46 записів з тегом "Financial Management"

Рукописні книги обліку перемагають заплутані електронні таблиці, особливо коли кожна копійка має значення.

Для художників, майстрів та кураторів на Etsy пристрасть рухає бізнес. Але по мірі зростання вашого магазину фінансова ясність стає такою ж важливою, як і творче бачення. Жонглювання комісіями, відстеження вартості матеріалів та підготовка до сплати податків можуть бути непосильними, відволікаючи вас від роботи.

Що, якби ви могли керувати фінансами свого магазину з такою ж ретельністю та точністю, яку ви вкладаєте у свої вироби? Цей посібник знайомить вас з простотекстовим робочим процесом бухгалтерського обліку за допомогою Beancount, механізму з відкритим кодом, розробленого для точності та контролю. Це метод, який допомагає вам опанувати свої цифри, щоб ви могли зосередитися на своїй майстерності.

Чому бухгалтерський облік Etsy відрізняється​

Магазин Etsy має унікальний фінансовий відбиток, зі складнощами, які часто пропускає звичайне бухгалтерське програмне забезпечення.

• Комісії майданчика всюди: Ваш остаточний платіж - це те, що залишається після того, як Etsy бере свою частку. Плата за розміщення, плата за транзакції, плата за обробку платежів та витрати на рекламу - все це віднімається від кожного продажу. Не відстежуючи їх окремо, ви не можете знати свої справжні прибутки.
• Платформовий контроль податку з продажів: Etsy автоматично розраховує, збирає та перераховує податок з продажів від вашого імені в більшості штатів. Однак, якщо ви продаєте на інших каналах або маєте фізичну присутність у певних штатах, у вас все ще можуть бути власні зобов'язання щодо податку з продажів через правила "нексусу".
• Гнучка періодичність виплат: Залежно від ваших налаштувань та історії облікового запису, Etsy може перераховувати ваші кошти щодня, щотижня, раз на два тижні або щомісяця. Ця гнучкість може зробити грошовий потік непередбачуваним, особливо коли кошти резервуються або затримуються. (Довідка Etsy)
• Нижчі пороги для 1099-K: Часи, коли можна було залишатися поза увагою податкової служби, минули. Порогове значення звітності IRS для форми 1099-K, яка повідомляє про ваш валовий обсяг продажів, встановлено на рівні 5000 доларів США на 2024 рік і планується знизити до 600 доларів США до 2026 року. Це означає, що майже кожен магазин отримає форму IRS, і ваші книги обліку повинні ідеально з нею узгоджуватися. (IRS)

План Beancount у сім швидких кроків​

Цей простотекстовий план допоможе вам створити чітку, точну та безстресову систему бухгалтерського обліку.

1. Розділіть канали заздалегідь​

Якщо Etsy не є вашим єдиним каналом продажів, створіть окремі рахунки доходів та витрат для кожного з них. Це просте розділення на верхньому рівні вашого плану рахунків забезпечує чистоту аналітики та значно спрощує сплату податків.

2025-07-22 open Income:Etsy               USD
2025-07-22 open Expenses:Etsy:ListingFee   USD
2025-07-22 open Assets:Etsy:Payout         USD

2. Деталізуйте кожну виплату​

Ніколи не записуйте депозит Etsy як один рядок доходу. Замість цього завантажте щомісячний CSV-файл платіжного рахунку зі свого менеджера магазину. Використовуйте цей звіт, щоб створити одну транзакцію Beancount, яка "розбиває" кожен депозит на валові продажі та окремі компоненти комісій.

; щотижнева виплата з CSV-файлу платіжного рахунку Etsy
2025-07-15 * "Депозит Etsy № 2025-28"
  Assets:Bank:Operating             1842.77 USD
  Income:Etsy:Sales               -2100.00 USD
  Expenses:Etsy:TransactionFee        136.50 USD  ; 6.5 %
  Expenses:Etsy:PaymentProcessing      66.00 USD  ; 3 % + $0.25 за замовлення
  Expenses:Etsy:ListingFee             14.00 USD  ; $0.20 x 70 оновлень
  Assets:Etsy:Reserve                -75.73 USD

3. Відстежуйте запаси та собівартість реалізованої продукції за допомогою партій​

Для продавців фізичних товарів функція "партії" Beancount є революційною для відстеження собівартості реалізованої продукції (COGS). Коли ви купуєте сировину, ви записуєте її як запаси за певною ціною. Коли ви продаєте готовий виріб, ви можете списати точну вартість використаних матеріалів.

