Un banco de alimentos local recibe un cargamento de productos enlatados por un valor de 40.000 dólares a precio de mercado. Una firma de abogados dona 60 horas de trabajo pro bono para redactar el nuevo contrato de arrendamiento de la organización. Una empresa constructora permite que la organización sin fines de lucro utilice un almacén vacío sin pagar alquiler durante seis meses. Nada de esto aparece como una transferencia bancaria en la cuenta del banco, por lo que resulta tentador tratarlo como una nota al pie o ignorarlo por completo.
Ese instinto es totalmente erróneo y puede hacer que un auditor rechace los estados financieros de una organización sin fines de lucro o que un regulador estatal de organizaciones benéficas los marque con una advertencia. Bajo los PCGA de EE. UU. (U.S. GAAP), los bienes, servicios y el uso de instalaciones aportados no son revelaciones opcionales: son ingresos y gastos que deben registrarse a su valor razonable, al igual que un cheque de un donante. Desde 2020, el FASB ha hecho que las reglas sobre cómo hacer esto exactamente sean considerablemente más específicas y mucho menos tolerantes con el enfoque de «simplemente lo mencionaremos en una nota al pie» que antes se consideraba cumplimiento.
Si su organización recibe donaciones en especie (y casi todas las organizaciones sin fines de lucro lo hacen, incluso si se trata solo de un alquiler de espacio con descuento o de un diseño gráfico donado), esto es lo que la contabilidad realmente exige, en qué se equivocan las organizaciones y cómo desarrollar un proceso que supere una auditoría.
Qué se considera una donación en especie
Una donación en especie (GIK, por sus siglas en inglés) es cualquier contribución de bienes, servicios o el uso de un activo en lugar de efectivo. Los ejemplos obvios son físicos: alimentos, ropa, suministros médicos, equipos, vehículos, valores. Los que las organizaciones suelen pasar por alto de manera rutinaria son menos evidentes:
- Uso gratuito o con descuento de instalaciones: un arrendador que cobra $0 o un alquiler inferior al del mercado por un espacio de oficina.
- Servicios profesionales: revisión legal, planos arquitectónicos, consultoría de TI, trabajo contable, realizados pro bono o con descuento.
- Medios y publicidad: espacio publicitario donado, una valla publicitaria, un espacio de servicio público.
- Préstamos por debajo de la tasa de mercado: un prestamista que cobra una tasa de interés significativamente inferior a la que la organización podría obtener comercialmente.
- Artículos de colección: obras de arte, artefactos u objetos históricos donados a un museo o archivo.
- Donaciones relacionadas con eventos: un salón, servicios de catering o entretenimiento donados para una gala de recaudación de fondos.
La razón por la que se pasan por alto es que no se intercambia efectivo ni llega ninguna factura, por lo que no hay nada en el flujo de transacciones bancarias que avise a alguien para registrarlo. Esa es precisamente la razón por la que el FASB endureció las reglas: omitirlos subestima sistemáticamente tanto los ingresos como los gastos, lo que distorsiona todos los índices que un financiador, una agencia de calificación o un sitio web de control utilizan para evaluar a la organización.
La regla que lo cambió todo: ASU 2020-07
Antes de 2020, las organizaciones sin fines de lucro tenían libertad en cuanto al nivel de detalle que revelaban sobre las contribuciones no monetarias, y muchas las ocultaban en una sola línea agregada. La norma ASU 2020-07 del FASB, codificada en ASC 958-605, cerró esa brecha. Ha estado vigente para períodos anuales desde mediados de 2021 y, a estas alturas, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro han pasado por al menos dos ciclos de auditoría bajo esta norma, lo que significa que los auditores han dejado de otorgar la gracia del primer año y han comenzado a exigir que las revelaciones sean completas e internamente consistentes.
La norma exige tres cosas:
- Presentación separada. Los activos no financieros aportados deben mostrarse en su propia línea en el estado de actividades, de forma separada de las contribuciones en efectivo. Ya no se puede incluir un valor de $200.000 por el uso donado de un almacén en una línea genérica de "contribuciones".
- Desglose por categoría en las notas. Para cada categoría de donación en especie (alimentos, servicios profesionales, instalaciones, etc.), se debe revelar el monto reconocido, si se utilizó o se vendió y, en caso de haberse utilizado, una descripción de dicho uso.
- Revelación de la metodología de valoración. Para cada categoría, describa la técnica de valoración y las variables (inputs) significativas utilizadas para determinar el valor razonable, e identifique el mercado principal, especialmente si una restricción del donante limita el mercado en el que la organización podría vender realmente el activo.
Este último punto suele causar confusión. El valor razonable según la norma ASC 820 es «el precio que se recibiría por vender un activo... en una transacción ordenada entre participantes del mercado», medido en el mercado principal, el cual no es necesariamente el mercado que la organización sin fines de lucro preferiría, o el que produce la cifra más favorable. Si un donante restringe cómo se puede usar o vender un activo, esa restricción afecta a qué mercado se aplica y debe ser revelada.
Cómo valorar la donación en la práctica
La valoración es donde reside la mayor parte de la dificultad práctica, porque el «valor razonable» no es una fórmula única: depende de lo que se haya donado.
Bienes (alimentos, ropa, equipos, suministros): Utilice el precio que obtendría el artículo en su mercado principal, por lo general, el costo de reposición minorista para bienes utilizables, no lo que el donante pagó originalmente. La ropa donada en buen estado se valora comúnmente utilizando guías publicadas de valoración de tiendas de segunda mano (tanto Goodwill como el Ejército de Salvación publican rangos); las donaciones de alimentos a granel se valoran típicamente utilizando referencias mayoristas o minoristas por libra de organizaciones como Feeding America.
