Формуляр 1096 на IRS: Пълното ръководство за собственици на малък бизнес
Всеки януари милиони собственици на малък бизнес се надпреварват да подават формуляри 1099 за своите независими изпълнители, но има една стъпка, която мнозина забравят до последния момент: Формуляр 1096. Пропуснете го и вашите информационни декларации, подадени на хартия, ще се считат за непълни в очите на IRS. Разбирането на това какво точно представлява Формуляр 1096, кой се нуждае от него и как да го подадете правилно, може да ви спести санкции и главоболия.
Какво представлява Формуляр 1096 на IRS?
Формуляр 1096 е обобщаващ придружаващ формуляр, изискван от IRS, когато подавате хартиени копия на определени информационни декларации. Мислете за него като за придружително писмо, което придружава вашите хартиени 1099, 1098 и други информационни декларации, когато се изпращат по пощата до IRS.
Официалното име е "Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns" (Годишно резюме и препращане на информационни декларации на САЩ). Неговата задача е проста: той казва на IRS колко формуляра подавате, от какъв тип са те и общите отчетени суми.
Кои формуляри изискват Формуляр 1096?
Формуляр 1096 трябва да придружава подадените на хартия версии на:
- Формуляр 1099 (всички варианти: 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-R, 1099-S, 1099-B и други)
- Формуляр 1097
- Формуляр 1098 (извлечения за лихви по ипотечни кредити)
- Формуляр 3921 и Формуляр 3922 (транзакции с опции върху акции)
- Формуляр 5498 (вноски в IRA)
- Формуляр W-2G (печалби от хазарт)
Ако подавате някой от тези формуляри на хартия, се нуждаете от Формуляр 1096.
Кой трябва да подава Формуляр 1096?
Трябва да подадете Формуляр 1096, ако:
- Плащате на независими изпълнители 600 долара или повече през данъчната година и подавате Формуляр 1099-NEC на хартия
- Плащате наем, роялти или други доходи от 600 долара или повече и подавате Формуляр 1099-MISC на хартия
- Платили сте лихви по ипотека и подавате Формуляр 1098 на хартия
- Направили сте плащания от пенсионни сметки и подавате Формуляр 1099-R на хартия
- Подавате всякакви други хартиени информационни декларации, изброени по-горе
Важно е да се отбележи, че ако подавате вашите информационни декларации по електронен път чрез системата IRS FIRE (Filing Information Returns Electronically), не е необходимо да подавате Формуляр 1096. Електронната система улавя същите обобщени данни автоматично.
Прагът от 250 формуляра
Ако подавате 250 или повече копия от един тип формуляр (например 250 броя Формуляр 1099-NEC), IRS изисква да ги подадете по електронен път – и в такъв случай Формуляр 1096 не е необходим. Прагът от 250 формуляра се прилага отделно за всеки тип формуляр.
Какъв е крайният срок за Формуляр 1096?
Крайният срок за Формуляр 1096 съвпада с крайния срок за информационните декларации, които той придружава:
| Придружаващ формуляр | Краен срок |
|---|---|
| Формуляр 1099-NEC | 31 януари |
| Формуляр 1099-MISC (Клетка 8 или Клетка 10) | 15 февруари |
| Всички останали 1099 (на хартия) | 28 февруари |
| Формуляри 1097, 1098, 3921, 3922, W-2G (на хартия) | 28 февруари |
| Формуляр 5498 | 31 май |
Забележка: Ако крайният срок се пада в събота, неделя или на официален федерален празник, имате време до следващия работен ден.
Откъде да получите Формуляр 1096
Ето един критичен момент, който спъва много податели: не можете да отпечатате Формуляр 1096 от уебсайта на IRS и да го използвате. IRS изисква машинно сканируема версия, а изтеглените PDF файлове не отговарят на този стандарт.
За да получите официалния сканируем формуляр:
- Поръчайте онлайн на IRS.gov/orderforms
- Обадете се на 1-800-TAX-FORM (800-829-3676)
Формулярите са безплатни и обикновено пристигат в рамките на 10 работни дни. Поръчайте рано – не чакайте до седмицата преди крайния срок.
Можете също така да намерите официални формуляри в някои магазини за офис консумативи, въпреки че поръчката директно от IRS е най-надеждният подход.
Как да попълните Формуляр 1096
Формуляр 1096 е една страница с два раздела.
Раздел 1: Информация за подателя (Клетки 1–5)
Клетка 1 – Име на подателя: Вашето законово име, както е изписано във вашата данъчна декларация, или името на вашия бизнес, ако подавате като стопански субект.
Клетка 2 – Адрес на подателя: Вашият пълен адрес за кореспонденция, включително улица, град, щат и пощенски код.
Клетка 3 – Общ брой формуляри: Броят на информационните декларации, които подавате с този Формуляр 1096. Ако изпращате 12 броя Формуляр 1099-NEC, въведете "12".
Клетка 4 – Удържан федерален данък върху доходите: Ако е бил удържан федерален данък върху доходите от плащания (резервно удържане), въведете общата сума тук. Повечето малки предприятия имат 0 долара в тази клетка.
Клетка 5 – Обща отчетена сума: Общата сума на всички суми, отчетени в придружаващите формуляри. За 1099-NEC това ще бъде сумата от всички възнаграждения на лица, които не са служители, които сте отчели.
Идентификационен номер на работодателя (EIN) или Социалноосигурителен номер (SSN): Въведете вашия EIN, ако имате такъв. Ако сте едноличен търговец без EIN, можете да използвате вашия SSN.
Телефонен номер: Включете вашия телефон ен номер за връзка през деня, в случай че IRS трябва да се свърже с вас.