; Купівля матеріалів оптом для запасів
2025-07-01 * "Оптове придбання пряжі | Постачальник XYZ"
  Assets:Inventory:ScarfBlue     500 ScarfBlue {@ 3.45 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Запис COGS при продажу товару
2025-07-20 * "Продано синій шарф | Замовлення № 1234"
  Expenses:COGS                  1 ScarfBlue {3.45 USD}
  Assets:Inventory:ScarfBlue

4. Оберіть свій метод бухгалтерського обліку заздалегідь​

У вас є два основні варіанти:

• Касовий метод: Простий та легкий. Ви записуєте дохід, коли гроші надходять на ваш банківський рахунок, та витрати, коли ви їх оплачуєте. Це добре працює для невеликих магазинів хобі-рівня.
• Нарахувальний метод: Забезпечує більш точне уявлення про прибутковість. Ви записуєте дохід, коли здійснюєте продаж (а не коли отримуєте оплату), та витрати, коли ви їх несете. Це краще для магазинів, які купують матеріали оптом або продають товари на замовлення.

5. Автоматизуйте імпорт​

Заощадьте час, автоматизувавши введення даних. Простотекстова екосистема пропонує кілька варіантів:

• Використовуйте bean-extract з власними правилами для аналізу CSV-файлів Etsy.
• Налаштуйте імпортер CSV-файлів банку для відстеження рекламних витрат або транспортних етикеток, оплачених кредитною карткою.
• Для досвідчених користувачів напишіть скрипт Python для отримання звітів безпосередньо з API Etsy.

6. Звіряйте щотижня​

Виділіть кілька хвилин щотижня, щоб перевірити свої цифри. Використовуйте інструменти командного рядка Beancount для швидкої перевірки ваших балансів та виявлення будь-яких проблем, таких як вивільнені резерви, повернення коштів або коригування комісій, до кінця місяця.

# Перевірте баланс вашого рахунку Etsy
bean-balance books.bean "Assets:Etsy:Payout" "2025-07-21"

# Сформуйте звіт про доходи за останній період
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Додайте вихідні документи​

Створіть повністю самостійний та перевірений запис, посилаючись на вихідні документи безпосередньо в метаданих транзакції. Це ідеально підходить для квитанцій постачальників, PDF-файлів транспортних етикеток або замовлень на придбання.

2025-07-12 * "Транспортна етикетка Etsy для замовлення № 4321"
  Expenses:ShippingLabel         4.25 USD
  Assets:Bank:Operating
  document: "docs/labels/2025-07-12-order4321.pdf"

Знайте свої комісії Etsy (США)​

Щоб отримати справжнє уявлення про свій прибуток, відстежуйте кожен тип комісії на окремому рахунку витрат:

• Плата за розміщення: $0.20 за товар, яка автоматично оновлюється кожні 4 місяці або після продажу. (Etsy)
• Комісія за транзакцію: 6.5% від загальної суми замовлення (включаючи ціну товару, доставку та подарункове пакування). (Etsy)
• Комісія за обробку платежів: Різниться залежно від країни, але для США зазвичай становить 3% + $0.25 за замовлення, оброблене через Etsy Payments. (Довідка Etsy)
• Підписка (Etsy Plus): Додатково $10/місяць за додаткові інструменти.

