Cómo utilizar su préstamo EIDL: Una guía completa para propietarios de pequeñas empresas

El cheque se ha cobrado, los fondos están en su cuenta comercial y ahora surge la pregunta que enfrenta todo prestatario del EIDL: ¿en qué exactamente puede gastar este dinero?

Los Préstamos por Desastre por Daños Económicos (EIDL, por sus siglas en inglés) de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) ofrecen un salvavidas financiero cuando ocurre un desastre, ya sea un huracán, un incendio forestal o una crisis económica. Pero, a diferencia de algunos programas de ayuda, el EIDL conlleva reglas estrictas sobre cómo se pueden usar los fondos. El mal uso puede resultar en sanciones de hasta 1.5 veces el monto de su préstamo, convirtiendo un préstamo de $100,000 en un problema de $150,000.

Esta guía detalla exactamente qué puede y qué no puede hacer con sus fondos EIDL, además de estrategias prácticas para cumplir con la normativa y hacer que cada dólar cuente.

¿Qué es un préstamo EIDL?

El Préstamo por Desastre por Daños Económicos es un programa de asistencia federal gestionado por la SBA, diseñado para proporcionar préstamos a bajo interés a empresas y organizaciones sin fines de lucro que sufren daños económicos sustanciales debido a desastres declarados. A diferencia de las subvenciones o los préstamos condonables, el EIDL debe reembolsarse en su totalidad.

Términos clave del préstamo

• Monto máximo del préstamo: Hasta $2 millones
• Tasas de interés: 3.75% para pequeñas empresas, 2.75% para organizaciones sin fines de lucro
• Plazos de amortización: Hasta 30 años
• Aplazamiento de pagos: Primeros 12 meses (fue de 30 meses para los préstamos EIDL por COVID-19)
• Garantía: Requerida para préstamos superiores a $25,000

Los largos plazos de amortización y las bajas tasas de interés hacen del EIDL una de las opciones de financiamiento más asequibles disponibles para las pequeñas empresas que enfrentan dificultades económicas.

En qué PUEDE gastar los fondos EIDL

El EIDL está diseñado para cubrir el capital de trabajo y los gastos operativos normales que su empresa no puede pagar debido al impacto económico del desastre. Esto es lo que califica:

Gastos operativos diarios

Los gastos fundamentales aprobados por el EIDL incluyen:

• Costos de nómina: Salarios, sueldos y beneficios para los empleados
• Pagos de alquiler e hipoteca: Costos de la ubicación de su negocio
• Servicios públicos: Electricidad, gas, agua, internet y servicios telefónicos
• Primas de seguros: Pagos de seguros comerciales
• Compras de inventario: Reposición de mercancías para la venta
• Suministros y equipos de oficina: Artículos necesarios para mantener las operaciones en funcionamiento

Deudas fijas y obligaciones financieras

Los fondos EIDL pueden cubrir sus deudas comerciales regulares:

• Pagos de préstamos: Obligaciones de préstamos comerciales existentes en sus fechas de pago programadas
• Pagos de tarjetas de crédito: Pagos mínimos mensuales o regulares de crédito comercial
• Deuda comercial: Otras obligaciones financieras que existían antes del desastre
• Cuentas por pagar: Dinero que se debe a vendedores y proveedores

Servicios profesionales

También puede usar el EIDL para servicios comerciales esenciales:

• Servicios de teneduría de libros y contabilidad: Mantener sus registros financieros en orden
• Honorarios legales: Gastos legales relacionados con el negocio
• Suscripciones de software: Herramientas necesarias para las operaciones
• Alojamiento web y costos tecnológicos: Infraestructura digital

Usos ampliados (post-2021)

La SBA amplió los usos elegibles en septiembre de 2021:

• Adquisición de activos fijos: Compra de equipos necesarios para las operaciones
• Expansión de instalaciones: Crecimiento del espacio físico de su negocio
• Refinanciamiento de ciertas deudas comerciales: Pago de algunas obligaciones existentes

En qué NO PUEDE gastar los fondos EIDL

Comprender los usos prohibidos es tan importante como conocer los gastos aprobados. La SBA prohíbe específicamente el uso del EIDL para:

Distribuciones a propietarios y gastos personales

• Dividendos a accionistas: No se permite distribuir utilidades a los propietarios
• Bonificaciones: Con excepciones limitadas para compensaciones basadas en el desempeño
• Compras personales: Vacaciones, vehículos personales o gastos ajenos al negocio
• Retiros de propietarios más allá de una compensación razonable: Extraer exceso de dinero del negocio