Valores mobiliarios (acciones/títulos): Se valoran al precio de mercado en la fecha de la donación, no en la fecha en que se venden, que puede ser posterior y a un precio diferente.
Instalaciones y alquiler por debajo del precio de mercado: Valore la diferencia entre lo que se cobró y la tarifa de alquiler justa de mercado para un espacio comparable, durante el período cubierto.
Servicios profesionales: Esta es la categoría con la prueba de reconocimiento más estricta. Los servicios donados solo se reconocen como ingresos si cumplen ambas condiciones:
- Crean o mejoran un activo no financiero (por ejemplo, los planos de un arquitecto pasan a formar parte de un edificio), o bien requieren habilidades especializadas, son proporcionados por alguien que posee dichas habilidades y, por lo general, tendrían que adquirirse si no fueran donados.
- De lo contrario, la organización habría pagado por el servicio.
En la práctica: un CPA que dona 20 horas preparando los papeles de trabajo de su auditoría, un contratista que dona mano de obra calificada para renovar un refugio, o un abogado que redacta un contrato de forma pro bono; todos ellos son reconocibles, valorados al precio de mercado por el tiempo de ese profesional. Un voluntario que atiende la recepción o clasifica la ropa donada no es reconocible bajo GAAP, sin importar cuántas horas dedique, porque la «atención de recepción» no es una habilidad especializada que la organización de otro modo se vería obligada a adquirir a una tarifa profesional. (Aún se pueden registrar las horas de voluntariado para informes de subvenciones o actualizaciones de la junta directiva, simplemente no corresponden a los estados financieros GAAP).
Registro contable: La mecánica
Una vez determinado el valor razonable, el asiento es neutral en el resultado neto, pero real en ambos lados del libro mayor:
- Debitar una cuenta de activos o gastos (inventario, gastos de servicios profesionales, gastos de ocupación) por el valor razonable
- Acreditar un ingreso por contribuciones en especie por el mismo monto
Si el elemento se capitaliza —un vehículo o equipo donado— se registra en el balance general como un activo fijo y se deprecia como cualquier otro bien adquirido. Si se consume de inmediato —servicios legales donados, catering para un evento donado—, el ingreso y el gasto se reconocen en el mismo período, lo que resulta en un efecto neto de cero en el ingreso neto, pero se muestra correctamente como un mayor ingreso y un mayor gasto tanto en el estado de actividades como en el estado de gastos funcionales.
Aquí es también donde un libro mayor en texto plano tiene una ventaja real sobre el software de caja negra para organizaciones sin fines de lucro: cada asiento de donación en especie (GIK) es una transacción que se puede ver, etiquetar y comparar (diff); el donante, la categoría, el método de valoración y las cuentas de ingresos/gastos asociadas se encuentran en una sola línea auditable, en lugar de estar ocultos en el módulo propietario de donaciones en especie de un proveedor que genera un PDF en el que hay que confiar.
Formulario 990 y acuse de recibo del donante: No olvide la parte fiscal
Los estados financieros bajo US GAAP no son el único lugar donde aparecen las donaciones en especie.
- El Anexo M (Schedule M) del Formulario 990 generalmente se requiere una vez que las contribuciones no monetarias de una organización superan los $25,000 en valor razonable de mercado durante el año. Desglosa las donaciones no monetarias por categoría, cantidad y método de valoración, lo cual es mucho más fácil de completar si su categorización a nivel GAAP ya coincide.
- Las cartas de acuse de recibo para los donantes son responsabilidad de la organización, no del IRS. Según la sección 170(f)(8) del Código de Rentas Internas (IRC), un donante no puede deducir una contribución individual de $250 o más sin un acuse de recibo por escrito contemporáneo que describa la donación e indique si se proporcionaron bienes o servicios a cambio. Fundamentalmente, la organización sin fines de lucro no debe indicar un valor en dólares para la deducción fiscal del donante — esa es responsabilidad del donante, utilizando su propio avalúo si el artículo supera los $5,000.
- Los servicios y el uso de instalaciones se excluyen de la sección de ingresos del Formulario 990, a pesar de que pertenecen a los estados financieros GAAP; se informan por separado como una partida de conciliación. Esta es una fuente común de confusión cuando los miembros de la junta directiva comparan los estados financieros auditados con el Formulario 990 y las cifras no cuadran de manera evidente.
Errores comunes que detectan los auditores
- Omitirlo porque "no nos costó nada". El reconocimiento del valor razonable es obligatorio independientemente de lo que haya pagado la organización; ese es el propósito de la norma.
- Agrupar todas las donaciones en especie en una sola línea en lugar de desglosarlas por categoría en las notas aclaratorias, que es el cambio específico que la norma ASU 2020-07 hizo obligatorio.
- Valorar los servicios profesionales donados utilizando el rol habitual no especializado del voluntario en lugar de la tarifa de mercado para el servicio especializado realmente prestado.
- No revelar la técnica de valoración y las variables utilizadas: los auditores preguntarán "cómo se llegó a esta cifra", y un "lo estimamos" ya no es respaldo suficiente.
- No conciliar el total de la nota aclaratoria con la línea del estado de actividades: la norma exige explícitamente que coincidan, y una discrepancia es una de las primeras cosas que revisa un auditor.
Mantenga los libros de su organización listos para auditorías
Las donaciones en especie son uno de los casos más claros en los que una buena contabilidad no se trata solo de cumplimiento: es lo que hace que una auditoría sea rápida en lugar de dolorosa, y lo que permite a su junta directiva y a sus financiadore confiar en los números que están viendo. Cada asiento en especie necesita un rastro documental claro: qué se donó, cómo se valoró y de dónde provino esa valoración.
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