Коли працівник іде на тривалу військову службу, ваш розрахунок заробітної плати може продовжувати працювати, навіть якщо людина більше не виконує цивільну роботу. Якщо ви продовжуєте виплачувати частину звичайної цивільної компенсації працівника, ця виплата може бути не лише жестом доброї волі: вона може створити федеральний податковий кредит на прибуток на суму до $4,000 на цього працівника.
Складнощі полягають не в множенні числа на 20 відсотків. Складно довести, які виплати відповідають критеріям, тримати їх окремо від звичайної заробітної плати та перенести правильну суму з платіжних відомостей до податкової декларації бізнесу. Цей посібник пояснює кредит на компенсаційні виплати роботодавцям, як використовувати форму 8932, а також систему ведення записів, яка робить розрахунок таким, що підлягає перевірці.
Що таке цей кредит — і чим він не є
Кредит на компенсаційні виплати роботодавцям — це загальний бізнес-кредит згідно з секцією 45P. Він винагороджує роботодавця, який виплачує кваліфікованому працівнику всю або частину цивільної заробітної плати, яку працівник отримував би під час проходження дійсної служби у збройних силах понад 30 днів.
Кредит розраховується як 20% від відповідних компенсаційних виплат, з обмеженням 4,000 на працівника. Це податковий кредит на прибуток, а не відшкодування податків на заробітну плату і не кредит, на який подається форма 941.
Ця відмінність має значення. Компенсаційні виплати підлягають федеральному утриманню податку на доходи, але не підлягають оподаткуванню соціальним страхуванням, Medicare або FUTA. Вони вказуються в графі 1 форми W-2. Платіжна система, яка ставиться до такої виплати як до звичайного бонусу, може розрахувати неправильні суми утримань та податків роботодавця, навіть якщо остаточний розрахунок за формою 8932 буде правильним.
Кредит також не є автоматичним. Ви повинні підтвердити, що кожна виплата та кожен працівник відповідають вимогам закону, зберегти підтверджуючі документи та включити кредит у правильне місце податкової декларації бізнесу.
Хто вважається кваліфікованим працівником?
Перш ніж додати виплату до розрахунку форми 8932, слід відповісти на три питання.
Чи працював працівник у вас щонайменше 91 день?
Кваліфікований працівник повинен бути вашим працівником протягом 91-денного періоду, що безпосередньо передує періоду, за який здійснюється будь-яка компенсаційна виплата. Цей тест є індивідуальним для кожного працівника. Новий співробітник, який незабаром після працевлаштування переходить у режим військової відпустки, може не мати права на кредит, навіть якщо загальна політика компанії щодо військової відпустки поширюється на цю особу.
Зафіксуйте дату початку роботи для тесту на 91 день. Ваш реєстр заробітної плати, трудовий договір та особова справа мають збігатися. Якщо працівник переходив між пов’язаними компаніями, перевірте правила щодо контрольованої групи, а не припускайте, що дата найму поточної компанії є вичерпною.
Чи проходить працівник дійсну військову службу понад 30 днів?
Виплата має стосуватися періоду, коли працівник проходить службу у збройних силах США на дійсній службі понад 30 днів. Визначення включає збройні сили, кваліфіковану службу в Національній гвардії, Корпусі офіцерів Служби громадського здоров’я та інші категорії, визначені Президентом під час війни або надзвичайного стану.
Зберігайте накази або інші документи про службу, які підтверджують дати проходження служби. Не покладайтеся на позначку в платіжній системі, яка просто каже «військова відпустка». Тривалість та статус служби є частиною аналізу відповідності.
Чи замінює виплата цивільну заробітну плату?
Виплата має становити всю або частину заробітної плати, яку працівник отримував би від вас, якби продовжував виконувати службові обов’язки для вашого бізнесу. Це зазвичай називають «доплатою» або «компенсаційною виплатою».
Наприклад, припустимо, що звичайна щомісячна цивільна заробітна плата працівника становить 5,000. Якщо ваша політика передбачає виплату різниці в 1,500 можуть бути компенсаційною виплатою. Якщо ви робите окрему винагороду в розмірі $500, не пов’язану з цивільною заробітною платою працівника, ця винагорода не стає відповідною виключно тому, що вона була виплачена під час військової відпустки.
Розрахунок має відповідати письмовій політиці та компенсації, яку працівник отримав би. Якщо працівник має змінну компенсацію, використовуйте задокументований метод визначення гіпотетичної цивільної заробітної плати. Електронну таблицю, яка змінює свої припущення з місяця в місяць, важко захистити і важко звірити.
Як розрахувати кредит
Розрахунок за формою простий, якщо виплати правильно класифіковано:
- Додайте суму відповідних компенсаційних виплат кожного кваліфікованого працівника за податковий рік.
- Обмежте суму для кожного працівника першими $20,000.
- Помножте загальну суму на 20%.
