Един-единствен сгрешен код на ред 16 от Формуляр 1095-C може да струва на работодателя хиляди долари на служител. За компания с 200 служители на пълно работно време и една системна грешка в кодирането, това означава данъчна сметка от над половин милион долари — а IRS изпраща повече такива писма от всякога, докато обработва натрупаните отчети за 2022, 2023 и 2024 г.
Ако вашият бизнес е преминал границата от 50 служители на пълно работно време, вие сте Приложим голям работодател (ALE). Това означава, че дължите две неща на IRS всяка година: правилно кодиран Формуляр 1095-C за всеки служител на пълно работно време и предложение за достъпно здравно покритие с минимална стойност за поне 95 процента от тях. Пропуснете някое от тези задължения и Раздел 4980H от Данъчния кодекс (Internal Revenue Code) позволява на IRS да наложи две от най-високите глоби на служител в данъчното законодателство — глоби, които нарастват с индекса на медицинската инфлация всяка година.
Това ръководство разглежда кой какво дължи, как изглеждат числата за 2026 г., кои safe harbor разпоредби всъщност ви защитават и грешките в кодирането, които тихо надуват изчисленията в Писмо 226-J дълго след изтичане на крайния срок за подаване.
Кой се счита за Приложим голям работодател (ALE)
Прагът от 50 служители звучи просто, но математиката зад него подхлъзва много разрастващи се компании. Вие сте ALE за 2026 г., ако през 2025 г. сте имали средно поне 50 служители на пълно работно време, включително еквиваленти на пълно работно време (FTE).
Служител на пълно работно време за целите на ACA работи поне 30 часа на седмица или 130 часа на месец. Еквивалентите на пълно работно време се изчисляват, като се вземат общите месечни часове на всички служители на непълно работно време (с лимит до 120 часа на човек), разделят се на 120 и резултатът се добавя към броя на служителите на пълно работно време. Двама служители на половин работен ден се броят за един FTE.
Няколко детайла, които изненадват работодателите:
- Обединяване на контролирани групи: Ако компания майка и нейните дъщерни дружества споделят повече от 50 процента обща собственост, броят на техните служители се сумира. Оперативна компания с 30 служители, собственост на същото лице като холдингова компания с 25 служители, е ALE, въпреки че нито един от двата субекта сам по себе си не би се класифицирал като такъв.
- Сезонно изключение: Ако броят на служителите ви е надхвърлил 50 само поради сезонен скок от четири месеца или по-малко, може да не сте ALE.
- Първата година е трудна: Компания, която преминава прага за първи път през 2025 г., дължи отчитане за 2026 г. и подлежи на глоби от 2026 г. — няма гратисен период извън първоначалното облекчение при прехода от 2015 г.
След като станете ALE, оставате такъв и през следващата година, независимо от спада в броя на служителите, а задълженията се прилагат за всеки член на ALE в контролираната група.
Двете глоби, които трябва да избегнете
Раздел 4980H създава две отделни глоби. Те понякога се наричат „глоба А“ и „глоба Б“ и повечето работодатели са изненадани от начина, по който математиката се натрупва.
Глобата по 4980H(a) — липса на предложение за покритие
Глобата А се задейства, когато ALE не успее да предложи минимално основно покритие (MEC) на поне 95 процента от своите служители на пълно работно време и техните деца на издръжка, и поне един служител на пълно работно време получи данъчен кредит за застрахователни премии за план от здравната борса (marketplace).
За 2026 г. глобата А е 3340 долара на служител на пълно работно време годишно, изчислена върху целия ви брой служители на пълно работно време минус първите 30. Това изваждане е еднократно число, а не по 30 за всеки член на ALE в контролирана група — големите работодатели с множество субекти трябва да разпределят буфера от 30 служители в рамките на групата.
Компания с 200 служители на пълно работно време, която пропусне прага от 95% дори за един месец и има един служител, получаващ субсидия от борсата, е изправена пред месечна глоба от 3340 долара ÷ 12 × (200 − 30) = приблизително 47 317 долара само за този месец. На годишна база: около 567 800 долара.
