Най-добрият ви техник влиза в офиса ви във вторник и ви казва, че е бил призован. Две седмици годишно обучение, деветмесечно разполагане или може би безсрочна мобилизация — той не знае точно, а и вие не знаете. Първата ви мисъл е за графика. Втората ви трябва да бъде за закона: федерален статут, наречен USERRA, дава на този служител широки права да се върне на работа, да запази здравното си покритие и да бъде освободен от всякакво наказание за службата си — и той се прилага към вас, независимо дали имате един служител или хиляда.
Повечето малки работодатели никога не са чували за Закона за правата на заетост и възстановяване на работа на военнослужещите (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act), докато не им потрябва. Ето пълния наръчник: кого обхваща, петте условия за правата за възстановяване на работа, сроковете, които определят задълженията ви, правилото за „ескалатора“ за длъжността, която трябва да предложите при връщане, защитите за здравето и пенсията и счетоводните стъпки, които предотвратяват превръщането на разполагането в регулаторен хаос.
USERRA се прилага към вас независимо от размера на компанията
За разлика от повечето федерални закони за заетостта, USERRA няма минимален брой служители. Дял VII, ADA и FMLA освобождават най-малките работодатели. USERRA не го прави: той обхваща всеки работодател в Съединените щати, включително едноличен търговец с един служител на непълно работно време. Той обхваща работещи на пълно и непълно работно време, сезонни и временни работници, както и практически всяка категория униформени служби — армия, флот, военновъздушни сили, морска пехота, космически сили, брегова охрана, офицерски корпус на Службата за обществено здраве и NOAA, Национална гвардия и резерви, както и държавно организирана милиция, призована под федерална власт.
Няма изискване за продължителност на службата, преди да влязат в сила защитите. Служител, назначен преди три седмици, който след това заминава за уикенд учение, има същите основни права като служител с десетгодишен стаж във вашата фирма. Законът защитава и кандидатите: не можете да откажете да наемете някого, защото задълженията му към Националната гвардия или резерва биха могли да го отдалечат от работа в бъдеще.
Петте условия за правата за възстановяване на работа
Завръщащ се военнослужещ придобива правото да си върне работата, когато са изпълнени пет условия:
- Той е имал гражданска работа при вас. Той трябва да е бил ваш служител (а не независим изпълнител), когато е напуснал.
- Той ви е дал предварително известие. Известието може да бъде писмено или устно и може да дойде от служителя или от неговия командир. Не се изискват магически думи или формуляри — „моето подразделение се мобилизира през юни“ се брои.
- Общата му служба при вас е пет години или по-малко. Часовникът отчита само времето, реално прекарано на военна служба, а големи категории изобщо не се броят: изисквана начална служба над пет години, периодично обучение в резерва и Националната гвардия, доброволно удължаване по време на война или извънредно положение в страната и служба по време на президентско призоваване са изключени. На практика петгодишният лимит рядко блокира някого и никога не трябва да се позовавате на него, без първо да се консултирате със службата за подкрепа на работодателите към Министерството на отбраната.
- Той не е бил дисквалифициран от уволнението си. Почетно уволнение или уволнение за лошо поведение, или освобождаване при условия, различни от почетни, прекратява правата за възстановяване на работа. Почетно или общо уволнение ги запазва.
- Той се явява или подава заявление навреме. Крайният срок зависи от това колко дълго е отсъствал (повече за това по-долу).
Една практическа бележка за известието: служителят не е длъжен да иска вашето разрешение или да подава молба за одобрен отпуск. Военната необходимост може да опрости предварителното известие изцяло — ако заповедите пристигнат без време за предизвестие, правата на служителя остават непокътнати.
Сроковете за връщане, които определят календара ви
Най-полезното нещо, което можете да поставите на стената в офиса си, е тази таблица, защото тя ви казва точно кога да очаквате някого обратно:
- Служба от 1–30 дни (уикенд учение, двуседмично годишно обучение): служителят се явява на работа в началото на следващата планирана смяна след безопасното прибиране вкъщи плюс осем часа почивка. Ако явяването толкова бързо е невъзможно по независещи от него причини, той трябва да се яви възможно най-скоро.
