Пликът изглежда обикновен — държавен формуляр, нагъсто изписани инструкции, номер на дело, който никога не сте виждали. В него се казва, че един от вашите служители дължи издръжка на дете и че отсега трябва да удържате част от всяка заплата и да я изпращате на щата. Ако го пренебрегнете, удържите по-малко или изпратите парите със закъснение, отговорността се прехвърля върху вас: в много щати работодател, който не удържи, може да бъде подведен под отговорност за цялата сума, която е трябвало да събере, плюс глоби и лихви.
Удържането на издръжка на дете е едно от малкото задължения по ведомостта, при които държавата ви упълномощава като агент по събирането, а след това ви глобява, ако събирането не достигне нужното ниво. Добрата новина е, че системата е силно стандартизирана — един федерален формуляр за заповед, един набор от лимити за удържане, един канал за превод — така че малък работодател, който научи жизнения цикъл веднъж, може да се справя с всяка заповед по един и същ начин. Това ръководство проследява този жизнен цикъл от отчетността на новонаети служители до уведомлението за прекратяване на правоотношението, което подавате, когато служителят продължи напред.
Жизненият цикъл накратко
Почти всяко задължение за удържане на издръжка на дете следва същите пет стъпки:
- Отчитате новонает служител в държавната директория на вашия щат в рамките на около 20 дни от датата на наемане.
- Щатът съпоставя наемането с делата за издръжка на деца и ви изпраща по пощата заповед за удържане от доходи за издръжка (IWO), понякога с прикачено Национално уведомление за медицинска издръжка (NMSN).
- Удържате от всяка заплата в рамките на федералните лимити и превеждате към Единицата за изплащане на щата (SDU) в рамките на 7 работни дни от деня на плащането.
- Записвате детето в здравния си план, ако пристигне NMSN и има налично покритие.
- Уведомявате агенцията, когато служителят напусне, и по пътя отчитате еднократните плащания като бонуси.
Стъпки 1 и 5 са тези, които малките работодатели най-често пропускат, защото се случват, когато на бюрото ви не лежи никаква заповед. Започнете оттам.
Започва преди да пристигне каквато и да е заповед: отчетност на новонаети служители
Според федералния закон всеки работодател трябва да отчита всеки новонает служител — и всяко повторно наемане след прекъсване — в Държавната директория на новонаетите служители на своя щат, обикновено в рамките на 20 дни от датата на наемане (някои щати изискват по-бърза отчетност). Отчитате името, адреса, номера за социална сигурност и датата на наемане на служителя, както и името, адреса и федералния идентификационен номер на работодателя (EIN) на вашия бизнес. Повечето щати приемат отчети през уеб портал, а доставчиците на ведомост обикновено ги подават автоматично — потвърдете, че вашият го прави, вместо да предполагате.
Щатите въвеждат данните в рамките на пет работни дни и разполагат с още два работни дни след това, за да ги съпоставят с делата за издръжка на деца и да издадат IWO на работодателя. Целият смисъл на системата е бързината: съпоставянето е това, което задейства заповедта, която ще получите седмица или две по-късно. Ако работите в повече от един щат, можете да се регистрирате като междущатен работодател и да отчитате всички наемания в един щат, което значително намалява документацията.
Все повече щати изискват също отчитане на независими изпълнители над праг на плащане, така че проверете правилото на вашия щат, преди да решите, че плащанията към изпълнители са извън обхвата. А няколко щата вече изискват отчитане по електронен път, след като преминете определен праг на брой служители — хартиените копия на W-4, изпратени по пощата до щата, отпадат.
Заповедта за удържане от доходи пристига: какво да направите първо
Заповедта за удържане от доходи за издръжка е стандартен федерален формуляр (OMB № 0970-0154), така че изглежда еднакво, независимо кой щат я е изпратил, и трябва да спазвате извънщатна IWO така, сякаш вашият собствен щат я е издал. Прочетете първо четири полета: служителя, когото посочва, сумата за удържане на период на плащане, къде да изпратите парите и идентификатора на делото, който да включите с всяко плащане.
Започнете да удържате не по-късно от първия период на плащане, който започва след пристигането на заповедта — на практика с най-близкия редовен цикъл на ведомостта. Не чакайте разрешението или потвърждението на служителя; заповедта е задължителна за вас независимо от това. Ако посоченото лице не работи при вас, върнете заповедта своевременно с това обяснение, вместо да я приберете.
Колко можете да удържите: разполагаем доход и федералните лимити
Не можете просто да удържите каквото казва заповедта, ако то надхвърля федералния таван. Законът за защита на потребителския кредит (CCPA) ограничава удържането на издръжка на дете до процент от разполагаемия доход на служителя — брутната заплата минус законово изискваните удръжки като федерални, щатски и местни данъци, социална сигурност и Medicare, и задължителни пенсионни вноски. Доброволните удръжки като вноски в 401(k) (над задължителните суми), синдикални членски вноски и здравни премии не намаляват разполагаемия доход за това изчисление.