Обърнете внимание на принципа „всичко или нищо“. Един-единствен служител, получаващ данъчен кредит за премии, когато сте пропуснали 95-процентното предлагане, задейства глобата за всеки служител на пълно работно време в списъка.
Глобата по 4980H(b) — предлагане на покритие, което е недостъпно
Глобата Б се прилага, когато сте преминали прага от 95% за предлагане, но покритието, което сте предложили, е било или недостъпно, или не е осигурявало минимална стойност, и служител на пълно работно време получи данъчен кредит за застрахователни премии. Сумата за 2026 г. е 5010 долара на засегнат служител на пълно работно време годишно — 417,50 долара на месец на служител.
Важно е да се отбележи, че тази глоба се налага на служител, а не на цялата работна сила. Ако петима служители получат данъчни кредити за премии, защото техният дял от премията е надвишил достъпността, вие дължите приблизително 25 050 долара за годината. Все още е болезнено, но е пропорционално на действителната ви липса на покритие, а не на пълния брой служители.
Глобата Б също е ограничена: тя никога не може да надвишава това, което би била глобата А, ако изобщо не бяхте предложили покритие. Този таван е от значение в гранични случаи.
Достъпност: правилото за 9,96 процента за 2026 г.
Покритието е „достъпно“ според ACA, ако най-евтиният вариант с минимална стойност само за служителя не изисква от него да внася повече от определен процент от доходите на домакинството. IRS актуализира този процент всяка година въз основа на коефициента за коригиране на премиите.
За планове, започващи през 2026 г., процентът на достъпност е 9,96 процента, спрямо 9,02 процента през 2025 г. Увеличението всъщност леко разхлабва ограничението — работодателите могат да изискват малко повече за индивидуално покритие на служителя и все пак да останат в безопасната зона.
Доходите на домакинството са неизвестни за работодателите, затова разпоредбите предвиждат три опционални safe harbor правила. Изберете това, което отговаря на вашата работна сила; можете да използвате различни safe harbor правила за различни класове служители, стига да прилагате избрания метод еднакво в рамките на всеки клас.
Правило за безопасно пристанище въз основа на федералната граница на бедността
Най-простият метод. За 2026 г. вноските на служителите за план с минимална стойност само за служителя с най-ниска цена се считат за достъпни, ако не надвишават 129,89 долара на месец, въз основа на федералната граница на бедността (FPL) за 2025 г. за едно лице.
Правилото за безопасно пристанище въз основа на FPL предлага сигурност, тъй като прагът е фиксирана сума в долари, но може да бъде скъпо за работодатели с нископлатени работници — може да се наложи да субсидирате покритието по-силно, отколкото биха изисквали тестовете за W-2 или за ставката на заплащане.
Правило за безопасно пристанище въз основа на ставката на заплащане
За почасовите работници вземете най-ниската часова ставка × 130 часа × 9,96 процента. Това е максималната месечна вноска на служителя.
За служители на заплата вземете месечната заплата × 9,96 процента.
Това работи добре за работодатели с предвидими възнаграждения, но не е ефективно за индустрии с бакшиши и роли със значителни комисионни, където действителният нетен доход варира силно от месец на месец.
Правило за безопасно пристанище въз основа на Клетка 1 от Формуляр W-2
Покритието е достъпно, ако делът на служителя от премията не надвишава 9,96 процента от неговите доходи в Клетка 1 на Формуляр W-2 за годината. Това се изчислява ретроспективно, така че разбирате дали сте спазили правилото за безопасно пристанище едва след края на годината.
Методът W-2 работи за служители със стабилни заплати, но наказва работодателите, когато работниците вземат неплатен отпуск, напускат в средата на годината или имат удръжки преди облагане с данъци, които свалят Клетка 1 под техните действителни парични доходи.
Минимална стойност: тестът за 60-те процента
Достъпността е само половината от защитата срещу наказание „B“. Предлаганото от вас покритие също трябва да осигурява минимална стойност, което означава, че планът покрива поне 60 процента от общите разрешени разходи за обезщетения и осигурява значително покритие за болнично лечение и лекарски услуги.
Повечето напълно застраховани планове за малки групи преминават теста за 60-те процента веднага. Самофинансираните планове и минималните планове, съчетани с HSA, понякога не успяват. Ако вашият план е на границата, получете актуерно мнение, преди да изградите своите кодове за 1095-C около него.
