Distribución de propinas del DOL, la anulación de la regla 80/20 y el cumplimiento del crédito por propinas de la FLSA en 2026

Si opera un restaurante de servicio completo, un hotel con un departamento de banquetes o un salón con estilistas por comisión que también aceptan propinas, las reglas que rigen cómo se paga a los empleados con propina han cambiado drásticamente dos veces en los últimos veinticuatro meses. La decisión del Quinto Circuito de 2024 en Restaurant Law Center v. U.S. Department of Labor anuló la regla 80/20/30 de la era Biden. El DOL siguió con una enmienda técnica a finales de 2024 que eliminó la regulación muerta del Código de Reglamentos Federales. Las legislaturas estatales y las iniciativas de votación continuaron moviéndose en la dirección opuesta: Washington D.C. está eliminando el crédito por propinas, la Corte Suprema de Michigan restableció una iniciativa enterrada hace mucho tiempo que elimina gradualmente su crédito, y Massachusetts rechazó por estrecho margen una propuesta de votación de "One Fair Wage". El resultado neto para 2026 es que los operadores deben reconstruir sus prácticas de pago a empleados con propina desde cero, aplicando un estándar federal que se parece mucho al de 1988 junto con un mosaico estado por estado que se vuelve más complejo en cada sesión legislativa.

Esta guía recorre lo que cambió, lo que permaneció igual y el manual de operaciones que un empleador consciente del cumplimiento debe seguir en 2026.

Por qué la regla 80/20/30 ha desaparecido y qué la reemplazó

La guía 80/20 tiene una larga historia. Comenzó como una guía no regulatoria del DOL, se formalizó en el Manual de Operaciones de Campo (FOH) de 1988 y sobrevivió de esa forma durante más de tres décadas. La regla establecía que no se podía tomar el crédito por propinas de la FLSA por el tiempo que un empleado con propina pasara en tareas "que no producen propinas" si esas tareas excedían el veinte por ciento de su semana laboral. En 2021, la administración Biden codificó la regla en 29 CFR Parte 531 y añadió un nuevo límite de "tiempo continuo" de treinta minutos, lo que significaba que incluso el trabajo de "apoyo directo" permitido (pulir cubiertos, preparar café, reponer la estación de ensaladas) no podía realizarse durante más de treinta minutos consecutivos a la tasa de crédito por propinas.

La industria restaurantera demandó. El 23 de agosto de 2024, el Quinto Circuito dictaminó que la regla 80/20/30 era inconsistente con el texto de la Sección 3(t) de la FLSA y era arbitraria y caprichosa. El tribunal sostuvo que la definición de "empleado con propina" de la ley —alguien en una ocupación en la que habitualmente y con regularidad recibe más de treinta dólares al mes en propinas— no autoriza al DOL a dividir esa única ocupación en minutos "con propina" y minutos "sin propina" basándose en un umbral de tiempo. El tribunal anuló la regla en todo el país. El 12 de diciembre de 2024, el DOL emitió una enmienda técnica eliminando el lenguaje correspondiente de 29 CFR Parte 531; la enmienda entró en vigor el 17 de diciembre de 2024.

¿Qué la reemplazó? Dos cosas:

La regulación de "empleos duales" de 1967 en 29 CFR § 531.56(e) sobrevivió intacta. El Quinto Circuito fue explícito al decir que la anulación de la regla 80/20/30 no alteraba el marco de empleos duales. La regla de empleos duales establece que si un empleado desempeña genuinamente dos ocupaciones distintas para el mismo empleador —el ejemplo clásico es el turno de mantenimiento por la mañana y el turno de mesero por la noche—, el crédito por propinas se aplica solo a las horas trabajadas en la ocupación con propinas.
La guía del FOH anterior a 2021 vuelve a ser el estándar práctico. Esa guía indica a los investigadores que observen si las tareas sin propina son "incidentales a" la ocupación con propinas y si consumen una cantidad de tiempo "razonable" o "sustancial". No hay un porcentaje definido ni un reloj de treinta minutos.