Reparación de daños físicos

Contrario a lo que podría pensarse, el EIDL no puede utilizarse para:

• Reparar daños físicos causados por el desastre: Para eso están los Préstamos por Desastre Físico para Empresas
• Reemplazar equipos o propiedades dañadas: A menos que se trate de un daño económico, no físico
• Gastos de reubicación: Mudar su negocio a una nueva ubicación

Actividades de inversión y expansión

• Expandir instalaciones más allá de las necesidades de capital de trabajo: Planes de crecimiento agresivos
• Compra de nuevos activos fijos (a menos que estén directamente relacionados con el mantenimiento de las operaciones)
• Iniciar nuevas empresas comerciales: El EIDL es para operaciones comerciales existentes

Otros usos prohibidos

• Pago de préstamos a accionistas o directivos: No puede pagarse a sí mismo
• Refinanciamiento de deuda personal: Solo deuda comercial
• Gastos ya cubiertos por otros programas de ayuda: Como los costos cubiertos por el PPP durante el período de condonación

EIDL y PPP: Comprensión de las reglas de coordinación

Si su empresa recibió fondos tanto del EIDL como del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP), debe mantenerlos separados:

La regla: El EIDL no puede utilizarse para los mismos gastos cubiertos por el PPP durante el período de condonación de 8 a 24 semanas.

Después de agotar los fondos del PPP: El EIDL puede cubrir la nómina, el alquiler, los intereses hipotecarios y los servicios públicos, las mismas categorías que cubría el PPP.

Mejor práctica: Agote primero sus fondos del PPP para gastos elegibles para condonación y luego utilice el EIDL para los costos operativos continuos.

Cómo realizar un seguimiento de sus gastos del EIDL: Mejores prácticas

La documentación adecuada no es opcional: es esencial. La SBA tiene el derecho de revisar sus finanzas en cualquier momento para garantizar el cumplimiento.

Abra una cuenta bancaria exclusiva

El mejor paso individual que puede tomar:

• Abra una cuenta de cheques empresarial separada exclusivamente para los fondos del EIDL
• Transfiera su depósito del EIDL a esta cuenta
• Realice todos los pagos relacionados con el EIDL únicamente desde esta cuenta
• Mantenga la cuenta activa hasta que el préstamo se haya pagado por completo

Esto crea un rastro documental automático que muestra claramente a dónde fue cada dólar.

Mantenga registros detallados

Para cada gasto pagado con fondos del EIDL, conserve:

• Facturas y recibos: Comprobantes de lo que se compró
• Estados de cuenta bancarios: Que muestren las transacciones
• Registros de nómina: Si utiliza fondos para salarios
• Contratos y acuerdos: Para alquiler, servicios, etc.
• Documentación fechada: Cuándo ocurrieron los gastos en relación con el desastre

Requisitos de retención de registros

La SBA requiere que mantenga registros actuales y adecuados durante:

• Los cinco años de operación más recientes
• Hasta tres años después del vencimiento del préstamo, O
• Tres años después de que el préstamo se pague en su totalidad

Cualquiera que sea el período más largo; planifique conservar estos registros durante décadas.

Considere usar un software de contabilidad

Las herramientas de contabilidad modernas pueden ayudarle a:

• Etiquetar transacciones relacionadas con el EIDL
• Generar informes que muestren el uso de los fondos
• Mantener registros digitales organizados
• Prepararse para posibles auditorías

Errores comunes del EIDL que se deben evitar

Aprender de los errores de otros puede ahorrarle importantes dolores de cabeza:

Error n.º 1: Mezclar fondos

Mezclar el dinero del EIDL con los fondos regulares de la empresa hace que el seguimiento sea casi imposible y levanta alertas durante las auditorías.

Solución: Una cuenta bancaria exclusiva, siempre.

Error n.º 2: Uso de fondos para fines prohibidos

Incluso el uso indebido bien intencionado puede acarrear sanciones. Algunos dueños de negocios no se dan cuenta de que los gastos personales o las distribuciones a los propietarios están prohibidos.

Solución: En caso de duda, consulte las directrices de la SBA antes de gastar.

Error n.º 3: Documentación deficiente

Gastó el dinero correctamente, pero no puede probarlo años después cuando la SBA lo solicita.

Solución: Documente todo en tiempo real, no de forma retroactiva.

Error n.º 4: Olvidar que es un préstamo

A diferencia del PPP, el EIDL no es condonable. Algunas empresas gastan libremente sin planificar el reembolso.

