Comment utiliser votre prêt EIDL : un guide complet pour les propriétaires de petites entreprises

Le chèque a été encaissé, les fonds sont sur votre compte professionnel, et voici maintenant la question que se pose chaque emprunteur EIDL : sur quoi exactement pouvez-vous dépenser cet argent ?

Les prêts en cas de catastrophe pour préjudice économique (EIDL) de la Small Business Administration (SBA) offrent une bouée de sauvetage financière en cas de catastrophe — qu'il s'agisse d'un ouragan, d'un incendie de forêt ou d'une crise économique. Mais contrairement à certains programmes d'aide, l'EIDL est assorti de règles strictes sur l'utilisation des fonds. Une mauvaise utilisation peut entraîner des pénalités allant jusqu'à 1,5 fois le montant de votre prêt, transformant un prêt de 100 000 $en un problème de 150 000$.

Ce guide détaille exactement ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec vos fonds EIDL, ainsi que des stratégies pratiques pour rester en conformité et optimiser chaque dollar.

Qu'est-ce qu'un prêt EIDL ?

Le prêt en cas de catastrophe pour préjudice économique (Economic Injury Disaster Loan) est un programme d'assistance fédérale géré par la SBA, conçu pour fournir des prêts à faible taux d'intérêt aux entreprises et aux organisations à but non lucratif subissant un préjudice économique important dû à des catastrophes déclarées. Contrairement aux subventions ou aux prêts remboursables, l'EIDL doit être remboursé intégralement.

Conditions clés du prêt

• Montant maximal du prêt : Jusqu'à 2 millions de dollars
• Taux d'intérêt : 3,75 % pour les petites entreprises, 2,75 % pour les organisations à but non lucratif
• Conditions de remboursement : Jusqu'à 30 ans
• Différé de paiement : 12 premiers mois (était de 30 mois pour les prêts EIDL COVID-19)
• Garantie : Requise pour les prêts de plus de 25 000 $

Les conditions de remboursement à long terme et les faibles taux d'intérêt font de l'EIDL l'une des options de financement les plus abordables pour les petites entreprises confrontées à des difficultés économiques.

Ce que vous POUVEZ financer avec les fonds EIDL

L'EIDL est conçu pour couvrir le fonds de roulement et les dépenses d'exploitation normales que votre entreprise ne peut pas payer en raison de l'impact économique de la catastrophe. Voici ce qui est admissible :

Dépenses d'exploitation quotidiennes

L'essentiel des dépenses approuvées par l'EIDL comprend :

• Coûts salariaux : Salaires, rémunérations et avantages sociaux des employés
• Loyer et mensualités hypothécaires : Coûts liés à l'emplacement de votre entreprise
• Services publics : Électricité, gaz, eau, internet et services téléphoniques
• Primes d'assurance : Paiements d'assurance professionnelle
• Achats de stocks : Réapprovisionnement en marchandises destinées à la vente
• Fournitures et équipements de bureau : Articles nécessaires au maintien des opérations

Dettes fixes et obligations financières

Les fonds EIDL peuvent couvrir vos dettes professionnelles régulières :

• Paiements de prêts : Obligations liées aux prêts commerciaux existants à leurs dates de paiement prévues
• Paiements par carte de crédit : Paiements mensuels minimaux ou réguliers sur le crédit professionnel
• Dette commerciale : Autres obligations financières existant avant la catastrophe
• Comptes fournisseurs : Sommes dues aux vendeurs et fournisseurs

Services professionnels

Vous pouvez également utiliser l'EIDL pour des services professionnels essentiels :

• Services de tenue de livres et de comptabilité : Maintien de l'ordre dans vos dossiers financiers
• Frais juridiques : Dépenses juridiques liées à l'entreprise
• Abonnements logiciels : Outils nécessaires aux opérations
• Hébergement web et coûts technologiques : Infrastructure numérique

Utilisations élargies (Post-2021)

La SBA a élargi les utilisations admissibles en septembre 2021 :

• Acquisition d'actifs immobilisés : Achat d'équipement nécessaire aux opérations
• Agrandissement des installations : Croissance de votre espace physique professionnel
• Refinancement de certaines dettes commerciales : Remboursement de certaines obligations existantes

Ce que vous NE POUVEZ PAS financer avec les fonds EIDL

Comprendre les utilisations interdites est tout aussi important que de connaître les dépenses approuvées. La SBA interdit spécifiquement l'utilisation de l'EIDL pour :

Distributions aux propriétaires et dépenses personnelles

• Dividendes aux actionnaires : Aucune distribution de bénéfices aux propriétaires
• Primes (Bonuses) : Avec des exceptions limitées pour la rémunération basée sur la performance
• Achats personnels : Vacances, véhicules personnels ou dépenses non liées à l'entreprise
• Prélèvements de l'exploitant au-delà d'une rémunération raisonnable : Sortir des fonds excédentaires de l'entreprise

