فرم ۱۰۹۶ IRS: راهنمای کامل برای صاحبان کسبوکارهای کوچک
هر سال در ماه ژانویه، میلیونها نفر از صاحبان کسبوکارهای کوچک برای ارسال فرمهای ۱۰۹۹ پیمانکاران مستقل خود شتابزده عمل میکنند—اما مرحلهای وجود دارد که بسیاری تا آخرین لحظه آن را فراموش میکنند: فرم ۱۰۹۶. اگر آن را فراموش کنید، از نظر IRS اظهارنامههای اطلاعاتی کاغذی شما ناقص تلقی میشوند. درک دقیق اینکه فرم ۱۰۹۶ چیست، چه کسی به آن نیاز دارد و چگونه آن را به درستی پر کند، میتواند شما را از جریمهها و دردسرها نجات دهد.
فرم ۱۰۹۶ IRS چیست؟
فرم ۱۰۹۶ یک فرم خلاصه ارسالی است که توسط IRS هنگام ارائه نسخههای کاغذی اظهارنامههای اطلاعاتی خاص الزامی است. آن را به عنوان یک نامه روی جلد در نظر بگیرید که همراه با فرمهای کاغذی ۱۰۹۹، ۱۰۹۸ و سایر اظهارنامههای اطلاعاتی هنگام ارسال پستی به IRS ضمیمه میشود.
نام رسمی آن «خلاصه سالانه و ارسال اظهارنامههای اطلاعاتی ایالات متحده» است. وظیفه آن ساده است: به IRS میگوید که چه تعداد فرم ارسال میکنید، از چه نوعی هستند و مجموع مبالغ گزارش شده چقدر است.
کدام فرمها به فرم ۱۰۹۶ نیاز دارند؟
فرم ۱۰۹۶ باید همراه با نسخههای کاغذی موارد زیر باشد:
- فرم ۱۰۹۹ (تمام انواع: 1099-NEC، 1099-MISC، 1099-INT، 1099-DIV، 1099-R، 1099-S، 1099-B و غیره)
- فرم ۱۰۹۷
- فرم ۱۰۹۸ (گزارشهای بهره وام مسکن)
- فرم ۳۹۲۱ و فرم ۳۹۲۲ (تراکنشهای گزینههای سهام)
- فرم ۵۴۹۸ (مشارکتهای IRA)
- فرم W-2G (بر دهای قمار)
اگر هر یک از اینها را به صورت کاغذی ارسال میکنید، به فرم ۱۰۹۶ نیاز دارید.
چه کسی نیاز به ارسال فرم ۱۰۹۶ دارد؟
شما باید فرم ۱۰۹۶ را ارسال کنید اگر:
۱. به پیمانکاران مستقل ۶۰۰ دلار یا بیشتر در طول سال مالیاتی پرداخت کردهاید و فرم 1099-NEC را به صورت کاغذی ارسال میکنید. ۲. اجاره، حق امتیاز یا سایر درآمدهای ۶۰۰ دلاری یا بیشتر را پرداخت کردهاید و فرم 1099-MISC را به صورت کاغذی ارسال میکنید. ۳. بهره وام مسکن پرداخت کردهاید و فرم ۱۰۹۸ را به صورت کاغذی ارسال میکنید. ۴. مبالغی را از حسابهای بازنشستگی توزیع کردهاید و فرم 1099-R را به صورت کاغذی ارسال میکنید. ۵. هرگونه اظهارنامه اطلاعاتی کاغذی دیگری را که در بالا لیست شده است، ارسال میکنید.
نکته مهم این است که اگر اظهارنامههای اطلاعاتی خود را به صورت الکترونیکی از طریق سیستم FIRE (مخفف Filing Information Returns Electronically) متعلق به IRS ارسال میکنید، نیازی به ارسال فرم ۱۰۹۶ ن دارید. سیستم الکترونیکی همان دادههای خلاصه را به صورت خودکار ثبت میکند.