Раздел 2: Индикатор за типа на формуляра (Клетка 6)
Отбележете квадратчето, което съответства на типа формуляр, който подавате. Всеки Формуляр 1096 покрива само един тип декларация – ако подавате както 1099-NEC, така и 1099-MISC, се нуждаете от отделен Формуляр 1096 за всеки от тях.
Един Формуляр 1096 за всеки тип формуляр
Това е една от най-честите грешки: подаване на един Формуляр 1096 за няколко различни типа информационни декларации. IRS изисква отделен Формуляр 1096 за всеки тип декларация.
Например:
- Ако подавате 5 броя Формуляр 1099-NEC и 3 броя Формуляр 1099-MISC, се нуждаете от два отделни Формуляра 1096 – един за NEC (описващ 5 формуляра и общите суми за NEC) и един за MISC (описващ 3 формуляра и общите суми за MISC).
Чести грешки, които да избягвате
Използване на изтеглен или фотокопиран формуляр
IRS използва оборудване за оптично сканиране за обработка на Формуляр 1096. Само официалните, отпечатани от правителството формуляри са съвместими с тези скенери. Използването на изтеглена или фотокопирана версия може да доведе до забавяне на обработката и санкции.
Пропускане на крайния срок
Глобите за закъсняло подаване на информационни декларации (и придружаващия ги Формуляр 1096) започват от $60 на формуляр, ако бъдат подадени в рамките на 30 дни след крайния срок, като се увеличават до $120 на формуляр при закъснение между 31 дни и 1 август, и до $310 на формуляр след 1 август. Няма таван за общия размер на глобите при умишлено пренебрегване.
Грешен EIN или SSN
Неправилният идентификационен номер на данъкоплатеца може да накара IRS да отхвърли подадените документи или да ги маркира за преглед. Проверете внимателно вашия EIN или SSN преди изпращане по пощата.
Пропускане на подпис
Формуляр 1096 изисква подпис. Неподписаният формуляр технически е непълен. Подпишете и поставете дата на сертификацията в долната част преди изпращане.
Изпращане на грешен адрес на IRS
Мястото, където изпращате Формуляр 1096, зависи от вашето местоположение. IRS разполага с различни центрове за обработка, а инструкциите към формуляра посочват правилния адрес за всеки щат. Винаги проверявайте инструкциите за текущата година — адресите за кореспонденция могат да се променят.
Електронно подаване: Все още ли ви е необходим Формуляр 1096?
Ако използвате счетоводен софтуер или услуга за изплащане на заплати (payroll), за да подадете по електронен път вашите 1099 чрез системата FIRE на IRS, не се нуждаете от Формуляр 1096. Системата FIRE улавя обобщените данни по електронен път.
Много популярни платформи — QuickBooks, Gusto, Wave и други — предлагат електронно подаване на 1099, което напълно елиминира необходимостта от Формуляр 1096. За фирми с повече от няколко изпълнители, електронното подаване обикновено е по-бързо, по-евтино и с по-малък риск от грешки.
Изисквания за подаване на ниво щат
Формуляр 1096 е само федерален формуляр на IRS. Много щати имат свои собствени изисквания за предаване на информационни декларации, често със собствен придружителен лист или формуляр за предаване. Проверете в приходната агенция на вашия щат за подробности — изискванията варират в широки граници.
Практически съвети за спокоен сезон на данъчно подаване
Започнете да събирате формуляри W-9 отрано. Преди да можете да подадете точни 1099 (и съответно точен Формуляр 1096), се нуждаете от пълна информация от W-9 за всеки изпълнител. Изисквайте W-9 преди да направите първото плащане, а не през януари.
Равнявайте плащанията преди подаване. Сравнете вашите записи с банковите извлечения и счетоводния софтуер, за да се уверите, че общите суми са точни, преди да попълните Формуляр 1096.
Поръчайте формуляри през ноември или декември. Формулярите на IRS могат да отнемат до 10 работни дни за доставка. Поръчайте ги доста преди януарската натовареност.
Пазете копия на всичко. Съхранявайте копия на всички информационни декларации и придружаващия ги Формуляр 1096 в продължение на поне четири години.
Помислете за преминаване към електронно подаване. Ако редовно подавате повече от няколко формуляра, електронното подаване спестява време, елиминира нуждата от Формуляр 1096 и осигурява незабавно потвърждение, че IRS е получила документите ви.
Коригиране на грешки след подаване
Ако откриете грешка след подаване на вашите хартиени декларации, ще трябва да подадете коригирани формуляри. Подайте коригирана версия на засегнатите информационни декларации (като отбележите полето „CORRECTED“) заедно с нов Формуляр 1096. Новият Формуляр 1096 трябва да включва само коригираните формуляри, а не оригиналните.
При грешки в паричните суми обикновено се подава една коригирана декларация с правилната сума. При грешки в името на получателя или TIN може да се изисква процес на корекция в две транзакции — консултирайте се с Публикация 1220 на IRS или с данъчен специалист за насоки.
Поддържайте финансите си организирани за сезона на декларациите
Правилното подаване на Формуляр 1096 зависи от наличието на точни записи за плащанията през цялата година. Когато знаете точно какво сте платили на всеки изпълнител, равняването на общите суми в края на годината отнема минути вместо часове.
Beancount.io предоставя текстово-базирано счетоводство, което ви дава пълен, одитируем запис на всяко плащане — прозрачен, с контрол на версиите и лесен за справки, когато дойде сезонът на 1099. Започнете безплатно и вижте как текстово-базираното счетоводство опростява подготовката на данъците за фрийлансъри, консултанти и собственици на малък бизнес.
