Un banco de alimentos local recibe un camión lleno de productos enlatados de una cadena de supermercados. Un bufete de abogados se encarga de la revisión del contrato de una organización sin fines de lucro de forma gratuita. Una empresa de construcción dona la mano de obra para construir un parque infantil. Ninguna de estas organizaciones emitió un cheque, pero cada una de ellas acaba de recibir una donación que debe figurar en los estados financieros de la organización sin fines de lucro: a su valor razonable de mercado, en la categoría correcta y con la revelación correspondiente en las notas.
La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro se equivocan en esto en un sentido u otro. Algunas omiten por completo el registro de las donaciones en especie porque "no hubo intercambio de efectivo". Otras las registran pero ocultan la cifra en una sola línea de partida imprecisa, o calculan un valor estimado sin documentación que lo respalde. Ambos errores generan problemas reales: estados financieros subestimados que ocultan la verdadera escala de las operaciones de una organización, o estados sobreevaluados que no superan una auditoría.
Desde 2020, las normas para manejar esto se han vuelto considerablemente más específicas. Esto es lo que toda organización sin fines de lucro, desde un comedor comunitario gestionado exclusivamente por voluntarios hasta una organización benéfica regional con múltiples programas, necesita saber para registrar correctamente las donaciones en especie.
Qué se considera una donación en especie
Una donación en especie (también llamada activo no financiero aportado) es cualquier donación que no sea efectivo ni valores negociables. Es una categoría amplia. Los ejemplos más comunes incluyen:
- Bienes: alimentos, ropa, suministros médicos, equipos, vehículos, inventario
- Instalaciones: uso gratuito o por debajo del precio de mercado de espacios de oficina, locales para eventos, almacenamiento
- Servicios profesionales: trabajo legal, contabilidad, diseño arquitectónico, consultoría de TI, marketing
- Materiales: suministros de construcción, licencias de software, espacio publicitario
- Mano de obra voluntaria especializada: trabajo de oficio cualificado que crea o mejora un activo, como un electricista que realiza la instalación eléctrica de una nueva instalación
Sin embargo, no todo lo que hace un voluntario cuenta. Esta es la distinción que hace tropezar a la mayoría de las organizaciones: solo los servicios de habilidades especializadas se registran como contribuciones en especie. Si un CPA se ofrece como voluntario para preparar los estados financieros de su organización, eso es una donación en especie registrable; él o ella tiene una habilidad profesional que de otro modo le costaría dinero. Si ese mismo CPA pasa un sábado sirviendo comidas en su refugio, eso es trabajo voluntario general y, bajo las normas U.S. GAAP, no se registra como ingresos, sin importar cuántas horas dedique. La norma (que se encuentra en ASC 958-605) se refiere específicamente a servicios que requieren habilidades especializadas que el donante posee y que normalmente tendrían que comprarse si no se donaran, o que crean o mejoran un activo no financiero.
La norma que lo cambió todo: ASU 2020-07
Durante años, las organizaciones sin fines de lucro tuvieron un amplio margen de maniobra en la forma de presentar las donaciones en especie, lo que dificultaba a los donantes, otorgantes de subvenciones y organismos de control comparar organizaciones o detectar valoraciones infladas. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) cerró esa brecha con la Actualización de Normas de Contabilidad (ASU) 2020-07, vigente para los años fiscales que comenzaron después del 15 de junio de 2021; por lo tanto, ya ha sido la ley aplicable durante varios ciclos de auditoría completos, y los auditores tienen poca paciencia con las organizaciones que no se han adaptado.
La norma ASU 2020-07 exige a las organizaciones sin fines de lucro lo siguiente:
- Presentar los activos no financieros aportados como una partida separada en el estado de actividades, diferenciada de las contribuciones en efectivo y las subvenciones.
- Desglosar dicha partida por categoría en las notas explicativas (alimentos, suministros médicos, servicios profesionales, uso de instalaciones, etc.), en lugar de agrupar todo en una sola cifra.
- Revelar la técnica de valoración y las variables utilizadas para determinar el valor razonable de cada categoría, incluido el mercado principal considerado.
- Revelar si la organización monetizó o utilizó la donación y, en caso de haberla utilizado, describir cómo. Si un donante impuso restricciones a la donación, esto también debe revelarse.
El propósito es sencillo: una línea de "ingresos en especie" de $500,000 que en realidad representa $480,000 en productos farmacéuticos donados y $20,000 en trabajo legal pro bono cuenta una historia muy diferente a la de $500,000 distribuidos uniformemente en diez categorías. Los financiadores leen cada vez más de cerca estas notas explicativas, especialmente en el caso de organizaciones (bancos de alimentos, agencias de ayuda en catástrofes, organizaciones benéficas de salud) donde las donaciones en especie representan una gran parte del apoyo total.
Cómo valorar realmente estas donaciones
El criterio de valoración es el valor razonable según la norma ASC 958-605: el precio que se recibiría por vender el activo (o se pagaría por transferir un servicio) en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de valoración. En la práctica, esto se aplica de manera diferente según lo que se haya recibido.
Para los bienes, busque un precio minorista o mayorista comparable en el mercado que el donante utilizaría habitualmente para enajenar el activo, no necesariamente lo que su organización pagaría si comprara el artículo al por menor. Un palé de alimentos enlatados próximos a caducar de un fabricante no se valora igual que el inventario fresco de un estante de supermercado.
Para los servicios profesionales, pregunte al donante cuánto habría facturado a su tarifa estándar y multiplíquelo por las horas trabajadas. Documente la tarifa y las horas; un auditor le pedirá ambas cosas.