Para la mayoría de los roles de atención al público —meseros que pulen cristalería entre servicios, bartenders que reponen cerveza, personal de botones de hotel que ocasionalmente sube un paquete—, esto es un retorno a la normalidad operativa. Pero la desaparición de la línea divisoria clara es un arma de doble filo: los investigadores conservan la discreción para cuestionar la elegibilidad del crédito por propinas cuando consideran que un mesero ha cruzado a una ocupación separada, y la ausencia de un porcentaje hace que sea más difícil predecir dónde está el límite.

Las matemáticas del crédito por propinas de la Sección 3(m), explicadas claramente

La mecánica federal no ha cambiado:

El salario mínimo federal es de $7.25 por hora.
El piso salarial en efectivo federal para un empleado con propinas es de $2.13 por hora.
El crédito por propinas federal máximo es de $5.12 por hora ($7.25 menos $2.13).
El empleador puede reclamar el crédito solo si las propinas del empleado más el salario en efectivo alcanzan realmente los $7.25 en cada semana laboral, computado sobre todas las horas trabajadas en ocupaciones con propinas durante esa semana.

Si las propinas de un mesero no son suficientes en una semana lenta, el empleador debe la diferencia en efectivo. Esa obligación se computa semana laboral por semana laboral, no por período de pago. El fondo común no cambia las matemáticas: el cálculo del crédito por propina de cada empleado se realiza en función de sus propios salarios y propinas individuales, incluida su distribución del fondo común.

Hay tres filtros administrativos que vale la pena señalar:

Aviso. La Sección 3(m) requiere que informe a los empleados con propina antes de tomar el crédito por propinas, incluyendo el monto del crédito, el salario en efectivo que se paga, que todas las propinas son retenidas por el empleado a menos que se aplique un fondo común de propinas válido, y que el crédito por propinas no puede exceder las propinas reales del empleado. Un aviso por escrito —normalmente un reconocimiento de empleado con propina de una sola página firmado al momento de la contratación y reemitido cuando los montos cambian— es la defensa más clara.
Registros. Debe mantener, para cada empleado con propina, las horas diarias y semanales trabajadas tanto en ocupaciones con propina como sin propina, las ganancias en tiempo ordinario diarias y semanales, el monto de los salarios en efectivo pagados, el monto del crédito por propinas reclamado y un registro de las contribuciones y recibos del fondo común de propinas.
Horas extras. Las horas extras para los empleados con propina se calculan sobre el salario mínimo completo, no sobre el salario en efectivo. La tasa regular es de al menos $7.25, la tasa de horas extras es de al menos $10.88, y el crédito por propinas reduce la obligación en efectivo en $5.12; por lo tanto, la tasa de horas extras en efectivo es de al menos $5.76. Las horas extras con propina son uno de los elementos de nómina que se calculan incorrectamente con más frecuencia en la industria.

Reparto de propinas en 2026: Qué está permitido

La regla final de 2021 del Departamento de Trabajo (DOL) sobre el reparto de propinas sigue en vigor, aunque la regla 80/20/30 que la acompañaba haya desaparecido. Este es el marco que los operadores deben seguir:

La exclusión de gerentes y supervisores es absoluta. Los gerentes y supervisores no pueden quedarse con las propinas recibidas por otros empleados, ni siquiera a través de un fondo común de propinas. El DOL aplica una prueba de funciones tomada de la exención ejecutiva de la Sección 13(a)(1): alguien cuya función principal es la gestión de la empresa, que de forma habitual y regular dirige el trabajo de al menos dos o más empleados, y que tiene autoridad para contratar y despedir (o cuyas recomendaciones tienen un peso especial) es considerado gerente a efectos de las propinas. Un supervisor en activo con plena capacidad para dirigir a sus subordinados no supera la prueba, incluso si pasa la mayor parte de su turno detrás de la barra.
Los gerentes y supervisores pueden conservar las propinas que reciban directamente de un cliente por un servicio que hayan prestado personal y únicamente ellos. Si el dueño de un bar prepara una bebida para un cliente, la propina que deje el cliente es del dueño. Si el dueño comparte cualquier parte del fondo de propinas del turno, se trata de un robo de propinas ilegal.
Los fondos comunes de propinas obligatorios para el personal de cocina ("back-of-house") solo se permiten si el empleador no aplica el crédito por propinas. Un operador que paga el salario mínimo completo como salario en efectivo puede incluir a cocineros, lavaplatos y otros empleados que no suelen recibir propinas en un fondo común obligatorio. Un operador que aplica el crédito por propinas puede gestionar un fondo de propinas "tradicional" únicamente entre los empleados que habitual y regularmente reciben propinas: camareros, bármanes, ayudantes de camarero (bussers), corredores de comida (food runners), anfitriones y bármanes de servicio.
Las contribuciones de gerentes y supervisores a un fondo común obligatorio están permitidas siempre que el gerente no reciba también distribuciones del fondo. La regla de 2021 fue explícita en este punto.
Los cargos por servicio no son propinas. Las gratificaciones obligatorias —la "propina automática" del dieciocho por ciento en grupos de seis, cargos por servicio de banquetes, cargos por servicio de habitaciones de hotel— son ingresos para el establecimiento según la Rev. Rul. 2012-18. Las distribuciones a los empleados procedentes de cargos por servicio son salarios, no propinas, y están sujetas a las retenciones estándar de impuestos sobre la renta, Seguridad Social y Medicare en el Formulario W-2. No se informan en el Formulario 8027 y no pueden computar para el crédito por propinas. Por lo general, tampoco son elegibles para la deducción "sin impuestos sobre las propinas" de la OBBBA que se analiza a continuación.

