Wie man sich als Unternehmer selbst bezahlt: Ein umfassender Leitfaden, um es richtig zu machen

Hier ist eine unbequeme Wahrheit über das Unternehmertum: Viele Gründer wissen nicht, wie sie sich selbst korrekt bezahlen sollen. Einige nehmen sich zu wenig und brennen aus, während ihre persönlichen Finanzen leiden. Andere nehmen sich zu viel und entziehen ihrem Unternehmen das Kapital, das es zum Wachsen benötigt. Und viele improvisieren einfach, heben Geld ab, wann immer ihnen danach ist, und hoffen, dass bei der Steuererklärung alles gut geht.

Die richtige Vergütung ist nicht nur eine Frage des Geldes in Ihrer Tasche. Es ist eine strategische Entscheidung mit erheblichen Auswirkungen auf Ihre Steuern, die Gesundheit Ihres Unternehmens und Ihre persönliche finanzielle Sicherheit.

Dieser Leitfaden erläutert alles, was Sie über die Selbstbezahlung als Unternehmensinhaber wissen müssen – die verfügbaren Methoden, wie Ihre Unternehmensstruktur Ihre Optionen beeinflusst und wie Sie den richtigen Betrag bestimmen.

Die zwei Wege, wie sich Unternehmensinhaber selbst bezahlen

Auf der grundlegendsten Ebene haben Unternehmensinhaber zwei Möglichkeiten der Vergütung: eine Privatentnahme (Owner's Draw) oder ein Gehalt. Den Unterschied zu verstehen ist wichtig, da jede Methode andere steuerliche Auswirkungen, administrative Anforderungen und praktische Erwägungen mit sich bringt.

Privatentnahme (Owner's Draw)

Eine Privatentnahme ist genau das, wonach es klingt – Sie entnehmen Geld direkt aus Ihren Unternehmensgewinnen. Sie können sich einen Scheck vom Geschäftskonto ausstellen, Geld auf Ihr Privatkonto überweisen oder sogar Bargeld nehmen. Das Hauptmerkmal ist die Einfachheit: keine Lohnabrechnung, kein Steuereinbehalt, nur eine direkte Geldbewegung vom Unternehmen zu Ihnen.

Diese Methode bietet maximale Flexibilität. Sie können Geld nehmen, wenn Sie es brauchen, in der Höhe, die zu diesem Zeitpunkt sinnvoll ist. Der administrative Aufwand ist minimal, und es wird kein Lohnabrechnungsanbieter benötigt.

Diese Flexibilität bringt jedoch auch Verantwortung mit sich. Da Steuern nicht automatisch einbehalten werden, sind Sie selbst für die Verwaltung Ihrer Steuerverpflichtungen verantwortlich. Das bedeutet, Geld für Steuern beiseite zu legen und vierteljährliche Steuervorauszahlungen zu leisten, um Strafen zu vermeiden. Für 2025 sind diese vierteljährlichen Fristen der 15. April, der 16. Juni, der 15. September und der 15. Januar 2026.

Die Privatentnahme unterliegt nicht der Lohnsteuer im herkömmlichen Sinne. Stattdessen zahlen Sie eine Steuer für Selbstständige (Self-Employment Tax) auf Ihren Anteil am Unternehmensgewinn – derzeit 15,3 % (12,4 % für die Rentenversicherung auf Einkommen bis zu 176.100 $ plus 2,9 % für die Krankenversicherung/Medicare auf das gesamte Einkommen). Sie zahlen diese Steuer unabhängig davon, ob Sie das Geld tatsächlich entnehmen.

Gehalt

Bei der Gehaltsmethode werden Sie wie jeder andere Arbeitnehmer behandelt. Sie erhalten regelmäßige Gehaltsschecks nach einem festen Zeitplan, wobei die Steuern automatisch einbehalten werden. Ihre Lohnabrechnung umfasst die Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge (Social Security), Medicare sowie gegebenenfalls staatliche und lokale Steuern.

Dieser Ansatz bietet Vorhersehbarkeit. Sie wissen genau, wie viel Sie in jedem Zahlungszeitraum erhalten, und Ihre Steuerverpflichtungen werden automatisch abgewickelt. Es ist einfacher, privat zu budgetieren, wenn Ihr Einkommen nach einem festen Zeitplan eintrifft.

