Contrataste a tu primer empleado. La carta de oferta está firmada, el W-4 está en tu escritorio, y entonces la realidad golpea: ¿cuánto impuesto federal debes retener de ese primer cheque de pago, cuándo lo envías al IRS, y qué formularios demuestran que lo hiciste correctamente? Si te equivocas en cualquiera de estos pasos, las multas se acumulan rápidamente: del 2% al 15% solo por depósitos atrasados.
La Publicación 15, también llamada Circular E, es el manual único del IRS para empleadores sobre exactamente esto. No es una lectura ligera con sus más de 70 páginas, pero cada respuesta sobre la retención del impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare, los calendarios de depósitos y las declaraciones trimestrales y de fin de año se encuentra allí. Aquí está la traducción práctica.
Qué es realmente la Circular E (y quién la necesita)
La Publicación 15 (Circular E), Guía Fiscal para Empleadores, es el libro de reglas actualizado anualmente por el IRS para cualquier negocio o empleador doméstico que pague salarios sujetos a retención federal. Si tienes empleados (de tiempo completo, de medio tiempo, estacionales, o incluso un solo barista de medio tiempo), eres un empleador para este propósito.
Cubre:
- Quién es un empleado a efectos federales y por qué importa que un contratista 1099 no esté cubierto aquí
- Qué cuenta como salario (sueldo, bonificaciones, propinas, beneficios adicionales gravables, ciertos reembolsos)
- Cómo retener correctamente el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare
- Cuándo y cómo depositar esos impuestos
- Qué declaraciones presentar: Formulario 941 cada trimestre, Formulario 940 anualmente para el FUTA, y Formularios W-2 y W-3 al final del año
Dos publicaciones complementarias lo amplían: la Publicación 15-A cubre los salarios suplementarios y situaciones de retención más complejas, y la Publicación 15-B cubre el tratamiento fiscal de los beneficios adicionales como la cobertura de salud y el seguro de vida colectivo. Para el 90% de las pequeñas empresas, la Publicación 15 en sí misma es suficiente en el día a día.
Si utilizas un proveedor de nómina, aún necesitas entender la Circular E. El proveedor ejecuta tus instrucciones, pero tú sigues siendo legalmente responsable de los depósitos oportunos y las declaraciones precisas.
Los tres impuestos que retienes o pagas en cada cheque de pago
Cada cheque de pago regular involucra tres componentes federales. La Circular E te indica las tasas de 2026, las bases salariales y cómo aplicarlas.
1. Retención del Impuesto Federal sobre la Renta
No hay una tasa fija. Retienes basándote en el Formulario W-4 del empleado, la frecuencia de pago y las tablas de retención del IRS o las tablas del método de porcentaje en la Publicación 15.
Puntos clave para 2026:
- El IRS actualiza las tablas de tramos salariales y del método de porcentaje cada año por inflación. Para 2026, la deducción estándar para solteros es $15,000 y para casados que presentan en conjunto es $30,000, por lo que las tablas se desplazan ligeramente respecto a 2025. Usar las tablas del año pasado resulta en una retención insuficiente.
- El Formulario W-4 (rediseño de 2020) ya no utiliza exenciones de retención. Los empleados ahora indican directamente su estado civil, dependientes, otros ingresos y retención adicional. Si aún tienes W-4 antiguos en archivo, los respetas hasta que el empleado presente uno nuevo.
- Se permiten dos métodos: el método de tablas de tramos salariales (consulta rápida para salarios dentro del rango de la tabla) y el método de porcentaje (basado en fórmulas, mejor para software de nómina). Ambos dan el mismo resultado cuando se aplican correctamente.
Consejo práctico: En caso de duda, agrega el monto de retención adicional del empleado del Paso 4(c) del W-4 después de consultar el monto base. Esa cantidad adicional es el lugar más común donde los pequeños empleadores olvidan sumar.