- Служба от 31–180 дни: служителят трябва да подаде заявление за възстановяване на работа — писмено или устно — в рамките на 14 дни след приключване на службата.
- Служба от 181 дни или повече: крайният срок за подаване на заявление е 90 дни след приключване на службата.
Пропускането на краен срок не заличава автоматично правата на служителя, но променя последиците: обработвате закъснялото връщане според обичайните си правила за присъствие и поведение, а не според гаранцията за възстановяване на работа по USERRA. За наранявания или заболявания, свързани със службата, всеки срок се удължава с до две години за възстановяване.
Когато заявлението пристигне, трябва незабавно да възстановите лицето на работа — правилниците третират „незабавно“ като въпрос от дни, обикновено в рамките на две седмици, а не месеци. Можете да поискате документация, потвърждаваща службата, нейната продължителност и статуса на уволнението, но само за отсъствия от 31 дни или повече, и не можете да спирате възстановяването на работа, докато чакате документи, които не са налични по независещи от служителя причини.
Принципът на ескалатора: Коя длъжност трябва да предложите?
Сърцето на USERRA е правилото за „ескалатора“: завръщащият се служител стъпва обратно на ескалатора за старшинство точно на точката, която би заемал, ако никога не е напускал. Това означава, че повишението, което би получил, увеличението, което останалата част от екипа е получила, смяната, която би спечелил — всичко това се брои.
Конкретно, стълбата за възстановяване на работа работи така:
- Служба от 1–90 дни: първият избор е позицията на ескалатора — длъжността, която би заемал с пълно старшинство, статус и заплащане. Ако не може да я изпълнява дори след разумно преквалифициране, предлагате длъжността, която е напуснал.
- Служба от 91+ дни: същият приоритет на ескалатора, но алтернативата се разширява до всяка позиция с еквивалентно старшинство, статус и заплащане, която може да изпълнява, след това до най-близкото приближение до позицията на ескалатора.
- Увреждане, свързано със службата: ако нараняването му пречи да изпълнява длъжността на ескалатора, трябва да предприемете разумни усилия да го приспособите, включително и преквалификация за различна позиция, която може да изпълнява.
„Разумни усилия“ означава реално обучение, а не символична ориентационна смяна. Съдилищата са изисквали от работодателите да осигурят месеци опреснително обучение, нови сертификати и практика под наблюдение, преди да заключат, че някой е неквалифициран. Също така не можете да задоволите закона, като поставите лицето на по-ниска длъжност, за да избегнете изместването на този, който се е замествал по време на разполагането — завръщащият се служител има право да измести заместника от позицията на ескалатора.
Две защити се прилагат към възстановения служител след завръщането му. За служба от 31–180 дни, той обикновено не може да бъде уволнен без причина в продължение на 180 дни; за служба над 180 дни, щитът продължава една година. И „причина“ тук означава действително лошо поведение или легитимна, документирана бизнес причина — премахването на длъжността му месец след завръщането му ще привлече вниманието на разследващ.
Здравно покритие: Правилото за продължаване за 24 месеца
Здравната застраховка създава повече проблеми на малките работодатели от всяка друга част на USERRA, защото правилото достига до бизнеси, които COBRA никога не засяга.
- Служба от 30 дни или по-малко: здравното покритие на служителя продължава точно както ако все още е на работа. Вие продължавате да плащате вашата част; той продължава да плаща своята.
- Служба от 31 дни или повече: служителят може да избере да продължи покритието за себе си и своите зависими лица за до 24 месеца (или продължителността на службата, която е по-кратка), при условия, подобни на COBRA. Можете да таксувате до 102 процента от пълната премия — но събирането ѝ е ваша административна задача, така че настройте фактурирането, преди той да замине.