Die Gehaltsmethode baut zudem Ihre Rentenansprüche auf, was sich auf zukünftige Leistungen auswirkt. Ein dokumentiertes W-2-Einkommen kann es zudem erleichtern, sich für Hypotheken oder andere Privatkredite zu qualifizieren.

Der Nachteil ist die geringere Flexibilität. Sie können nicht einfach Geld nehmen, wenn Sie es brauchen – Sie sind an Ihre festgelegte Vergütung gebunden. Zudem fällt mehr administrativer Aufwand an: Durchführung der Lohnabrechnung, Einreichung von Lohnsteuererklärungen und potenziell die Bezahlung eines Lohnabrechnungsdienstleisters.

Wie Ihre Unternehmensstruktur Ihre Optionen beeinflusst

Nicht jeder Unternehmensinhaber kann frei zwischen Entnahmen und Gehalt wählen. Die Rechtsform Ihres Unternehmens bestimmt weitgehend, welche Methode Sie anwenden können oder müssen.

Einzelunternehmer (Sole Proprietors)

Als Einzelunternehmer sind Sie und Ihr Unternehmen rechtlich dieselbe Einheit. Die IRS erkennt ein an sich selbst gezahltes Gehalt nicht als abzugsfähige Geschäftsausgabe an – Sie würden sich im Wesentlichen selbst mit Geld bezahlen, das Ihnen bereits gehört.

Das bedeutet, die Privatentnahme ist Ihre einzige Option. Sie entnehmen Geld aus Ihrem Unternehmen nach Bedarf und zahlen Steuern für Selbstständige auf Ihren Nettogewinn, unabhängig davon, wie viel Sie tatsächlich entnehmen. Der gesamte Gewinn fließt in Ihre persönliche Steuererklärung über den „Schedule C“ ein.

Personengesellschaften und Multi-Member LLCs

Personengesellschaften (Partnerships) funktionieren aus Vergütungssicht ähnlich wie Einzelunternehmen. Gesellschafter können keine W-2-Gehälter von der Personengesellschaft erhalten. Stattdessen nehmen Sie Entnahmen basierend auf Ihrem Gesellschaftsvertrag vor, und die Gewinne fließen basierend auf Ihrem Eigentumsanteil in Ihre persönliche Steuererklärung ein.

Die Personengesellschaft selbst reicht eine Informationserklärung ein (Formular 1065), zahlt aber keine Einkommensteuer. Jeder Partner erhält einen „Schedule K-1“, der seinen Anteil am Gewinn ausweist, und versteuert diesen Betrag.

S-Corporations

S-Corporations bieten die meiste Flexibilität – und die meiste Komplexität. Wenn Sie ein Inhaber sind, der im Unternehmen mitarbeitet, sind Sie verpflichtet, sich selbst ein angemessenes Gehalt über die Lohnabrechnung zu zahlen. Über dieses erforderliche Gehalt hinaus können Sie jedoch auch Gewinnausschüttungen (Distributions) vornehmen.

Dies ist wichtig, da das Gehalt der Lohnsteuer unterliegt (15,3 %, aufgeteilt zwischen Ihnen und dem Unternehmen), Gewinnausschüttungen hingegen nicht. Einige Inhaber von S-Corporations erzielen erhebliche Steuereinsparungen, indem sie ihr Gehalt angemessen halten und zusätzliche Vergütungen als Ausschüttungen entnehmen.

Diese Strategie hat jedoch Grenzen. Die IRS verlangt, dass Ihr Gehalt „angemessen“ (reasonable) ist – was bedeutet, dass es vergleichbar mit dem sein muss, was Sie jemand anderem für denselben Job zahlen würden. Wenn Sie sich selbst zu wenig bezahlen, um Lohnsteuern zu vermeiden, und die IRS dies aufdeckt, drohen Steuernachzahlungen, Zinsen und Strafen. In einigen Gerichtsfällen wurden Strafen in Höhe von 100 % der zu wenig gezahlten Steuern verhängt.