2. Seguro Social (OASDI): 6.2% para Cada Parte
Para 2026, retienes el 6.2% de los salarios para el Seguro Social hasta la base salarial anual de $176,100 (la base se indexa y se restablece cada enero; confirma que tu software de nómina refleje la cifra del año actual antes de tu primera ejecución). Tú como empleador igualas otro 6.2%. Una vez que un empleado supera la base salarial en salarios acumulados durante el año, dejas de retener el Seguro Social, pero continúas reteniendo Medicare.
Ninguna elección del W-4 afecta esto. Es un porcentaje fijo hasta el tope.
3. Medicare: 1.45% más el 0.9% adicional
Retienes el 1.45% de todos los salarios para Medicare sin tope, e igualas el 1.45%. Para salarios superiores a $200,000 en un año calendario (independientemente del estado civil a efectos de retención; el empleado resuelve lo de conjunto vs. soltero en su propia declaración), también retienes un Impuesto Adicional de Medicare del 0.9% (solo del empleado, sin contraparte del empleador).
Ese umbral de $200,000 se aplica por empleado, por nómina, sin considerar los salarios del cónyuge. Comienzas el 0.9% adicional en el período de pago en que el empleado supera por primera vez los $200,000 y continúas aplicándolo el resto del año.
Cálculo rápido para un salario de $60,000 pagado quincenalmente:
- Seguro Social: $2,307.69 × 6.2% = $143.08 retenidos, $143.08 parte del empleador
- Medicare: $2,307.69 × 1.45% = $33.46 por cada lado
- Impuesto federal sobre la renta: depende del W-4: para un soltero sin ajustes usando las tablas de 2026, aproximadamente $180-$210 dependiendo de las deducciones antes de impuestos
La conclusión: el Seguro Social y Medicare son mecánicos. El impuesto federal sobre la renta es donde la precisión del W-4 importa.
Cómo calcular realmente la retención sin adivinar
La Publicación 15 presenta dos caminos aprobados por el IRS. Elige uno y sé consistente.
Opción A: Tablas de Tramos Salariales
Ideal para nómina manual con una frecuencia de pago. Encuentras la tabla para tu período de nómina (semanal, quincenal, semimensual, mensual), localizas el salario ajustado del empleado después de restar las contribuciones antes de impuestos al 401(k) y los beneficios de la Sección 125, y luego cruzas con el estado civil. La tabla te da el monto de retención.
Límites: Las tablas solo llegan hasta un cierto monto salarial. Por encima de eso, debes usar el método de porcentaje.
Opción B: Método de Porcentaje
Mejor para hojas de cálculo o software. Debes:
- Comenzar con el salario bruto del período
- Restar las deducciones antes de impuestos (401(k), HSA, primas de seguro de salud)
- Restar la parte correspondiente a un período de pago de la deducción estándar y los tramos impositivos convertidos a una base por período (la hoja de trabajo de la Publicación 15 hace esto)
- Aplicar las tasas progresivas (10%, 12%, 22%, etc.) al resto
- Agregar cualquier retención adicional del Paso 4 del W-4
La mayoría del software de nómina utiliza el método de porcentaje internamente. Si creas tu propia hoja de cálculo, replica exactamente la hoja de trabajo de la Publicación 15: no aproximes con tramos anuales divididos por 26.
No Olvides los Ajustes Antes de Impuestos
No cada dólar es retenible. El orden importa:
- Reduce los salarios para el impuesto federal sobre la renta por el 401(k) tradicional, HSA a través de un plan de cafetería y primas de seguro de salud de la Sección 125
- No reduzcas los salarios del Seguro Social y Medicare por el 401(k) (el 401(k) sigue sujeto al FICA)
- Reduce los tres por los beneficios de salud y cuidado de dependientes de la Sección 125 cuando estén estructurados correctamente
Esa distinción (el 401(k) está exento de la retención del impuesto sobre la renta, pero no del FICA) atrapa a muchas hojas de cálculo primerizas.