Solución: Integre los pagos del préstamo en su plan financiero a largo plazo desde el primer día.

Error n.º 5: Errores en la solicitud

Los errores en su solicitud original, como conteos de empleados o cifras de nómina incorrectos, pueden desencadenar auditorías más adelante.

Solución: Revise la precisión de su solicitud. Si encuentra errores, comuníquese con el servicio al cliente de la SBA de inmediato para corregirlos.

Preparación para posibles auditorías de la SBA

La SBA realiza revisiones de los préstamos EIDL, centrándose particularmente en:

• Si los fondos se utilizaron para fines elegibles
• La coherencia entre las afirmaciones de la solicitud y los registros financieros reales
• Empresas que mostraron una recuperación rápida después de reclamar pérdidas graves

Banderas rojas de auditoría

Los investigadores de la SBA pueden observar más de cerca a las empresas que:

• Informaron mayores recuentos de empleados o nóminas para obtener préstamos más grandes
• Reclamaron pérdidas graves pero se recuperaron rápidamente
• Muestran discrepancias entre las pérdidas reportadas y las declaraciones de impuestos posteriores
• Cerraron poco después de recibir los fondos

Su mejor defensa

• Mantenga registros financieros organizados y completos
• Asegúrese de que sus gastos del EIDL coincidan con los fines declarados
• Mantenga conciliada su cuenta exclusiva del EIDL
• Conserve toda la documentación durante el período requerido
• Considere trabajar con un contador profesional

Reembolso del EIDL: Planificación a largo plazo

Con plazos de préstamo de hasta 30 años, el EIDL se convierte en una obligación financiera a largo plazo. Aquí le explicamos cómo gestionarlo de manera efectiva:

Comprenda su cronograma de pagos

• Los pagos generalmente comienzan 12 meses después del desembolso
• El interés continúa acumulándose durante el aplazamiento para los préstamos COVID-19 EIDL
• Los pagos mensuales se calculan en función del monto de su préstamo, la tasa de interés y la duración del plazo

Integre los pagos en su presupuesto

• Calcule el monto de su pago mensual
• Inclúyalo como un gasto fijo en sus proyecciones financieras
• Configure pagos automáticos para evitar retrasos
• Considere pagar más del mínimo cuando el flujo de caja lo permita

Opciones por dificultades económicas

Si tiene dificultades para realizar los pagos, la SBA históricamente ha ofrecido programas de ayuda. Si bien el Plan de Acomodo por Dificultades Económicas del EIDL finalizó en marzo de 2025, comuníquese directamente con la SBA si enfrenta dificultades; es posible que haya opciones disponibles.

Mantenga sus finanzas organizadas desde el primer día

La gestión de un préstamo EIDL, o de cualquier financiamiento empresarial, requiere un seguimiento financiero constante y preciso. El enfoque de la cuenta bancaria exclusiva no es solo bueno para el cumplimiento; es un modelo de cómo cada empresa debería organizar sus finanzas.

Los registros financieros claros le ayudan a tomar mejores decisiones, prepararse para la temporada de impuestos y demostrar credibilidad ante futuros prestamistas. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros, sin cajas negras ni dependencia de proveedores. Ya sea que esté realizando un seguimiento de los fondos del EIDL o gestionando las operaciones diarias, tener una visibilidad financiera confiable es fundamental. Comience de forma gratuita y descubra por qué los profesionales se están pasando a la contabilidad en texto plano.

Conclusiones clave

1. Los fondos del EIDL son para capital de trabajo y gastos operativos, no para expansión, uso personal o reparaciones de daños físicos.

2. Abra una cuenta bancaria exclusiva para los fondos del EIDL de inmediato. Este sencillo paso facilita enormemente el cumplimiento normativo.

3. Documente todo y conserve los registros durante al menos tres años después del vencimiento o la liquidación total del préstamo.

4. El EIDL no es condonable: planifique el reembolso desde el principio.

5. Evite mezclar fondos con cuentas comerciales regulares o gastos cubiertos por el PPP.

6. En caso de duda, no gaste: verifique primero las directrices de la SBA. Las sanciones pueden superar el monto del préstamo en sí.

La clave para gestionar con éxito su préstamo EIDL es tratarlo como una oportunidad y una responsabilidad a la vez. Utilizados correctamente, estos fondos pueden ayudar a su empresa a superar tiempos difíciles. Si se utilizan incorrectamente, pueden crear problemas mucho peores que el propio desastre. Manténgase organizado, cumpla con las normas y siga impulsando su negocio.