Número EIN: La guia completa per a propietaris de petites empreses

Sabíeu que cada mes es presenten gairebé mig milió de noves sol·licituds de negoci als Estats Units, cadascuna vinculada a un Número d'Identificació de l'Ocupador (EIN)? No obstant això, molts propietaris de petites empreses no entenen del tot què és un EIN, quan en necessiten un o com utilitzar-lo correctament. Obtenir aquest número de nou dígits de manera incorrecta pot causar retards amb l'IRS, problemes per obrir comptes bancaris i fins i tot riscos de robatori d'identitat.

Aquesta guia cobreix tot el que cal saber sobre els EIN: què són, qui en necessita un, com obtenir-ne un de gratuït i els errors comuns que fan ensopegar els propietaris de negocis.

Què és un EIN?

Un EIN (Employer Identification Number), també anomenat Número d'Identificació de l'Ocupador Federal (FEIN), és un número únic de nou dígits assignat per l'IRS per identificar la vostra entitat comercial a efectes fiscals. Segueix el format XX-XXXXXXX.

Penseu-hi com un número de la Seguretat Social per a la vostra empresa. De la mateixa manera que el vostre SSN us identifica com a contribuent individual, el vostre EIN identifica la vostra empresa quan presenteu impostos, obriu comptes bancaris, contracteu empleats o sol·liciteu crèdit empresarial.

L'IRS utilitza els EIN per fer el seguiment de:

• Presentacions i pagaments d'impostos de l'empresa
• Obligacions fiscals d'ocupació
• Declaracions d'impostos especials
• Altres requisits de presentació d'informes relacionats amb el negoci

Qui necessita un EIN?

Esteu legalment obligats a obtenir un EIN si la vostra empresa compleix algun d'aquests criteris:

• Té empleats — Qualsevol empresa que pagui salaris ha de tenir un EIN a efectes d'impostos sobre la nòmina
• Opera com a corporació — Les corporacions C i les corporacions S han de tenir un EIN
• Opera com una LLC — La majoria de les LLC necessiten un EIN, especialment les LLC multi-membre
• Opera com una associació — Totes les associacions han de tenir un EIN
• Presenta impostos d'ocupació o especials — Aquestes declaracions requereixen un EIN independentment de l'estructura empresarial
• Reté impostos sobre ingressos no salarials — Com ara certs pagaments a persones estrangeres
• Té un pla Keogh o un solo 401(k) — Els plans de jubilació requereixen un EIN
• Ha adquirit una empresa existent mitjançant compra o herència
• S'ha declarat en fallida

I els empresaris individuals?

Els empresaris individuals són l'única excepció. Podeu utilitzar legalment el vostre número de la Seguretat Social per a les declaracions d'impostos de l'empresa si no teniu empleats. No obstant això, es recomana encaridament obtenir un EIN encara que no estigueu obligats a tenir-ne un. Heus aquí per què:

Protecció d'identitat: Cada vegada que lliureu un formulari W-9 a un client, exposeu el vostre SSN. Amb un EIN, compartiu el vostre identificador de negoci, reduint significativament el risc de robatori d'identitat.

Banca: La majoria dels bancs requereixen un EIN per obrir un compte corrent empresarial dedicat.

Crèdit empresarial: Els prestadors i les oficines de crèdit utilitzen els EIN per crear un perfil de crèdit per a la vostra empresa, separat del vostre crèdit personal.

Creixement futur: Si mai contracteu empleats, necessitareu un EIN de totes maneres. Obtenir-ne un ara estalvia friccions administratives més endavant.

L'EIN és gratuït i es triga pocs minuts a obtenir-lo — no hi ha cap bona raó per retardar-ho.

Com obtenir un EIN: Pas a pas

Mètode 1: Sol·licitud en línia (Recomanat)

L'IRS ofereix una sol·licitud d'EIN en línia a IRS.gov que emet el vostre EIN immediatament després de completar-la.