Формуляр 1095-C: ред по ред
След като сте структурирали покритие, което отговаря на правилото за 95-процентно предложение и е достъпно, чрез 1095-C го доказвате пред IRS. Всеки служител на пълен работен ден получава един формуляр и IRS чете формуляра механично — оценките на наказанията по Писмо 226-J идват директно от докладваните от вас комбинации от кодове.
Ред 14: код за предложение за покритие (Серия 1)
Това е предложеното, независимо дали служителят го е приел. Кодовете, които повечето работодатели използват:
- 1A — Квалифицирано предложение: MEC (минимално основно покритие), осигуряващо минимална стойност за служителя на цена не повече от 9,96 процента от FPL за едно лице в континенталната част, плюс предложения MEC на съпруг/а и издържани лица. Задейства автоматично заключение за достъпност, което означава, че можете да оставите Ред 15 празен.
- 1E — MEC, осигуряващо минимална стойност за служителя, плюс MEC за съпруг/а и издържани лица. Основният код за работодатели, предлагащи семейно покритие.
- 1H — Няма предложение за покритие. Използва се за месеци, в които служителят не е имал право на такова или не е бил на пълен работен ден.
Изборът на 1A, когато е трябвало да използвате 1E, е често срещана грешка. 1A изисква вноската на служителя да остане под безопасното пристанище на FPL всеки месец; ако дори един месец надвиши 129,89 долара, кодът 1A е грешен и IRS може да наложи наказание „B“ при сравняване с данните от пазара.
Ред 15: изискуема вноска от служителя
Това е най-ниската месечна цена за покритие само за служителя, осигуряващо минимална стойност. Изисква се само ако Ред 14 съдържа 1B, 1C, 1D, 1E, 1J, 1K, 1L, 1M, 1N, 1O, 1P или 1Q. Ако сте докладвали 1A или 1H, оставете Ред 15 празен за съответния месец.
Пропускането на Ред 15, когато е изискуем, е една от трите основни причини за известия за грешки от IRS.
Ред 16: безопасно пристанище и други облекчения (Серия 2)
Тук тихо се зараждат повечето оценки на наказанията. Кодовете от Серия 2 казват на IRS защо не трябва да се прилага наказание за съответния месец:
- 2A — Служителят не е бил нает нито един ден от месеца.
- 2B — Служителят не е бил на пълен работен ден и не се е записал.
- 2C — Служителят се е записал в предлаганото покритие. Най-силният възможен код; блокира както наказанията „A“, така и „B“ за съответния месец.
- 2D — Служител в ограничен период без оценка по Раздел 4980H(б) (първоначален период на измерване, период на изчакване и т.н.).
- 2F — Използвано безопасно пристанище W-2 за годината.
- 2G — Използвано безопасно пристанище FPL.
- 2H — Използвано безопасно пристанище за ставка на заплащане.
Когато служител откаже покритие и вие сте предложили достъпно такова, правилният отговор на Ред 16 е 2F, 2G или 2H — което и безопасно пристанище действително сте приложили. Оставянето на Ред 16 празен в този сценарий е причината IRS да издаде Писмо 226-J с предложение за наказание „B“.
Срокове за подаване и новите правила за електронно подаване
За календарната 2025 година (следващият цикъл на отчитане, по който работите в момента през 2026 г.):
- Предоставяне на копия на служителите: до 3 март 2026 г. (оригиналният краен срок 31 януари плюс 30-дневното автоматично удължаване, което стана постоянно през 2024 г.).
- Подаване на хартия до IRS: до 28 февруари 2026 г. Почти никой вече не отговаря на условията за подаване на хартия — прагът беше намален на общо 10 информационни декларации през 2024 г.
- Електронно подаване до IRS: до 31 март 2026 г.
Наказанията за забавено подаване за 2026 г. са 340 долара на декларация с годишен таван от 4 098 500 долара. Умишленото пренебрегване премахва тавана изцяло. Наказанията се натрупват на копие — една единствена объркана 1095-C може да ви струва 340 долара за копието за IRS и още 340 долара за копието за служителя.