Calendarios de Depósito: La Parte que Genera Multas
Retener no es suficiente. Debes depositar lo retenido más la parte del empleador según el calendario que el IRS te asigne.
Mensual vs. Semanal: La Prueba de Retrospectiva lo Decide
Tu calendario de depósitos no es una elección. Se determina por tus impuestos de empleo totales reportados durante el período de retrospectiva: los cuatro trimestres que terminan el 30 de junio anterior. Para 2026, la retrospectiva es del 1 de julio de 2024 al 30 de junio de 2025.
- Si reportaste $50,000 o menos en esa retrospectiva, eres un depositante mensual: los depósitos vencen el día 15 del mes siguiente al de la nómina.
- Si reportaste más de $50,000, eres un depositante semanal: día de pago de miércoles a viernes → deposita el próximo miércoles; día de pago de sábado a martes → deposita el próximo viernes.
Los nuevos empleadores sin historial de retrospectiva son depositantes mensuales por defecto durante su primer año.
La Regla del Día Siguiente de $100,000
Si acumulas $100,000 o más en obligación en cualquier día, debes depositar al siguiente día hábil, y automáticamente te conviertes en semanal por el resto de ese año calendario y el siguiente.
La Vía de Escape Trimestral de $2,500
Si tu obligación trimestral total (Formulario 941, línea 12) es inferior a $2,500, puedes pagar con la declaración en lugar de hacer depósitos separados, pero solo si eres un depositante mensual. Los depositantes semanales deben depositar incluso los montos pequeños.
Cómo Depositar
Todos los depósitos se realizan a través de EFTPS (Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales). Se requiere el pago directo desde tu banco al IRS a través de EFTPS; enviar un cheque con la declaración ya no se acepta para la mayoría de los depósitos. Programa el pago al menos un día hábil antes de la fecha de vencimiento; la fecha de liquidación es lo que cuenta.
Multas por no depositar:
- 2% si se retrasa de 1 a 5 días
- 5% si se retrasa de 6 a 15 días
- 10% si se retrasa más de 15 días
- 15% si aún no se paga más de 10 días después del primer aviso del IRS
También se acumulan intereses desde la fecha de vencimiento. Por eso la Circular E dedica páginas al momento de los depósitos.
Formularios 941 y W-2: Cómo Reportas lo que Hiciste
Formulario 941: Trimestral, Cada Trimestre que Pagas Salarios
El Formulario 941 (Declaración Federal de Impuestos Trimestral del Empleador) concilia lo que retuviste y lo que depositaste.
- Vence el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre, 31 de enero para los trimestres calendario. Si los depósitos fueron oportunos y completos, obtienes 10 días adicionales.
- Reportas: salarios totales, impuesto federal sobre la renta retenido, salarios e impuestos del Seguro Social y Medicare (incluyendo el Medicare Adicional) y ajustes por propinas y pago por enfermedad.
- También completas el Anexo B o usas el desglose mensual en el Formulario 941 si eres un depositante mensual.
Incluso si no tuviste salarios en un trimestre pero sigues siendo un empleador, presentas una declaración en cero hasta que presentes una declaración final y marques la casilla de declaración final.
Formulario 940: FUTA Anual
Separado del enfoque principal de la Circular E, pero referenciado: el impuesto federal por desempleo (FUTA) es del 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado, con un crédito de hasta el 5.4% por pagos oportunos de desempleo estatal. La mayoría de los empleadores pagan efectivamente el 0.6%. Presenta el Formulario 940 anualmente antes del 31 de enero.
Formularios W-2 y W-3: Fin de Año
- Entrega los W-2 a los empleados antes del 31 de enero (para los salarios de 2026, eso es el 1 de febrero de 2027, ya que el 31 de enero es domingo, pero planifica para el 31 de enero).
