Найм першого працівника в новому штаті звучить просто, поки ви не робите це самі. Вам потрібна заявка на іноземну кваліфікацію в Секретаря штату, рахунок для утримання податку штату, реєстрація страхування на випадок безробіття, покриття страхування від нещасних випадків на виробництві та звіт про нового працівника — все це до того, як виплачується перша зарплата цієї людини. Пропустіть один пункт, і штрафи з'являться через місяці, часто у вигляді несподіваного листа від органу, про який ви не знали, що потрібно було зареєструватися.
Саме цей розрив між «я найняв людину» та «я повністю дотримуюсь вимог у цьому штаті» намагається закрити компанія-провайдер зарплати Gusto, купуючи Mosey, платформу бізнес-дотримання вимог на основі штучного інтелекту, яка автоматизує реєстрації на рівні штату та місцевому рівні, управління юридичними особами та поточні подання. Це невелика корпоративна новина, але вона вказує на реальну і зростаючу проблему для малого бізнесу: дотримання вимог тихо стало однією з найбільших прихованих витрат зростання.
Чому відбулася ця угода
Програмне забезпечення для зарплати завжди вимагало певного налаштування на рівні штату — ви не можете вести зарплату в штаті без рахунку для утримання податку та номера страхування на випадок безробіття. Але поглинання сигналізує про щось більше: провайдери зарплати визнають, що реєстрація та робота з дотримання вимог є великою, болючою та раніше окремою проблемою, яка знаходиться поруч із тим, що вони вже роблять.
Цифри пояснюють чому. Підприємства з менш ніж 50 працівниками витрачають приблизно 14 700 доларів на одного працівника щорічно на нормативно-правове дотримання вимог — приблизно на 20% більше на одного працівника, ніж великі компанії, тому що малі підприємства не можуть розподілити фіксовані накладні витрати на дотримання вимог на велику кількість працівників. Щороку приймається близько 15 000 нових законів штатів та місцевих законів, кожен з яких є потенційним новим зобов'язанням для бізнесу, що працює в цій юрисдикції. І в опитуваннях більше половини власників малого бізнесу кажуть, що робота з дотримання вимог активно сповільнює їхнє зростання.
Mosey спеціально націлена на операційну сторону цієї проблеми: реєстрація бізнесу як іноземної юридичної особи в новому штаті, відкриття правильних податкових рахунків та рахунків агентств штату, відстеження термінів поновлення та обробка фізичної пошти, яку державні органи надсилають на зареєстровану адресу. Жодне з цього не є, власне, зарплатою — але все це стає неминучим у момент, коли бізнес має працівника, склад або навіть значну діяльність з продажу в новому штаті.
Що насправді запускає вимоги до дотримання вимог нового штату
Якщо вам ніколи не доводилося реєструвати бізнес «як іноземну юридичну особу» в іншому штаті, тригери ширші, ніж очікує більшість власників:
- Найм віддаленого працівника, який живе та працює в штаті, де у вас немає іншої присутності. Податковий нексус для зарплати зазвичай слідує за фізичним місцем роботи працівника, а не за штаб-квартирою вашої компанії.
- Відкриття фізичного місцезнаходження — офісу, складу або торгової точки — у новому штаті.
- Перевищення економічного порогу нексусу для податку з продажу, що може статися виключно через обсяг онлайн-продажів без будь-якої фізичної присутності.
- Запровадження штатом нового мандату, який застосовується заднім числом до будь-якого бізнесу, що вже працює там — наприклад, кілька штатів нещодавно додали обов'язкові вимоги щодо реєстрації в пенсійному плані для роботодавців певного розміру, навіть якщо нічого іншого в бізнесі не змінилося.
Спільна нитка: зобов'язання з дотримання вимог не чекають, поки ви їх помітите. Вони прив'язуються автоматично на основі фактів про ваш бізнес — де працюють ваші люди, де ви продаєте, де ви зареєстровані — а штрафи за пропуск терміну реєстрації нараховуються незалежно від того, чи знали ви про існування зобов'язання.
Контрольний список, який ніхто вам не дає
Для першого найму в новому штаті типова послідовність виглядає так:
- Іноземна кваліфікація у Секретаря штату — реєстрація юридичної особи з іншого штату для законного ведення бізнесу там. Зазвичай це займає від кількох днів до пари тижнів залежно від штату.
- Рахунок для утримання податку на прибуток штату — окрема реєстрація від вашого федерального ІПН, необхідна, перш ніж ви зможете законно утримувати податок на прибуток штату із зарплати цього працівника.
- Реєстрація страхування на випадок безробіття штату (SUTA) — встановлює вашу ставку податку на безробіття та рахунок для цього штату.
- Покриття страхування від нещасних випадків на виробництві — більшість штатів вимагають цього до першого робочого дня працівника, і якщо у вас вже є поліс, ваш страховик повинен формально додати новий штат до нього.
- Звітування про нових працівників — майже кожен штат вимагає від роботодавців повідомляти про нових працівників державному органу протягом кількох днів, передаючи дані до баз даних для стягнення аліментів.
- Поточні подання та поновлення — щорічні звіти, податки на франшизу та обслуговування зареєстрованого агента, які не закінчуються після початкового налаштування.
Кожен крок зазвичай знаходиться в різному органі, має свій термін і — критично — свою власну структуру штрафів за його пропуск. Це фрагментація, для вирішення якої створені інструменти автоматизації дотримання вимог, як Mosey, і саме тому компанія, що займається зарплатою, бачить достатньо збігу, щоб придбати таку платформу.
Що це означає, якщо ви розширюєтесь
Якщо ваш бізнес зростає, виходячи в нові штати — через віддалені найми, нові офіси або просто зростання продажів — кілька практичних висновків:
- Не чекайте, поки проблема змусить вас зареєструватися. Найкращий час для реєстрації в новому штаті — до першої зарплати або першого продажу, який перетинає поріг нексусу, а не після отримання повідомлення про прострочення.
- Відстежуйте зобов'язання з дотримання вимог так само, як відстежуєте терміни, до яких прив'язані реальні гроші — тому що вони такими є. Реєстраційні збори, податки на франшизу та ставки страхування на випадок безробіття є реальними, регулярними витратами на роботу в штаті, а не одноразовою паперовою роботою.
- Консолідація в цій категорії неминуча. Незалежно від того, чи використовуєте ви Gusto конкретно, очікуйте, що більше платформ для зарплати, управління персоналом та бухгалтерського обліку включатимуть функції автоматизації дотримання вимог, оскільки ринок чітко сигналізував, що це проблема, яку варто вирішувати в масштабі, а не залишати окремим власникам та їхнім бухгалтерам.
- Пропущена реєстрація — це зобов'язання, а не просто незручність. Незареєстровані іноземні юридичні особи можуть втратити право на виконання контрактів у судах цього штату, зіткнутися з податками та штрафами за минулі періоди, а в деяких випадках посадові особи можуть нести особисту відповідальність за несплачені зобов'язання штату.
Тримайте ваші багатоштатні фінанси організованими під час зростання
Кожен новий штат, в який ви розширюєтесь, додає власні податкові ставки, терміни подання та номери рахунків для відстеження — і ця складність лише зростає, якщо ваші основні фінансові записи вже не є чистими та добре структурованими. Beancount.io пропонує бухгалтерський облік у звичайному тексті, який надає вам повну прозорість та повний аудиторський слід по всіх юридичних особах та юрисдикціях без прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно та дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерський облік у звичайному тексті.