Критичната точка за малкия бизнес: това задължение за продължаване се прилага към всеки работодател, който предлага здравен план, дори фирма с трима души, далеч под прага от 20 служители на COBRA. Ако спонсорирате плана, вие администрирате продължаването. Координирайте се с вашия застраховател или брокер сега — средата на разполагането е грешното време да откриете, че документите на плана ви не споменават военно продължаване.
Пенсия, 401(k) и обезщетения за трудов стаж продължават да се трупат
USERRA третира военната служба като непрекъсната заетост за всяко обезщетение, обвързано със старшинство. Нивата на натрупване на платен отпуск, банките за празнични и болнични дни, които растат с трудовия стаж, и стълбиците за повишение напредват, сякаш служителят никога не е напускал. Правата, които се придобиват чисто с течение на времето, трябва да го чакат в деня, в който се върне.
Пенсионните планове имат специални механизми, които си струва да разберете, преди да започне разполагане:
- Служителят се третира като спечелил възнаграждение по време на службата в размер, който би спечелил, ако е бил непрекъснато зает, което определя формулата за обезщетения при завръщането му.
- Вноските на служителя, които той би направил, могат да бъдат допълнени след възстановяване на работа — с период за изплащане до три пъти продължителността на службата, ограничен до пет години.
- Вноските на работодателя и несвързаните с избора вноски, обвързани с тези допълнителни вноски, също трябва да бъдат направени.
Уведомете вашия администратор на 401(k) или външен доставчик на услуги в момента, в който започне разполагане. Изчисленията за допълнителни вноски, зачитането на стаж за придобиване на права и спирането на изплащането на заеми за разположени участници са рутинни за администраторите — но само ако ги уведомите.
Дискриминация и ответни действия: Правилата започват от първия ден
Антидискриминационната част на USERRA достига по-далеч, отколкото много собственици очакват. Не можете да откажете на някого първоначална заетост, да откажете повишение, да намалите работното време или да прекратите трудовото правоотношение поради негови минали, настоящи или бъдещи военни задължения. Правният тест е благосклонен към служителя: ако службата на лицето е била „мотивиращ фактор“ във вашето решение — дори един фактор сред много — вие носите тежестта да докажете, че бихте предприели същото действие така или иначе.
Практични рискови зони за малките фирми:
- Наемане: въпросът „колко често Националната гвардия ще ви откъсва от работа?“ и след това отхвърлянето на кандидата е класическа отговорност. Оценявайте изискванията за наличност неутрално и документирайте бизнес причината за всяко наемане.
- Графици и извънреден труд: систематичното даване на резервиста по-малко престижни смени, защото „може да бъде призован“, е дискриминация, дори ако еframed като предпазливо планиране.
- Съкращения: ако съкращение засегне наскоро завърнал се военнослужещ в неговия защитен период, очаквайте прекратяването да бъде проверено. Документирайте критериите за подбор, преди имената да влязат в обсъждането.
- Враждебност: подигравките с учебните уикенди или наказването на някого за ползване на военен отпуск провокира иск за ответни действия в допълнение към всичко останало.
Защитата срещу ответни действия обхваща и всеки, който свидетелства, подава жалба или дори задава въпроси за правата по USERRA — включително колеги, които подкрепят военнослужещия.
Какво федералният закон не изисква (и какво могат да изискват щатите)
Две погрешни схващания причиняват повечето спорове по USERRA. Първо, федералният закон не изисква от вас да плащате заплатата на служителя по време на военна служба. Може да предложите платен военен отпуск или диференциално заплащане като обезщетение — и ако плащате диференциални заплати на разположени служители, федерален данъчен кредит (деклариран във формуляр 8932) може да компенсира част от разходите — но самото задължение за заплата е избор на фирмена политика, а не изискване на USERRA. Второ, USERRA не изисква да държите длъжност отворена след петгодишния кумулативен лимит или да възстановите на работа някой, който е пропуснал сроковете за връщане без причина, свързана със службата.
Щатското законодателство обаче често отива по-далеч. Редица щати задължават платен военен отпуск за държавни служители, а понякога и за частния сектор, удължават сроковете за възстановяване, покриват щатска милиционерска служба, която USERRA не обхваща, или добавят свои собствени правни средства за защита. Преди разполагане проверете щатския си закон за военен отпуск така, както бихте проверили правилата за окончателно заплащане — федералният минимум е само половината от картината.
