Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: найдешевший повний цикл розрахунку зарплати для мікробізнесу

Компанія з трьох осіб може платити від приблизно 50 до приблизно 67 доларів на місяць за те, щоб хтось інший розраховував, подавав і перераховував її податки з зарплати — ті самі звіти, ті самі платежі, розкид у 34 відсотки. Помиліться у порівнянні — і переплачуватимете щомісяця роками; помиліться у звітності — і штраф IRS за несплату депозиту починається з 2 відсотків несплаченого податку й зростає до 15 відсотків, ще до того, як свій штраф додасть будь-який штат. Для мікробізнесу, що веде розрахунок зарплати на тонкій маржі, найдешевший правильний варіант — не похибка округлення. Це вся гра.

Цей посібник порівнює трьох бюджетних постачальників повного циклу, з яких мікробізнеси насправді обирають — Patriot Full-Service Payroll, OnPay і SurePayroll від Paychex — за базовою ціною, комісіями за працівника, обсягом податкової звітності, витратами на річні форми та підтримкою багатьох штатів, з розрахованою щомісячною математикою для одного, п'яти, десяти й двадцяти п'яти працівників.

Що насправді дає «повний цикл»​

Постачальники розрахунку зарплати використовують термін «повний цикл», маючи на увазі, що вони знімають із вас роботу з дотримання вимог, а не лише арифметику. Перш ніж порівнювати ціни, переконайтеся, що кожен план включає всі п'ять пунктів:

• Розрахунок податків за кожен цикл: федеральне утримання прибуткового податку, Social Security і Medicare, утримання прибуткового податку штату, страхування від безробіття штату (SUTA) та місцеві податки, де вони існують.
• Податкові депозити, надіслані до потрібних установ за потрібним графіком, тож вам самим ніколи не доведеться мати справу з дедлайном EFTPS.
• Податкові звіти, підготовлені й подані: форми 940 і 941 на федеральному рівні, а також квартальні звіти штату й місцеві звіти.
• Річні форми: W-2 для працівників і 1099 для підрядників, подані до установ і надані працівникам.
• Повідомлення про нових працівників до штату, що більшість штатів вимагає протягом приблизно 20 днів після найму.

Patriot продає повний цикл як окремий вищий тариф; його дешевший план Basic розраховує податки, але залишає подання звітів і депозити вам. У OnPay один план, який за замовчуванням є повним циклом. SurePayroll продає і план самообслуговування, і план повного циклу, тож переконайтеся, що під час порівняння ви берете ціну саме повного циклу. Кожна ціна нижче — це варіант повного циклу з обробкою податків.

Троє претендентів стисло​

Усі троє проводять необмежену кількість циклів розрахунку зарплати, платять працівникам W-2 і підрядникам 1099 прямим депозитом і подають федеральні, штатні та місцеві податки з зарплати. Відмінності — у структурі ціни, у тому, що коштує додатково, і скільки HR входить у комплект.

Ціни — це опубліковані прайс-листи постачальників на момент написання; усі троє часто проводять вступні знижки, тож підтвердьте поточну пропозицію перед покупкою. Комісії за працівника застосовуються до працівників, яким фактично платили в цьому місяці, що важливо, якщо ваша чисельність коливається через сезонних працівників.

Щомісячна математика: хто найдешевший за кожної чисельності?​

Прайс-листи вводять в оману, бо низька база з високою комісією за працівника перетинається з високою базою з низькою комісією в міру зростання. Розрахунок для роботодавця в одному штаті:

Один працівник (лише ви, на зарплаті у власній S corp):

• SurePayroll: 29 плюс 7, тобто 36 доларів
• Patriot: 37 плюс 5, тобто 42 долари
• OnPay: 49 плюс 6, тобто 55 доларів

SurePayroll виграє у випадку власника-одинака з чіткими шістьма доларами на місяць.

П'ять працівників:

• Patriot: 37 плюс 25, тобто 62 долари
• SurePayroll: 29 плюс 35, тобто 64 долари
• OnPay: 49 плюс 30, тобто 79 доларів

Patriot виходить уперед. Його п'ятидоларова комісія за працівника переважає семидоларову комісію SurePayroll настільки, щоб подолати вищу базу.

Десять працівників:

• Patriot: 37 плюс 50, тобто 87 доларів
• SurePayroll: 29 плюс 70, тобто 99 доларів
• OnPay: 49 плюс 60, тобто 109 доларів

Patriot розширює перевагу до дванадцяти доларів на місяць над SurePayroll.

Двадцять п'ять працівників:

• Patriot: 37 плюс 125, тобто 162 долари
• OnPay: 49 плюс 150, тобто 199 доларів
• SurePayroll: 29 плюс 175, тобто 204 долари

На двадцяти п'яти працівниках шестидоларова комісія OnPay за працівника нарешті обходить сім доларів SurePayroll, а Patriot залишається найдешевшим із великим відривом.