La exposición a sanciones civiles por apropiarse de las propinas es significativa. La regla de 2021 restableció la autoridad del DOL para imponer sanciones monetarias civiles (CMP) por el robo de propinas, independientemente de si la infracción fue reiterada o deliberada; lo que significa que una sola desviación demostrable de propinas hacia un gerente puede conllevar una CMP además de salarios retroactivos, daños liquidados y honorarios de abogados.

Cargo por servicio frente a propina: los factores de la Rev. Rul. 2012-18

La prueba federal de propina frente a cargo por servicio es el eje central de todo programa de cumplimiento en restaurantes. Según la Rev. Rul. 2012-18, un pago es una propina solo si se cumplen los cuatro factores siguientes:

El pago se realiza libre de coacción.
El cliente tiene el derecho irrestricto de determinar la cuantía.
El pago no es objeto de negociación ni está dictado por la política del empleador.
El cliente, por lo general, tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.

Un calculador de "propina sugerida" impreso al final de una cuenta con una línea de propina en blanco es una propina; un "cargo por servicio" del dieciocho por ciento aplicado automáticamente en grupos de seis es un cargo por servicio. La clasificación repercute en toda su contabilidad. Las propinas fluyen como compensación al empleado y pueden ser elegibles para el tratamiento de crédito por propinas FICA bajo la Sección 45B; los cargos por servicio fluyen como ingresos del establecimiento y luego salen como salarios, sin crédito por propinas FICA sobre la parte salarial. El Formulario 8027 (informe anual de propinas de establecimientos grandes de comida y bebida) excluye los cargos por servicio tanto de la parte de propinas como de la de ingresos de la prueba de propinas asignadas.

La clasificación errónea es uno de los hallazgos más comunes en las auditorías de cumplimiento de propinas del IRS. Si su POS etiqueta una gratificación aplicada automáticamente como "propina" y su sistema de nómina la encamina como propina en lugar de salario, tiene un problema independientemente de lo que diga el menú.

Coordinación con la OBBBA "Sin impuestos sobre las propinas" — Código TP en la Casilla 12 y el TTOC

La Ley One Big Beautiful Bill (OBBBA) de 2025 creó una deducción del impuesto federal sobre la renta para las "propinas calificadas" recibidas por empleados en ocupaciones designadas por el Tesoro en la lista del Código de Ocupación con Propina del Tesoro (TTOC). Para el año de nómina 2026, los empleadores deben:

Realizar un seguimiento por separado de los ingresos por propinas calificadas e informarlos en el Formulario W-2, Casilla 12 con el código TP.
Informar el TTOC del empleado en la Casilla 14b.
Informar los montos de las primas por horas extras calificadas en la Casilla 12 con el código TT.

Las reglas de salarios y horas de esta guía y las reglas fiscales de la OBBBA se superponen y tiran en direcciones diferentes. La deducción de la OBBBA se aplica solo a las "propinas"; se mantiene el mismo análisis de propina frente a cargo por servicio de la Rev. Rul. 2012-18. Una gratificación automática mal clasificada no es solo un problema de crédito por propinas de la Sección 3(m); también es un problema del Código TP de la Casilla 12 que aflorará en las declaraciones de impuestos de los empleados.