Para el uso de instalaciones, utilice un alquiler de mercado comparable para un espacio similar en la misma zona, prorrateado por el período real de uso.
Para la mano de obra voluntaria especializada que construye o mejora un activo (como un contratista que dona mano de obra de carpintería para un nuevo refugio), valórela según lo que habría pagado a un profesional para realizar el mismo trabajo.
Para artículos de gran valor o inusuales (obras de arte, vehículos, bienes raíces, cualquier cosa que supere los $5,000), obtenga una tasación independiente realizada por un perito cualificado. Tanto el GAAP como el IRS examinan con mayor rigor los valores estimados por cuenta propia que superan ese umbral, y el donante generalmente necesita una tasación cualificada de todos modos para solicitar su propia deducción fiscal en donaciones que superen los $5,000.
Cualquiera que sea la categoría, anote su metodología en el momento de registrar la donación, no meses después cuando se lo pida el auditor. "El donante cotizó su tarifa por hora estándar de $200/h por 25 horas de consultoría de redacción de subvenciones, según el correo electrónico de fecha [fecha]" es el tipo de nota que convierte una conversación de auditoría de cinco minutos en un tema sin importancia.
Registro del asiento
Una vez que se tiene un valor, la contabilidad es simétrica: se registra el mismo importe tanto como un ingreso como un gasto de compensación (o activo) en el mismo período, de modo que los asientos se cancelen entre sí y no distorsionen el resultado neto, al tiempo que se captura todo el alcance de la actividad.
Para un compromiso legal pro bono de $10,000, se vería así:
- Débito: Gasto legal (cuenta de gastos funcionales) — $10,000
- Crédito: Ingresos por contribuciones en especie — Servicios profesionales — $10,000
Para el inventario donado que se planea distribuir en lugar de revender, el débito generalmente se imputa a una cuenta de gastos del programa (como "Alimentos distribuidos") en lugar de registrarse en el balance general como inventario, a menos que se guarde para su uso posterior, en cuyo caso comienza como un activo y se traslada a gastos cuando se utiliza realmente.
Dado que esto es fundamentalmente un problema de partida doble —una contribución por un lado y un gasto o activo correspondiente por el otro, etiquetado por categoría y por fondo si se realiza un seguimiento del apoyo restringido frente al no restringido—, las herramientas de contabilidad en texto plano y con control de versiones lo gestionan de manera impecable. Cada donación en especie se convierte en una transacción auditable con un rastro de auditoría claro, en lugar de un ajuste en una hoja de cálculo que alguien debe recordar realizar al cierre del ejercicio.
Los errores que aparecen en las auditorías
Un puñado de errores representa la mayoría de los hallazgos sobre donaciones en especie que reportan los auditores:
- No registrar en absoluto las donaciones en especie, bajo la teoría de que "no se pagó nada, así que no hay nada que registrar". Esto subestima tanto los ingresos como los gastos y puede distorsionar de manera significativa el tamaño de sus programas, lo cual es un problema real si está solicitando subvenciones que indagan sobre la escala de los programas.
- Falta de un rastro de documentación sobre cómo se determinó un valor. Un asiento con una cifra en dólares y sin una nota de respaldo es una de las primeras cosas que un auditor señala, ya que no se puede verificar como valor razonable bajo una transacción ordenada.
- Tratar el tiempo de voluntariado general como una contribución en especie. Incluso una gran cantidad de horas de voluntariado de personas sin una habilidad especializada que de otro modo sería facturable no pertenecen al estado de actividades bajo los principios GAAP (aún se pueden rastrear e informar por separado para fines de subvenciones, pero no como ingresos).
- Omitir el desglose requerido por la norma ASU 2020-07: reportar una sola cifra global "en especie" en lugar de desglosarla por categoría con las revelaciones cualitativas requeridas.
- Omitir el Anexo M del Formulario 990 (Schedule M). Si el total de sus contribuciones no monetarias supera los $25,000 en el año, o si recibió obras de arte, tesoros históricos o propiedades de conservación por cualquier valor, se requiere el Anexo M. Sus 28 categorías de propiedad reflejan a grandes rasgos el desglose que los principios GAAP ya solicitan, por lo que si ha llevado la contabilidad correctamente, el formulario de impuestos es principalmente un ejercicio de transcripción.
Por qué esto importa más allá del cumplimiento normativo
El reporte preciso de las contribuciones en especie no se trata solo de superar una auditoría sin observaciones. Los otorgantes de subvenciones y los principales donantes utilizan cada vez más estas declaraciones para evaluar la eficiencia con la que opera una organización y qué tan diversificado está su apoyo. Una nota a los estados financieros sobre donaciones en especie bien documentada y categorizada adecuadamente es señal de disciplina financiera, la misma señal que unos libros contables precisos envían sobre las operaciones de una empresa en general. Las organizaciones sin fines de lucro que tratan la valoración en especie como una función contable real, y no como algo secundario, tienden a tener también estados financieros más limpios en todos los demás aspectos, lo que hace que las auditorías anuales sean más rápidas y económicas.
Mantenga los registros de su organización sin fines de lucro claros y auditables
Ya sea que esté realizando el seguimiento de contribuciones en efectivo, subvenciones restringidas o donaciones en especie en múltiples categorías de programas, la necesidad subyacente es la misma: un registro claro y verificable de cada transacción. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que brinda a las organizaciones sin fines de lucro total transparencia y un rastro listo para auditorías para cada asiento, sin cajas negras ni dependencia de proveedores. Comience gratis y descubra por qué las organizaciones se están cambiando a la contabilidad en texto plano para sus libros.