C-Corporations

Eigentümer-Angestellte einer C-Corporation müssen eine angemessene Vergütung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung erhalten. Im Gegensatz zu S-Corporations können C-Corps Gewinne nicht an die Eigentümer durchreichen, ohne eine Körperschaftsteuer sowie die persönliche Steuer auf Dividenden auszulösen (die gefürchtete „Doppelbesteuerung“).

Das bedeutet, dass die meisten Eigentümer von C-Corps lediglich ein Gehalt beziehen und Gewinne im Unternehmen belassen oder Dividenden strategisch auf Basis der Steuerplanung ausschütten.

Die Bestimmung des richtigen Betrags

Eine der häufigsten Fragen von Unternehmensinhabern lautet: „Wie viel sollte ich mir selbst zahlen?“ Es gibt keine universelle Antwort, aber verschiedene Ansätze können Ihre Entscheidung leiten.

Die 50-30-20-Formel

Ein beliebter Ansatz teilt die Unternehmensgewinne wie folgt auf:

• 50 % für Reinvestitionen in das Unternehmen (Wachstum, Ausrüstung, Rücklagen)
• 30 % für die Vergütung der Eigentümer
• 20 % für Steuern und Rücklagen

Dieser ausgewogene Ansatz funktioniert gut für stabile, profitable Unternehmen. Er stellt sicher, dass persönliche Bedürfnisse abgedeckt sind, während die finanzielle Gesundheit des Unternehmens erhalten bleibt.

Richtlinien für den Prozentsatz vom Umsatz

Ein weiterer Rahmen basiert die Vergütung der Eigentümer auf einem Prozentsatz des Bruttoumsatzes. Der angemessene Prozentsatz variiert je nach Branche:

• Solo-Dienstleistungsunternehmen: 40–50 %
• Kleiner Einzelhandel: 30–40 %
• Gastronomie: 25–35 %
• Software- und Digitalunternehmen: 50 %+

Dies sind grobe Richtlinien. Ihre spezifische Situation – einschließlich Ihrer Betriebskosten, der Wachstumsphase und Ihrer persönlichen Bedürfnisse – sollte den endgültigen Betrag bestimmen.

Die Anforderung eines angemessenen Gehalts

Wenn Sie eine S- oder C-Corporation führen, verlangt der IRS, dass Sie sich selbst ein „angemessenes Gehalt“ (Reasonable Salary) zahlen – eine Vergütung, die vergleichbar mit dem ist, was Sie einem Angestellten ohne Eigentümeranteile für eine ähnliche Tätigkeit zahlen würden.

Der IRS berücksichtigt mehrere Faktoren bei der Bewertung, ob Ihr Gehalt diesem Standard entspricht:

• Ihre Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die Komplexität Ihrer Arbeit
• Branchenstandards für ähnliche Positionen in Unternehmen vergleichbarer Größe
• Geografischer Standort und Lebenshaltungskosten
• Ihre Ausbildung, Erfahrung und Expertise
• Zeitaufwand und Einsatz für das Unternehmen
• Der Gesamtumsatz und die Rentabilität des Unternehmens

Einige Buchhalter verwenden Faustregeln wie die „60/40-Regel“ – 60 % Gehalt, 40 % Ausschüttungen. Aber diese willkürlichen Prozentsätze sind nicht offiziell vom IRS anerkannt. Bei einer Prüfung müssten Sie Ihr Gehalt auf der Grundlage tatsächlicher Marktvergleiche rechtfertigen, nicht durch einfache Formeln.

Die Beitragsbemessungsgrenze der US-Sozialversicherung (Social Security wage base) für 2025 beträgt $176.100. Wenn Sie sich mindestens diesen Betrag zahlen (sofern Ihr Unternehmen dies zulässt), maximieren Sie Ihre Sozialversicherungsleistungen und weisen gleichzeitig eine substantielle Vergütung nach.

Wann Sie anfangen sollten, sich selbst zu bezahlen

Viele neue Unternehmensinhaber fragen sich, wann sie anfangen können, Geld aus ihrem Unternehmen zu entnehmen. Die praktische Antwort: Wenn Ihr Unternehmen dauerhaft genug Einkommen generiert, um seine Betriebskosten zu decken und Geld übrig bleibt.