Requisits:

• Un número de la Seguretat Social o ITIN per a la "part responsable" (la persona que controla l'empresa)
• Informació bàsica de l'empresa: nom legal, adreça, estructura empresarial, motiu de la sol·licitud

Limitacions importants:

• La sol·licitud en línia només està disponible de dilluns a divendres, de 7 a.m. a 10 p.m. hora de l'Est
• Heu de completar-la en una sola sessió — el sistema caduca i no desa el progrés
• Només es pot emetre un EIN per part responsable i per dia

Termini: Immediat — rebeu el vostre EIN tan bon punt envieu la sol·licitud.

Mètode 2: Sol·licitud per fax

Baixeu el formulari SS-4 de l'IRS, empleneu-lo i envieu-lo per fax a l'IRS. Rebreu el vostre EIN per fax en un termini de quatre dies hàbils.

Mètode 3: Sol·licitud per correu postal

Envieu per correu el vostre formulari SS-4 emplenat a l'IRS. El processament triga de quatre a cinc setmanes — eviteu aquest mètode tret que les opcions de fax o en línia no estiguin disponibles.

Mètode 4: Sol·licitud per telèfon (sol·licitants internacionals)

Els propietaris d'empreses de fora dels EUA poden sol·licitar-ho trucant a la línia de sol·licitants internacionals de l'IRS. L'IRS emetrà l'EIN durant la trucada.

Cost: Gratuït. L'IRS mai cobra per un EIN. Si un lloc web us demana que pagueu per una sol·licitud d'EIN, es tracta d'un servei de tercers, no de l'IRS mateix.

Quan necessiteu un nou EIN

Molts propietaris d'empreses assumeixen que el seu EIN és permanent. En la majoria dels casos ho és — però certs canvis estructurals requereixen que n'obtingueu un de nou.

Els empresaris individuals han d'obtenir un nou EIN quan:

• Incorporen el negoci
• Incorporen socis i operen com una associació
• Compren o hereten una empresa existent
• Es declaren en fallida sota el Capítol 7 o el Capítol 11

Les associacions han d'obtenir un nou EIN quan:

• S'incorporen
• L'associació passa a mans d'un sol soci i es converteix en una empresa individual
• Es finalitza l'associació existent i se'n forma una de nova

Les societats i les LLC han d'obtenir un nou EIN quan:

• Es canvia l'estructura empresarial (p. ex., una LLC que tria l'estatut de S-corp)
• Hi ha un canvi de propietat que crea una nova entitat legal

Quan NO necessites un nou EIN:

• Canvies el nom de la teva empresa
• Et mudes a una nova ubicació
• Afegeixes un nom comercial (DBA - "doing business as")
• Obres ubicacions addicionals sota la mateixa entitat legal
• Contractes el teu primer empleat (si ja tens un EIN)

Si no estàs segur de si la teva situació requereix un nou EIN, consulta les directrius de l'IRS o parla amb un professional fiscal abans de sol·licitar-lo. Obtenir un segon EIN innecessari pot crear confusió en les teves declaracions d'impostos.

EIN vs. ID fiscal estatal: quina és la diferència?

El teu EIN federal és emès per l'IRS i funciona a tot el país. No obstant això, molts estats requereixen un ID fiscal estatal independent (de vegades anomenat EIN estatal) per a les obligacions fiscals a nivell d'estat.

Els ID fiscals estatals són necessaris per a:

• Recaptar i remetre l'impost sobre les vendes estatal
• Presentar els impostos sobre les nòmines estatals
• Complir amb els requisits d'ocupació de l'estat

Si operes en diversos estats, és possible que necessitis un ID fiscal estatal independent per a cada estat on tinguis empleats o nexe. Els formats i les taxes varien segons l'estat; posa't en contacte amb el departament d'hisenda del teu estat per determinar què es requereix.

Set estats no tenen impost sobre la renda, però la majoria de les empreses encara necessiten un ID fiscal estatal per a l'impost sobre les vendes independentment d'això.

Errors comuns de l'EIN que cal evitar

1. Utilitzar el nom legal incorrecte

L'IRS acarona la teva sol·licitud d'EIN amb el nom de la teva empresa exactament com està registrada. Una discrepància entre la teva sol·licitud d'EIN i les teves declaracions d'impostos o formularis W-2 provoca retards en el processament i possibles rebuigs. Utilitza el teu nom comercial legal exacte, no un DBA.