La interacción es importante desde el punto de vista operativo porque las leyes estatales de "mini-crédito por propinas" y la deducción de la OBBBA no avanzan al unísono. Un empleado en California —donde no existe crédito por propinas en absoluto— sigue obteniendo la deducción del Código TP de la OBBBA por propinas calificadas. Un empleado en Texas, donde el crédito por propinas está vigente y el salario en efectivo es de $2.13, obtiene tanto el crédito por propinas por el lado del empleador como la deducción del Código TP por el lado del empleado. La configuración de la nómina debe gestionar ambos a la vez.

El mosaico estatal: el crédito por propina está desapareciendo en los bolsillos

La ley federal establece un piso; la ley estatal a menudo se sitúa muy por encima de este. Siete estados han eliminado por completo el crédito por propina para 2026, exigiendo el salario mínimo estatal completo como salario en efectivo antes de cualquier propina: Alaska, California, Minnesota, Montana, Nevada, Oregón y Washington. En estos estados, un fondo común de propinas (tip pool) que incluya al personal de cocina (back-of-house) es permisible porque no se está tomando ningún crédito por propina; no obstante, sigue aplicándose la exclusión para gerentes y supervisores.

Otras jurisdicciones se encuentran al borde de la eliminación:

Washington D.C. continúa con la eliminación gradual bajo la Iniciativa 82. El salario mínimo para empleados con propinas ha subido cada año y está en camino de igualar al salario mínimo estándar en 2027, eliminando el crédito.
Michigan restableció su Ley de Salario de Oportunidad para una Fuerza Laboral Mejorada (Improved Workforce Opportunity Wage Act) después de que la Corte Suprema del estado dictaminara que la legislatura enmendó indebidamente la iniciativa subyacente; el crédito por propina se está reduciendo gradualmente según un cronograma de varios años.
Maryland continúa considerando legislación que eliminaría gradualmente el crédito por propina para principios de la década de 2030.
Massachusetts derrotó por poco una iniciativa de votación de "Un Salario Justo" (One Fair Wage) en 2024, pero los operadores esperan que la propuesta regrese.
Nueva York, Nueva Jersey, Connecticut, Illinois, Arizona, Colorado, Vermont, Maine y Hawái establecen salarios en efectivo para empleados con propinas por encima de los $2.13, con diversos topes de crédito por propina y distintos tratamientos para el fondo común (pooling).

Una regla práctica: nunca utilice una única plantilla de nómina nacional para empleados con propinas. Cada salario en efectivo específico del estado, el tope del crédito por propina, la composición permitida del fondo común y los requisitos de notificación deben residir en una configuración separada en su sistema de nómina. Muchos operadores se mudan a un servicio de cumplimiento gestionado por proveedores (Toast Payroll, el módulo de empleados con propinas de Gusto, el módulo para restaurantes de Paychex o 7shifts integrado con ADP) precisamente porque el mapeo manual es demasiado frágil.

Reconstrucción del análisis de empleos duales tras la anulación

Debido a que ya no existe un porcentaje o un reloj de treinta minutos, el análisis de empleos duales regresa a los principios fundamentales. La cuestión de cumplimiento es si el empleado está dedicado a una ocupación única con tareas que producen propinas y tareas incidentales que no producen propinas, o en dos ocupaciones distintas, de las cuales solo una recibe propinas.

El personal de servicio (FOH) anterior a 2021 ofrece ejemplos que siguen siendo instructivos:

Un camarero que pule cubiertos, rellena dispensadores de azúcar, prepara café y prepara el comedor antes del servicio está realizando tareas incidentales a la ocupación con propinas de camarero. El crédito por propina se aplica incluso si estas tareas consumen un tiempo sustancial durante la preparación previa al turno.
Un camarero que, además, realiza trabajos de mantenimiento (repintar el comedor, reparar la cámara frigorífica, colgar carteles) está desempeñando una ocupación separada para la cual no se aplica el crédito por propina.
Un barman que ocasionalmente reabastece el enfriador de cerveza está en una sola ocupación; un barman que también es el equipo de limpieza diurno tiene empleos duales.