Réparation de dommages matériels

De manière contre-intuitive, l'EIDL ne peut pas être utilisé pour :

• Réparer des dommages matériels causés par la catastrophe : C'est le rôle des Business Physical Disaster Loans
• Remplacer de l'équipement ou des biens endommagés : À moins qu'il ne s'agisse d'un préjudice économique et non d'un dommage physique
• Frais de déménagement : Déplacer votre entreprise vers un nouvel emplacement

Activités d'investissement et d'expansion

• Agrandissement des installations au-delà des besoins en fonds de roulement : Plans de croissance agressifs
• Achat de nouveaux actifs immobilisés (sauf s'ils sont directement liés au maintien des opérations)
• Lancement de nouvelles entreprises : L'EIDL est destiné aux opérations commerciales existantes

Autres utilisations interdites

• Remboursement de prêts aux actionnaires ou aux dirigeants : Ne vous remboursez pas vous-même
• Refinancement de dettes personnelles : Uniquement les dettes professionnelles
• Dépenses déjà couvertes par d'autres programmes d'aide : Telles que les coûts couverts par le PPP pendant la période de remise

EIDL et PPP : Comprendre les règles de coordination

Si votre entreprise a reçu à la fois des fonds EIDL et du programme de protection des salaires (PPP), vous devez les séparer :

La règle : L'EIDL ne peut pas être utilisé pour les mêmes dépenses que celles couvertes par le PPP pendant la période de remise de 8 à 24 semaines.

Après épuisement des fonds PPP : L'EIDL peut alors couvrir les salaires, le loyer, les intérêts hypothécaires et les services publics — les mêmes catégories que celles couvertes par le PPP.

Meilleure pratique : Épuisez d'abord vos fonds PPP pour les dépenses éligibles à la remise, puis utilisez l'EIDL pour les coûts opérationnels courants.

Comment suivre vos dépenses EIDL : meilleures pratiques

Une documentation appropriée n'est pas facultative — elle est essentielle. La SBA a le droit d'examiner vos documents financiers à tout moment pour s'assurer de votre conformité.

Ouvrez un compte bancaire dédié

La meilleure mesure que vous puissiez prendre :

• Ouvrez un compte courant professionnel distinct exclusivement pour les fonds EIDL
• Transférez votre dépôt EIDL sur ce compte
• Effectuez tous les paiements liés à l'EIDL uniquement à partir de ce compte
• Maintenez le compte actif jusqu'au remboursement intégral du prêt

Cela crée une piste d'audit automatique qui montre clairement où chaque dollar est allé.

Tenez des registres détaillés

Pour chaque dépense payée avec les fonds EIDL, conservez :

• Factures et reçus : Preuve de ce qui a été acheté
• Relevés bancaires : Présentant les transactions
• Registres de paie : Si vous utilisez les fonds pour les salaires
• Contrats et accords : Pour le loyer, les services, etc.
• Documentation datée : Quand les dépenses ont eu lieu par rapport à la catastrophe

Exigences de conservation des documents

La SBA vous oblige à tenir des registres à jour et appropriés pour :

• Les cinq dernières années d'exploitation
• Jusqu'à trois ans après l'échéance du prêt, OU
• Trois ans après le remboursement intégral du prêt

Quelle que soit la période la plus longue — prévoyez de conserver ces dossiers pendant des décennies.

Envisagez d'utiliser un logiciel de comptabilité

Les outils de comptabilité modernes peuvent vous aider à :

• Étiqueter les transactions liées à l'EIDL
• Générer des rapports montrant l'utilisation des fonds
• Maintenir des registres numériques organisés
• Se préparer à d'éventuels audits

Erreurs courantes d'EIDL à éviter

Apprendre des erreurs des autres peut vous épargner bien des soucis :

Erreur nº 1 : Mélanger les fonds

Mélanger l'argent de l'EIDL avec les fonds réguliers de l'entreprise rend le suivi presque impossible et attire l'attention lors des audits.

Solution : Un compte bancaire dédié, toujours.

Erreur nº 2 : Utiliser les fonds à des fins interdites

Même une mauvaise utilisation bien intentionnée peut entraîner des sanctions. Certains propriétaires d'entreprises ne réalisent pas que les dépenses personnelles ou les distributions aux propriétaires sont interdites.

Solution : En cas de doute, vérifiez les directives de la SBA avant de dépenser.

Erreur nº 3 : Documentation insuffisante

Vous avez dépensé l'argent correctement, mais vous ne pouvez pas le prouver des années plus tard lorsque la SBA le demande.

Solution : Documentez tout en temps réel, pas rétroactivement.