2. Sol·licitar-lo abans del registre estatal

Molts estats requereixen que registris la teva entitat empresarial abans de sol·licitar un EIN federal. Sol·licitar-lo prèviament pot donar lloc a un EIN que no coincideixi amb el teu registre estatal, creant problemes de compliment.

3. Utilitzar un EIN per a múltiples entitats legals

Cada entitat legal necessita el seu propi EIN. Operar diversos negocis sota un mateix EIN —encara que comparteixin el mateix propietari— crea inconsistències en la informació financera i pot complicar els teus impostos.

4. No protegir el teu EIN

Tracta el teu EIN com a informació personal sensible. Si el roben, es pot utilitzar per presentar declaracions d'impostos de manera fraudulenta o obrir línies de crèdit en nom de la teva empresa. Guarda'l de forma segura i comparteix-lo només quan sigui necessari.

5. EIN incorrecte en els pagaments d'impostos

Els pagaments enviats amb un EIN incorrecte poden ser retinguts per l'IRS durant mesos, provocant sancions i interessos encara que hagis realitzat el pagament. Comprova sempre el teu EIN abans d'enviar pagaments d'impostos.

6. No actualitzar l'IRS després de canvis estructurals

Si canvies la teva estructura empresarial sense obtenir el nou EIN correcte, les teves presentacions no coincidiran amb els registres de l'IRS. Això crea maldecaps que poden trigar un temps considerable a resoldre's.

Què fer si perds el teu EIN

Perdre el teu EIN no significa haver de començar de nou. Aquí tens com recuperar-lo:

1. Revisa la teva carta de confirmació original — L'IRS envia una confirmació d'EIN (CP 575) quan el sol·licites per primera vegada. Si la tens, el teu EIN hi apareix.
2. Consulta declaracions d'impostos antigues — El teu EIN apareix a cada declaració d'impostos empresarial que hagis presentat.
3. Consulta el teu banc — Si vas obrir un compte bancari empresarial amb el teu EIN, el banc el té arxivat.
4. Truca a l'IRS — La línia d'impostos empresarials i especialitzats de l'IRS (800-829-4933) pot verificar el teu EIN si ets el representant autoritzat de l'empresa.

Preguntes freqüents sobre l'EIN

Puc sol·licitar un EIN si encara no he obert el negoci? Sí. Moltes empreses sol·liciten un EIN durant el procés de formació, abans del llançament oficial. Això et permet obrir comptes bancaris i gestionar correctament l'activitat financera prèvia al llançament.

L'EIN caduca? No. Una vegada emès, un EIN és permanent. Es queda amb l'entitat empresarial encara que el negoci quedi inactiu durant anys.

Pot un ciutadà no nord-americà obtenir un EIN? Sí, encara que el procés és diferent. Els sol·licitants internacionals sense un SSN o ITIN han de sol·licitar-lo per telèfon o enviar el formulari SS-4 per fax o correu postal amb la documentació justificativa.

És l'EIN el mateix que un TIN? L'EIN és un tipus de Número d'Identificació del Contribuent (TIN). La categoria més àmplia de TIN també inclou els SSN, els ITIN i els Números d'Identificació del Contribuent per a Adopcions. Quan les empreses es refereixen al seu TIN, normalment es refereixen al seu EIN.

Necessito un EIN per a una LLC d'un sol membre? Si no tens empleats i no has triat el tractament fiscal de societat, pots utilitzar el teu SSN. No obstant això, s'obté un EIN de manera molt recomanable per a la protecció de la identitat i els beneficis bancaris descrits anteriorment.

Mantingues les finances del teu negoci organitzades des del primer dia

Obtenir el teu EIN és el primer pas per establir una identitat financera per al teu negoci, però és només el principi. A partir d'aquest moment, una comptabilitat precisa és el que manté el teu negoci sobre una base sòlida i fa que l'època d'impostos sigui gestionable.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència total i control de versions sobre els teus registres financers: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors i amb total compatibilitat amb les eines que ja utilitzes. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.