Si su empresa presenta formularios 1099, el sistema que utiliza para enviarlos al IRS será desactivado permanentemente. El 31 de diciembre de 2026 es el último día en que el sistema IRS FIRE aceptará una presentación. El 1 de enero de 2027, se apagará de forma permanente: sin período de gracia, sin implementación por fases, sin excepciones para los rezagados que tenían la intención de hacerlo.
Para muchas pequeñas empresas y los contables que presentan en su nombre, esto es fácil de pasar por alto. FIRE ha procesado discretamente las declaraciones informativas desde la década de 1980, y la mayoría de los declarantes solo piensan en ello una vez al año, en enero, cuando se acercan los plazos de los formularios 1099-NEC y W-2. Ese es exactamente el problema: si espera hasta enero de 2027 para descifrar el sistema de reemplazo, ya estará tarde.
Qué está cambiando realmente
FIRE (Filing Information Returns Electronically - Presentación Electrónica de Declaraciones Informativas) es el sistema de décadas que las empresas y transmisores han utilizado para presentar electrónicamente formularios 1099, W-2 y otras declaraciones informativas directamente al IRS. Funciona, pero muestra su antigüedad: los límites de tamaño de archivo son restrictivos, y si un solo registro en un lote tiene un error, a menudo hay que corregir y volver a enviar todo el archivo en lugar de solo el registro defectuoso.
IRIS (Information Returns Intake System - Sistema de Ingreso de Declaraciones Informativas) es el reemplazo moderno del IRS, que ya está en funcionamiento y maneja la serie completa de formularios 1099. Está basado en la web, utiliza datos en formato XML, valida las declaraciones en tiempo real a medida que se envían, admite archivos de hasta 250 MB y, lo que es crucial, permite corregir registros individuales en lugar de volver a enviar un lote completo.
El cronograma, en términos sencillos:
- Declaraciones del año fiscal 2025 (presentadas a principios de 2026): últimas declaraciones que procesará FIRE.
- 31 de diciembre de 2026: FIRE es desmantelado permanentemente.
- Declaraciones del año fiscal 2026 (con vencimiento en enero de 2027): deben presentarse a través de IRIS. No hay alternativa.
Por qué esto toma por sorpresa a las pequeñas empresas
La mecánica del cambio es más disruptiva que "iniciar sesión en un sitio web diferente". Algunos detalles específicos que confunden a la gente:
Sus credenciales de FIRE no se transfieren. Necesita un nuevo Código de Control de Transmisor (TCC) específico de IRIS; el antiguo TCC de FIRE no es válido en el nuevo sistema. Obtener uno significa crear una cuenta de e-Services del IRS, verificar su identidad a través de ID.me y enviar una solicitud de TCC. La propia revisión de idoneidad del IRS lleva un mínimo de 45 días, y si se añade la verificación de identidad y la configuración de la cuenta, todo el proceso puede extenderse a dos o tres meses.
Haga los cálculos con respecto al calendario: si espera hasta octubre o noviembre de 2026 para comenzar, es posible que no tenga un TCC aprobado en mano para cuando llegue el 31 de enero de 2027, fecha límite para los formularios 1099-NEC y W-2. En ese momento, no estará eligiendo entre FIRE e IRIS; estará eligiendo entre presentar tarde y presentar en papel, ambas opciones conllevan sus propias sanciones.
Los campos de nombre deben dividirse. IRIS requiere el nombre y apellido en campos distintos en lugar de una única cadena de nombre combinada. Si su software de contabilidad o plantilla de hoja de cálculo siempre ha exportado "John Smith" como un solo campo, esa falta de coincidencia puede provocar rechazos de presentación o avisos de sanción, no porque los datos sean incorrectos, sino porque no tienen la forma que el nuevo sistema espera.