Лимитът зависи от семейното положение на служителя и статуса на просрочените задължения:
| Ситуация на служителя | Максимално удържане |
|---|---|
| Издържа съпруг или друго дете, без просрочени задължения (или просрочени под 12 седмици) | 50% от разполагаемия доход |
| Издържа съпруг или друго дете, просрочени 12 седмици или повече | 55% от разполагаемия доход |
| Не издържа друг съпруг или дете, без просрочени задължения (или просрочени под 12 седмици) | 60% от разполагаемия доход |
| Не издържа друг съпруг или дете, просрочени 12 седмици или повече | 65% от разполагаемия доход |
Ако наредената сума надхвърля лимита, удържете до лимита и оставете остатъка — неплатеният баланс става просрочено задължение, което агенцията преследва по други начини, а не дълг, който вие дължите. Вашият щат може да определи по-нисък лимит от федералния; когато двата се различават, по-ниското число надделява.
Още две правила за приоритет имат значение. Първо, удържането на издръжка на дете има приоритет пред почти всеки друг запор върху същите доходи — запори на кредитори и обикновено данъчни начети, обработвани през ведомостта, чакат след него. Ако обикновен запор на кредитор вече взема 25% и пристигне заповед за издръжка, заповедта за издръжка се удовлетворява първа в рамките на собствения си лимит. Второ, ако служителят има множество заповеди за издръжка, обикновено първо удовлетворявате текущата издръжка по всички заповеди (пропорционално, когато лимитът ограничава), а след това просрочените задължения.
Повечето щати също ви позволяват да удържите малка административна такса — често няколко долара на период на плащане — от заплатата на служителя, за да покриете разходите си за обработка. Таксата се приспада от заплатата на служителя върху сумата за издръжка, в рамките на същия лимит.
Преводът: седем работни дни към Единицата за изплащане на щата
Правилното удържане е само половината от работата; парите трябва да достигнат до Единицата за изплащане на щата (SDU) — централната разплащателна клирингова къща на щата — в рамките на 7 работни дни след деня на плащане (някои щати изискват по-бързо). Включете датата, на която сте удържали сумата, и идентификатора на делото с всяко плащане. Никога не плащайте директно на родителя с попечителство, дори служителят да ви умолява: директните плащания не се отчитат в официалния запис за плащания, което означава, че служителят все още изглежда задължен, а вие все още изглеждате несъответстващ на изискванията.
Ако удържате за повече от един служител, можете да обедините сумите в едно плащане, стига да опишете подробно дела на всеки служител. Електронното плащане през портала на вашия щат за работодатели или системата e-IWO на федералния портал за издръжка на деца е най-сигурният път — то отбелязва времеви печат за превода ви и елиминира споровете за изгубени чекове. Федералното правителство изчислява, че e-IWO спестява на работодателите няколко долара на заповед в разходи за обработка и достига до семействата по-бързо.
Пропуснете крайния срок и излагането на риск е реално. Щатите налагат глоби за всеки ден закъснение при превод, а работодател, който умишлено не удържи, може да бъде подведен под отговорност пред родителя с попечителство за сумите, които е трябвало да събере. Отнасяйте се към превода към SDU със същия безусловен приоритет като към данъчен депозит: същият цикъл на ведомостта, същата дисциплина.
Националното уведомление за медицинска издръжка: записване на детето в здравния ви план
Често заедно с IWO пристига втори документ, Националното уведомление за медицинска издръжка (NMSN). То изисква да запишете детето на служителя в здравно покритие, налично чрез вашия бизнес — дори ако служителят откаже покритие за себе си и дори извън отворения период за записване. Записването на зависимо лице, наложено от NMSN, отменя изчаквателните периоди и ограниченията за отворен период на записване.
NMSN има две части и строг график:
- Част A — Отговор на работодателя. В рамките на 20 работни дни от датата на уведомлението попълнете Част A и я върнете на издаващата агенция за издръжка на деца. Ако има налично здравно покритие и детето е допустимо, препратете Част B на администратора на здравния си план (който може да сте вие, ако управлявате малък групов план директно).
- Част B — Отговор на администратора на плана. Администраторът на плана определя дали уведомлението е квалифицирана съдебна заповед за медицинска издръжка на дете, записва детето и връща Част B на агенцията — обикновено в рамките на 40 работни дни от датата на уведомлението.
Делът на служителя от премията за детето се удържа от заплатата точно като издръжката, а общият сбор от паричната издръжка плюс вноската за премия трябва да се вмести в същия процентен лимит по CCPA. Ако цялата премия не се вмества, запишете детето въпреки това и удръжте каквото се вмества; уведомете агенцията за недостига. Ако не предлагате никакво здравно покритие, посочете го в Част A и я върнете — това прекратява задължението ви, докато покритие стане налично.
Не изключвайте детето от покритието по-късно без заповед от агенцията или съда. Искането на служителя да премахнете детето, новата планова година и смяната на доставчика са неща, които управлявате около записването, а не причини да го прекратите.