Поради щодо податку з продажів та дотримання вимог​

• Хоча Etsy перераховує податок з продажів для більшості штатів США, майте на увазі, що продаж на інших платформах або наявність фізичної майстерні може створити додаткові податкові зобов'язання ("нексус"). Уважно відстежуйте свої пороги продажів.
• Як тільки пороги 1099-K застосовуватимуться до вашого магазину, переконайтеся, що загальна сума Income:Etsy:Sales у Beancount збігається з валовою сумою у формі до цента. (IRS)

Типові пастки (та виправлення)​

• Пастка: Облік чистих депозитів.
  • Виправлення: Завжди використовуйте CSV-файл платежів, щоб розбити депозити на валові продажі, комісії та резерви.
• Пастка: Застаріла вартість запасів.
  • Виправлення: Записуйте свої покупки матеріалів та постачання як запаси в момент їх придбання. Не чекайте, поки готовий виріб буде продано.
• Пастка: Сліпі зони повернення коштів.
  • Виправлення: При поверненні коштів зареєструйте витрати та також скасуйте початковий запис COGS, щоб повернути вартість на ваш рахунок запасів.
• Пастка: Ігнорування резервних утримань.
  • Виправлення: Відкрийте рахунок Assets:Etsy:Reserve для відстеження коштів, які утримує Etsy. Це забезпечує чесність ваших звітів про рух грошових коштів.

Контрольний список швидкого старту​

• У своєму менеджері магазину налаштуйте щомісячні звіти та завантажте свій перший CSV-файл.
• Клонуйте стартовий репозиторій Beancount та складіть план рахунків свого магазину.
• Визначтеся з касовим або нарахувальним методом обліку та дотримуйтесь його.
• Напишіть базовий скрипт імпортера або файл правил та заплануйте щотижневу синхронізацію.
• Звіряйте свої виплати, рівні запасів та банківський баланс щопонеділка.
• Щомісяця генеруйте звіт про доходи та переглядайте тенденції валової маржі.
• Створюйте резервні копії своїх файлів .bean за допомогою Git та зовнішнього сховища.

Готові вшити бухгалтерський облік у свій творчий робочий процес? Встановіть Beancount, зробіть свій перший запис та дозвольте простотекстовій ясності звільнити більше часу для роботи. Щасливого ведення обліку!

У сьогоднішньому дописі в блозі ми розберемо облікову книгу Beancount для бізнесу, що допоможе вам зрозуміти тонкощі цієї системи обліку подвійним записом у текстовому форматі.

Почнемо з коду:

1970-01-01 open Assets:Bank:Mercury
1970-01-01 open Assets:Crypto

1970-01-01 open Equity:Bank:Chase

1970-01-01 open Income:Stripe
1970-01-01 open Income:Crypto:ETH

1970-01-01 open Expenses:COGS
1970-01-01 open Expenses:COGS:Contabo
1970-01-01 open Expenses:COGS:AmazonWebServices

1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses
1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT

2023-05-14 * "CONTABO.COM" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:Contabo                               17.49 USD
  Assets:Bank:Mercury                                -17.49 USD

2023-05-11 * "Amazon Web Services" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:AmazonWebServices                  14490.33 USD
  Assets:Bank:Mercury                             -14490.33 USD

2023-03-01 * "STRIPE" "Mercury Checking ••1234"
  Income:Stripe                                   -21230.75 USD
  Assets:Bank:Mercury                              21230.75 USD

2023-05-18 * "customer_182734" "0x5190E84918FD67706A9DFDb337d5744dF4EE5f3f"
  Assets:Crypto                                         -19 ETH {1,856.20 USD}
  Income:Crypto:ETH                                      19 ETH @@ 35267.8 USD

Розуміння коду​

1. Відкриття рахунків: Код починається з відкриття серії рахунків 01.01.1970. До них входять як рахунки активів (Assets:Bank:Mercury та Assets:Crypto), так і рахунок власного капіталу (Equity:Bank:Chase), рахунки доходів (Income:Stripe та Income:Crypto:ETH), а також рахунки витрат (Expenses:COGS, Expenses:COGS:AmazonWebServices, Expenses:BusinessExpenses та Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT).

2. Транзакції: Далі реєструється серія транзакцій між 01.03.2023 та 18.05.2023.

   • Транзакція від 14.05.2023 представляє платіж у розмірі 17.49 USD на адресу CONTABO.COM з рахунку Mercury Checking ••1234. Це реєструється як витрата (Expenses:COGS:Contabo) та відповідне списання з рахунку Assets:Bank:Mercury.