- Зменшіть відрахування на заробітну плату на суму кредиту, навіть якщо кредит не може бути повністю використаний у поточному році.
- Перенесіть результат до розрахунку загального бізнес-кредиту з урахуванням застосовних обмежень.
Розглянемо компанію з двома кваліфікованими працівниками:
| Працівник | Компенсаційні виплати | Врахована сума | Кредит 20% |
|---|---|---|---|
| A | $12,000 | $12,000 | $2,400 |
| B | $27,500 | $20,000 | $4,000 |
| Разом | $39,500 | $32,000 | $6,400 |
Компанія не отримує 20% від усіх 20,000.
Кредит базується на податковому році, а не обов’язково на календарному році, в якому почалася відпустка. Якщо військова служба працівника перетинає кінець року, розподіліть виплати на той податковий рік, у якому вони були виплачені згідно з вашими платіжними записами та методом податкового обліку. Звірте загальну суму з головною книгою та реєстром заробітної плати перед підготовкою декларації.
Форма 8932 та передача до форми 3800
Форма 8932 додається до декларації про податок на прибуток. У поточній формі зазначено, що партнерства, S-корпорації, кооперативи, маєтки та трасти використовують її для заявлення або передачі кредиту. Для інших платників податків форма, як правило, звітує про власну розраховану суму бізнесу до частини III, рядок 1w форми 3800. Платник податків, чий єдиний кредит надходить через транзитну організацію, може звітувати про нього безпосередньо у формі 3800, не заповнюючи форму 8932.
Практичний процес виглядає так:
Для C-корпорації або іншого прямого заявника
Підготуйте графік за працівниками, заповніть форму 8932 та перенесіть суму до форми 3800. Потім кредит підпадає під правила загального бізнес-кредиту та обмеження податкового зобов’язання платника податків.
Для партнерства або S-корпорації
Підготуйте форму 8932 на рівні організації та звітуйте про кредит через відповідну звітність у графіках K та K-1. Потім власники можуть врахувати кредит згідно з правилами транзитних організацій у своїх власних деклараціях.
Для організації, яка отримує транзитний кредит
Використовуйте графік K-1 або іншу інформацію про розподіл кредиту, щоб звітувати про кредит у формі 3800, як зазначено. Не враховуйте ту саму виплату двічі — як кредит на рівні організації та як кредит на рівні власника.
Інструкції до форми та програмне забезпечення для податкових декларацій можуть змінювати механіку рядків. Переконайтеся, що укладач звіряє форму з графіком за працівниками, головною книгою та будь-якими транзитними звітами, а не вводить одну непідтверджену загальну суму.
Обробка заробітної плати, яка викликає найбільше плутанини
Компенсаційні виплати займають незвичне місце: вони є заробітною платою для федерального утримання податку на доходи, але не є заробітною платою для соціального страхування, Medicare або FUTA. Вони також є додатковою заробітною платою, оскільки не є оплатою за послуги, виконані для цивільного роботодавця в поточному платіжному періоді.
Тому ваш контрольний список для розрахунку заробітної плати має відповідати на всі ці питання:
- Чи виплата окремо ідентифікована як компенсаційна?
- Чи утримується федеральний податок на прибуток за дозволеним методом для додаткової заробітної плати?
- Чи виключені соціальне страхування, Medicare та FUTA з виплати?
- Чи з’явиться сума в графі 1 форми W-2, але не в графах для заробітної плати для соціального страхування та Medicare?
- Чи виключена виплата з будь-якого іншого розрахунку кредиту, який використовує ту саму заробітну плату?
Відповідь на останнє питання є особливо важливою. Інструкції до форми 8932 узгоджують цей кредит з дослідницьким кредитом та кредитом для рідкісних захворювань: кредит, який інакше дозволений для компенсації, виплаченої тому самому працівнику, зменшується на кредит за компенсаційні виплати, розрахований для цього працівника. Та сама заробітна плата не може принести два повні кредити просто тому, що вона міститься у двох робочих таблицях.
Система бухгалтерського обліку, яка робить кредит таким, що підлягає аудиту
Не ховайте компенсаційні виплати в єдиному рахунку витрат «військова відпустка» і не сподівайтеся відновити деталі в березні. Створіть невеликий графік, який пов’язує первинні документи з головною книгою.
Використовуйте окремий код розрахунку та рахунок витрат
Створіть код розрахунку, наприклад MIL-DIFF, і прив’яжіть його до окремого рахунку витрат на заробітну плату або субрахунку. Код має ідентифікувати працівника, дату виплати, період служби, базову цивільну заробітну плату, інформацію про військову плату, використану в розрахунку, та отриману компенсаційну різницю.
Рахунок витрат не є самим кредитом. Витрати на заробітну плату залишаються частиною обліку, тоді як податковий кредит відстежується в кінці року в рахунку для податкових резервів або робочих документів. Розділення цих понять запобігає помилковому сприйняттю кредиту як отриманих грошових коштів або зменшення податків на заробітну плату.