Закономірність: SurePayroll найдешевший з одним працівником, Patriot найдешевший приблизно від трьох працівників, а OnPay ніколи не найдешевший за самою ціною. Але ціна на етикетці — лише початкова ставка. Дрібний шрифт нижче пересуває реальні гроші.

Дрібний шрифт, що змінює переможця​

Комісії за багатоштатність​

Найміть одного віддаленого працівника за межами штату — і рейтинг змінюється. Patriot стягує 12 доларів за кожен додатковий штат на місяць. SurePayroll стягує фіксовані 9,99 долара на місяць за багатоштатність, скільки б додаткових штатів ви не додали. OnPay включає всі п'ятдесят штатів без додаткової плати.

Перерахуйте приклад із п'ятьма працівниками з працівниками у двох штатах: Patriot зростає до 74 доларів, SurePayroll — приблизно до 74 доларів, а OnPay залишається на 79 доларах. З працівниками у чотирьох штатах Patriot піднімається до 98 доларів, тоді як SurePayroll залишається близько 74 доларів, а OnPay — на 79 доларах. Якщо ваша команда розкидана по штатах, фіксована комісія SurePayroll і включене покриття OnPay швидко зводять нанівець перевагу Patriot у базовій ціні.

Комісії за річні форми​

Patriot і OnPay включають підготовку й подання W-2 і 1099 у щомісячну ціну. SurePayroll виставляє річні форми окремо — приблизно 5 доларів за форму плюс плата за обробку. Десять працівників означають приблизно 50 доларів плюс плату щосічня, що додає приблизно п'ять доларів на місяць до реальної вартості SurePayroll, якщо розподілити це на рік. Це рідко змінює рейтинг саме по собі, але звужує перевагу SurePayroll у випадку власника-одинака й розширює його відставання від Patriot за будь-якої більшої чисельності.

Місцеві податки​

Якщо ви працюєте там, де існують міські чи окружні податки з зарплати, переконайтеся, що місцеве подання звітів покрито. Patriot і OnPay включають місцеві податкові звіти й депозити в повний цикл. SurePayroll обробляє місцеві податки в багатьох юрисдикціях, але деякі місцеві звіти вважає доповненнями, тож рахуйте ціну для вашої конкретної місцевості, а не припускайте покриття.

Підрядники​

Усі троє платять підрядникам 1099 і подають 1099, але економіка різниться, якщо підрядники становлять більшість ваших платежів. Patriot і OnPay рахують підрядників як оплачених працівників за тією самою комісією за працівника. Якщо ви платите лише підрядникам і не маєте працівників W-2 взагалі, жоден із цих трьох не є найдешевшою відповіддю — кілька постачальників продають плани лише для підрядників без базової плати — але серед цих трьох п'ятидоларова ставка Patriot за працівника є найнижчою вартістю на підрядника.

HR, пільги й облік часу​

Ось де OnPay відбиває свою вищу ціну на етикетці. OnPay включає HR-інструменти, шаблони листів-пропозицій, облік PTO, адміністрування пільг, інтеграції 401(k) і компенсацію працівникам за принципом «плати в міру використання» у свій єдиний план. Patriot стягує окремо за HR-програмне забезпечення й облік часу — шість доларів базово плюс два долари за працівника на місяць за кожне. SurePayroll посередині, зі скромною вбудованою HR-підтримкою плюс окремий план для домашніх роботодавців, якого не має жоден конкурент. Якби ви збиралися купити хоч одне HR-доповнення від Patriot, сукупна ціна OnPay раптом стає конкурентною: Patriot повний цикл плюс HR для п'яти працівників коштує близько 78 доларів, по суті нарівні з 79 доларами OnPay — і OnPay додає зверху адміністрування пільг і PTO.

Який варіант підходить вашому мікробізнесу?​

Власник-одинак, що платить лише собі. SurePayroll повний цикл — найдешевший варіант із дотриманням вимог, близько 36 доларів на місяць. Лише пам'ятайте про січневий рахунок за форми й переконайтеся, що у вашому штаті немає сюрпризу з місцевими податками.

Від двох до десяти працівників в одному штаті. Patriot повний цикл виграє за ціною й включає річні форми та місцеві звіти. Це відповідь за замовчуванням для класичного мікробізнесу з однією локацією: кав'ярні, стоматологічного кабінету, агенції з п'яти осіб.

Працівники у трьох або більше штатах. Порахуйте трьома способами перед тим, як зобов'язуватися. Фіксована багатоштатна комісія SurePayroll у 9,99 долара зазвичай виграє за вартістю, включена багатоштатність OnPay разом із пакетом HR часто виграє за цінністю, а комісія Patriot за кожен штат накопичується проти нього з кожним доданим штатом.