Два скорошни облекчения в спазването на правилата, които си струва да знаете
Две разпоредби, приети през 2024 г., промениха ежедневната реалност на отчитането по формуляр 1095-C:
- Алтернативен метод за предоставяне: Работодателите вече могат да изпълнят изискването за предоставяне на 1095-C на служителите чрез публикуване на ясно и видно съобщение на своя уебсайт, в което се посочва, че всеки служител може да поиска копие. Това премахва тежестта на масовото изпращане по пощата за много ALE (приложими големи работодатели), въпреки че все още трябва да предоставите копие в рамките на 30 дни след всяко индивидуално искане.
- Шестгодишен давностен срок за начисления: Начисляването на санкции по Писмо 226-J вече има твърд шестгодишен срок, започващ от крайния срок за подаване на първоначалната декларация. Преди тази промяна IRS твърдеше, че изобщо няма давностен срок за начисленията по ESRP (Разпоредби за споделена отговорност на работодателя).
Грешките, които тихо водят до начисления по Писмо 226-J
IRS не одитира съответствието с 1095-C в традиционния смисъл. Вместо това, той съпоставя вашите кодове от 1095-C с данните за субсидии от пазара и изпраща Писмо 226-J в момента, в който софтуерът му открие разминаване. Предложените санкции са механични — те отразяват това, което вашите кодове са съобщили на IRS, а не това, което действително се е случило.
Повтарящи се модели, които водят до погрешни начисления:
- Отчитане на планирано покритие вместо на действително такова. Формуляр 1095-C трябва да отразява това, което действително е било предложено и налично, а не това, което отдел „Човешки ресурси“ е възнамерявал да предложи. Ако пакетът за ориентация на нов служител никога не е бил доставен, предложението не е направено.
- Празна линия 16, когато служител откаже покритие. Без код от серия 2, IRS приема, че предложението е било финансово недостъпно. Винаги документирайте коя предпазна разпоредба (safe harbor) е приложена.
- Несъответствие между общите суми в 1094-C и бройките в 1095-C. Общите суми в предавателния документ трябва да съответстват на индивидуалните формуляри; една грешка от типа „разлика от единица“ задейства известие CP-225.
- Грешно определение за зависимо лице. За целите на 1095-C „зависимо лице“ означава биологични или осиновени деца под 26 години. Съпрузите не са зависими лица. Непредоставянето на покритие за децата на служители на пълен работен ден е най-честият повод за санкция тип A за иначе изрядни работодатели.
- Използване на 1A без проверка на действителните суми на вноските. Кодът 1A включва вградено твърдение за финансова достъпност въз основа на федералното ниво на бедност (FPL). Ако сте увеличили вноската на служителя в средата на годината над $129,89, кодът 1A вече не е точен.
- Игнориране на периода на измерване чрез поглед назад (look-back measurement period). Служителите с променливо работно време се считат за служители на пълен работен ден въз основа на периода на измерване. Третирането им като служители на непълно работно време по време на периода на стабилност — когато измерването ги е определило като служители на пълен работен ден — води както до пропуск в предлагането на покритие, така и до грешно кодиране.
Ако получите Писмо 226-J, отговорете чрез Формуляр 14764 в рамките на 30 дни. IRS рутинно намалява или елиминира начисленията, когато работодателите документират действителното предложение, вноската и използваната предпазна разпоредба (safe harbor). Липсата на отговор прави предложената санкция окончателна.
Поддържайте чисти записи, преди IRS да попита
Най-скъпите санкции по ACA са тези, които работодателите откриват с три години закъснение, след като първоначалният администратор на социалните придобивки е напуснал и изходната документация е била архивирана. Поддържането на ясна одитна пътека в обикновен текстов формат за всяко предложение за покритие, всяка вноска на служител и всяко решение за „safe harbor“ превръща отговора на Писмо 226-J от проект за съдебна експертиза в петминутна справка.
Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат, което записва всяка трансакция за заплати и придобивки във версиирани, разбираеми за човека файлове — без частни бази данни, без обвързване с доставчик, без чакане бившият доставчик на пейрол услуги да експортира историята ви. Започнете безплатно и пазете записите, които ще ви трябват дълго след като тази отчетна година приключи.