Einige Unternehmer warten Jahre, bevor sie ein Gehalt beziehen, und reinvestieren alles in das Wachstum. Andere beginnen bereits in den ersten Monaten mit bescheidenen Entnahmen von $1.000–2.000 pro Monat.

Es gibt keine richtige Antwort. Berücksichtigen Sie Ihre persönliche finanzielle Situation, den Wachstumskurs Ihres Unternehmens und Ihre Fähigkeit, wesentliche Lebenshaltungskosten aus anderen Quellen zu decken. Wenn Sie für den Lebensunterhalt auf das Unternehmen angewiesen sind, müssen Sie früher mit der Selbstzahlung beginnen – seien Sie jedoch realistisch in Bezug auf das, was das Unternehmen sich leisten kann.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Zu wenig entnehmen

Manche Eigentümer opfern ihre persönliche finanzielle Stabilität zugunsten des Unternehmenswachstums. Während Reinvestitionen wichtig sind, führt eine chronische Unterbezahlung zu Stress, Burnout und potenziell schlechten Entscheidungen. Zahlen Sie sich selbst genug, um einen angemessenen Lebensstil aufrechtzuerhalten.

Zu viel entnehmen

Das gegenteilige Problem ist ebenso gefährlich. Wenn Sie mehr entnehmen, als Ihr Unternehmen tragen kann, entziehen Sie ihm das Betriebskapital, erschweren das Überstehen von Abschwüngen und schränken Ihre Fähigkeit ein, Wachstumschancen zu nutzen.

Ignorieren der vierteljährlichen Steuervorauszahlungen

Wenn Sie Entnahmen statt eines Gehalts tätigen, sind vierteljährliche Steuervorauszahlungen keine Option, sondern Pflicht. Das Versäumen dieser Zahlungen führt zu Strafen und Zinsen sowie zu einer schmerzhaften Überraschung bei der Steuererklärung.

Vermischung von privaten und geschäftlichen Finanzen

Unabhängig davon, wie Sie sich selbst bezahlen, sollten Sie geschäftliche und private Finanzen trennen. Verwenden Sie separate Bankkonten, bezahlen Sie sich über formelle Entnahmen oder die Lohnabrechnung und führen Sie klare Aufzeichnungen. Diese Trennung ist essenziell für den rechtlichen Schutz, steuerliche Zwecke und eine genaue Finanzverfolgung.

Anpassungen versäumen

Ihre Vergütung sollte sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Was im ersten Jahr funktioniert hat, kann im fünften Jahr unzureichend oder während eines Abschwungs übertrieben sein. Überprüfen und passen Sie Ihre Vergütung mindestens jährlich auf Grundlage der Unternehmensleistung und der persönlichen Bedürfnisse an.

Professionelle Beratung einholen

Die richtige Vergütungsstrategie hängt von Ihrer spezifischen Situation ab – Ihrer Unternehmensstruktur, Rentabilität, Ihren persönlichen Bedürfnissen und langfristigen Zielen. Während die oben genannten Rahmenbedingungen eine Orientierung bieten, wird die Konsultation eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers dringend empfohlen.

Ein qualifizierter Berater kann Ihnen helfen:

• Ihre Vergütung so zu strukturieren, dass Steuern legal minimiert werden
• Die Einhaltung der IRS-Anforderungen sicherzustellen
• Vierteljährliche Vorauszahlungen zu planen
• Ihre Strategie anzupassen, wenn sich die Umstände ändern

Die Kosten für professionelle Beratung sind in der Regel gering im Vergleich zu den Steuereinsparungen und der Sicherheit, die sie bietet.

Halten Sie Ihre Vergütungsaufzeichnungen organisiert

Wie auch immer Sie sich selbst bezahlen, die Führung klarer Aufzeichnungen ist unerlässlich. Sie benötigen eine Dokumentation jeder Privatentnahme oder Gehaltszahlung für steuerliche Zwecke sowie präzise Geschäftsfinanzen, um angemessene Vergütungshöhen festzulegen.

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