Домашній роботодавець (няня, доглядальник, домогосподарка). Окремий план SurePayroll для домашніх роботодавців створений саме для цього, і це причина, чому багато родин обирають його. Ні Patriot, ні OnPay не орієнтовані спеціально на домашній розрахунок зарплати.

Команда, якій також потрібна допомога з HR, PTO чи пільгами. Єдиний план OnPay включає те, за що двоє інших стягують додатково або чого не мають. Порівнюйте сукупну цифру OnPay з Patriot-плюс-доповнення, а не з голою базою Patriot, і розрив переважно зникає.

Лише підрядники, без працівників. Перегляньте, чи взагалі потрібен вам повний цикл розрахунку зарплати працівників. План лише для підрядників від іншого постачальника зазвичай коштує менше за будь-кого з цих трьох; якщо ви залишаєтеся в цій трійці, ставка Patriot за працівника найнижча.

Облік розрахунку зарплати у власному реєстрі​

Якого б постачальника ви не обрали, його щомісячне списання з вашого банківського рахунку — не одна витрата. Воно об'єднує валову заробітну плату, частку роботодавця в податках із зарплати, утримані податки, які ви лише перераховуєте до установ, і власну комісію постачальника — і ваші книги мають показувати кожну частину окремо, інакше ваш звіт про прибутки та збитки занизить витрати на працю, а ваші зобов'язання ніколи не зійдуться.

Типовий запис розрахунку зарплати на кінець місяця в обліку простого тексту виглядає так:

2026-10-31 * "October payroll" "Pay period 10/16-10/31"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Валова заробітна плата й частка податків роботодавця йдуть на рахунки витрат; утриманий прибутковий податок і обидві половини FICA залишаються на рахунках зобов'язань, доки постачальник їх не перерахує; чиста оплата виходить з поточного рахунку. Записуйте щомісячну комісію постачальника окремо як адміністративну витрату, щоб бачити, скільки вам коштує сам процес розрахунку зарплати на рік. Якщо ви новачок у подвійному записі розрахунку зарплати, документація покроково проводить через налаштування рахунків і звірку.

Звіряйте звіт постачальника з вашим банківським списанням за кожен цикл оплати, а не лише наприкінці року. Найпоширеніший безлад із розрахунком зарплати в малому бізнесі — це списання постачальника, яке ніхто не зіставив із розрахунковим листком одинадцять місяців, і виявляється це лише тоді, коли в січні підсумки W-3 відмовляються сходитися.

П'ять помилок, що коштують дорожче за підписку​

Купувати лише за базовою ціною. База — менша половина рахунку майже для кожного роботодавця. Помножте комісію за працівника на вашу чисельність, додайте багатоштатні й річні комісії, потім порівнюйте. База в 29 доларів із семидоларовою комісією за працівника коштує більше за базу в 37 доларів із п'ятидоларовою комісією за будь-якої чисельності понад чотири.

Забути про січневий рахунок. Комісії за річні форми приходять раз на рік і випадають із кожного щомісячного порівняння. Розподіліть їх — приблизно п'ять доларів за форму для SurePayroll — перш ніж оголосити переможця.

Неправильна класифікація працівників, щоб уникнути комісії за працівника. Залишити працівника поза розрахунком зарплати, щоб зекономити п'ять доларів на місяць, ризикує недоплаченими податками, штрафами й відсотками, які затьмарюють десятиліття підписних комісій. Якщо хтось виглядає як працівник за тестом вашого штату, поставте його на розрахунок зарплати.

Припускати, що ваш штат покрито. Усі троє подають звіти в усіх п'ятдесяти штатах, але покриття місцевих податків і терміни налаштування нового рахунку різняться. Підтвердьте ваші конкретні реєстрації на рівні штату й місцевості до першої дати оплати, а не після.

Ніколи не звіряти. Постачальник подає ваші податки; він не веде ваші книги. Зіставляйте кожен цикл оплати з банківським списанням і щомісяця закривайте зобов'язання з утримань, щоб грудень не приніс сюрпризів.

Ваш наступний крок​

Порахуйте ваших працівників W-2 і підрядників 1099, перелічіть штати, де вони працюють, і прорахуйте ціну всіх трьох постачальників за цими двома числами — база плюс комісія за працівника, помножена на чисельність, плюс багатоштатні й річні доповнення, що стосуються вас. Для більшості мікробізнесів з одним штатом із двома чи більше працівниками ця математика вказує на Patriot; власники-одинаки зазвичай схиляються до SurePayroll; розкидані команди й усі, кому потрібен HR у комплекті, мають прорахувати сукупний план OnPay перед рішенням. Проженіть цифри з вашою фактичною чисельністю, підтвердьте покриття місцевих податків для вашої місцевості й почніть безкоштовний пробний період за повний цикл оплати до того, як вам знадобиться зробити перший депозит.