Si contrató a alguien en el último año, completó un Formulario I-9: verificó los documentos, firmó y archivó. En un número creciente de estados, eso ya no es suficiente. También debe registrar al nuevo empleado en E-Verify, el sistema federal de verificación electrónica, y debe hacerlo dentro de los tres días posteriores a la contratación. En 2026, dos estados del Medio Oeste y del Sur están ampliando ese requisito de los grandes empleadores a todos.
Los legisladores de Florida avanzaron el Proyecto de Ley 197 de la Cámara para ampliar E-Verify de empleadores privados con 25 o más empleados a todos los empleadores privados del estado. La Ley FAIRNESS de Indiana entra en vigor el 1 de julio de 2026 y cubre a todos los empleadores, independientemente de su tamaño, con multas civiles de hasta $10,000 y la posibilidad de consecuencias en la licencia comercial por infracciones repetidas. Para una pequeña empresa que nunca se ha inscrito, la curva de aprendizaje es corta, pero la sanción por no hacerlo no lo es.
Aquí está el mapa de 2026 y el flujo de trabajo desde el primer día.
El mapa del mandato en expansión
La ley federal exige el Formulario I-9 para cada contratación, pero no exige que los empleadores privados usen E-Verify; la inscripción es voluntaria a nivel federal, a menos que sea un contratista federal. Los estados llenan el vacío.
A partir de 2026, nueve estados exigen que todos o casi todos los empleadores usen E-Verify (Alabama, Arizona, Florida para 25+ y públicos, Georgia 10+, Misisipi, Carolina del Norte 25+, Carolina del Sur todos los empleadores, y otros), mientras que una segunda ola está ampliando:
- Florida: Desde 2023, los empleadores privados con 25 o más empleados deben usar E-Verify dentro de los tres días hábiles posteriores a la contratación y conservar los registros de verificación durante tres años. Los empleadores públicos y los contratistas de cualquier tamaño están cubiertos desde 2021. El HB 197, avanzado en comité a principios de 2026, eliminaría el umbral de 25 empleados y exigiría que todos los empleadores privados se inscriban, pasando de un marco mixto voluntario/solo I-9 a un mandato uniforme para reducir las lagunas percibidas. Las versiones anteriores de 2025 que habrían entrado en vigor el 1 de julio de 2025 fracasaron en el Comité de Reglas del Senado tras la oposición empresarial por la capacitación y los costos; el impulso de 2026 es el intento renovado.
- Ley FAIRNESS de Indiana: A partir del 1 de julio de 2026, todos los empleadores están cubiertos, sin exención para pequeñas empresas. La ley exige E-Verify después de revisar los documentos de residencia e identificación aceptables, con multas civiles de hasta $10,000 por infracción y, sobre la mesa, el cierre de negocios por incumplimiento repetido. La ley es parte de un patrón estatal más amplio de 2025-2026 que también incluye la Ley de Integridad de la Fuerza Laboral de Ohio (19 de marzo de 2026, para construcción no residencial, hasta $25,000 por infracción), y proyectos de ley en Idaho, Montana y Texas que proponen cobertura para todos los empleadores.
La tendencia es alejarse de los umbrales. Donde los estados establecían anteriormente cortes de 10, 25 o 100 empleados, las nuevas propuestas reflejan la lógica del HB 197 de Florida: la aplicación uniforme es más simple de hacer cumplir y elimina el incentivo para mantenerse justo por debajo del umbral.
Lo que debe hacer por cada nuevo empleado
La inscripción es un paso; el flujo de trabajo por contratación es donde se gana o se pierde el cumplimiento:
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Complete el Formulario I-9 correctamente y a tiempo. E-Verify no reemplaza al I-9. Aún debe examinar físicamente (o mediante un representante autorizado según la alternativa remota) los documentos, registrarlos en el I-9 y firmar. Los errores comunes (aceptar documentos vencidos, omitir la fecha de la atestación del empleado o usar una versión incorrecta del I-9) causan no confirmaciones tentativas que retrasan la verificación.