Movimientos prácticos de cumplimiento:

Redacte descripciones de puestos que nombren la ocupación y enumeren las tareas habituales de la misma. Una descripción de "Mesero" que incluya "trabajo secundario incluyendo enrollado de cubiertos, preparación de estación y reabastecimiento de condimentos" deja claro que esas tareas son parte de la ocupación con propinas.
Programe los empleos duales por separado en la hoja de horas. Si un mesero trabaja ocasionalmente como anfitrión (host), codifique las horas de anfitrión con una posición diferente y páguelas al salario mínimo completo; las horas de mesero se mantienen a la tasa de crédito por propina.
Capacite a los gerentes para detectar empleos duales voluntarios: un mesero que se ofrece como voluntario para cubrir el turno perdido del lavaplatos está realizando empleos duales durante esas horas.
Documente las asignaciones de tareas sin propina en los códigos de registro del POS. Algunos sistemas permiten alternar entre "Mesero" y "Mesero — Limpieza", mapeando este último a una tasa de pago sin crédito por propina. Esto crea evidencia contemporánea de que realizó la asignación correctamente.

La ausencia de un porcentaje de límite definido funciona en ambos sentidos. Si sus investigadores o los abogados de los demandantes demuestran que un mesero pasó cuatro horas de un turno de ocho pintando el comedor, la desaparición de la regla 80/20 no lo salvará. Se desplazó a una ocupación separada; usted debe el salario mínimo completo por esas cuatro horas.

Arquitectura de POS, nómina y registro que sobrevive a las auditorías

Tres capas de documentación son fundamentales en 2026:

Declaraciones diarias de propinas. Cada empleado con propinas debe declarar sus propinas al final del turno, idealmente a través del POS para que la declaración tenga marca de tiempo y esté vinculada al turno. Las declaraciones de propinas alimentan tanto el cálculo del crédito por propina de la Sección 3(m) como los informes del Formulario 4070 / W-2. También son lo primero que solicita un investigador.
Libros auxiliares del fondo común de propinas. Si gestiona un fondo común (pool), mantenga un registro continuo del mismo: contribuciones de entrada, distribuciones de salida, identidad del receptor y ocupación del receptor. La exclusión de gerentes de la regla de 2021 es más fácil de defender con un libro auxiliar que muestre cero distribuciones a cualquier persona que posea un código de rol de gerente o supervisor.
Segregación de cargos por servicio. Cada partida de ingresos debe ser clasificable como propina, cargo por servicio o ingreso sin propina. La mayoría de los sistemas POS modernos permiten etiquetar los cargos en una de estas tres categorías. Concilie la etiqueta del POS con la ruta de nómina en cada período: los cargos por servicio que terminaron en la declaración de propinas son un problema; las propinas que terminaron en los ingresos por cargos por servicio también son un problema.

Las declaraciones de propinas son también donde reside el crédito por propina FICA de la Sección 45B. Los empleadores pueden reclamar un crédito fiscal federal sobre la renta equivalente a la participación del empleador en el FICA pagado sobre los ingresos por propinas que superen el umbral necesario para alcanzar el salario mínimo federal. El crédito se calcula en el Formulario 8846. Requiere una calidad de seguimiento de propinas por empleado que muchos operadores no se dan cuenta de que ya necesitan para respaldar su posición sobre salarios y horas.

Una contabilidad precisa en texto plano para los ingresos por propinas, cargos por servicio y distribuciones del fondo común facilita sustancialmente la defensa en una auditoría. Muchos operadores concilian sus exportaciones de propinas del POS contra su sistema de nómina de forma manual en cada período, un proceso frágil cuando las fronteras estatales, los códigos de ocupación y los participantes del fondo común cambian con frecuencia. Un libro de contabilidad con control de versiones que refleje la exportación del POS le brinda un historial auditable de cada cambio de clasificación y ajuste del fondo común.