Контролен списък за счетоводството: Преди, по време и след разполагането
Разполаганията създават година от крайни случаи в заплатите и обезщетенията. Обработването им в книгите ви, докато се случват, е значително по-евтино от реконструирането им по време на разследване на DOL.
Преди да замине:
- Запишете последния работен ден, посочената причина (военна служба) и копие от заповедите или известието в личното досие. Отбележете дали известието е било устно или писмено и кой го е получил.
- Кодирайте отпуска в заплатите като военен отпуск, отделно от платен отпуск, болничен или неплатен личен отпуск. Ако продължавате някакво плащане — пълни заплати, диференциално плащане или изплащане на бонуси — маркирайте го отделно, така че отчитането в W-2 и евентуалният кредит за диференциални заплати да се подкрепят в края на годината.
- Уведомете писмено здравния си застраховател и администратора на пенсионния план, потвърдете фактурирането за продължаващо покритие и спрете всякакви вноски по заеми от 401(k) съгласно правилата на плана.
- Решете и документирайте кой поема ролята и дали покритието е временно. Записването на „временен“ в писмен вид сега предотвратява труден разговор по-късно.
Докато го няма:
- Продължавайте да трупате обезщетения, основани на старшинство, на хартия: нивата на натрупване на платен отпуск, етапите на трудовия стаж и часовниците за придобиване на право трябва да отразяват непрекъсната служба.
- Проследявайте всяко увеличение за всички, нова придобивка и промяна в стандартите за повишение, от които служителят би се възползвал. Този дневник става вашият работен лист за позицията на ескалатора при завръщането му.
- Фактурирайте и събирайте вноските за здравни премии от служителя навреме и пазете доказателство за всяка оферта и плащане. Прекратяване поради неплащане изисква чиста документална следа.
- Не закривайте длъжността постоянно и не преразпределяйте задълженията ѝ по начин, който не можете да отмените — позицията на ескалатора трябва да съществува (или да бъде пресъздадена), когато той се върне.
Когато се върне:
- Възстановете го на работа незабавно — в рамките на дни, не на цикли на заплащане — на позицията на ескалатора с възстановено старшинство, статус, заплащане и обезщетения.
- Обработете допълнителните пенсионни вноски, възстановете здравното покритие без периоди на изчакване или изключения (USERRA ги забранява при възстановяване) и отбележете в календара 180-дневния или едногодишния прозорец за защита от уволнение.
- Приложете документите за завръщане към оригиналните заповеди, така че пълната времева линия на службата да се съхранява на едно място.
Къде да получите безплатна помощ
Не е нужно да се справяте сами и безплатните ресурси са наистина добри. Службата за заетост и обучение на ветераните (VETS) към Министерството на труда разследва жалби и може да разреши повечето спорове без съдебен процес. Службата за подкрепа на работодателите на Националната гвардия и резерва (ESGR) към Министерството на отбраната поддържа национална мрежа от обучени омбудсмани, които медиират въпроси по USERRA неформално и поверително — ползвайте ги при първия признак на объркване, а не след като позициите се втвърдят. Ако VETS не може да разреши иск, може да отнесе случая до Министерството на правосъдието за принудително изпълнение без разходи за военнослужещия. Поставянето на официалното известие за правата по USERRA там, където служителите ви ще го видят (на същата стена като другите ви трудови плакати), е едновременно изискване и най-евтината превенция.
Дръжте записите си готови, преди животът да се усложни
Едно разполагане свива година от изключения в заплатите, решения за обезщетения и актуализации на лични досиета в един хаотичен седмичен период — точно условията, при които небрежните книги превръщат добросъвестна грешка в скъпоструваща. Поддържането на чисти записи с контрол на версиите за финансите и персонала означава, че изчислението на ескалатора, фактурирането на премиите и допълнителните пенсионни вноски се съгласуват, когато прахът улегне. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
