Якщо вы помогли сотруднику с переездом в этом году и считали возмещение не облагаемым налогом, ваша заработная плата неверна — и эта ошибка теперь усугубляется навсегда. Закон «Один большой красивый счет» (OBBBA) навсегда отменил федеральный вычет расходов на переезд и освобождение от налогов возмещений работодателем расходов на переезд, закрыв дверь, которая должна была снова открыться 1 января 2026 года.
Вот что изменилось, кто по-прежнему имеет право на старый режим, и как исправить вашу политику релокации и заработную плату до конца года.
Что именно изменилось: Статья 70113 простым языком
С 2018 по 2025 год Закон о сокращении налогов и занятости (TCJA) приостановил действие двух связанных налоговых льгот:
- Вычет для сотрудников (Раздел 217): работники больше не могли вычитать не возмещенные расходы на переезд как корректировку сверх строки.
- Освобождение для работодателя (Разделы 132(a)(6) и (g)): возмещения, которые вы платили за квалифицированные расходы сотрудника на переезд, должны были включаться в заработную плату и облагаться подоходным налогом и налогами на занятость.
Ключевое слово было приостановил. По TCJA, как написано, обе льготы должны были вернуться для налоговых лет, начинающихся после 31 декабря 2025 года — то есть правила до 2018 года (вычитаемые переезды, отвечающие тестам на расстояние и время, не облагаемые налогом возмещения работодателя) вернулись бы в этом году.
Статья 70113 OBBBA, действующая для налоговых лет, начинающихся после 31 декабря 2025 года, делает отмену постоянной. Совместный комитет по налогообложению оценивает изменение примерно в 700 миллионов долларов дополнительных доходов на 2026 год и 13,6 миллиарда долларов за окно 2025–2034 годов — показатель того, сколько не облагаемых налогом денег на переезд Конгресс ожидал получить после истечения срока приостановки.
Что «постоянно» означает для вашей заработной платы в 2026 году
Каждый доллар, который вы тратите на переезд сотрудника — возмещения, единовременные выплаты и платежи, которые вы делаете напрямую транспортной компании, арендодателю временного жилья или любому другому лицу от имени сотрудника — теперь является дополнительной заработной платой. Это означает:
- Удержание федерального подоходного налога (обычно по фиксированной ставке 22% для дополнительной заработной платы, до 1 миллиона долларов)
- Налоги на социальное обеспечение и Medicare (FICA)
- Удержание государственных и местных налогов, где это применимо
- Отчетность в полях 1, 5 и 16 формы W-2
Нет теста на расстояние, который нужно пройти, нет теста на занятость в течение 39 недель, который нужно отслеживать, и нет формы 3903 для подачи для обычных гражданских сотрудников. Эти механизмы сохраняются только для двух групп ниже.
Две группы, которые по-прежнему получают старый режим
1. Действующие военнослужащие при постоянной смене места службы
Без изменений по сравнению с годами TCJA: военнослужащие США, которые переезжают в соответствии с военным приказом, связанным с постоянной сменой места службы, по-прежнему могут исключать квалифицированные возмещения расходов на переезд из дохода и вычитать не возмещенные расходы. Если вы нанимаете резервистов, членов Национальной гвардии или супругов военнослужащих, обратите внимание, что исключение следует за военным переездом, а не за человеком — гражданская смена работы ветераном не дает никаких льгот.
2. Сотрудники разведывательного сообщества (новое в 2026 году)
OBBBA расширяет исключение в стиле военных на сотрудников и новых назначенцев разведывательного сообщества, как определено в Законе о национальной безопасности 1947 года. Как и их военные коллеги, квалифицированные сотрудники разведывательного сообщества могут исключать оплачиваемые работодателем квалифицированные расходы на переезд и вычитать не возмещенные.
Это узкое исключение, а не лазейка для подрядчиков: оно охватывает фактических сотрудников и назначенцев разведывательных служб, а не гораздо более многочисленное население подрядчиков с допуском, поддерживающих разведывательные агентства. Если ваш бизнес нанимает бывших или действующих сотрудников разведывательных служб, не предполагайте — проверьте статус человека и характер переезда, прежде чем считать что-то исключаемым.
