Pagaste $3,200 a la adolescente del vecindario por las noches de cita de los viernes este año. Aquí viene la sorpresa: ante los ojos del IRS, ahora eres un empleador doméstico. Debes impuestos de Seguro Social y Medicare sobre cada dólar de esos salarios, necesitas un número de identificación de empleador y tu declaración de impuestos acaba de ganar un anexo nuevo. La mayoría de los padres nunca lo ve venir, porque nadie piensa en una niñera como una empleada. El IRS sí.
Esta guía recorre los tres cables trampa que importan para 2026: el umbral de $3,000 para el cuidado casual de niños, la exención para estudiantes menores de 18 años que salva a la mayoría de las familias, y el punto en el que el Formulario H entra en tu vida.
Tu niñera es tu empleada, no tu contratista
La primera idea errónea que hay que aclarar es la clasificación. Cuando le dices a una niñera a qué hora llegar, qué pueden comer los niños, a qué hora es la de dormir y cómo manejar la rutina de la noche, controlas qué trabajo se hace y cómo se hace. Según la prueba de control del IRS, eso convierte a la niñera en tu empleada doméstica.
Esa clasificación tiene dos consecuencias prácticas:
- No puedes emitir un 1099 a una niñera. Una empleada doméstica recibe un Formulario W-2, no un Formulario 1099-NEC. Presentar un 1099 por una niñera a la que diriges es una clasificación incorrecta, y le carga a la niñera el impuesto completo de trabajo por cuenta propia del 15.3 por ciento en lugar de la parte del empleado del 7.65 por ciento.
- El cálculo del umbral es por niñera, no por hogar. Si tres adolescentes distintas ganaron $1,500 cada una cuidando a tus hijos, ninguna cruzó la línea. Lleva un registro de los salarios de cada niñera por separado.
La excepción limitada es una niñera que realmente dirige su propio negocio: fija su propio horario entre muchas familias, trae sus propias condiciones y trabaja sin tu dirección diaria. Una adolescente que cuida niños para varias familias del vecindario puede seguir siendo la empleada doméstica de cada familia. Tener múltiples clientes por sí solo no convierte a alguien en contratista.
La línea de $3,000: El umbral de 2026 para el cuidado casual de niños
Para 2026, si pagas a cualquier empleada doméstica salarios en efectivo de $3,000 o más durante el año calendario, entran en juego los impuestos de Seguro Social y Medicare. Esa cifra subió desde $2,800 en 2025 y se fija cada año a partir del índice nacional de salario promedio.
Tres detalles toman a las familias por sorpresa:
- Cruza la línea por un dólar y el monto completo es gravable. Gana $2,999 y no se debe FICA. Gana $3,001 y los impuestos de Seguro Social y Medicare aplican sobre los $3,001 completos, no solo sobre el dólar de más. No hay aplicación gradual.
- Los salarios en efectivo incluyen cheques, transferencias y dinero en efectivo. Los pagos en especie como alojamiento y comida no cuentan, pero cada dólar que le envías a la niñera por Venmo sí cuenta.
- Las niñeras ocasionales normalmente se quedan por debajo. Diez noches de cita a $80 son $800. Las familias que cruzan los $3,000 son las que tienen una niñera semanal regular, un arreglo de recogida después de la escuela o un verano entero con la misma adolescente.
Mantenerse por debajo de $3,000 por niñera significa que no hay obligación de FICA ni de W-2 para esa niñera, y esa niñera por sí sola nunca genera la presentación del Formulario H. Ese es todo el plan fiscal detrás del cuidado casual de niños en noches de cita, y para la mayoría de las familias ahí termina la historia.
La exención para menores de 18 años: Por qué la mayoría de las niñeras adolescentes no deben nada
Aquí está la regla que rescata el arreglo clásico de niñera de verano. Los salarios pagados a una empleada que es menor de 18 años en cualquier momento del año están exentos de los impuestos de Seguro Social y Medicare, a menos que el trabajo doméstico sea la ocupación principal de la empleada. Y el IRS es explícito: si la empleada es estudiante, el trabajo doméstico no es su ocupación principal.
