Всяка година няколко ваши служители напускат, преди техният работодателски мач да е напълно придобит (vested). Тези средства не изчезват. Те попадат в специална сметка за конфискувани суми (forfeiture account) във вашия пенсионен план — и в изненадващо много малки фирми просто стоят там. Година след година. Тихичко нараствайки до точно онзи вид остаряло салдо, което привлича вниманието на одиторите.
Одиторите на пенсионни планове съобщават, че откриват планове със стотици хиляди долари в конфискувани суми, които никога не са били използвани. Корекцията е болезнена: реконструиране, години по-късно, кои участници е трябвало да получат парите и в какви размери. Добрата новина е, че занапред поправката е предимно въпрос на календарна дисциплина. Това ръководство обяснява откъде идват конфискуваните суми, трите неща, които ви е позволено да правите с тях, крайния срок за това и лесната ежегодна рутина, която поддържа плана ви чист.
Откъде идват конфискуваните суми
Собствените вноски на вашите служители от заплата винаги са 100% техни. Но парите от работодателя — мач вноски, споделяне на печалбата, непоискани (nonelective) вноски — могат да бъдат обект на график за придобиване на права (vesting schedule). Придобиването на права е просто таймер за задържане: напуснете по-рано и неусвоената част остава.
Федералният закон ограничава колко дълго можете да карате хората да чакат. За повечето работодателски вноски в 401(k) планове графикът трябва да е поне толкова щедър, колкото един от двата законови минимума:
- Скала от 3 години (cliff vesting). Нулево придобиване на права до три години трудов стаж, след което — 100%.
- Постепенна скала от 6 години. 20% след две години трудов стаж, като добавяте по 20 процентни пункта годишно до достигане на 100%.
(Някои видове вноски се ускоряват по закон — например safe-harbor мачовете — но класическият мач и споделянето на печалба обикновено следват един от двата графика горе.)
Когато участник напусне, преди да е придобил всички права, неусвоената част в крайна сметка се конфискува съгласно условията на плана — обикновено когато бившият служител тегли своето придобито салдо, или след пет последователни години с прекъсване на трудовия стаж, ако остави парите в плана. Тези суми отиват в конфискационната (или „изчаквателната“) сметка на плана, където чакат да бъдат използвани за една от разрешените цели.
Сложете числа и залозите стават конкретни. Вземете фирма с 30 служители, 10% годишно текучество и среден неусвоен мач от 3 000 долара на напускащ служител. Това са около 9 000 долара годишно, които влизат в конфискационната сметка. Ако я пренебрегнете пет години, сте натрупали 45 000 долара от пари на други хора, с които не правите нищо — без да носят полза на никого и с ясното присъствие на всеки извлечение, което одитор някога ще прочете.
Трите разрешени начина да използвате конфискуваните суми
Вашият план трябва изрично да посочва какво може да се прави с конфискуваните суми. IRS признава три допустими употреби:
- Покриване на разходи по плана. Такси за водене на документация (recordkeeping), одиторски такси, административни разходи — конфискуваните суми могат да покрият разумните разходи за управление на плана, вместо те да се плащат от компанията или от участниците.
- Намаляване на бъдещи работодателски вноски. Прилагате конфискуваните суми към следващата вноска за мач или споделяне на печалбата, така че компанията да внесе по-малко пари в брой.
- Преразпределение към участниците. Конфискуваните суми могат да бъдат разпределени като допълнителна работодателска вноска към сметките на останалите служители — обикновено пропорционално на техните заплати или придобити права.
Трите законни начина да използвате конфискувани суми
Вашият писмен план трябва да посочва коя от тези опции използвате. Най-често срещаната е да намалите бъдещите си вноски — например, ако дължите годишен мач от 3% от заплатите и имате $40 000 конфискувани суми, можете да използвате тези пари, за да покриете част от следващото си плащане за мача, вместо да внасяте нови пари в брой.
Какво представляват конфискуваните суми по 401(k)?