- Presenta la Copia A del W-2 ante la Administración del Seguro Social y transmite el Formulario W-3 también antes del 31 de enero.
- La presentación electrónica es obligatoria si presentas 10 o más declaraciones informativas (W-2 más 1099 contados juntos).
La Casilla 1 del W-2 es el salario gravable federal (después de las deducciones antes de impuestos), la Casilla 3 es el salario del Seguro Social (generalmente más alto porque el 401(k) no se resta), la Casilla 5 es el salario de Medicare. Conciliar esas tres casillas es la forma más rápida de detectar un error en la configuración de la retención.
Cinco Errores sobre los que la Publicación 15 Advierte (sin Llamarlos Así)
1. Tratar a un Empleado como Contratista para Evitar la Retención
La Circular E se aplica a los empleados. Si alguien debería ser un empleado bajo la prueba de control de derecho común, etiquetarlo como contratista no elimina la obligación de retención; solo hace que la obligación, más las multas, recaigan sobre ti más tarde. Cuando la relación parece de empleado (tú fijas el horario, proporcionas las herramientas, controlas cómo se hace el trabajo), retén.
2. Olvidar los Beneficios Adicionales Gravámenes
El seguro de vida colectivo pagado por el empleador por encima de $50,000, el uso personal de un automóvil de la empresa y ciertos bonos y premios son salarios para la retención. La Publicación 15-B enumera las reglas de valoración. Regístralos como salarios en el período en que se proporciona el beneficio, no como una sorpresa al final del año.
3. Manejar Mal las Propinas
Si tienes un restaurante o salón, los empleados deben reportarte las propinas antes del día 10 del mes siguiente. Retienes el impuesto sobre la renta y el FICA sobre las propinas reportadas y las reportas en el Formulario 941. No pagas la parte del empleado de tu bolsillo: la cobras de los salarios regulares del empleado, y si los salarios son insuficientes, el faltante se traslada.
4. No Ajustar para Múltiples Empleos o Retención Adicional
Un empleado con dos trabajos puede estar reteniendo de menos si ambos empleadores usan las tablas estándar. La casilla del Paso 2 del W-4 (o la hoja de trabajo de múltiples empleos) y la retención adicional del Paso 4(c) existen para esta razón. Anima a los empleados con retención insuficiente a actualizar su W-4 en lugar de enfrentar un saldo adeudado.
5. Depositar Tarde porque Usas la Fecha del Pago Neto en Lugar de la Fecha de la Obligación
El reloj de depósito comienza el día de pago, la fecha en que los salarios se ponen a disposición, no al final del período de pago ni cuando ejecutas la nómina. Una ejecución de nómina el lunes para cheques con fecha del viernes crea la obligación el viernes.
Qué Cambió para 2026 que Deberías Actualizar
La Circular E se reemite cada diciembre. Para 2026, revisa estos puntos antes de tu primera nómina de enero:
- Tablas de retención: actualizadas para la nueva deducción estándar y los ajustes por inflación de los tramos. Reemplaza la tabla del año pasado inmediatamente.
- Base salarial del Seguro Social: $176,100 para 2026. Ajusta el tope de tu nómina.
- Tasas del FICA sin cambios: sigue siendo 6.2% Seguro Social, 1.45% Medicare, 0.9% Medicare Adicional sobre $200,000.
- Base salarial del FUTA: sigue siendo $7,000 a nivel federal, pero presta atención a las bases de desempleo estatales que a menudo son más altas (muchos estados están en $12,000-$20,000).
- Formulario W-4: sin rediseño para 2026, pero recuerda a los empleados que los cambios de vida (matrimonio, hijo, segundo empleo) deberían provocar un nuevo W-4.
- Umbral de presentación electrónica: 10 o más declaraciones informativas aún activan la presentación electrónica obligatoria para W-2 y 1099.
