EIN номер: Пълното ръководство за собственици на малък бизнес

Знаехте ли, че всеки месец в Съединените щати се подават близо половин милион заявления за нов бизнес – всяко от тях свързано с идентификационен номер на работодателя (EIN)? Въпреки това много собственици на малък бизнес не разбират напълно какво е EIN, кога се нуждаят от него или как да го използват правилно. Грешното изписване на този деветцифрен номер може да причини забавяния в IRS, проблеми с откриването на банкови сметки и дори рискове от кражба на самоличност.

Това ръководство обхваща всичко, което трябва да знаете за EIN: какво представляват, кой има нужда от такъв, как да получите номер безплатно и често срещаните грешки, които препъват собствениците на фирми.

Какво е EIN?

EIN (Employer Identification Number), наричан още Федерален идентификационен номер на работодателя (FEIN), е уникален деветцифрен номер, присвоен от IRS за идентифициране на вашия бизнес субект за данъчни цели. Той следва формата XX-XXXXXXX.

Мислете за него като за Социалноосигурителен номер (SSN) за вашия бизнес. Точно както вашият SSN ви идентифицира като индивидуален данъкоплатец, вашият EIN идентифицира бизнеса ви, когато подавате данъци, откривате банкови сметки, наемате служители или кандидатствате за бизнес кредит.

IRS използва EIN за проследяване на:

• Подаване на данъчни декларации и плащания на бизнеса
• Задължения за данъци върху заетостта
• Декларации за акцизи
• Други изисквания за отчетност, свързани с бизнеса

Кой има нужда от EIN?

Вие сте законово задължени да получите EIN, ако вашият бизнес отговаря на някой от следните критерии:

• Има служители — Всеки бизнес, който изплаща заплати, трябва да има EIN за целите на данъците върху заплатите
• Работи като корпорация — C корпорациите и S корпорациите трябва да имат EIN
• Работи като LLC — Повечето LLC се нуждаят от EIN, особено тези с множество членове
• Работи като партньорство — Всички партньорства трябва да имат EIN
• Подава декларации за данъци върху заетостта или акцизи — Тези декларации изискват EIN независимо от структурата на бизнеса
• Удържа данъци върху доходи, различни от заплати — Като например определени плащания към чуждестранни лица
• Има план Keogh или соло 401(k) — Пенсионните планове изискват EIN
• Придобил е съществуващ бизнес чрез покупка или наследяване
• Подал е молба за несъстоятелност

Какво става с едноличните търговци?

Еноличните търговци са единственото изключение. Можете законно да използвате своя Социалноосигурителен номер за бизнес данъчни декларации, ако нямате служители. Въпреки това, получаването на EIN силно се препоръчва, дори ако не сте задължени да имате такъв. Ето защо:

Защита на самоличността: Всеки път, когато предоставяте W-9 на клиент, вие излагате своя SSN. С EIN споделяте вашия бизнес идентификатор, което значително намалява риска от кражба на самоличност.

Банкиране: Повечето банки изискват EIN за откриване на специална бизнес разплащателна сметка.

Бизнес кредит: Кредиторите и кредитните бюра използват EIN, за да изградят кредитен профил на вашия бизнес, отделен от вашия личен кредит.

Бъдещ растеж: Ако някога наемете служители, така или иначе ще ви трябва EIN. Получаването му сега спестява административни затруднения по-късно.

EIN е безплатен и отнема минути за получаване — няма основателна причина за отлагане.

Как да получите EIN: Стъпка по стъпка

Метод 1: Кандидатствайте онлайн (препоръчително)

IRS предлага онлайн заявление за EIN на IRS.gov, което издава вашия EIN веднага след завършване.

Изисквания:

• Социалноосигурителен номер или ITIN за „отговорното лице“ (лицето, което контролира бизнеса)
• Основна информация за бизнеса: юридическо име, адрес, бизнес структура, причина за кандидатстване

Важни ограничения:

• Онлайн заявлението е достъпно само от понеделник до петък, от 7:00 до 22:00 часа източно време
• Трябва да го попълните в рамките на една сесия — системата прекъсва при престой и не запазва напредъка
• На едно отговорно лице може да бъде издаван само един EIN на ден

Срок: Веднага — получавате своя EIN веднага след като изпратите заявлението.