Руководство для работодателя: пять вещей, которые нужно исправить сейчас
1. Перепишите любое предложение о работе, которое обещает «не облагаемый налогом» переезд
Если ваши шаблоны предложений, политика релокации или рекрутинговые электронные письма описывают помощь с переездом как не облагаемую налогом, не подлежащую вычету или «включающую надбавку, чтобы вы ничего не были должны», обновите их сейчас. Наиболее распространенная версия этой ошибки: менеджер по найму устно обещает «не облагаемый налогом» бонус за переезд в размере 20 000 долларов, отдел заработной платы правильно удерживает с него налоги, и новый сотрудник чувствует себя обделенным в первый же день. Укажите валовую сумму и ясно скажите, что это облагаемые налогом заработная плата, подлежащая удержанию.
2. Сознательно определите свою политику надбавок к заработной плате
Поскольку каждый доллар на переезд облагается налогом, возмещение в размере 25 000 долларов при совокупной предельной ставке 30% дает только около 17 500 долларов покупательной способности. Многие работодатели «добавляют надбавку» — платят дополнительно, чтобы покрыть налоговое бремя сотрудника. Надбавка сама по себе является облагаемой налогом заработной платой, поэтому математика итеративна: чтобы предоставить чистые 25 000 долларов при ставке 30%, вы платите 25 000 / (1 − 0,30) ≈ 35 714 долларов, а не 32 500.
Общие подходы:
- Полная надбавка: вы берете на себя всю налоговую стоимость. Просто, щедро, дорого.
- Частичная или ограниченная надбавка: вы добавляете надбавку до фиксированного процента (например, 25%), а сотрудник берет на себя остальное.
- Без надбавки, более высокая единовременная выплата: вы платите большую круглую сумму и позволяете сотруднику управлять налогами.
Что бы вы ни выбрали, зафиксируйте это в письменной форме. Релокация — одна из самых крупных единовременных выплат, которые многие сотрудники получают от вас — отраслевые ориентиры ставят типичные внутренние пакеты США в диапазон от 15 000 до 75 000 долларов, а средние общие затраты на файл переезжающего домовладельца приближаются к 80 000 долларов с учетом помощи при продаже дома — поэтому неоднозначность здесь создает реальные споры.
3. Учитывайте платежи напрямую поставщикам в заработной плате
Это самое часто упускаемое обязательство по удержанию налогов при релокации. Когда вы платите транспортной компании, корпоративной квартире или службе поиска жилья напрямую, а не возмещаете расходы сотруднику, эти платежи по-прежнему являются облагаемой налогом заработной платой сотрудника. Они должны попадать в заработную плату для удержания и отчетности W-2.
Настройте процесс, при котором каждый счет поставщика, связанный с релокацией, привязывается к сотруднику и передается в отдел заработной платы в том же платежном цикле — распределение удержаний по нескольким зарплатным чекам гораздо менее болезненно, чем неожиданная корректировка в декабре. Если ваша система учета кредиторской задолженности не может привязать счета к сотрудникам, это первое, что нужно исправить.
4. Не забывайте о штатах, которые по-прежнему разрешают вычет
Федеральное законодательство теперь урегулировано, но несколько штатов так и не присоединились к приостановке TCJA и по-прежнему разрешают вычет или исключение расходов на переезд в государственной налоговой декларации — как правило, следуя старым федеральным тестам на расстояние и время. Подтвержденные примеры включают Калифорнию, Нью-Йорк, Пенсильванию и Массачусетс, а также несколько других штатов в той же категории.
Практические последствия:
- Сотрудники, которые переезжают внутри этих штатов или в них, все еще могут получить облегчение на уровне штата. Скажите им проверить это со своим налоговым консультантом, а не предполагать, что федеральное правило применяется везде.