Конфискуваните суми се появяват, когато служител напусне, преди да е придобил пълни права върху вноските на работодателя в неговата сметка. Това се случва най-често при класически графици на придобиване на права (cliff vesting), при които служителят придобива права едва след определен брой години — например три. Напускането преди изтичането на този период означава, че работодателят си връща тези пари.
Вашите три допустими опции за тези пари
Когато имате конфискувани суми, имате три законни начина за тяхното използване:
- Плащане на разходи по плана — като административни такси, одиторски или правни услуги за плана.
- Намаляване на бъдещи вноски на работодателя — сумата се прихваща от следващите ви задължителни или дискреционни вноски.
- Преразпределение към останалите участници — разпределяне на конфискуваните суми пропорционално на всички имащи право участници.
Как се натрупват конфискувани суми
Конфискувани суми се натрупват всеки път, когато участник напусне, без да е придобил пълни права. Например, ако служител има 40% придобити права (vested) върху сумата по плана при напускане, останалите 60% от работодателската част отиват в конфискационната сметка. Ако компанията не успее да използва тези средства в рамките на определения срок, те се превръщат в „застояло“ салдо, което одиторите отбелязват като проблем.
Трите позволени начина за използване на конфискуваните суми
Законът дава три ясни опции за неизползваните конфискувани суми:
- Плащане на разходи по плана — административни такси, одиторски разноски, правни услуги и подобни.
- Намаляване на бъдещи работодателски вноски — например, вместо да депозирате пълния мач в брой, можете да го компенсирате с конфискувани суми.
- Разпределение към останалите участници — пропорционално или по формула, определена в плана.
Важно: Конфискуваните суми не могат да бъдат върнати на работодателя. Те са активи на плана и трябва да се използват изключително в полза на участниците и бенефициерите.
Крайният срок: 12 месеца след края на плановата година
През февруари 2023 г. IRS предложи ново правило: конфискуваните суми трябва да бъдат използвани до края на плановата година, следваща годината, в която са възникнали. Ако планът ви работи на календарна година, това означава, че всяка конфискувана сума, възникнала през 2024 г., трябва да бъде използвана до 31 декември 2025 г. Правилото е предложено — не е окончателно — но е ясен сигнал за посоката, в която се движи регулацията. Дори преди официалното правило, одиторите вече третират неразпределените конфискувани суми като проблем.
Защо трябва да действате сега
Ако оставите конфискуваните суми да се трупат, рискувате:
- Одиторски корекции — всяка година с натрупани, неизползвани суми увеличава сложността и разходите по корекциите.
- Пропуснати ползи за участниците — парите не печелят доходност за тях, докато седят неизползвани.
- Потенциални санкции — ако IRS прецени, че планът не спазва правилата, може да се наложат глоби или обезщетения.
Как да поддържате плана си чист
Редовната годишна рутина решава проблема:
- Следете конфискационната сметка — при всяко тримесечно или годишно изготвяне на отчети проверявайте какво е салдото.
- Планирайте използването й — в края на годината решете дали да намалите вноските, да платите разходи или да разпределите сумите на участниците.
- Документирайте решението си — пазете протоколи от заседания, имейли или бележки, в които е записано защо и как сте използвали конфискуваните суми.
Ами ако вече имате натрупано салдо?
Ако в плана ви има остарели конфискувани суми, не се паникьосвайте. Най-добрият ход е да се консултирате с вашия съветник по пенсионния план. Най-често можете да „занулите“ салдото, като го насочите към бъдещи вноски или разходи. Ако сумата е голяма и е остаряла, може да се наложи корекция по програмата VCP (Voluntary Correction Program) на IRS — но това все пак е по-евтино и по-малко стресиращо от последиците при одит.
Изводът
Конфискуваните суми не са „изчезнали пари“ — те са ваша отговорност. Спазването на срока от 12 месеца, ясната документация и редовното почистване на сметката ви спестяват главоболия, санкции и скъпи корекции. Ако все още нямате писмена политика за третиране на конфискувани суми, сега е моментът да създадете такава.
Ако управлявате финансите си с Beancount или други инструменти за двойно счетоводство, можете да проследявате конфискационната сметка точно както всяка друга — с пълен контрол и прозрачност върху всяко движение. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
