Com gastar el seu préstec EIDL: Una guia completa per a propietaris de petites empreses

El xec s'ha cobrat, els fons ja són al compte de la teva empresa i ara sorgeix la pregunta que es fa cada prestatari de l'EIDL: en què pots gastar exactament aquests diners?

Els Préstecs per Desastres per Danys Econòmics (EIDL, per les seves sigles en anglès) de l'Administració de la Petita Empresa (SBA) ofereixen un salvavides financer quan es produeix un desastre, ja sigui un huracà, un incendi forestal o una crisi econòmica. Però a diferència d'altres programes d'ajuda, l'EIDL té regles estrictes sobre com es poden utilitzar els fons. Un mal ús pot comportar penalitzacions de fins a 1,5 vegades l'import del préstec, convertint un préstec de 100.000 $en un problema de 150.000$.

Aquesta guia detalla exactament què pots i què no pots fer amb els teus fons EIDL, a més d'estratègies pràctiques per mantenir el compliment i fer que cada dòlar compti.

Què és un préstec EIDL?

El Préstec per Desastres per Danys Econòmics és un programa d'assistència federal gestionat per l'SBA, dissenyat per oferir préstecs a baix interès a empreses i entitats sense ànim de lucre que pateixen danys econòmics substancials a causa de desastres declarats. A diferència de les subvencions o els préstecs condonables, l'EIDL s'ha de retornar íntegrament.

Condicions clau del préstec

• Import màxim del préstec: Fins a 2 milions de dòlars
• Tipus d'interès: 3,75% per a petites empreses, 2,75% per a entitats sense ànim de lucre
• Terminis de devolució: Fins a 30 anys
• Ajornament del pagament: Primers 12 mesos (va ser de 30 mesos per als préstecs EIDL de la COVID-19)
• Garantia: Requerida per a préstecs superiors a 25.000 $

Els llargs terminis de devolució i els baixos tipus d'interès fan de l'EIDL una de les opcions de finançament més assequibles disponibles per a les petites empreses que s'enfronten a dificultats econòmiques.

En què POTS gastar els fons de l'EIDL

L'EIDL està dissenyat per cobrir el capital de treball i les despeses operatives habituals que la teva empresa no pot pagar a causa de l'impacte econòmic del desastre. Això és el que és elegible:

Despeses operatives del dia a dia

La base de la despesa aprovada per l'EIDL inclou:

• Costos de nòmina: Salaris, sous i beneficis per als empleats
• Pagaments de lloguer i hipoteca: Els costos d'ubicació del teu negoci
• Subministraments: Serveis d'electricitat, gas, aigua, internet i telèfon
• Primes d'assegurança: Pagaments d'assegurances empresarials
• Compres d'inventari: Reposició de mercaderies per a la venda
• Material i equip d'oficina: Articles necessaris per mantenir les operacions en funcionament

Deutes fixos i obligacions financeres

Els fons EIDL poden cobrir els deutes habituals de l'empresa:

• Pagaments de préstecs: Obligacions de préstecs comercials existents en les seves dates de pagament previstes
• Pagaments de targetes de crèdit: Pagaments mínims mensuals o regulars en crèdit empresarial
• Deute comercial: Altres obligacions financeres que existien abans del desastre
• Comptes a pagar: Diners deguts a venedors i proveïdors

Serveis professionals

També pots utilitzar l'EIDL per a serveis empresarials essencials:

• Serveis de comptabilitat i llibres: Mantenir els teus registres financers en ordre
• Honoraris legals: Despeses legals relacionades amb el negoci
• Subscripcions de programari: Eines necessàries per a les operacions
• Allotjament web i costos tecnològics: Infraestructura digital

Usos ampliats (Post-2021)

L'SBA va ampliar els usos elegibles al setembre de 2021:

• Adquisició d'actius fixos: Compra d'equips necessaris per a les operacions
• Expansió de les instal·lacions: Creixement de l'espai físic del teu negoci
• Refinançament de certs deutes empresarials: Pagament d'algunes obligacions existents

En què NO POTS gastar els fons de l'EIDL

Comprendre els usos prohibits és tan important com conèixer les despeses aprovades. L'SBA prohibeix específicament l'ús de l'EIDL per a:

Distribucions als propietaris i despeses personals

• Dividends als accionistes: No es poden distribuir beneficis als propietaris
• Bonificacions: Amb excepcions limitades per a la compensació basada en el rendiment
• Compres personals: Vacances, vehicles personals o despeses no relacionades amb el negoci
• Retirades de capital del propietari més enllà d'una compensació raonable: Extreure diners en excés del negoci