Метод 2: Кандидатствайте по факс

Изтеглете формуляр SS-4 на IRS, попълнете го и го изпратете по факс на IRS. Ще получите своя EIN по факс в рамките на четири работни дни.

Метод 3: Кандидатствайте по поща

Изпратете по пощата попълнения формуляр SS-4 до IRS. Обработката отнема от четири до пет седмици — избягвайте този метод, освен ако опциите за факс или онлайн не са достъпни за вас.

Метод 4: Кандидатствайте по телефона (международни кандидати)

Собствениците на фирми извън САЩ могат да кандидатстват, като се обадят на международната линия за кандидати на IRS. IRS ще издаде EIN по време на разговора.

Цена: Безплатно. IRS никога не таксува за EIN. Ако уебсайт изисква да платите за кандидатстване за EIN, това е услуга на трета страна, а не самият IRS.

Кога имате нужда от нов EIN

Много собственици на фирми приемат, че техният EIN е постоянен. В повечето случаи е така — но някои структурни промени изискват получаването на нов.

Едноличните търговци трябва да получат нов EIN, когато:

• Инкорпорират бизнеса
• Приемат съдружници и започнат да работят като партньорство
• Закупуват или наследяват съществуващ бизнес
• Подават молба за несъстоятелност съгласно Глава 7 или Глава 11

Партньорствата трябва да получат нов EIN, когато:

• Се инкорпорират
• Партньорството се поеме от един партньор и стане еднолично търговско дружество
• Прекратят съществуващото партньорство и сформират ново

Корпорациите и дружествата с ограничена отговорност (ООД) трябва да получат нов ЕИН (EIN), когато:

• Променят бизнес структурата си (напр. ООД, избиращо статут на S-корпорация)
• Настъпи промяна в собствеността, която създава нов правен субект

Кога НЕ ви е необходим нов ЕИН:

• Промяна на името на бизнеса
• Преместване на нова локация
• Добавяне на търговско наименование (DBA - „извършващ дейност като“)
• Откриване на допълнителни обекти под същия правен субект
• Наемане на първия служител (ако вече имате ЕИН)

Ако не сте сигурни дали вашата ситуация изисква нов ЕИН, консултирайте се с насоките на IRS или говорете с данъчен консултант, преди да кандидатствате. Получаването на излишен втори ЕИН може да създаде объркване при подаването на данъчните декларации.

ЕИН срещу щатски данъчен идентификационен номер: Каква е разликата?

Вашият федерален ЕИН се издава от IRS и важи за цялата страна. Въпреки това, много щати изискват отделен щатски данъчен ИД (понякога наричан щатски ЕИН) за данъчни задължения на щатско ниво.

Щатските данъчни ИД са необходими за:

• Събиране и внасяне на щатски данък върху продажбите
• Подаване на щатски данъци върху възнагражденията (payroll taxes)
• Спазване на щатските изисквания за заетост

Ако развивате дейност в няколко щата, може да се нуждаете от отделен щатски данъчен ИД за всеки щат, в който имате служители или икономическа свързаност (nexus). Форматите и таксите варират според щатите — свържете се с данъчния отдел на вашия щат, за да определите какво е необходимо.

Седем щата нямат данък върху доходите, но въпреки това повечето бизнеси все още се нуждаят от щатски данъчен ИД за целите на данъка върху продажбите.

Чести грешки с ЕИН, които да избягвате

1. Използване на грешно юридическо име

IRS съпоставя вашето заявление за ЕИН с името на бизнеса ви точно така, както е регистрирано. Несъответствието между заявлението за ЕИН и вашите данъчни декларации или формуляри W-2 води до забавяне на обработката и потенциални откази. Използвайте точното юридическо име на вашия бизнес, а не DBA името.