Звіряйте щомісяця, а не раз на рік
Під час кожного закриття платіжного періоду порівнюйте:
- Політику щодо військової відпустки та затверджені дати служби.
- Підсумок
MIL-DIFFу реєстрі заробітної плати. - Банківські платежі та записи зобов’язань із заробітної плати.
- Суму відповідних виплат працівника з початку року, обмежену $20,000 для графіка кредиту.
Якщо виплату виправлено, сторнуйте оригінальний рядок заробітної плати та проведіть заміну з тим самим працівником і посиланням на період служби. Ніколи не редагуйте підсумок електронної таблиці без зміни основного запису про заробітну плату.
Ведіть окрему колонку «відповідає кредиту»
Ваш графік має розрізняти загальну суму компенсаційних виплат і суму, що відповідає кредиту. Це робить обмеження 27,500 відповідних виплат вносить лише $20,000 до кредиту.
Текстова бухгалтерська книга може бути особливо корисною, оскільки кожен запис про заробітну плату, зміну політики та коригування в кінці року можна переглядати як запис із датою та контролем версій. Інформаційна панель, така як Fava, може зробити підсумки за працівниками та тенденції витрат легшими для перегляду, не приховуючи основних записів.
Поширені помилки, яких слід уникати
Використання застарілих правил для «малого бізнесу»
Ранні версії кредиту включали тест на відповідність малого бізнесу. У поточних інструкціях до форми 8932 кредит визначається за допомогою тесту на 91 день роботи, вимоги щодо дійсної служби понад 30 днів та визначення виплат заробітної плати. Старіші статті та архівні форми можуть описувати обмеження середньої чисельності працівників та вимогу щодо письмового плану. Перевірте редакцію, яку ви подаєте, замість того, щоб імпортувати ці старі умови в розрахунок поточного року.
Розгляд усіх виплат за військову відпустку як відповідних
Оплачувана відпустка, бонуси, заохочувальні виплати та пільги можуть регулюватися різними правилами. Класифікуйте виплату на основі того, що вона замінює, і того, що обіцяє ваша політика. Якщо лише частина виплати є цивільною заробітною платою, лише ця частина належить до графіка компенсаційних виплат.
Застосування обмеження $20,000 до всієї компанії
Обмеження застосовується окремо до кожного кваліфікованого працівника. Компанія з п’ятьма кваліфікованими працівниками може мати до $100,000 відповідних виплат для розрахунку кредиту, якщо кожен працівник досягає обмеження та всі інші вимоги виконані.
Забування про коригування відрахування на заробітну плату
Кредит не є безкоштовними грошима, які додаються поверх незмінного відрахування на заробітну плату. Інструкції до форми, як правило, вимагають зменшувати відрахування на заробітну плату на суму кредиту, навіть якщо обмеження загального бізнес-кредиту не дозволяє повного використання в поточному році.
Плутанина між USERRA та податковим кредитом
USERRA встановлює важливі права на працевлаштування та поновлення на роботі після військової служби, але наявність цих прав сама по собі не робить виплату відповідною для форми 8932. І навпаки, добровільна політика компенсаційних виплат може створити можливість для податкового кредиту, не замінюючи окремих зобов’язань роботодавця за трудовим законодавством. Нехай відділи розрахунку заробітної плати, кадрів та податків переглянуть політику разом.
Контрольний список на кінець року для форми 8932
Перш ніж надіслати графік податковому консультанту, підготуйте один пакет для кожного працівника:
- Дата початку роботи та розрахунок відповідності за 91 день.
- Накази або інші записи, що підтверджують, що дійсна служба перевищила 30 днів.
- Чинна письмова політика щодо військової відпустки або компенсаційних виплат на відповідний період.
- Розрахунки цивільної заробітної плати та метод, використаний для змінної компенсації.
- Реєстри заробітної плати, що показують кожну компенсаційну виплату та обробку утримань.
- Деталі головної книги, що збігаються з підсумком заробітної плати.
- Сума відповідних виплат на працівника, обмежена $20,000.
- Перелік інших податкових кредитів, які використовують ту саму компенсацію працівника.
- Звіряння за формою W-2.
- Передача між формою 8932 та формою 3800, включаючи будь-який аналіз перенесення.
IRS зазначає, що книги та записи, пов’язані з формою, слід зберігати, доки їхній зміст може мати значення для податкового адміністрування. На практиці зберігайте графік разом із робочими документами з заробітної плати та податків, зберігайте первинні документи та робіть розрахунок відтворюваним для особи, яка не готувала оригінальну платіжну відомість.
Спростіть своє фінансове управління
Виплатами під час військової відпустки легше керувати, коли кожна виплата має чітке джерело, класифікацію та аудиторський слід. Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію, яка є прозорою, з контролем версій та готовою до використання зі штучним інтелектом, тому ваші платіжні відомості та податкові графіки можуть залишатися зрозумілими, коли політики та працівники змінюються.