Reparacions de danys físics

De manera contraintuïtiva, l'EIDL no es pot utilitzar per a:

• Reparar danys físics causats pel desastre: Per a això serveixen els Préstecs per Desastres Físics Empresarials
• Substituir equips o propietats danyades: A menys que es tracti de danys econòmics i no de danys físics
• Despeses de trasllat: Moure el teu negoci a una nova ubicació

Activitats d'inversió i expansió

• Ampliació de les instal·lacions més enllà de les necessitats de capital de treball: Plans de creixement agressius
• Compra de nous actius fixos (a menys que estigui directament relacionat amb el manteniment de les operacions)
• Inici de noves iniciatives empresarials: L'EIDL és per a les operacions comercials existents

Altres usos prohibits

• Pagament de préstecs a accionistes o principals: No et pots pagar a tu mateix
• Refinançament de deute personal: Només deute empresarial
• Despeses ja cobertes per altres programes d'ajuda: Com ara els costos coberts pel PPP durant el període de condonació

EIDL i PPP: Comprendre les regles de coordinació

Si la teva empresa ha rebut fons tant de l'EIDL com del Programa de Protecció de Nòmines (PPP), has de mantenir-los separats:

La regla: L'EIDL no es pot utilitzar per a les mateixes despeses cobertes pel PPP durant el període de condonació de 8 a 24 setmanes.

Un cop esgotats els fons del PPP: L'EIDL pot cobrir llavors nòmines, lloguer, interessos hipotecaris i subministraments: les mateixes categories que cobria el PPP.

Bones pràctiques: Esgota primer els teus fons del PPP per a les despeses elegibles per a la condonació i, a continuació, utilitza l'EIDL per als costos operatius corrents.

Com fer el seguiment de la despesa de l'EIDL: Millors pràctiques

Una documentació adequada no és opcional, és essencial. L'SBA té el dret de revisar les teves dades financeres en qualsevol moment per garantir-ne el compliment.

Obre un compte bancari exclusiu

El millor pas que pots fer és:

• Obrir un compte corrent d'empresa separat exclusivament per als fons de l'EIDL
• Transferir el dipòsit de l'EIDL a aquest compte
• Realitzar tots els pagaments relacionats amb l'EIDL només des d'aquest compte
• Mantenir el compte actiu fins que el préstec s'hagi retornat totalment

Això crea un rastre documental automàtic que mostra clarament on ha anat a parar cada euro.

Mantingues registres detallats

Per a cada despesa pagada amb fons de l'EIDL, conserva:

• Factures i rebuts: Prova del que s'ha comprat
• Extractes bancaris: On es mostrin les transaccions
• Registres de nòmines: Si utilitzes els fons per a salaris
• Contractes i acords: Per a lloguers, serveis, etc.
• Documentació datada: Quan es van produir les despeses en relació amb el desastre

Requisits de conservació de registres

L'SBA t'obliga a mantenir registres actuals i adequats durant:

• Els cinc anys d'operació més recents
• Fins a tres anys després del venciment del préstec, O BÉ
• Tres anys després que el préstec s'hagi pagat íntegrament

El període que sigui més llarg; planifica conservar aquests registres durant dècades.

Considera l'ús de programari de comptabilitat

Les eines de comptabilitat modernes et poden ajudar a:

• Etiquetar les transaccions relacionades amb l'EIDL
• Generar informes que mostrin l'ús dels fons
• Mantenir registres digitals organitzats
• Preparar-te per a possibles auditories

Errors comuns de l'EIDL que cal evitar

Aprendre dels errors dels altres et pot estalviar maldecaps significatius:

Error núm. 1: Mescla de fons

Barrejar els diners de l'EIDL amb els fons habituals de l'empresa fa que el seguiment sigui gairebé impossible i aixeca sospites durant les auditories.

Solució: Un compte bancari exclusiu, sempre.

Error núm. 2: Ús dels fons per a finalitats prohibides

Fins i tot un mal ús ben intencionat pot comportar sancions. Alguns propietaris d'empreses no s'adonen que les despeses personals o les distribucions als propietaris estan prohibides.

Solució: En cas de dubte, consulta les directrius de l'SBA abans de gastar.

Error núm. 3: Documentació deficient

Has gastat els diners correctament, però no pots demostrar-ho anys més tard quan l'SBA t'ho demana.

Solució: Documenta-ho tot en temps real, no de manera retroactiva.

Error núm. 4: Oblidar que és un préstec

A diferència del PPP, l'EIDL no és condonable. Algunes empreses gasten lliurement sense planificar el reemborsament.

Solució: Incorpora els pagaments del préstec al teu pla financer a llarg termini des del primer dia.