Los estados son un problema aparte. Muchos estados todavía confían en el formato FIRE para sus propios programas de presentación de declaraciones informativas. Si presenta ante un estado además del IRS, es posible que deba ejecutar dos procesos diferentes en paralelo por un tiempo (IRIS a nivel federal, formato FIRE estado por estado) hasta que los estados se adapten a lo que venga después por su parte.
El umbral de presentación electrónica ya es bajo. Desde el 1 de enero de 2024, el umbral para la presentación electrónica obligatoria es de solo 10 declaraciones informativas por año, contadas en agregado en todos los tipos de formularios (1099, W-2 y otros combinados, no por formulario). Muchas pequeñas empresas que asumieron que la presentación electrónica era opcional porque solo emiten "unos pocos 1099" en realidad superan con creces el umbral una vez que se suma cada tipo de declaración. Si está obligado a presentar electrónicamente y en su lugar presenta en papel sin una exención aprobada, la sanción por no presentar electrónicamente es de hasta $340 por declaración, aplicada al número de declaraciones que exceden el umbral de 10 declaraciones.
Qué hacer y cuándo
Tiene aproximadamente seis meses antes de que esto se vuelva urgente. Aquí hay un orden razonable de operaciones:
- Confirme si está obligado a presentar electrónicamente. Sume cada declaración informativa que su empresa emita en un año: 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2, todo. Si el agregado es de 10 o más, la presentación electrónica no es opcional, y IRIS es donde debe realizarse esa presentación una vez que FIRE cierre.
- Inicie la solicitud de TCC ahora, no en otoño. Dada la ventana de revisión mínima de 45 días (y, siendo realistas, de 2 a 3 meses una vez que se considera la verificación de ID.me), comenzar en el tercer trimestre de 2026 es el último plazo seguro si desea estar listo para presentar mucho antes de la fecha límite de enero de 2027.
- Verifique cómo su software de contabilidad o nómina exporta nombres y datos. Si utiliza software de contabilidad, proveedores de nómina o un servicio de presentación, pregunte directamente si han implementado el soporte para IRIS y si sus registros ya separan claramente el nombre y el apellido. Este es un buen momento para limpiar los registros de proveedores y empleados en general: el formato inconsistente de nombres es una fuente común de presentaciones rechazadas incluso fuera de esta transición.
- Si presenta en algún estado que todavía utiliza un formato basado en FIRE, planifique la presentación dual durante el período de transición en lugar de asumir que un solo sistema satisfará los requisitos federales y estatales.
- Si utiliza un servicio de presentación de terceros o su contable se encarga de esto, no asuma que se maneja automáticamente; confirme explícitamente que están al tanto del cierre y tienen un plan para su cuenta.
Por qué los registros limpios facilitan esto
Cualquiera que sea el sistema que utilice el IRS, la presentación de declaraciones informativas es tan sencilla como su contabilidad subyacente. Si los registros de proveedores y contratistas están dispersos en facturas, hojas de cálculo e hilos de correo electrónico, dividir un campo de nombre o conciliar un total de pago con un formulario 1099 se convierte en un apuro cada enero. Si ya se rastrean consistentemente durante todo el año (nombres de proveedores, números de identificación fiscal y pagos totales capturados a medida que ocurren las transacciones), generar declaraciones informativas precisas para cualquier plataforma que el IRS requiera es principalmente una cuestión de exportar lo que ya tiene.
Mantenga sus registros listos para cualquier cambio futuro del IRS
Las revisiones de los sistemas de presentación como la transición de FIRE a IRIS son exactamente el tipo de cambio que castiga a las empresas con libros desordenados y recompensa a las empresas con libros limpios. Beancount.io le ofrece contabilidad en texto plano y con control de versiones, por lo que cada pago a proveedores y cada registro de contratista están estructurados y son auditables mucho antes de la temporada de declaraciones, sin tener que luchar para reformatear los datos cuando el IRS cambia las reglas del juego. Empiece gratis y mantenga sus registros listos para lo que venga después.