آستانه ۲۵۰ فرم
اگر ۲۵۰ نسخه یا بیشتر از یک نوع فرم واحد (مثلاً ۲۵۰ فرم 1099-NEC) ارسال میکنید، IRS از شما میخواهد که به صورت الکترونیکی اقدام کنید—و در این صورت، فرم ۱۰۹۶ مورد نیاز نیست. آستانه ۲۵۰ فرم برای هر نوع فرم به طور جداگانه اعمال میشود.
چه زمانی مهلت ارسال فرم ۱۰۹۶ است؟
تاریخ سررسید فرم ۱۰۹۶ با تاریخ سررسید اظهارنامههای اطلاعاتی که همراه آن است مطابقت دارد:
| فرم همراه | تاریخ سررسید |
|---|---|
| فرم 1099-NEC | ۳۱ ژانویه |
| فرم 1099-MISC (کادر ۸ یا کادر ۱۰) | ۱۵ فوریه |
| تمامی سایر ۱۰۹۹ها (کاغذی) | ۲۸ فوریه |
| فرمهای ۱۰۹۷، ۱۰۹۸، ۳۹۲۱، ۳۹۲۲، W-2G (کاغذی) | ۲۸ فوریه |
| فرم ۵۴۹۸ | ۳۱ مه |
نکته: اگر مهلت نهایی با آخر هفته یا تعطیلات رسمی فدرال مصادف شود، تا روز کاری بعدی فرصت دارید.
فرم ۱۰۹۶ را از کجا تهیه کنیم؟
در اینجا یک نکته حیاتی وجود دارد که بسیاری از ارسالکنندگان را دچار اشتباه میکند: شما نمیتوانید فرم ۱۰۹۶ را از وبسایت IRS چاپ کرده و از آن استفاده کنید. IRS به یک نسخه قابل اسکن ماشینی نیاز دارد و فایلهای PDF دانلود شده این استاندارد را ندارند.
برای دریافت فرم رسمی قابل اسکن:
- سفارش آنلاین در IRS.gov/orderforms
- تماس با شماره 1-800-TAX-FORM (800-829-3676)
فرمها رایگان هستند و معمولاً ظرف ۱۰ روز کاری میرسند. زودتر سفارش دهید—تا هفته قبل از مهلت صبر نکنید.
همچنین میتوانید فرمهای رسمی را در برخی از فروشگاههای لوازم اداری پیدا کنید، اگرچه سفارش مستقیم از IRS مطمئنترین روش است.
چگونه فرم ۱۰۹۶ را پر کنیم؟
فرم ۱۰۹۶ یک صفحه تک با دو بخش است.
بخش ۱: اطلاعات ارسالکننده (کادرهای ۱–۵)
کادر ۱ – نام ارسالکننده: نام قانونی شما همانطور که در اظهارنامه مالیاتی ظاهر میشود، یا نام تجاری شما اگر به عنوان یک شخصیت حقوقی اقدام میکنید.
کادر ۲ – آدرس ارسالکننده: آدرس پستی کامل شما شامل خیابان، شهر، ایالت و کد پستی (ZIP code).
کادر ۳ – تعداد کل فرمها: تعداد اظهارنامههای اطلاعاتی که به همراه این فرم ۱۰۹۶ ارسال میکنید. اگر ۱۲ فرم 1099-NEC میفرستید، عدد «۱۲» را وارد کنید.
کادر ۴ – مالیات بر درآمد فدرال کسر شده: اگر هرگونه مالیات بر درآمد فدرال از پرداختها کسر شده است (کسر مالیات پشتیبان)، مجموع آن را اینجا وارد کنید. اکثر کسبوکارهای کوچک در این کادر عدد ۰ دارند.
کادر ۵ – مبلغ کل گزارش شده: مجموع کل تمام مبالغ گزارش شده در فرمهای همراه. برای 1099-NEC، این مبلغ مجموع تمام پاداشهای غیرکارمندی است که گزارش کردهاید.
شناسه ملی کارفرما (EIN) یا شماره تامین اجتماعی (SSN): اگر EIN دارید آن را وارد کنید. اگر مالک انفرادی بدون EIN هستید، میتوانید از SSN خود استفاده کنید.
شماره تلفن: شماره تلفن روزانه خود را برای مواردی که IRS نیاز به تماس با شما دارد، درج کنید.