En términos sencillos, una estudiante de secundaria o universidad que cuida niños a tiempo parcial está exenta de FICA incluso si le pagas bastante más de $3,000 al año. La exención cubre tanto la parte de la niñera como tu parte correspondiente, porque los salarios simplemente no están sujetos al impuesto.
Conoce los límites:
- Termina a los 18. Una vez que la niñera cumple 18, la exención se detiene y aplican las reglas ordinarias de FICA a los salarios posteriores.
- "Ocupación principal" apunta al profesional, no al estudiante. Una adolescente de 17 años que abandonó los estudios para trabajar de niñera a tiempo completo no está exenta. Una estudiante que cuida niños cada fin de semana sí lo está.
- Tu propio hijo es una exención aparte y más amplia. Los salarios que pagas a tu propio hijo menor de 21 años por trabajo doméstico están exentos de FICA independientemente de su condición de estudiante.
- Cubre solo FICA, no el impuesto de desempleo. Una niñera adolescente que no es tu hija sigue estando cubierta por el impuesto federal de desempleo si tu nómina trimestral alcanza la prueba de FUTA que se describe a continuación. La exención para estudiantes no llega tan lejos.
Así que la vecina de 16 años que ganó $4,000 durante el verano no debe impuesto de Seguro Social ni Medicare sobre eso, y tú tampoco. Esa es la frase más útil de esta guía.
El cable trampa después de FICA: El impuesto federal de desempleo
Incluso cuando FICA no aplica, el impuesto federal de desempleo (FUTA) todavía puede arrastrarte a presentar la declaración. Debes FUTA si pagaste salarios en efectivo totales de $1,000 o más a empleadas domésticas en cualquier trimestre calendario. Nota la diferencia: esta prueba analiza todos los salarios domésticos combinados por trimestre, no por empleada por año.
El cálculo es pequeño pero el papeleo es real. FUTA es del 6 por ciento sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleada, pero los empleadores que pagan su impuesto estatal de desempleo a tiempo reciben un crédito del 5.4 por ciento, dejando una tasa federal efectiva del 0.6 por ciento. Sobre $4,000 de salarios de niñera, eso son $24. La trampa es que deber cualquier FUTA significa presentar el Formulario H con tu declaración.
Una niñera de verano a la que se le pagó $1,200 al mes en junio, julio y agosto supera los $1,000 en dos trimestres distintos. Incluso con la exención de FICA para menores de 18 años eliminando los impuestos de Seguro Social y Medicare, igual presentas el Formulario H para reportar y pagar el FUTA. Las familias rutinariamente pasan por alto esta.
Lo que realmente exige cruzar la línea
Si una niñera cruza los $3,000 en salarios sujetos a FICA, o tu nómina trimestral activa la prueba de FUTA, te conviertes en empleador doméstico por completo. Aquí está la lista de verificación de cumplimiento:
Obtén un número de identificación de empleador
Necesitas un EIN para presentar el Formulario H y emitir un W-2. Solicítalo gratis en el sitio web del IRS; toma minutos. No uses tu número de Seguro Social como identificación de empleador.
Lleva un registro de los salarios todo el año
Mantén un registro simple por niñera: fechas trabajadas, horas, montos pagados y cómo pagaste. Una hoja de cálculo es suficiente. Necesitarás los totales anuales para el W-2 y el Formulario H, y los totales trimestrales para la prueba de FUTA. Retener el impuesto federal sobre la renta del pago de una empleada doméstica no es obligatorio a menos que ambos lo acuerden por escrito, pero puedes hacerlo si la niñera lo solicita y completa un Formulario W-4.
Emite un W-2 antes del 31 de enero
Cualquier empleada doméstica cuyos salarios estuvieron sujetos a los impuestos de Seguro Social y Medicare recibe un W-2, y presentas la Copia A ante la Administración del Seguro Social. Si solo aplicó FUTA, no se requiere W-2, aunque los salarios siguen siendo ingreso para la niñera.
Presenta el Formulario H con tu Formulario 1040
El Formulario H es donde calculas los impuestos de Seguro Social, Medicare y FUTA que debes como empleador doméstico. No hay presentaciones trimestrales del 941 para el empleo doméstico. Puedes pagar el saldo con tu declaración, pero cuidado: una factura grande en abril puede activar una penalización por pago insuficiente. Muchos empleadores domésticos evitan eso aumentando la retención de sus propios cheques de pago o haciendo pagos estimados trimestrales.