El IRS también continúa eliminando gradualmente los procesos en papel: si presentas los Formularios 941 o 940 en papel, espera un procesamiento más lento. La presentación electrónica a través de software aprobado por el IRS o un proveedor sigue siendo la más rápida.
Una Lista de Verificación de Implementación Simple para una Pequeña Empresa con 2-10 Empleados
Antes de la primera nómina:
- Obtén un EIN si no lo tienes, regístrate en EFTPS y confirma tus cuentas de retención y desempleo estatales
- Recoge los Formularios W-4 firmados y los formularios de retención estatales; verifica los SSN contra las tarjetas para evitar discrepancias en el W-2
- Decide la frecuencia de pago y mantente en ella: cambiar la frecuencia a mitad de trimestre complica el Anexo B del 941
Cada nómina:
- Calcula el bruto, resta los beneficios antes de impuestos en el orden correcto, aplica las tablas de la Publicación 15 y registra la parte del empleador por separado
- Realiza el depósito según tu calendario; guarda el número de confirmación de EFTPS con el registro de nómina
- Mantén un registro de nómina que muestre los salarios, la retención y los impuestos del empleador por empleado: este es tu rastro de auditoría
Cada trimestre:
- Concilia el registro de nómina con los débitos bancarios a EFTPS; corrige las diferencias antes de presentar el 941
- Presenta el Formulario 941 incluso para un trimestre sin salarios
- Paga la retención estatal y el desempleo estatal según sus propios calendarios (no son parte de la Circular E, pero vencen igualmente)
Cada enero:
- Concilia los cuatro 941 con los totales del W-3 antes de emitir los W-2: si no coinciden, encuentra el error antes de que los empleados presenten sus declaraciones
- Entrega los W-2 antes del 31 de enero, presenta el W-2/W-3 ante la SSA y presenta el Formulario 940 para el FUTA
- Emite los 1099-NEC antes del 31 de enero para contratistas pagados $600 o más (diferente del W-2, pero a menudo con el mismo vencimiento)
Cómo la Contabilidad Hace la Circular E Indolora, o Dolorosa
Los errores de impuestos de nómina rara vez comienzan en las tablas de impuestos. Comienzan en los libros: una sola cuenta bancaria para todo, obligaciones de nómina agrupadas en "gastos" y un apuro al final del trimestre para reconstruir lo que se retuvo.
Dale a cada impuesto de nómina su propia cuenta contable: retención federal por pagar, Seguro Social por pagar (separando la parte del empleado y del empleador), Medicare por pagar y FUTA por pagar. Cuando ejecutas la nómina, acredita esas cuentas por pagar y debita el gasto de salarios y el gasto de impuestos de nómina del empleador. Cuando depositas a través de EFTPS, debita las cuentas por pagar. En cualquier momento, el saldo restante en esas cuentas por pagar debe ser exactamente lo que debes pero no has depositado, nada más.
Concilia mensualmente. Si tu proveedor de nómina debita una sola suma global, divídela en tus libros usando el informe detallado del proveedor. Y mantén los registros de nómina durante al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto venció o se pagó, lo que sea posterior: es un requisito de mantenimiento de registros de la Circular E, no una sugerencia.
Los buenos libros también sacan a la luz las decisiones. Ver el Seguro Social y Medicare del empleador como un costo mensual separado (aproximadamente el 7.65% de los salarios hasta el tope) aclara el costo real de un aumento o una nueva contratación antes de hacer la oferta.
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Hacer correctamente la retención, los depósitos y los Formularios 941 y W-2 es realmente una disciplina contable: rastrea cada obligación de nómina en la cuenta correcta, deposita según el calendario y concilia antes de presentar. Beancount.io te ofrece contabilidad en texto plano que es transparente, con control de versiones y preparada para IA, para que tus cuentas por pagar de nómina, depósitos y conciliaciones trimestrales se mantengan auditables y exactamente donde esperas que estén. Comienza gratis y aporta el mismo rigor a tus libros que la Circular E aporta a la nómina.