Бонуси, комисиони и еднократни плащания заслужават специално внимание
Редовното удържане покрива редовните заплати. Еднократните плащания — бонуси, комисиони, обезщетения, ретроактивни плащания, големи изплащания на ваканция — следват отделни щатски правила, които изненадват мнозина малки работодатели. Значителен брой щати изискват да отчетете предстоящо еднократно плащане на агенцията за издръжка на деца, преди да го изплатите (праговете варират; някои щати определят прага на ниво от само няколкостотин долара), след което да задържите плащането достатъчно дълго, за да може агенцията да издаде разпореждане за удържане срещу просрочените задължения.
Практическият наръчник: когато служител с активна IWO предстои да получи нещо извън нормална заплата, проверете първо правилото на вашия щат за еднократни плащания. Отчетете през щатския портал или федералния портал за услуги на работодатели, изчакайте периода на задържане, удръжте каквото нареди агенцията и документирайте всичко. Обезщетението, изплатено след прекратяване, е най-рисковият случай, защото работодателите предполагат, че задължението за удържане е приключило с трудовото правоотношение — често то не приключва за пари, спечелени по време на него.
Когато служителят напусне: подайте уведомлението за прекратяване
Задължението ви за удържане приключва, когато приключи трудовото правоотношение, но задължението ви за отчетност не. Трябва да уведомите агенцията за издръжка на деца възможно най-скоро след като служител с IWO се раздели с вас — независимо дали е напуснал по собствено желание, бил е съкратен или уволнен — за да може агенцията да пренасочи принудителното изпълнение към следващия работодател. Отчетете датата на разделяне и, ако я знаете, новия адрес и новия работодател на служителя. Повечето щати приемат уведомлението по портал, факс или поща; самите инструкции на IWO обясняват как.
Един капан: ако наемете отново същото лице в рамките на кратък период (90 дни в някои щати), старата IWO може да се възстанови автоматично, без да бъде издадена нова заповед. Отнасяйте се към всяко повторно наемане на служител, от когото преди сте удържали, като към служител с удържане, докато агенцията не ви уведоми другояче, и отчетете повторното наемане чрез отчетността на новонаети служители като всяко друго.
Какво никога не трябва да правите
Три забрани носят глоби, които засенчват разходите за съответствие:
- Не уволнявайте, не налагайте дисциплинарно наказание и не отказвайте да наемете някого заради заповед за издръжка. CCPA забранява уволнението на служител, защото доходите са били запорирани за който и да е отделен дълг, а всеки щат добавя собствено правило срещу дискриминацията конкретно за удържането на издръжка — няколко позволяват двойно обезщетение, адвокатски хонорари и заповеди за възстановяване на работа. Все още можете да прекратите трудовото правоотношение по законни, документирани причини, свързани с представянето, но документалната следа трябва да показва, че причината е била истински несвързана.
- Не помагайте на служителя да заобиколи заповедта. Плащането на заплати в "черно", прекласифицирането на служителя като изпълнител, за да се заобиколи удържането, или нагласяването на плащанията, за да се избегне преводът, може да ви направи лично отговорен за издръжката, която е трябвало да бъде удържана. Съдилищата третират тайното споразумение като умишлено несъответствие.
- Не спирайте да удържате, защото служителят казва, че делото е приключило. Само нова заповед или писмено уведомление от агенцията или съда прекратява задължението ви — не думата на служителя, не 18-ият рожден ден на детето (заповедите често продължават след това за просрочени задължения, обучение или увреждане) и не телефонно обаждане. Когато се съмнявате, продължете да удържате и попитайте изпращача писмено.
Проследявайте всеки долар, сякаш одитор наблюдава
Удържането на издръжка на дете създава фидуциарна следа в счетоводството ви: пари, които дължите на служителя, отклонени към пари, които дължите на щата, след което платени. Записвайте го по този начин. Прекарайте удържаните суми през специална разплащателна сметка за ведомостта или сметка за задължения за удръжки — никога не ги приспадайте срещу разхода за заплати — така че всеки цикъл на плащане да показва брутните заплати, удържаната издръжка и превода към SDU, който нулира задължението. Сверявайте сметката всеки период на плащане; ненулев баланс след превода означава, че парите са заседнали някъде, където не трябва.
Съхранявайте всяка IWO, NMSN, потвърждение за превод, уведомление за прекратяване и отчет за еднократно плащане поне толкова дълго, колкото изисква вашият щат (няколко щата уточняват четири до седем години), и ги пазете отделно от общото лично досие с достъп, ограничен до персонала по ведомостта — заповедите за издръжка съдържат чувствителни семейни и финансови подробности. Ако водите счетоводство в обикновен текст, датиран ред с бележка към всяка транзакция за превод с идентификатора на делото и датата на плащане прави цялата история търсима години по-късно. Добрите записи са и вашата защита: когато агенция твърди, че има пропуснато плащане, работодателят с потвърждения с времеви печат печели спора с един имейл.
Дръжте записите си за ведомостта организирани от първия ден
Заповедите за удържане от доходи, уведомленията за медицинска издръжка, отчетите за новонаети служители и уведомленията за прекратяване се натрупват в документална следа, която обхваща цялото трудово правоотношение — а глобите за изгубването ѝ падат върху вас, не върху служителя. Поддържането на ясни, пълни финансови записи е това, което превръща страшния пликове в рутинна стъпка от ведомостта.
Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