Erreur nº 4 : Oublier qu'il s'agit d'un prêt

Contrairement au PPP, l'EIDL n'est pas annulable. Certaines entreprises dépensent librement sans planifier le remboursement.

Solution : Intégrez les paiements du prêt dans votre plan financier à long terme dès le premier jour.

Erreur nº 5 : Erreurs de demande

Des erreurs dans votre demande initiale — comme un nombre incorrect d'employés ou des chiffres de paie erronés — peuvent déclencher des audits plus tard.

Solution : Vérifiez l'exactitude de votre demande. Si vous trouvez des erreurs, contactez rapidement le service client de la SBA pour les corriger.

Préparation aux éventuels audits de la SBA

La SBA effectue des examens des prêts EIDL, en se concentrant particulièrement sur :

• Si les fonds ont été utilisés à des fins admissibles
• La cohérence entre les affirmations de la demande et les registres financiers réels
• Les entreprises qui ont montré une reprise rapide après avoir déclaré des pertes importantes

Signaux d'alerte pour l'audit

Les enquêteurs de la SBA peuvent examiner de plus près les entreprises qui :

• Ont déclaré des effectifs ou des masses salariales plus élevés pour obtenir des prêts plus importants
• Ont déclaré des pertes sévères mais ont rebondi rapidement
• Présentent des écarts entre les pertes déclarées et les déclarations fiscales ultérieures
• Ont fermé peu de temps après avoir reçu les fonds

Votre meilleure défense

• Maintenez des registres financiers organisés et complets
• Assurez-vous que vos dépenses EIDL correspondent aux objectifs énoncés
• Maintenez votre compte EIDL dédié rapproché
• Conservez toute la documentation pendant la période requise
• Envisagez de travailler avec un comptable professionnel

Remboursement de l'EIDL : Planifier à long terme

Avec des durées de prêt allant jusqu'à 30 ans, l'EIDL devient une obligation financière à long terme. Voici comment la gérer efficacement :

Comprendre votre calendrier de paiement

• Les paiements commencent généralement 12 mois après le décaissement
• Les intérêts continuent de s'accumuler pendant le différé pour les prêts EIDL COVID-19
• Les paiements mensuels sont calculés en fonction du montant de votre prêt, du taux d'intérêt et de la durée

Intégrer les paiements à votre budget

• Calculez le montant de votre paiement mensuel
• Incluez-le comme une dépense fixe dans vos projections financières
• Mettez en place des paiements automatiques pour éviter les oublis
• Envisagez de payer plus que le minimum lorsque le flux de trésorerie le permet

Options en cas de difficultés

Si vous avez du mal à effectuer vos paiements, la SBA a historiquement proposé des programmes d'accommodement. Bien que le plan d'accommodement pour difficultés EIDL se soit terminé en mars 2025, contactez directement la SBA si vous rencontrez des difficultés — des options peuvent être disponibles.

Gardez vos finances organisées dès le premier jour

La gestion d'un prêt EIDL — ou de tout financement d'entreprise — nécessite un suivi financier cohérent et précis. L'approche du compte bancaire dédié n'est pas seulement bonne pour la conformité ; c'est un modèle pour la façon dont chaque entreprise devrait organiser ses finances.

Des registres financiers clairs vous aident à prendre de meilleures décisions, à vous préparer pour la saison fiscale et à démontrer votre crédibilité auprès de futurs prêteurs. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos données financières — pas de boîtes noires, pas de dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. Que vous suiviez les fonds EIDL ou que vous gériez les opérations quotidiennes, avoir une visibilité financière fiable est essentiel. Commencez gratuitement et voyez pourquoi les professionnels passent à la comptabilité en texte brut.

Points clés à retenir

1. Les fonds EIDL sont destinés au fonds de roulement et aux charges d'exploitation — et non à l'expansion, à l'usage personnel ou à la réparation de dommages matériels.

2. Ouvrez immédiatement un compte bancaire dédié pour les fonds EIDL. Cette simple étape facilite considérablement la mise en conformité.

3. Documentez tout et conservez les registres pendant au moins trois ans après l'échéance ou le remboursement du prêt.

4. Le prêt EIDL n'est pas annulable — planifiez le remboursement dès le début.

5. Évitez de mélanger les fonds avec les comptes commerciaux habituels ou les dépenses couvertes par le PPP.

6. En cas de doute, ne dépensez pas — vérifiez d'abord les directives de la SBA. Les pénalités peuvent dépasser le montant du prêt lui-même.

La clé d'une gestion réussie de votre prêt EIDL est de le considérer à la fois comme une opportunité et une responsabilité. Utilisés correctement, ces fonds peuvent aider votre entreprise à traverser des périodes difficiles. Utilisés de manière incorrecte, ils peuvent engendrer des problèmes bien plus graves que le sinistre lui-même. Restez organisé, restez en conformité et continuez à faire progresser votre entreprise.