivée ou que le paiement n’est pas dû. Cette pratique suit le principe d’appariement de la comptabilité d’exercice, qui impose que les dépenses soient enregistrées dans la même période que les revenus qu’elles ont aidé à générer.

Exemples courants :

• Salaires gagnés par les employés à la fin du mois mais payés le mois suivant.
• Services publics (électricité, eau) consommés en décembre mais facturés en janvier.
• Intérêts sur un emprunt accumulés au cours du mois mais pas encore prélevés du compte.

En enregistrant ces coûts au moment où ils surviennent, vous obtenez une image beaucoup plus fidèle de la performance financière de votre entreprise pour la période considérée.

Comment Beancount l’envisage (en 30 secondes)

Beancount est un système de comptabilité en texte brut à partie double. Tout est une directive ou une transaction datée dans un fichier texte. Le système repose sur cinq types de comptes de base : Assets, Liabilities, Equity, Income et Expenses.

Les écritures sont toujours ordonnées par date. Un détail clé est que les assertions balance sont vérifiées avant le traitement des transactions du même jour. C’est important à retenir lorsqu’on place des vérifications et des écritures d’inversion.

Enfin, le langage bean-query offre une façon puissante, similaire à SQL, de générer des rapports. Avec les opérateurs OPEN ON, CLOSE ON et CLEAR, vous pouvez créer des vues « au‑31 » précises pour les états financiers.

Votre plan comptable (suggestion)

Un plan comptable hiérarchique et propre est votre meilleur allié. Pour les charges à payer, la structure est simple. Vous aurez besoin de :

• Un compte de dépenses : par ex. Expenses:Utilities, Expenses:Payroll:Wages
• Un compte de passif correspondant : par ex. Liabilities:Accrued:Utilities, Liabilities:Accrued:Payroll
• Votre compte de trésorerie : par ex. Assets:Bank:Checking

Beancount impose les cinq types de comptes de niveau supérieur. Garder vos noms de comptes organisés facilite les requêtes et les rapports à long terme.

Le modèle de base (sans plugin, sans magie)

C’est la façon la plus directe de gérer les provisions dans Beancount. Elle comporte deux étapes : provisionner la dépense en fin de mois et annuler le passif lors du paiement.

Étape 1 : Provisionner la dépense en fin de mois

Le dernier jour de la période, vous enregistrez la dépense et créez le passif.

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Étape 2 : Annuler la provision lors du paiement

Lorsque la facture arrive et que vous la payez, vous ne touchez plus le compte de dépenses. Vous débitez simplement le compte de passif pour le solder.

2025-03-05 * "Pay Feb electricity - City Power"
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

C’est l’approche la plus propre pour les petites équipes. Elle place correctement la dépense en février et évite le double comptage en mars. Notez qu’avec Beancount, laisser un montant vide laisse le système équilibrer automatiquement la transaction.

Alternative : écriture d’inversion le jour 1

Si vous préférez le style « auto‑inversion » classique, vous pouvez poster l’inverse de votre écriture de provision le premier jour du mois suivant. Vous enregistrerez ensuite la facture réelle dans le compte de dépenses comme d’habitude.

Étape 1 : Provisionner en fin de mois (identique à ci‑dessus)

2025-02-28 * "Accrue February electricity" #accrual
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Étape 2 : Inverser le premier jour du mois suivant

2025-03-01 * "Reverse Feb electricity accrual" #reversal
  Liabilities:Accrued:Utilities      120.00 USD
  Expenses:Utilities

Étape 3 : Comptabiliser le paiement normalement

2025-03-05 * "City Power - February bill"
  Expenses:Utilities                 120.00 USD
  Assets:Bank:Checking

Attention aux assertions : rappelez‑vous que les assertions balance sont évaluées avant les transactions du même jour. Si vous voulez vérifier le solde du compte Liabilities:Accrued:Utilities, placez l’assertion au 2025-02-28 pour confirmer la provision ou au 2025-03-01 après l’écriture d’inversion pour confirmer qu’il est à zéro. La placer avant l’inversion le 2025-03-01 provoquerait un échec faux.

Six provisions courantes (modèles à copier‑coller) 📋

Voici des exemples prêts à l’emploi pour les provisions les plus fréquentes en entreprise.

