Comprendre le Per Diem : Un guide complet pour les propriétaires de petites entreprises
Si vous avez entendu le terme "per diem" dans des conversations d'affaires, mais que vous ne savez pas vraiment ce qu'il signifie ou comment il s'applique à votre entreprise, vous n'êtes pas le seul. Cette expression latine, qui se traduit par "par jour" ou "pour chaque jour", a des implications importantes sur la façon dont vous gérez à la fois vos effectifs et vos dépenses d'entreprise.
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, comprendre le per diem peut vous aider à prendre des décisions d'embauche plus éclairées et à rationaliser vos processus de gestion des dépenses. Décomposons tout ce que vous devez savoir sur le per diem dans les contextes commerciaux.
Que signifie Per Diem ?
À la base, per diem signifie simplement "par jour". Dans le monde des affaires, ce terme s'applique à deux scénarios distincts :
- Employés per diem – les travailleurs qui sont embauchés quotidiennement, selon les besoins
- Remboursements per diem – les allocations quotidiennes accordées aux employés pour les frais de déplacement professionnels
Les deux applications peuvent offrir des avantages importants aux petites entreprises lorsqu'elles sont utilisées de manière stratégique.
Employés per diem : Solutions de main-d'œuvre flexibles
Contrairement aux employés traditionnels à temps plein ou à temps partiel qui travaillent selon des horaires réguliers et continus, les employés per diem sont embauchés au jour le jour lorsque des besoins de soutien supplémentaires se font sentir.
Quand utiliser des travailleurs per diem
Les petites entreprises embauchent généralement des employés per diem dans plusieurs situations :
Couverture des lacunes de couverture – Lorsque des employés réguliers sont absents pour cause de maladie, en vacances ou en congé personnel, les travailleurs per diem peuvent intervenir pour maintenir les opérations.
Gestion des pénuries de personnel imprévues – Si un employé quitte soudainement son poste ou si vous êtes entre deux embauches, le personnel per diem peut combler le vide.
Gestion des demandes saisonnières – Pendant les périodes de pointe ou pour des projets spéciaux, les travailleurs per diem fournissent les mains supplémentaires dont vous avez besoin sans engagements à long terme.
Tests avant l'embauche – Les ententes per diem peuvent servir de périodes d'essai prolongées pour évaluer si une personne convient à un poste permanent.
Bien que les employés per diem soient souvent associés aux soins de santé (infirmières) et à l'éducation (enseignants suppléants), les petites entreprises de tous les secteurs les utilisent pour le soutien administratif, les projets créatifs, les opérations d'entrepôt, la dotation en personnel pour les événements et les services de consultation spécialisés.
Comment fonctionne l'emploi per diem
Voici ce qui rend l'emploi per diem unique :
Taux journalier fixe – Les travailleurs per diem négocient généralement un taux journalier fixe avant d'accepter une affectation. Ce taux est payé, qu'ils travaillent deux heures ou huit heures, bien que les lois du travail concernant le salaire minimum et les heures supplémentaires s'appliquent toujours.
Aucune heure garantie – Contrairement aux employés réguliers, les travailleurs per diem n'ont pas d'horaire garanti. Ils sont appelés au besoin et peuvent passer des semaines sans travailler pour un employeur en particulier.
Flexibilité pour les deux parties – Les entreprises gagnent en flexibilité de la main-d'œuvre, tandis que les travailleurs peuvent accepter ou refuser des affectations en fonction de leur disponibilité.
Exemple en action
Imaginez que vous dirigez une agence de marketing boutique et que vous décrochez un important projet nécessitant un travail de conception graphique approfondi sur une période de deux semaines. Votre concepteur interne peut gérer la charge de travail normale, mais ce projet nécessite un soutien supplémentaire.
Vous embauchez un graphiste per diem au taux de 400 (bien que vous deviez payer des heures supplémentaires si les heures dépassent régulièrement huit par jour, selon votre juridiction).
Remboursements de frais de déplacement per diem : Simplifier les déplacements professionnels
La deuxième application du per diem concerne le remboursement des frais de déplacement. Au lieu d'exiger des employés qu'ils fassent le suivi et soumettent des reçus pour chaque repas et dépense pendant les déplacements professionnels, de nombreuses entreprises établissent une allocation quotidienne.