   • Аналогічно, транзакція від 11.05.2023 представляє платіж у розмірі 14490.33 USD на адресу Amazon Web Services з того ж банківського рахунку. Це реєструється під Expenses:COGS:AmazonWebServices.

   • Транзакція від 01.03.2023 показує надходження доходу від STRIPE, який був зарахований на рахунок Mercury Checking ••1234, на загальну суму 21230.75 USD. Це реєструється як дохід (Income:Stripe) та додаток до банківського рахунку (Assets:Bank:Mercury).

   • Остання транзакція від 18.05.2023 представляє криптотранзакцію, що включає 19 ETH від клієнта. Це відстежується під Assets:Crypto та Income:Crypto:ETH. {1,856.20 USD} показує ціну ETH на момент транзакції, тоді як @@ 35267.8 USD вказує загальну вартість транзакції 19 ETH.

У всіх транзакціях дотримується принцип подвійного запису, що гарантує постійне дотримання рівняння Активи = Зобов'язання + Власний капітал.

Заключні думки​

Ця облікова книга Beancount надає просту, але надійну систему для відстеження фінансових транзакцій. Як видно з останньої транзакції, Beancount є достатньо гнучким, щоб враховувати нетрадиційні активи, такі як криптовалюта, що є свідченням його корисності в нашому дедалі більш цифровому фінансовому ландшафті.

Ми сподіваємося, що цей розбір допоможе вам краще зрозуміти структуру та можливості Beancount, незалежно від того, чи є ви досвідченим бухгалтером, чи новачком, який намагається відстежувати свої особисті фінанси. Залишайтеся з нами для нашого наступного допису в блозі, де ми заглибимося в розширені операції Beancount.

Простий текстовий шаблон, повторюваний робочий процес та один запит для “Хто мені ще винен?”

Виставлення рахунків-фактур може здаватися рутиною, застряглою між виконаною роботою та очікуваним платежем. Але хороший процес виставлення рахунків-фактур є основою здорового грошового потоку. Він виконує подвійну функцію: чітко повідомляє вашим клієнтам, що і коли вони винні, та надає вашій системі бухгалтерського обліку беззаперечні факти, які їй потрібні.

Хоча спеціалізовані SaaS-додатки можуть надсилати стильні, автоматизовані PDF-файли, вони часто мають щомісячну плату та блокують ваші дані в власному сховищі. Легкий, текстовий підхід з використанням Beancount пропонує потужну альтернативу. Ви можете перетворити кожен рахунок-фактуру на чіткий набір бухгалтерських записів, отримуючи всі переваги контролю версій, потужних метаданих та миттєвих запитів — без необхідності підписки.

Мінімально життєздатний рахунок-фактура (поля, які ніколи не слід пропускати)​

Перш ніж торкнутися вашої книги обліку, вам потрібен професійний рахунок-фактура. Формат може бути простим, але вміст має бути точним. Ці поля, запозичені з перевіреної часом практики малого бізнесу, є обов'язковими.

• Реквізити продавця: Назва вашої компанії та фізична адреса.
• Реквізити клієнта: Ім'я вашого клієнта та (в ідеалі) його адреса.
• Номер рахунку-фактури: Унікальний, послідовний ідентифікатор, який ніколи не повторюється. INV-045 йде після INV-044.
• Дати виставлення та оплати: Чітко вкажіть, коли було виставлено рахунок-фактуру та коли очікується оплата.
• Позиції рахунку: Чіткий опис послуг або товарів, а також кількість, ставка та загальна сума за позицією.
• Проміжний підсумок, податок та загальна сума: Покажіть розрахунок, щоб клієнт міг легко його зрозуміти.
• Додаткові примітки: Місце для подяки, інструкцій з переказу коштів або наданого клієнтом номера замовлення на покупку.

Щоб допомогти вам розпочати, ми створили набір готових до редагування шаблонів, які містять усі ці поля. Версії електронних таблиць навіть попередньо розраховують загальні суми для вас.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Запис рахунку-фактури у вашій книзі обліку​

Після того, як ви надіслали PDF-файл рахунку-фактури клієнту, ви повинні записати його в Beancount. Це важливий крок, який визнає дохід, коли він зароблений, а не лише коли він оплачений. Процес включає дві окремі транзакції.

1. Коли ви виставляєте рахунок-фактуру:

Ви створюєте транзакцію, яка переміщує загальну суму з вашого рахунку Income на Assets:AccountsReceivable. Це створює цифровий борг у ваших книгах.

; 2025‑07‑21 Рахунок-фактура № 045  Веб-дизайн спринт для Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Веб-дизайн спринт"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Тут ви дебетуєте AccountsReceivable та кредитуєте свій рахунок Income. Зверніть увагу на багаті метадані: дата оплати, унікальний invoice_id та навіть пряме link: до PDF-файлу, який ви надіслали.

2. Коли клієнт платить:

Коли гроші надходять на ваш банківський рахунок, ви записуєте другу транзакцію, щоб "закрити" борг. Це переміщує баланс з AccountsReceivable на ваш розрахунковий рахунок.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Оплата INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Баланс для INV-045 в Assets:AccountsReceivable тепер дорівнює нулю, а ваші книги ідеально збалансовані.

Додайте PDF-файл: Метадані link: особливо потужні при використанні з Fava, веб-інтерфейсом Beancount. Fava відобразить клікабельне посилання безпосередньо в поданні транзакції, тому вихідний документ завжди знаходиться на відстані одного кліку. Цей робочий процес був передбачений ще в 2016 році в запиті на функцію (GitHub).

Один запит для переліку всіх відкритих рахунків-фактур​

Отже, хто вам ще винен гроші? З цією системою вам не потрібно шукати електронні листи чи електронні таблиці. Вам потрібен лише один простий запит.

Збережіть наступне як файл з назвою open-invoices.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Тепер запустіть його з командного рядка:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

За лічені секунди ви отримаєте чіткий, актуальний звіт про всі неоплачені рахунки-фактури, що показує ідентифікатор рахунку-фактури, клієнта, дату виставлення та суму заборгованості. Не потрібно додаткове програмне забезпечення.

Автоматизуйте рутинну роботу​

Перевага простого тексту - це можливість написання скриптів. Ви можете автоматизувати нудні частини цього робочого процесу.

• Шаблон + Pandoc = PDF: Підтримуйте свій шаблон рахунку-фактури в Markdown. Невеликий скрипт Python може заповнити змінні (ім'я клієнта, позиції рахунку, номер рахунку-фактури), а інструмент командного рядка Pandoc може миттєво перетворити його на професійний PDF-файл.
• Git Pre-commit Hook: Якщо ви зберігаєте свою книгу обліку в Git, простий pre-commit hook може виконувати перевірки перед збереженням вашої роботи. Він може перевірити, чи кожен новий invoice_id є унікальним, чи транзакції збалансовані до нуля, та чи файл, на який посилається link: метадані, дійсно існує.
• Cron Job: Налаштуйте заплановане завдання (cron job) для запуску вашого запиту open-invoices.sql щоночі та надсилання вам зведення електронною поштою. Ви починатимете кожен день, точно знаючи, кому потрібно надіслати дружнє нагадування.

Реалістичне застереження​

Beancount - це інструмент бухгалтерського обліку, а не сервіс виставлення рахунків-фактур. Він не буде автоматично надсилати нагадування про оплату вашим клієнтам або обробляти їх платежі за кредитними картками. Робочий процес такий: ви створюєте та надсилаєте рахунок-фактуру за допомогою обраного вами методу (наприклад, шаблонів вище), а потім записуєте бухгалтерські записи у своїй книзі обліку.

Для більшості фрілансерів та невеликих магазинів цей ручний крок - це невелика ціна за надійну, перевіряєму та безкоштовну систему бухгалтерського обліку, яку ви повністю володієте та контролюєте (beancount.io).

Наступні кроки​

Готові взяти під контроль свої рахунки-фактури? Ось як почати.

1. Завантажте шаблон та використовуйте його для створення свого наступного реального рахунку-фактури, переконавшись, що використовуєте послідовний номер рахунку-фактури.
2. Зберігайте надіслані PDF-файли в окремій папці, наприклад docs/invoices/, та використовуйте ключ метаданих link: у своїй транзакції Beancount, щоб посилатися на них.
3. Збережіть запит open-invoices.sql та зробіть його запуск частиною вашого щотижневого фінансового огляду.

Бухгалтерський облік у простому тексті не означає відмову від точності чи контролю — це просто означає, що база даних може бути оброблена grep. З простим шаблоном та наведеними вище фрагментами коду ви будете отримувати оплату швидше та підтримувати свої книги в бездоганному стані.

Багато наших клієнтів з лютого запитували нас, як додати кілька файлів до однієї бухгалтерської книги. Їм потрібна структура файлів для архівування або категоризації транзакцій. Отже, нарешті, після кількох місяців роботи, ми раді оголосити, що функція випущена безкоштовно.

Ось як це використовувати:

Файл > створити новий файл​

Перейдіть на вкладку редактора файлів у лівій навігаційній бічній панелі. Потім відкрийте спадне меню "Файл" і натисніть "Створити новий файл".

Назвіть свій новий файл​

Дайте своєму файлу дійсну назву та збережіть його. Усі назви файлів повинні закінчуватися на ".bean".

Включіть файл​

Це важливий крок: ви повинні включити щойно створений файл у main.bean.

Наприклад, якщо ви додали stock.bean, тоді вкажіть include "stock.bean" у main.bean.

Оновіть та перейдіть до файлу​

Оновіть сторінку, і ви побачите, що файл з'явиться у спадному меню "Файл".

Перейменувати або видалити файл​

Перейшовши до файлу, ви можете перейменувати або видалити його у спадному меню "Редагувати".

Виникли проблеми?​

Задавайте питання в https://t.me/beancount.

Ми раді оголосити про важливу віху в еволюції Beancount: запуск наших спеціалізованих мобільних додатків для платформ iOS та Android! Цей реліз безпосередньо відповідає на один з найчастіших запитів нашої спільноти – можливість ефективно керувати вашою бухгалтерською книгою на мобільних пристроях.

Ключові функції​

• Швидке введення транзакцій: Легко додавайте нові транзакції на ходу
• Мобільні фінансові звіти: Отримуйте доступ до своїх фінансових даних будь-де, будь-коли
• Пряме редагування книги: Повний доступ до файлу вашої бухгалтерської книги через оптимізований веб-перегляд
• Кросплатформна синхронізація: Зберігайте свої фінансові дані узгодженими на всіх ваших пристроях

Розробка, керована спільнотою​

Цей реліз знаменує лише початок нашого мобільного шляху. Ми прагнемо розвивати ці додатки на основі ваших потреб та відгуків. Приєднуйтесь до нашої активної спільноти в Telegram за посиланням https://t.me/beancount, щоб обговорювати Beancount, ділитися своїм досвідом та допомагати формувати майбутні функції.

Наше бачення​

У Beancount наша місія полягає в тому, щоб надати кожному можливість досягти кращого фінансового контролю та розуміння. Ці мобільні додатки є значним кроком до цієї мети, і на нашій дорожній карті є ще багато захоплюючих функцій та інструментів.

Ви не можете керувати бізнесом, якщо не знаєте, куди йдуть гроші. Точний облік перетворює здогадки на розуміння. (Investopedia)

Кожен власник бізнесу, фрілансер чи засновник стартапу зрештою стикається з тією ж реальністю: фінансовий хаос вбиває зростання. Без чіткого уявлення про ваш грошовий потік ви летите наосліп. Але що, якби ви могли керувати своїми фінансами з такою ж точністю та контролем, як і своїм кодом? Представляємо Beancount, потужну систему бухгалтерського обліку з відкритим кодом, яка працює на простих текстових файлах.

Цей посібник проведе вас через основи бухгалтерського обліку та покаже, як побудувати надійний, легкий та прозорий фінансовий робочий процес за допомогою Beancount.

Що таке бухгалтерський облік?​

По суті, бухгалтерський облік – це систематичний і безперервний запис кожної фінансової операції, яку здійснює бізнес. Це щоденна дисципліна відстеження доходів, витрат, активів (те, що ви маєте) та зобов’язань (те, що ви винні).

У світі Beancount ці записи не замкнені в пропрієтарному програмному забезпеченні. Вони живуть у простих, зрозумілих для людини текстових файлах. Цей підхід дозволяє вам контролювати версії вашої фінансової історії за допомогою таких інструментів, як Git, так само, як і з програмним проектом. Кожен запис регулюється правилом подвійного запису, елегантною системою, яка автоматично перевіряє вашу роботу та гарантує, що ваші книги завжди правильні. (beancount)

Чому це важливо?​

Ретельний бухгалтерський облік – це не просто адміністративна акуратність; це стратегічна перевага.

• Впевненість у податках: Коли настає податковий сезон, чисті записи – ваш найкращий друг. Податкова вимагає чіткої документації щодо доходів та відрахувань. Добре ведений реєстр означає, що ви можете подавати документи з упевненістю та значно скоротити будь-які потенційні аудити. (IRS)
• Чіткіші рішення: Чи достатньо високі ваші ціни? Чи справді вигідний певний контракт на обслуговування? Чи зростають витрати на підписку поза контролем? Фінансові звіти, такі як звіт про прибутки та збитки та баланс, виявляють витоки цін, неконтрольовані витрати та проблеми з грошовими потоками, надаючи менеджерам та інвесторам дані, необхідні для прийняття розумних рішень. (Investopedia)
• Легше фінансування: Кредитори та інвестори не приймають рішення на основі інтуїції. Перш ніж перераховувати кошти, вони попросять фінансові звіти. Хороші книги дозволяють вам за лічені секунди створити баланс або звіт про прибутки та збитки, демонструючи професіоналізм та фінансове здоров’я. (Investopedia)
• Попередження про шахрайство та помилки: Регулярна звірка ваших книг з банківськими виписками – це ваша перша лінія захисту від помилок. Ця проста звичка допомагає вам швидко виявляти дублікати платежів, банківські помилки або шахрайську діяльність, перш ніж вони стануть серйозними проблемами. (IRS)

Семикроковий план простого тексту​

Готові розпочати? Ось як побудувати вашу систему бухгалтерського обліку на базі Beancount з нуля.

1. Розділіть бізнес-рахунки та особисті рахунки​

Це перший крок, який не підлягає обговоренню. Відкрийте окремий розрахунковий рахунок для бізнесу та, за потреби, бізнес-кредитну картку. Змішування коштів створює кошмар для бухгалтерського обліку та може розмити межі відповідальності між вами та вашим бізнесом. Чітке розділення є важливим для точного відрахування та правового захисту. (Small Business Administration)

У Beancount ви оголошуєте про існування цих рахунків за допомогою директиви open:

; Початкові залишки на ваших рахунках
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Виберіть систему бухгалтерського обліку​

Beancount використовує метод подвійного запису, золотий стандарт бухгалтерського обліку протягом століть. Принцип простий: кожна транзакція впливає щонайменше на два рахунки. Для кожного дебету з одного рахунку має бути відповідний кредит на інший. Чарівність цієї системи полягає в тому, що сума всіх ваших рахунків завжди має дорівнювати нулю. Beancount автоматично застосовує це правило, тобто друкарська помилка або логічна помилка негайно піднімуть прапорець. Ви буквально не можете мати незбалансовані книги. (beancount)

3. Визначтеся з методом бухгалтерського обліку​

У вас є два основних варіанти:

• Касовий метод: Ви записуєте дохід, коли отримуєте гроші, і витрати, коли їх оплачуєте. Це простіше та безпосередньо відображає ваш грошовий потік.
• Метод нарахування: Ви записуєте дохід, коли ви його заробляєте (наприклад, коли надсилається рахунок-фактура), і витрати, коли ви їх понесете (наприклад, коли отримуєте рахунок). Цей метод дає більш правдиве уявлення про фінансове здоров’я та діяльність компанії, особливо для компаній, що розвиваються. (Investopedia)

Ось приклад нарахування транзакції в Beancount. Ви записуєте дохід, коли надсилається рахунок, переміщуючи вартість у Assets:AccountsReceivable. Коли клієнт платить, ви переміщуєте готівку з AccountsReceivable на свій банківський рахунок.

; Приклад нарахування: виставлений рахунок, оплата пізніше
2025-07-22 * "Рахунок за дизайн №101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "Клієнт оплачує рахунок №101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Зберіть свій набір інструментів​

Краса Beancount полягає в його мінімалістській, модульній природі. Ваш основний набір включає:

• Редактор + Git: Ваш улюблений текстовий редактор для журналювання транзакцій та Git для контролю версій, що дає вам повну, перевіряєму історію кожної зміни.
• bean-report / bean-balance / Fava: Інструменти командного рядка, такі як bean-report, та приголомшливий веб-інтерфейс Fava, надають вам миттєві фінансові звіти, інформаційні панелі та потужні можливості фільтрації.
• Імпортери: Багата екосистема імпортерів, створених спільнотою, може підключатися до ваших банківських каналів через CSV, Plaid або API для таких служб, як Stripe та PayPal, автоматизуючи більшу частину введення даних.

5. Класифікуйте кожну транзакцію​

Добре організований "план рахунків" є основою глибокої звітності. Визначте категорії, які мають сенс для вашого бізнесу, використовуючи ієрархічні рахунки для деталізації. Потім, записуючи транзакції, ретельно класифікуйте їх.

2025-07-30 * "Щомісячний рахунок AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

У цьому прикладі витрати чітко подані в розділі Expenses:Hosting:AWS. Використання tag: "ops" також дозволяє створювати перехресні звіти, наприклад, перегляд усіх операційних витрат незалежно від їхньої основної категорії. (IRS)

6. Зберігайте вихідні документи безпечно​

IRS із задоволенням приймає цифрові копії квитанцій та рахунків-фактур. Скануйте паперові квитанції або пересилайте рахунки-фактури електронною поштою до спеціальної папки в хмарному сховищі (наприклад, Google Drive або Dropbox). Потім посилання на файл безпосередньо у вашому записі Beancount за допомогою метаданих. Це створює герметичний, автономний запис.

; Зображення квитанції, пов’язане як метадані
2025-07-18 * "Обід команди"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Зробіть бухгалтерський облік звичкою​

Послідовність – ключ до успіху. Відкладання перетворює бухгалтерський облік на стресову, трудомістку роботу. Виділіть періодичний блок часу – щотижневий або щомісячний «Bean-день» – для імпорту транзакцій, звірки рахунків та перегляду ваших фінансових звітів. Ця проста процедура перетворює бухгалтерський облік з щоквартальної метушні на швидку, ефективну перевірку стану бізнесу. (IRS)

Самостійна робота проти професійної допомоги​

• Самостійна робота: Для фрілансерів або малого бізнесу з передбачуваним обсягом транзакцій самостійний підхід з Beancount неймовірно ефективний. Однак доцільно провести коротку одноразову консультацію з CPA, щоб перевірити ваш план рахунків та переконатися, що ви на правильному шляху.
• Професійний огляд: У міру масштабування вашого бізнесу, ускладнення транзакцій або зростання ризику відповідності, залучення професійного бухгалтера або аудитора для періодичних перевірок є безцінним. Ви можете продовжувати використовувати Beancount як основне джерело істини та просто експортувати потрібні їм звіти.

Контрольний список швидкого старту​

• Відкрийте окремі банківські рахунки для бізнесу.
• Клонуйте стартовий репозиторій Beancount та визначте свої рахунки у accounts.bean.
• Виберіть касовий метод або метод нарахування та дотримуйтесь його.
• Налаштуйте імпортери для автоматизації введення даних з вашого банку (CSV), Stripe, PayPal тощо.
• Позначайте та пишіть чіткі описи для кожної транзакції.
• Звіряйте свою книгу з банківськими виписками щотижня або щомісяця.
• Створюйте щомісячні звіти про доходи, баланс та грошові потоки за допомогою Fava або bean-report.
• Регулярно створюйте резервні копії своїх файлів .bean (Git + зовнішнє сховище).

Додаткова література​

• IRS Publication 583 — Starting a Business & Keeping Records
• Документація Beancount — Мова та інструменти командного рядка

Готові розпочати? Встановіть Beancount, здійсніть свій перший запис і замініть туман електронних таблиць на ясність простого тексту. Щасливого ведення обліку!