1. Loyer non facturé

2025-01-31 * "Accrue January rent" #accrual
  Expenses:Rent                   3000.00 USD
  Liabilities:Accrued:Rent

2. Salaires gagnés mais non payés

2025-03-31 * "Accrue March wages" #accrual
  Expenses:Payroll:Wages          8500.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

3. Indemnités de congés (PTO) acquises

2025-03-31 * "Accrue PTO earned in March" #accrual
  Expenses:Payroll:PTO             900.00 USD
  Liabilities:Accrued:Payroll

4. Intérêts courus sur un emprunt

2025-02-29 * "Accrue monthly loan interest" #accrual
  Expenses:Interest                210.00 USD
  Liabilities:Accrued:Interest

5. Honoraires professionnels (audit / juridique)

2025-12-31 * "Accrue year-end audit fees" #accrual
  Expenses:Professional:Audit     4200.00 USD
  Liabilities:Accrued:Professional

6. Services publics consommés mais non facturés

2025-04-30 * "Accrue April utilities" #accrual
  Expenses:Utilities                95.00 USD
  Liabilities:Accrued:Utilities

Reporting : « Que dois‑je à une date donnée ? »

bean-query est votre outil pour obtenir les réponses. Voici comment obtenir un instantané propre du bilan de vos charges à payer.

Obtenir tous les soldes de passifs provisionnés à la fin de la période

Cette requête renvoie le solde de chaque compte de passif provisionné au 31 mars 2025.

bean-query main.beancount '
  SELECT account, UNITS(SUM(position)) AS balance
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  GROUP BY 1
  ORDER BY 1;
'

• OPEN ON fixe les soldes d’ouverture au début de la période.
• CLOSE ON tronque les transactions avant cette date (exclusif). C’est pourquoi nous utilisons 2025-04-01 pour obtenir les données jusqu’au 2025-03-31 inclus.
• CLEAR remet à zéro les comptes de revenus et de dépenses, vous donnant une vue nette du bilan (Actifs, Passifs, Capitaux propres).

Voir le registre de toutes les écritures de provision

Si vous voulez le détail brut des transactions pour vos comptes de provision :

bean-query main.beancount '
  SELECT date, payee, narration, position
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued"
  ORDER BY date;
'

Obtenir un total unique de toutes les provisions

Pour un résumé rapide du montant total dû :

bean-query main.beancount '
  SELECT UNITS(SUM(position)) AS total_accruals
  FROM OPEN ON 2025-01-01 CLOSE ON 2025-04-01 CLEAR
  WHERE account   "^Liabilities:Accrued";
'

Contrôles et « gotchas » spécifiques à Beancount

• Timing des assertions de solde : comme indiqué, les assertions vérifient le solde au début du jour. 2025-03-01 balance … s’exécute avant toute transaction du 2025-03-01. Planifiez en conséquence.
• Nomination et hiérarchie : un arbre propre comme Liabilities:Accrued:* n’est pas qu’esthétique. Il simplifie vos requêtes et rend vos rapports immédiatement compréhensibles.
• Utilisation prudente du pad : la directive pad peut corriger les soldes d’ouverture, mais évitez de l’utiliser pour « corriger » des provisions récurrentes. Des écritures explicites offrent une traçabilité claire.
• Reporting « au‑31 » : pour les instantanés du bilan, privilégiez toujours OPEN … CLOSE … CLEAR dans bean-query. Cela empêche les comptes de revenus et de dépenses de polluer vos totaux de passifs.

Prépayé vs. provision (comparaison rapide)

Il est facile de les confondre. Ce sont des images miroir :

• Charge à payer : service consommé maintenant, argent payé plus tard. Cela crée un passif.
• Charge prépayée : argent payé maintenant, service consommé plus tard. Cela crée un actif.

La logique comptable est la même dans Beancount ; seuls les comptes diffèrent (Assets:Prepaid:* vs. Liabilities:Accrued:*).

Modèle à insérer (début du fichier)

Voici les directives open dont vous avez besoin pour les exemples de cet article. Ajoutez‑les en tête de votre fichier de registre.

; --- Accounts (open once) ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Expenses:Utilities
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages
2025-01-01 open Expenses:Interest
2025-01-01 open Expenses:Professional:Audit
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Utilities
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Payroll
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Interest
2025-01-01 open Liabilities:Accrued:Professional

Notes finales

Si vous tenez votre comptabilité en base de trésorerie, vous ne passerez jamais par les provisions — les dépenses sont simplement enregistrées lorsqu’elles sont payées. En base d’exercice, les modèles présentés ci‑dessus sont essentiels pour faire correspondre les coûts à la période où le service a été consommé.

Les exemples fournis offrent des directives générales à des fins éducatives. Consultez toujours votre expert‑comptable pour les traitements spécifiques à votre secteur, notamment concernant les primes, les taxes sur la paie et les seuils de capitalisation.