Exposición a litigios: Acciones colectivas y demandas colectivas estatales

Los errores en el crédito por propinas (tip-credit) y en el fondo de propinas (tip-pool) de la FLSA se encuentran entre las causas más comunes de acciones colectivas y demandas colectivas en la industria de la hospitalidad. La estructura de exposición es implacable:

Las acciones colectivas de la Sección 16(b) de la FLSA permiten que los empleados en situaciones similares se adhieran (opt-in). Un solo demandante nombrado con un problema de notificación de crédito por propinas puede atraer a cientos de participantes en un operador de múltiples unidades. Los daños incluyen el salario mínimo no pagado, una cantidad igual por daños liquidados y los honorarios de abogados de la parte vencedora.
Las demandas colectivas estatales de salarios y horas en California, Nueva York, Massachusetts, Illinois y Pensilvania operan bajo la Regla 23 con una acumulación de penalizaciones más alta. La Ley Laboral de Nueva York § 196-d añade sanciones por violación en la retención de propinas. La ley PAGA de California expone a los empleadores a sanciones por periodo de pago, además de los salarios retroactivos a nivel de toda la demanda colectiva.
Las reclamaciones de "el gerente se queda con las propinas" bajo la autoridad de sanciones monetarias civiles de la regla de 2021 son el vector de litigio más reciente. Estas no requieren una violación deliberada.

El patrón de litigio es previsible: un antiguo camarero presenta una queja alegando alguna combinación de (a) notificación defectuosa de crédito por propinas, (b) trabajo sin propinas fuera de la ocupación con propinas, (c) participación de gerentes en el fondo de propinas y (d) cargos por servicio mal clasificados. La solución es contar con un registro impecable en cada uno de esos cuatro frentes antes de que se presente la queja.

Una lista de verificación de implementación de doce pasos para 2026

Si usted gestiona una fuerza laboral que recibe propinas, trabaje en esta lista en orden:

Actualice su notificación escrita de crédito por propinas de la Sección 3(m) y vuelva a emitirla a cada empleado que reciba propinas.
Audite las descripciones de puestos para cada ocupación con propinas; enumere explícitamente las tareas incidentales.
Confirme que los códigos de registro (clock-in) del POS dirijan las horas de ocupación con propinas frente a las de ocupación sin propinas al salario en efectivo correcto en la nómina.
Recalcule las tasas de salario en efectivo por horas extras para los empleados con propinas utilizando el salario mínimo completo como base de la tasa ordinaria.
Revise la lista de gerentes/supervisores según la prueba de funciones de la FLSA; confirme que ningún gerente aparezca en ninguna distribución del fondo de propinas.
Audite la clasificación del POS de cada línea de ingresos —propina, cargo por servicio o concepto sin propina— y concíliela con el direccionamiento de la nómina de los últimos doce meses.
Confirme el mapeo de los códigos TP y TT del Cuadro 12 para el ciclo W-2 de 2026, incluyendo el código TTOC en el Cuadro 14b.
Estado por estado: confirme el salario en efectivo de 2026 de cada estado donde opera, el límite del crédito por propinas, las reglas de composición del fondo de propinas y los requisitos de notificación.
Traslade las declaraciones de propinas al POS si aún no están allí; conserve las marcas de tiempo diarias.
Cree un libro mayor del fondo de propinas con saldos acumulados por participante.
Calcule el crédito por propinas del FICA de la Sección 45B en el Formulario 8846 para el año anterior utilizando sus datos de propinas conciliados.
Reúna a sus gerentes de operaciones para una capacitación anual sobre el marco de empleos duales, la regla de exclusión de gerentes y la distinción entre cargo por servicio y propina.

Mantenga sus registros de cumplimiento de propinas listos para auditoría

La defensa del crédito por propinas se basa en la calidad de sus registros subyacentes: declaraciones diarias de propinas, libros mayores de fondos, clasificaciones de cargos por servicio y mapeos del Cuadro 12 de la W-2 que se concilien con la misma fuente de verdad: la exportación del POS. La contabilidad en texto plano le ofrece esa fuente de verdad en un formato que puede controlar por versiones, comparar (diff) con periodos anteriores y entregar a un auditor sin tener que explicar un esquema de base de datos propietario. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que es transparente, controlada por versiones y lista para la IA, diseñada específicamente para operadores que desean que sus registros de salarios y horas sean tan defendibles como sus estados financieros. Comience gratis y aporte a sus registros de propinas y nómina la misma disciplina de ingeniería que aplica al resto de sus libros contables.

Fuentes: