El 1 de julio de 2026, los empleadores de Indiana que contratan adolescentes se despertaron con un extraño alivio: una base de datos de cumplimiento estatal en la que llevaban años ingresando simplemente dejó de existir. Sin aviso de cierre enterrado en el boletín de alguna agencia, sin período de gracia, sin migración a un nuevo portal: el Sistema de Empleo Juvenil (YES) del Departamento de Trabajo de Indiana fue eliminado por completo, y con él desapareció un requisito de reporte que aplicaba a toda empresa con cinco o más menores trabajando en su nómina.
Si diriges un restaurante, un supermercado, un cine, un parque de diversiones o una tienda minorista en Indiana y has contratado a alguien menor de 18 años en los últimos años, este cambio te afecta directamente. Pero —y aquí está la parte que confunde a la gente— que "el requisito de registro haya desaparecido" no significa que "las reglas sobre contratar adolescentes hayan desaparecido". Las protecciones subyacentes de Indiana sobre el trabajo infantil siguen plenamente vigentes. Lo único que desapareció fue el mecanismo estatal de seguimiento.
Esto es lo que realmente cambió, lo que no cambió, y lo que deberías estar haciendo de forma diferente (o, más probablemente, haciendo tú mismo, ya que el estado ya no lo hará).
Un repaso rápido: de los permisos de trabajo al YES y a la nada
Para entender por qué importa esta derogación, ayuda conocer la última década de trámites de empleo juvenil en Indiana:
- Antes de 2020: como la mayoría de los estados, Indiana exigía un permiso de trabajo físico para cada empleado menor de edad, generalmente emitido por su escuela.
- 2020: Indiana eliminó los permisos de trabajo individuales y los reemplazó por el YES, una base de datos en línea centralizada en la que cualquier empleador con cinco o más empleados menores de edad debía registrar su negocio y autodeclarar detalles sobre esos trabajadores.
- 2021–2025: el YES se convirtió en la principal herramienta del estado para rastrear el empleo adolescente. Los empleadores que no cumplían con los plazos de reporte enfrentaban sanciones monetarias.
- 1 de julio de 2026: la Ley 1302 de la Cámara (House Enrolled Act 1302) deroga por completo el requisito de reporte del YES. La base de datos desapareció. Las sanciones por reportes tardíos desaparecieron. Actualmente no existe un registro estatal de qué empresas emplean menores ni de cuántos.
Son cuatro regímenes de cumplimiento distintos en seis años para la misma pregunta de fondo: "¿quién puede contratar a un adolescente de 15 años y cuántas horas puede trabajar?". Si tu negocio tiene alguna rotación en su plantilla de adolescentes (y si estás en el sector de restaurantes o retail, casi seguro que la tiene), vale la pena una auditoría interna de cinco minutos para asegurarte de que nadie en tu equipo siga intentando ingresar a un portal que ya no existe, o peor, que asuma que porque terminó el reporte, también terminó la ley laboral subyacente.
Qué elimina realmente la HB 1302
El efecto práctico de la ley para los empleadores es acotado pero real:
- Ya no hay registro en el YES. Las empresas que emplean a cinco o más menores ya no necesitan crear ni mantener una cuenta en el sistema estatal.
- Ya no hay autodeclaración. No necesitas reportar al estado el número, la edad ni las funciones de los empleados menores de edad.
- Ya no hay sanciones por reportes tardíos. Las multas monetarias vinculadas específicamente a presentaciones tardías o faltantes del YES se eliminaron junto con el sistema mismo.
- Un cambio administrativo sin relación: la HB 1302 también eliminó un requisito de "certificado de examinador de correas" en la industria minera, una disposición muy específica que no tiene nada que ver con la contratación en retail o restaurantes, pero que aparece en el mismo texto de la ley.
Qué NO toca la HB 1302
Esta es la parte que los empleadores suelen entender mal, y es la parte que mantiene alerta a grupos de defensa como la Child Labor Coalition. Reid Maki, director de la Coalición, ha argumentado que eliminar el sistema de seguimiento "agrava el error de haber terminado con el sistema de permisos de trabajo" y hace que la fiscalización sea considerablemente más difícil, porque los inspectores pierden una fuente de datos que les indicaba dónde estaban realmente los trabajadores adolescentes, y el propio proceso de registro probablemente disuadía algunas infracciones antes de que ocurrieran.
Estés o no de acuerdo con esa crítica, las obligaciones legales que preocupan siguen vigentes:
- Las restricciones de horario para menores de 14 y 15 años no cambiaron. Durante el año escolar, pueden trabajar hasta las 7:00 p.m. en noches de escuela, hasta 3 horas en un día de clases y hasta 18 horas en una semana escolar. Del 1 de junio al Día del Trabajo, el límite nocturno se extiende hasta las 9:00 p.m., y pueden trabajar hasta 8 horas al día y 40 horas a la semana, siempre que el día siguiente no sea un día de clases una vez que estas se reanuden.
- Los adolescentes de 16 y 17 años pueden trabajar horarios de adulto. Indiana eliminó la mayoría de las restricciones de horario para los adolescentes mayores en 2025, y eso no ha cambiado con la HB 1302.