- Если вы также добавляете надбавку на государственные налоги, вы можете переплачивать в штатах, не соответствующих федеральным правилам. Некоторые работодатели теперь используют государственные специфические ставки надбавок для переездов, затрагивающих эти штаты.
- Государственное удержание с дополнительной заработной платы по-прежнему требуется авансом — вычет, где он существует, применяется при подаче декларации.
5. Разделите релокацию и командировки в вашем учете
Возмещения расходов на релокацию — это заработная плата; возмещения командировочных расходов по подотчетному плану — нет. Смешение этих двух категорий в одном счете главной книги «командировки и релокация» облегчает недостаточное удержание с части релокации — или избыточное удержание с законных командировок. Ведите отдельные счета, отдельные процессы утверждения и отдельные потоки заработной платы для этих двух категорий. Если вы ведете свою бухгалтерскую книгу в виде простого текста, документация показывает, как структурировать клиринговые счета заработной платы, чтобы каждый поток сверялся отдельно.
Ошибки, которые вызывают уведомления (и злых новых сотрудников)
- Рассмотрение единовременных выплат как не облагаемых налогом. Пособие на переезд в размере 10 000 долларов без учета фактических расходов — это просто бонус с более дружелюбным названием. Удерживайте с него налоги как с бонуса.
- Забывание о хранении домашнего имущества после переезда. Даже для военных и сотрудников разведывательного сообщества только квалифицированные расходы (перевозка домашнего имущества, а также дорога и проживание в пути, за исключением питания) квалифицируются. Поездки для поиска жилья, временное проживание после самого переезда и затраты на операции с недвижимостью никогда не были квалифицированными расходами.
- Применение военного исключения к гражданским переездам ветеранов. Исключение требует переезда в соответствии с военным приказом. Ветеран, которого вы нанимаете на гражданскую должность, облагается налогом как любой другой сотрудник.
- Обещание надбавок, которые вы не можете рассчитать. Если ваш поставщик заработной платы не может проводить удержание по ставке дополнительной заработной платы для пакетов релокации, исправьте это, прежде чем обещать какую-либо надбавку в письменной форме.
- Игнорирование декабрьской накопившейся нагрузки. Выплаты на релокацию концентрируются в конце года (переезды к праздникам, бонусы за дату начала работы). Неучтенные платежи напрямую поставщикам, обнаруженные в январе, означают исправленные W-2 и исправленные декларации по налогам на занятость. Сверяйте счета релокации ежемесячно в четвертом квартале.
Быстрое напоминание: старые тесты, для двух исключений и штатов
Для военных и сотрудников разведывательного сообщества — и для государственных деклараций в несоответствующих штатах — механика до 2018 года по-прежнему важна:
- Тест на расстояние: новое рабочее место должно находиться как минимум на 50 миль дальше от старого дома, чем старое рабочее место (военные PCS-переезды освобождены от этого теста).
- Тест на время: работа на полную ставку в течение как минимум 39 недель в течение 12 месяцев после переезда (78 недель в течение 24 месяцев для самозанятых). Опять же, военные переезды освобождены.
- Квалифицированные расходы: разумные расходы на перевозку домашнего имущества и личных вещей, а также дорога и проживание для сотрудника и членов домохозяйства, путешествующих к новому дому. Питание никогда не вычиталось как расходы на переезд.
Все остальные: ничто из этого больше не применяется на федеральном уровне. Нет теста, который нужно пройти, потому что нет вычета, который можно заявить.
Ведите чистый учет релокации с первого дня
По мере того как вы обновляете предложения о работе и процессы заработной платы в связи с постоянной отменой, убедитесь, что доллары на релокацию отслеживаются отдельно от командировок, льгот и бонусов — по каждому сотруднику, по каждому переезду, с платежами напрямую поставщикам, автоматически попадающими в заработную плату. Чистая документация превращает пакет релокации в 50 000 долларов в рутинную строку W-2 вместо январской спешки. Beancount.io предоставляет бухгалтерский учет в виде простого текста, который дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — без «черных ящиков», без привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на простой текстовый учет.