Comment fonctionnent les frais de déplacement per diem
Établir un taux journalier maximal – Votre entreprise détermine le montant maximal que les employés peuvent dépenser par jour pour les dépenses liées aux déplacements. Cela comprend généralement l'hébergement, les repas et les dépenses accessoires.
Fournir à l'avance ou rembourser – Certaines entreprises avancent le montant du per diem avant le voyage ; d'autres remboursent après.
Suivi simplifié des dépenses – Les employés n'ont pas besoin de conserver les reçus pour chaque café ou repas, tant qu'ils respectent l'allocation quotidienne.
Lignes directrices fédérales et implications fiscales
La U.S. General Services Administration (GSA) publie les taux de per diem fédéraux qui varient selon l'emplacement. Bien que les entreprises ne soient pas tenues de suivre ces taux, il y a des implications fiscales pour les avoir dépassés.
Dans les limites des taux de la GSA – Les remboursements aux taux de la GSA ou inférieurs ne sont généralement pas considérés comme un revenu imposable pour les employés.
Au-dessus des taux de la GSA – Tout montant dépassant les taux de la GSA est traité comme un revenu imposable et doit être déclaré sur les formulaires W-2 des employés.
Par exemple, si le taux de per diem de la GSA pour une ville est de 180 par jour, la différence de 70 $ est un revenu imposable pour l'employé.
Exemple en action
Votre représentant des ventes se rend à une conférence à Chicago pendant trois jours. Vous avez établi un taux de per diem de 200 pour le voyage. Au lieu de recueillir les reçus pour chaque repas et course en taxi, votre employé s'assure simplement que ses dépenses quotidiennes restent inférieures à 200 $. Il soumet un bref rapport de dépenses résumant ses coûts, et vous remboursez le montant total.
Principaux avantages de l'utilisation du per diem
Pour les employés per diem
Rentabilité – Vous ne payez que pour la main-d'œuvre dont vous avez réellement besoin, quand vous en avez besoin. Il n'y a aucune obligation de fournir des heures régulières pendant les périodes de ralentissement.
Réduction des frais généraux – Les travailleurs per diem ne reçoivent généralement pas d'avantages sociaux comme l'assurance maladie, les cotisations de retraite ou les congés payés, ce qui réduit vos coûts d'emploi globaux.
Flexibilité intégrée – Augmentez ou diminuez votre main-d'œuvre en fonction des demandes actuelles, sans les complications des mises à pied ou du manque de personnel.
Expertise spécialisée – Embauchez des spécialistes pour des projets spécifiques sans vous engager à verser des salaires à temps plein pour des compétences dont vous n'avez besoin qu'occasionnellement.
Pour les remboursements de frais de déplacement per diem
Administration simplifiée – Moins de paperasse, moins de reçus à examiner et traitement simplifié des notes de frais.
Budgétisation prévisible – Vous savez exactement ce que coûtera chaque jour de déplacement professionnel, ce qui facilite la planification budgétaire.
Commodité pour les employés – Votre équipe n'a pas besoin d'avancer d'importantes sommes d'argent ni de conserver chaque reçu, ce qui réduit le stress lié aux déplacements professionnels.
Remboursement plus rapide – Sans vérification approfondie des reçus, vous pouvez rembourser les employés plus rapidement.
Pratiques exemplaires pour la mise en œuvre du per diem
Pour l'embauche d'employés per diem
Faire des recherches sur les taux concurrentiels – Étudiez votre marché local pour comprendre les taux courants pour le travail per diem dans votre secteur. Offrir une rémunération concurrentielle aide à attirer des talents de qualité.
Fournir des attentes claires – Même pour les affectations d'une journée, communiquez clairement ce qui doit être accompli, quelles ressources sont disponibles et à quoi ressemble le succès.
Respecter leur professionnalisme – Traitez les travailleurs per diem avec le même respect que les employés réguliers. Vous pourriez avoir besoin de leurs services à nouveau, et le bouche-à-oreille compte.
Les préparer au succès – Fournir l'accès nécessaire aux outils, aux systèmes et à l'information. Quelques minutes d'intégration peuvent améliorer considérablement la productivité.
Tenir une liste – Établir des relations avec des travailleurs per diem fiables qui peuvent intervenir au besoin. Avoir un "banc" de talents de confiance facilite la planification de dernière minute.