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Cree el caso en E-Verify dentro de los tres días hábiles posteriores a la contratación. El reloj comienza el primer día de trabajo por pago, no en la fecha de la oferta. La creación tardía del caso es en sí misma una infracción, incluso si el empleado finalmente es confirmado.
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Resuelva las no confirmaciones tentativas con prontitud. Una TNC no significa que el empleado no esté autorizado; a menudo refleja un desajuste de nombre (apellido de soltera vs. casada, con guion) o un retraso en la base de datos de DHS/SSA. Notifique al empleado, entregue el Aviso de Acción Adicional y permítale impugnar. No despida, suspenda ni reasigne basándose únicamente en una TNC.
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No use E-Verify antes de la contratación ni para la reverificación. Preseleccionar solicitantes a través de E-Verify y reverificar a un empleado existente sin un evento calificante (por ejemplo, vencimiento de la autorización de trabajo) viola las reglas del programa y puede desencadenar investigaciones por discriminación.
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Conserve los registros. La regla de 25+ de Florida ya exige la retención durante tres años; la Ley FAIRNESS y la mayoría de los otros mandatos imponen una retención similar de tres años. Mantenga el I-9, el resultado del caso E-Verify y las copias de los documentos (si decide copiarlos) juntos, pero guárdelos por separado del archivo de personal para limitar el acceso.
El costo de no cumplir
Las sanciones estatales ahora superan con creces el costo administrativo de la inscripción:
- Indiana: Hasta $10,000 por infracción, con consecuencias para la operación comercial por patrones de infracciones
- Ohio (construcción): Hasta $25,000 por infracción
- Florida (bajo la ley actual de 25+): Inhabilitación de contratos estatales y aplicación a través de auditorías aleatorias del Departamento de Comercio; el HB 197 extendería esa exposición a todos los empleadores
Más allá de las multas, el riesgo operativo es una pausa en la contratación. Un empleador que se encuentre en infracción puede verse obligado a inscribirse y verificar a todos los empleados existentes contratados después de una fecha determinada, creando una carga de trabajo retroactiva durante una investigación.
El riesgo de discriminación federal también aumenta con un uso descuidado de E-Verify. Verificar selectivamente según el nombre, el acento o la apariencia, o usar E-Verify para preseleccionar, viola las disposiciones antidiscriminatorias aplicadas por la Sección de Derechos de los Inmigrantes y Empleados del Departamento de Justicia.
Una configuración de cumplimiento de cinco minutos
Si no se ha inscrito, hágalo antes de la próxima contratación, no después:
- Inscríbase en e-verify.gov: elija el método de acceso del empleador (directo o a través de un agente empleador de E-Verify si desea que un proveedor gestione los casos)
- Designe y capacite a uno o dos usuarios: el tutorial y la verificación de conocimientos toman menos de una hora
- Actualice su carta de oferta y la lista de verificación de incorporación para incluir el caso I-9 + E-Verify dentro de los tres días hábiles
- Agregue una reserva en el calendario para la retención de tres años y recordatorios de reverificación para autorizaciones de trabajo con límite de tiempo
- Agregue una nota de no discriminación a la política de contratación: E-Verify para cada nuevo empleado, sin excepciones, sin preselección
Esa configuración es la misma si tiene dos empleados o doscientos, que es exactamente la razón por la que los estados se están moviendo hacia la cobertura universal. Los empleadores más pequeños ya no están exentos de la expectativa.
Mantenga sus registros de contratación auditables
El cumplimiento de E-Verify no es una inscripción única; es una disciplina por contratación que debe ser rastreable: quién completó el I-9, cuándo se creó el caso, cuál fue el resultado y dónde se almacenan los registros. Una lista de verificación de contratación que fuerce la creación del caso en tres días y una autoevaluación trimestral de los registros de casos I-9 y E-Verify detectan las presentaciones tardías y los desajustes de nombre antes de que lo haga un auditor.
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