- Las restricciones sobre ocupaciones peligrosas siguen reflejando la ley federal. A los menores se les sigue prohibiendo las mismas categorías de trabajo peligroso: operar cierto equipo motorizado, techado, la mayoría de las tareas de conducción y otros empleos que el Departamento de Trabajo de EE. UU. clasifica como órdenes de peligro, independientemente de si el estado rastrea o no quién los emplea.
- Las normas federales de trabajo infantil de la FLSA aplican sin importar el reporte estatal. Al Departamento de Trabajo de EE. UU. no le importa que Indiana haya cerrado el YES. Los certificados de edad federales, las órdenes de ocupaciones peligrosas y la exposición a sanciones civiles bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) no se ven afectadas por una derogación a nivel estatal.
- Las sanciones estatales escalonadas por infracciones reales siguen existiendo. Una primera infracción de las normas de empleo juvenil de Indiana genera una carta de advertencia; una segunda, una multa de $50 a $100; una tercera, de $75 a $200; y una cuarta infracción o subsiguiente puede llegar a $100–$400 según la gravedad. (Un cambio separado de 2026 bajo la SB 80 sí exime de sanciones civiles a las infracciones de horario de 10 minutos o menos, una nota de gracia menor, no un retroceso más amplio.)
En resumen: el papeleo dirigido al estado desapareció. El papeleo que necesitas para ti mismo no.
Por qué esto en realidad aumenta tu carga de cumplimiento
Suena contraintuitivo —un formulario menos que presentar debería significar menos trabajo—, pero eliminar un registro estatal traslada el riesgo de vuelta al empleador de una manera específica. Cuando existía el YES, el estado tenía su propio registro de tu número de menores empleados, sus edades y, de forma implícita, cierto rastro documental por si un inspector alguna vez necesitaba comparar tus cifras con lo que habías autodeclarado. Ahora ese registro no existe en ningún lugar, salvo dentro de tu propio negocio.
Eso significa que si el Departamento de Trabajo de Indiana o el DOL federal alguna vez abre una investigación —una lesión laboral que involucre a un menor, una queja salarial, una auditoría al azar—, la única evidencia de tu historial de cumplimiento es lo que hayas conservado internamente. Ya no hay un sistema estatal al que recurrir como registro secundario. Ahora eres el único guardián del registro para una categoría de empleado que al gobierno le importa mucho proteger.
Para restaurantes, supermercados y minoristas —las industrias con más probabilidad de tener cinco o más empleados adolescentes en un momento dado—, eso es un argumento a favor de tratar el registro interno como algo más importante que antes, no menos.
Qué llevar registro de aquí en adelante (ya que el estado no lo hará)
Incluso sin el requisito de reporte del YES, un negocio bien gestionado que contrata menores debería seguir manteniendo, por cada empleado:
- Comprobante de edad (partida de nacimiento, licencia de conducir o copia de identificación estatal) archivado
- Funciones laborales asignadas, cotejadas con la lista federal de ocupaciones peligrosas
- Horas reales trabajadas por día y por semana, especialmente durante el año escolar, cuando el grupo de edad de 14-15 años tiene topes estrictos
- Fechas de inicio y cualquier cambio en funciones u horario
- Consentimiento o reconocimiento parental, cuando tu política interna lo exija, aunque la ley estatal ya no exija un formulario específico
Nada de esto necesita vivir en un portal estatal. Necesita vivir en registros que tú controles y puedas producir rápidamente si te lo piden. Eso es un problema de contabilidad tanto como de recursos humanos: los datos de nómina (horas, tarifa de pago, clasificación laboral) ya fluyen a través de tu sistema contable, así que la forma más limpia de mantenerte listo para una auditoría es asegurarte de que tus libros etiqueten a los empleados menores de edad de manera lo suficientemente distintiva como para poder generar un informe de horas trabajadas de cualquiera de ellos a demanda, sin tener que rebuscar entre hojas de horarios a mano.
El ángulo contable que la mayoría de los empleadores pasa por alto
El cumplimiento del empleo juvenil y el registro financiero no son problemas separados: son los mismos datos, vistos desde dos ángulos. Las horas que trabajó un cajero de 15 años el martes pasado importan tanto para las normas laborales de Indiana como para tu libro de gastos de nómina. Si tus libros contables y tus registros de cumplimiento de recursos humanos viven en dos sistemas desconectados (una hoja de cálculo para uno, un software que no controlas del todo para el otro), estás duplicando el trabajo de conciliación y aumentando las probabilidades de que algo se te escape la próxima vez que una ley estatal vuelva a cambiar de forma, lo cual, dados los cuatro regímenes de Indiana en seis años, ocurrirá.
La contabilidad en texto plano mantiene esos datos en un único lugar auditable y con control de versiones. Cada asiento de nómina, cada ajuste salarial, cada hora registrada de un empleado menor de edad se convierte en una línea de un libro mayor que puedes consultar, filtrar y entregar a un contador —o a un inspector— sin necesidad de traducción. Cuando las reglas vuelvan a cambiar (y en materia de empleo juvenil, siempre cambian), no estarás corriendo para reconstruir el historial a partir de tres herramientas distintas; simplemente ejecutarás un nuevo informe sobre registros en los que ya confías.
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