بخش ۲: نشانگر نوع فرم (کادر ۶)
کادری را که مربوط به نوع فرمی است که ارسال میکنید، علامت بزنید. هر فرم ۱۰۹۶ فقط یک نوع اظهارنامه را پوشش میدهد—اگر هر دو فرم 1099-NEC و 1099-MISC را ارسال میکنید، برای هر کدام به یک فرم ۱۰۹۶ جداگانه نیاز دارید.
یک فرم ۱۰۹۶ برای هر نوع فرم
این یکی از رایجترین اشتباهات است: ارسال یک فرم ۱۰ ۹۶ برای چندین نوع مختلف اظهارنامه اطلاعاتی. IRS برای هر نوع اظهارنامه یک فرم ۱۰۹۶ جداگانه میطلبد.
به عنوان مثال:
- اگر ۵ فرم 1099-NEC و ۳ فرم 1099-MISC ارسال میکنید، به دو فرم ۱۰۹۶ جداگانه نیاز دارید—یکی برای NECها (با ذکر ۵ فرم و مجموع مبالغ NEC) و یکی برای MISCها (با ذکر ۳ فرم و مجموع مبالغ MISC).
اشتباهات رایجی که باید از آنها اجتناب کرد
استفاده از فرم دانلود شده یا فتوکپی شده
IRS از تجهیزات اسکن نوری برای پردازش فرم ۱۰۹۶ استفاده میکند. فقط فرمهای چاپی رسمی دولتی با این اسکنرها سازگار هستند. استفاده از نسخههای دانلود شده یا فتوکپی شده ممکن است منجر به تأخیر در پردازش و جریمه شود.
از دست دادن مهلت قانونی
جریمههای ارسال دیرهنگام برای اظهارنامههای اطلاعاتی (و فرم ۱۰۹۶ پیوست آن) از ۶۰ دلار به ازای هر فرم در صورت ارسال ظرف ۳۰ روز پس از مهلت قانونی شروع شده، و به ۱۲۰ دلار به ازای هر فرم برای تاخیر بین ۳۱ روز تا ۱ اوت، و ۳۱۰ دلار به ازای هر فرم پس از ۱ اوت افزایش مییابد. هیچ سقفی برای مجموع جریمهها در صورت نادیده گرفتن عمدی وجود ندارد.
شماره شناسایی (EIN) یا شماره تامین اجتماعی (SSN) اشتباه
یک شماره شناسایی مالیاتی اشتباه میتواند باعث رد شدن ارسالی شما توسط IRS یا علامتگذاری آن برای بررسی شود. پیش از ارسال پستی، EIN یا SSN خود را دوباره بررسی کنید.
فراموش کردن امضا
فرم ۱۰۹۶ نیاز به امضا دارد. یک فرم امضا نشده از نظر فنی ناقص است. بخش گواهی (Certification) در پایین فرم را قبل از ارسال، امضا و تاریخگذاری کنید.
ارسال به آدرس اشتباه IRS
آدرس پستی ارسال فرم ۱۰۹۶ به محل سکونت شما بستگی دارد. IRS مراکز پردازش متفاوتی دارد و دستورالعملهای موجود در فرم، آدرس صحیح هر ایالت را مشخص میکند. همیشه دستورالعملهای سال جاری را بررسی کنید؛ آدرسهای پستی ممکن است تغییر کنند.
بایگانی الکترونیکی: آیا هنوز به فرم ۱۰۹۶ نیاز دارید؟
اگر از نرمافزارهای حسابداری یا خدمات حقوق و دستمزد برای ارسال الکترونیکی (e-file) فرمهای ۱۰۹۹ خود از طریق سیستم FIRE اداره IRS استفاده میکنید، نیازی به فرم ۱۰۹۶ ندارید. سیستم FIRE دادههای خلاصه را به صورت الکترونیکی ثبت میکند.
بسیاری از پلتفرمهای محبوب—مانند QuickBooks، Gusto، Wave و غیره—امکان ارسال الکترونیکی ۱۰۹۹ را فراهم میکنند که نیاز به فرم ۱۰۹۶ را به طور کامل از بین میبرد. برای کسبوکارهایی با بیش از چند پیمانکار، بایگانی الکترونیکی معمولاً سریعتر، ارزانتر و با خطای کمتر همراه است.