Revisa tu estado
Las reglas federales son solo la mitad del panorama. Los estados imponen sus propios requisitos a los empleadores domésticos: reporte de nuevas contrataciones, registro del seguro estatal de desempleo, retención del impuesto estatal sobre la renta y, a veces, compensación laboral o contribuciones de licencia familiar pagada. Los umbrales y las fechas límite varían mucho, así que revisa las agencias laborales y de ingresos de tu estado antes de tu primer día de pago regular.
La recompensa: Los salarios de la niñera pueden generarte un crédito fiscal
Hay buenas noticias del otro lado del balance. Los montos que pagas a una niñera para que puedas trabajar o buscar trabajo pueden calificar para el Crédito por Cuidado de Hijos y Dependientes, reclamado en el Formulario 2441. Los requisitos:
- El cuidado debe ser para una persona calificada, por lo general un niño menor de 13 años, y debe permitirte (y a tu cónyuge, si estás casado) trabajar o buscar trabajo. Los campamentos con pernocta no cuentan.
- Necesitas el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal del proveedor en tu declaración. Pide un Formulario W-9 desde el principio; perseguir el número de Seguro Social de una adolescente en abril no es la idea de diversión de nadie.
- No puedes reclamar pagos a tu cónyuge, a nadie a quien reclames como dependiente ni a tu propio hijo menor de 19 años.
Para 2026 el crédito mejoró de manera significativa. La Ley One Big Beautiful Bill aumentó la tasa máxima del crédito del 35 por ciento al 50 por ciento de los gastos calificados, de forma permanente. Los límites de gastos no cambiaron: hasta $3,000 para una persona calificada y $6,000 para dos o más. Las familias de menores ingresos ven el mayor beneficio, y la tasa se reduce gradualmente hasta un piso del 20 por ciento a medida que aumentan los ingresos.
Una regla de coordinación: si financias una FSA de cuidado de dependientes en el trabajo (hasta $7,500 para 2026), cada dólar de la FSA reduce los gastos que puedes contar para el crédito. Calcula ambos números antes de decidir cómo dividir los costos de cuidado entre la FSA y el crédito.
Errores comunes que les cuestan dinero a las familias
Pagar en efectivo sin registros. El efectivo está bien como método de pago, pero "efectivo" no es un sistema de registro. Sin un registro, no puedes probar que te mantuviste por debajo de $3,000, no puedes completar un W-2 y no puedes justificar el crédito por cuidado de dependientes. Registra cada pago la semana en que ocurre.
Asumir que el total de una niñera cubre a todas. La prueba de $3,000 es por empleada. Agrupar los salarios de tres niñeras y presentar un Formulario H que no debes es tan incorrecto como omitir una presentación que sí debes.
Olvidar el trimestre de FUTA. La exención para menores de 18 años adormece a las familias haciéndoles pensar que no existe ninguna presentación. Suma cada trimestre calendario por separado; $1,000 en cualquier trimestre significa Formulario H.
Omitir el TIN del proveedor. El crédito por cuidado de dependientes se rechaza sin la identificación fiscal de la niñera en el Formulario 2441. Recógela cuando la contratas, no en la temporada de impuestos.
Tratar a una niñera regular como contratista. Si controlas el horario y las tareas, esa niñera es tu empleada. Un 1099 no la convierte en contratista; te convierte a ti en incumplidor.
Mantén organizada tu nómina doméstica desde el primer día
La diferencia entre un Formulario H de cinco minutos y un fin de semana reconstruyendo el historial de Venmo es un registro de salarios que llevas sobre la marcha. Registra las fechas, las horas y los pagos de cada niñera en un solo lugar, y los umbrales de esta guía se convierten en números simples de verificar en lugar de misterios que reconstruir. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que te da transparencia y control completos sobre tus datos financieros, y la nómina doméstica es solo otro conjunto de transacciones que registrar junto con el resto de tus libros. Comienza gratis y descubre por qué los desarrolladores y los profesionales de finanzas están cambiando a la contabilidad en texto plano.