2. Кандидатстване преди щатската регистрация

Много щати изискват да регистрирате вашия бизнес субект, преди да кандидатствате за федерален ЕИН. Кандидатстването предварително може да доведе до ЕИН, който не съвпада с вашата щатска регистрация, което създава проблеми със съответствието.

3. Използване на един ЕИН за няколко юридически лица

Всяко юридическо лице се нуждае от собствен ЕИН. Управляването на няколко бизнеса под един ЕИН — дори ако те споделят един и същ собственик — създава несъответствия във финансовата отчетност и може да усложни вашите данъци.

4. Незащитаване на вашия ЕИН

Третирайте вашия ЕИН като чувствителна лична информация. Ако бъде откраднат, той може да бъде използван за измамно подаване на данъчни декларации или откриване на кредитни линии на името на вашия бизнес. Съхранявайте го сигурно и го споделяйте само когато е необходимо.

5. Неправилен ЕИН при данъчни плащания

Плащания, изпратени с неправилен ЕИН, могат да бъдат задържани от IRS за месеци, което води до санкции и лихви, дори ако сте извършили плащането. Винаги проверявайте два пъти своя ЕИН, преди да изпращате данъчни плащания.

6. Пропуск да актуализирате информацията в IRS след структурни промени

Ако промените бизнес структурата си, без да получите съответния нов ЕИН, вашите документи няма да съвпадат с данните на IRS. Това създава главоболия, чието разплитане може да отнеме значително време.

Какво да правите, ако загубите своя ЕИН

Загубата на вашия ЕИН не означава да започнете отначало. Ето как да го възстановите:

1. Проверете оригиналното си потвърдително писмо — IRS изпраща потвърждение за ЕИН (CP 575), когато кандидатствате за първи път. Ако го пазите, вашият ЕИН е там.
2. Проверете старите данъчни декларации — Вашият ЕИН присъства във всяка подадена от вас данъчна декларация на бизнеса.
3. Проверете вашата банка — Ако сте открили бизнес банкова сметка с вашия ЕИН, банката разполага с него.
4. Обадете се на IRS — Линията за бизнес и специални данъци на IRS (800-829-4933) може да потвърди вашия ЕИН, ако сте упълномощен представител на бизнеса.

Често задавани въпроси за ЕИН

Мога ли да кандидатствам за ЕИН, ако все още не съм започнал дейност? Да. Много бизнеси кандидатстват за ЕИН по време на процеса на учредяване, преди официалното стартиране. Това ви позволява да откривате банкови сметки и да управлявате правилно финансовата дейност преди старта.

Изтича ли валидността на ЕИН? Не. Веднъж издаден, ЕИН е постоянен. Той остава към бизнес субекта, дори ако бизнесът не е активен в продължение на години.

Може ли лице, което не е гражданин на САЩ, да получи ЕИН? Да, макар че процесът е различен. Международни кандидати без SSN или ITIN трябва да кандидатстват по телефона или да изпратят формуляр SS-4 по факс или поща с придружаваща документация.

ЕИН едно и също ли е с TIN? ЕИН е вид идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN). По-широката категория TIN включва също SSN, ITIN и идентификационни номера на данъкоплатци при осиновяване. Когато бизнесите говорят за своя TIN, те обикновено имат предвид своя ЕИН.

Нуждая ли се от ЕИН за ООД с един собственик? Ако нямате служители и не сте избрали корпоративно данъчно облагане, можете да използвате своя SSN. Въпреки това, получаването на ЕИН е силно препоръчително заради защитата на идентичността и банковите предимства, описани по-горе.

Организирайте бизнес финансите си още от първия ден

Получаването на вашия ЕИН е първата стъпка към установяване на финансова идентичност за вашия бизнес — но това е само началото. От този момент нататък точното счетоводство е това, което поддържа бизнеса ви стабилен и прави данъчния период по-лесен за управление.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол на версиите върху вашите финансови записи — без „черни кутии“, без обвързване с доставчик и с пълна съвместимост с инструментите, които вече използвате. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.