الزامات بایگانی ایالتی
فرم ۱۰۹۶ فقط یک فرم فدرال (IRS) است. بسیاری از ایالتها الزامات خاص خود را برای ارسال اظهارنامههای اطلاعاتی دارند که اغلب شامل برگه پوششی یا فرم ارسال مخصوص به خودشان است. برای جزئیات بیشتر، وبسایت دپارتمان درآمد ایالت خود را بررسی کنید؛ الزامات بسیار متفاوت است.
نکات کاربردی برای یک فصل مالیاتی بیدردسر
جمعآوری فرمهای W-9 را زود شروع کنید. قبل از اینکه بتوانید فرمهای ۱۰۹۹ دقیق (و در نتیجه یک فرم ۱۰۹۶ دقیق) ارسال کنید، به اطلاعات کامل W-9 از هر پیمانکار نیاز دارید. فرمهای W-9 را قبل از انجام اولین پرداخت درخواست کنید، نه در ماه ژانویه.
پیش از ارسال، پرداختها را تطبیق دهید. سوابق خود را با صورتحسابهای بانکی و نرمافزار حسابداری مطابقت دهید تا اطمینان حاصل کنید که مجموع ارقام پیش از تکمیل فرم ۱۰۹۶ دقیق هستند.
فرمها را در نوامبر یا دسامبر سفارش دهید. ارسال فرمهای IRS ممکن است تا ۱۰ روز کاری زمان ببرد. خیلی زودتر از شلوغی ماه ژانویه سفارش دهید.
از همه چیز کپی نگه دارید. کپی تمام اظهارنامههای اطلاعاتی و فرم ۱۰۹۶ همراه آنها را حداقل به مدت چهار سال نگه دارید.
تغییر به بایگانی الکترونیکی را مد نظر قرار دهید. اگر به طور منظم بیش از چند فرم ارسال میکنید، بایگانی الکترونیکی در زمان صرفهجویی کرده، نیاز به فرم ۱۰۹۶ را حذف میکند و تاییدیه فوری مبنی بر دریافت ارسالیهای شما توسط IRS را ارائه میدهد.
اصلاح خطاها پس از ارسال
اگر پس از ارسال نسخههای کاغذی متوجه خطایی شدید، باید فرمهای اصلاحشده را ارسال کنید. نسخه اصلاحشده اظهارنامههای اطلاعاتی مربوطه را (با علامت زدن کادر "CORRECTED") به همراه یک فرم ۱۰۹۶ جدید ارسال کنید. فرم ۱۰۹۶ جدید باید فقط شامل فرمهای اصلاحشده باشد، نه فرمهای اصلی.
برای خطا در مبالغ دلاری، معمولاً یک اظهارنامه اصلاحشده با مبلغ صحیح ارسال میکنید. برای خطا در نام گیرنده یا TIN، ممکن است فرآیند اصلاح دو مرحلهای لازم باشد—برای راهنمایی بیشتر با نشریه ۱۲۲۰ اداره IRS یا یک متخصص مالیاتی مشورت کنید.
امور مالی خود را برای فصل اظهارنامه سازماندهی کنید
ارسال صحیح فرم ۱۰۹ ۶ به داشتن سوابق دقیق پرداخت در طول سال بستگی دارد. وقتی دقیقاً میدانید به هر پیمانکار چه مبلغی پرداخت کردهاید، تطبیق مجموع ارقام در پایان سال به جای ساعتها، تنها چند دقیقه زمان میبرد.
Beancount.io حسابداری متنمحوری را ارائه میدهد که سوابق کامل و قابل حسابرسی از هر پرداخت را در اختیار شما میگذارد—شفاف، با قابلیت کنترل نسخه و جستجوی آسان در زمان فرا رسیدن فصل ۱۰۹۹. به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چگونه حسابداری متنمحور، آمادهسازی مالیات را برای فریلنسرها، مشاوران و صاحبان کسبوکارهای کوچک ساده میکند.