Se conformer aux lois du travail – N'oubliez pas que les employés per diem sont toujours assujettis aux lois sur le salaire minimum, aux règlements sur les heures supplémentaires et aux exigences en matière de sécurité au travail.
Pour les remboursements de frais de déplacement per diem
Établir des politiques claires – Documenter vos taux de per diem, les dépenses qui sont couvertes et la façon dont les employés doivent déclarer leurs dépenses.
Tenir compte des taux basés sur l'emplacement – Les déplacements à New York coûtent plus cher que les déplacements dans les petites villes. Envisager d'ajuster les taux en fonction de la destination.
Exiger des notes de frais – Même sans reçus, les employés doivent soumettre des rapports résumant la façon dont ils ont dépensé leur allocation per diem. Cette documentation est essentielle à des fins fiscales.
Fournir des avances dans la mesure du possible – Exiger que les employés avancent des centaines de dollars pour les déplacements professionnels peut créer des difficultés financières. Fournir des avances de per diem atténue ce fardeau.
Examiner et ajuster régulièrement – Évaluer périodiquement si vos taux de per diem demeurent raisonnables à mesure que les coûts changent.
Séparer les catégories au besoin – Certaines entreprises établissent des taux différents pour l'hébergement par rapport aux repas et aux frais accessoires, ce qui donne des directives plus précises.
Erreurs courantes à éviter
Mauvaise classification des travailleurs – S'assurer que les travailleurs per diem sont correctement classés comme employés (et non comme entrepreneurs indépendants) si vous contrôlez leurs méthodes de travail et leur horaire. Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités.
Ignorer les heures supplémentaires – Ce n'est pas parce qu'une personne a un taux journalier qu'elle est exemptée des lois sur les heures supplémentaires si elle travaille au-delà des heures normales.
Établir des taux arbitraires – Fonder vos taux de per diem sur des études de marché et des coûts réels, et non sur des hypothèses.
Manque de documentation – Même avec des processus de per diem simplifiés, conserver des registres appropriés à des fins fiscales et de conformité.
Mal traiter les travailleurs per diem – Créer une expérience négative signifie que les travailleurs talentueux ne seront pas disponibles lorsque vous aurez besoin d'eux à nouveau.
Le per diem convient-il à votre entreprise ?
Les ententes per diem fonctionnent bien lorsque :
- Votre entreprise a des besoins en personnel fluctuants
- Vous avez besoin de compétences spécialisées pour des projets spécifiques
- Vous voulez mettre à l'essai des employés potentiels
- Vos employés voyagent régulièrement pour affaires
- Vous voulez simplifier la gestion des dépenses
- Vous avez besoin d'une couverture en cas d'absence d'employés
Elles peuvent ne pas être idéales lorsque :
- Vous avez besoin d'une couverture quotidienne constante et fiable
- La courbe d'apprentissage pour les nouvelles tâches est abrupte
- Les postes exigent des connaissances institutionnelles approfondies
- Vous êtes dans un endroit où il y a peu de talents per diem
- Votre entreprise implique rarement des déplacements
Aller de l'avant avec le per diem
Que vous envisagiez des employés per diem ou des remboursements de frais de déplacement, la clé est de mettre en œuvre ces ententes de façon réfléchie. Prenez le temps de faire des recherches sur les taux appropriés, d'établir des politiques claires et de communiquer clairement les attentes.
Pour de nombreuses petites entreprises, les ententes per diem offrent l'équilibre parfait entre flexibilité et structure. Elles vous permettent d'accéder aux talents et aux ressources dont vous avez besoin tout en maintenant des opérations allégées et des coûts prévisibles.
Commencez petit – peut-être avec une seule embauche per diem pour un projet à venir ou en mettant en œuvre des remboursements de frais de déplacement per diem pour votre prochain voyage d'affaires. Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec ces ententes, vous pouvez étendre leur utilisation de façon stratégique dans toute votre entreprise.
N'oubliez pas que le but n'est pas de remplacer votre équipe principale par des travailleurs per diem, mais de compléter votre main-d'œuvre régulière avec des solutions flexibles qui aident votre entreprise à fonctionner plus efficacement et à s'adapter à l'évolution des demandes.
Vous avez des questions sur la mise en œuvre d'ententes per diem dans votre entreprise ? Envisagez de consulter un professionnel des ressources humaines ou un comptable pour vous assurer que vous gérez correctement la rémunération, les impôts et la conformité pour votre situation particulière.