Error núm. 5: Errors en la sol·licitud

Els errors en la sol·licitud original —com ara recomptes incorrectes d'empleats o xifres de nòmines errònies— poden provocar auditories més endavant.

Solució: Revisa la teva sol·licitud per comprovar-ne l'exactitud. Si trobes errors, posa't en contacte amb el servei d'atenció al client de l'SBA immediatament per corregir-los.

Preparar-se per a possibles auditories de l'SBA

L'SBA realitza revisions dels préstecs EIDL, centrant-se especialment en:

• Si els fons s'han utilitzat per a finalitats elegibles
• La coherència entre el que es declarava a la sol·licitud i els registres financers reals
• Les empreses que han mostrat una recuperació ràpida després de declarar pèrdues greus

Senyals d'alerta en les auditories

Els investigadors de l'SBA poden mirar més de prop les empreses que:

• Han informat d'un nombre més alt d'empleats o nòmines per obtenir préstecs més grans
• Han declarat pèrdues greus però s'han recuperat ràpidament
• Mostren discrepàncies entre les pèrdues declarades i les declaracions d'impostos posteriors
• Han tancat poc després de rebre els fons

La teva millor defensa

• Mantingues registres financers organitzats i complets
• Assegura't que la teva despesa de l'EIDL s'ajusta a les finalitats establertes
• Mantingues el teu compte exclusiu de l'EIDL conciliat
• Conserva tota la documentació durant el període requerit
• Considera la possibilitat de treballar amb un comptable professional

Reemborsament de l'EIDL: Planificació a llarg termini

Amb terminis de préstec de fins a 30 anys, l'EIDL es converteix en una obligació financera a llarg termini. Aquí tens com gestionar-ho eficaçment:

Entén el teu calendari de pagaments

• Els pagaments solen començar 12 mesos després del desemborsament
• Els interessos continuen meritant-se durant el període de carència per als préstecs COVID-19 EIDL
• Els pagaments mensuals es calculen en funció de l'import del préstec, el tipus d'interès i la durada del termini

Incorpora els pagaments al teu pressupost

• Calcula l'import del teu pagament mensual
• Inclou-lo com una despesa fixa en les teves projeccions financeres
• Configura pagaments automàtics per evitar impagaments
• Considera pagar més del mínim quan el flux de caixa ho permeti

Opcions per dificultats econòmiques

Si tens dificultats per fer els pagaments, l'SBA ha ofert històricament programes d'adaptació. Tot i que el Pla d'Adaptació per Dificultats de l'EIDL va finalitzar el març de 2025, posa't en contacte directament amb l'SBA si t'enfrontes a dificultats; pot ser que hi hagi opcions disponibles.

Mantingues les teves finances organitzades des del primer dia

La gestió d'un préstec EIDL —o de qualsevol finançament empresarial— requereix un seguiment financer constant i precís. L'enfocament del compte bancari exclusiu no només és bo per al compliment normatiu; és un model de com cada empresa hauria d'organitzar les seves finances.

Uns registres financers clars t'ajuden a prendre millors decisions, a preparar-te per a la temporada d'impostos i a demostrar credibilitat davant futurs prestadors. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que et dóna total transparència i control sobre les teves dades financeres, sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Tant si estàs fent el seguiment dels fons de l'EIDL com si gestiones les operacions del dia a dia, tenir una visibilitat financera fiable és fonamental. Comença de franc i descobreix per què els professionals s'estan passant a la comptabilitat en text pla.

Conclusions principals

1. Els fons EIDL són per a capital de treball i despeses operatives—no per a l'expansió, l'ús personal o la reparació de danys físics.

2. Obriu immediatament un compte bancari exclusiu per als fons EIDL. Aquest senzill pas fa que el compliment normatiu sigui molt més fàcil.

3. Documenteu-ho tot i conserveu els registres durant almenys tres anys després del venciment o del pagament total del préstec.

4. L'EIDL no és condonable—planifiqueu-ne el reemborsament des del principi.

5. Eviteu barrejar fons amb els comptes comercials habituals o amb les despeses cobertes pel PPP.

6. En cas de dubte, no gasteu—verifiqueu primer les directives de la SBA. Les sancions poden superar l'import del propi préstec.

La clau per gestionar amb èxit el vostre préstec EIDL és tractar-lo alhora com una oportunitat i com una responsabilitat. Utilitzats correctament, aquests fons poden ajudar a mantenir la vostra empresa durant moments difícils. Si s'utilitzen de manera incorrecta, poden crear problemes molt pitjors que el propi desastre. Manteniu l'organització, compliu la normativa i feu que la vostra empresa continuï avançant.