Каліфорнійський працівник повідомляє вам, що наступного місяця йому потрібно пропустити три робочих дні через судове засідання. Він не підсудний — він жертва. Чи повинні ви оплатити йому цей час, надати неоплачувану відпустку, чи взагалі нічого не належить? Цього року відповідь змінилася, а разом з нею змінилося й відомство, яке стежить за дотриманням закону.
Закон Асамблеї № 406 не зʼявився з великим галасом. Його підписали у вересні 2024 року, він набирав чинності поетапно у дві дати, і його легко було проґавити на тлі гучніших заголовків про трудове законодавство Каліфорнії останніх двох років. Але для будь-якого каліфорнійського роботодавця — навіть компанії з пʼятьма працівниками — AB 406 переписав правила того, хто може використовувати оплачувану відпустку через хворобу, для чого саме, і хто стежить за порушеннями.
Що насправді робить AB 406
Каліфорнія вимагала надавати неоплачувану відпустку із збереженням робочого місця жертвам злочинів та членам їхніх родин для участі в судових процесах задовго до AB 406. Розділи 230.2 та 230.5 Трудового кодексу вже охоплювали жертв визначених насильницьких злочинів, яким потрібен був час для явки до суду. Чого ці розділи так і не вирішили — чи міг працівник використати свою накопичену, оплачувану відпустку через хворобу для покриття цього часу, чи він був змушений брати неоплачений день.
AB 406 закриває цю прогалину у два етапи:
1 жовтня 2025 року — працівники отримали право використовувати накопичену оплачувану відпустку через хворобу (PSL) відповідно до каліфорнійського закону про здорові робочі місця та здорові родини (Healthy Workplaces, Healthy Families Act) для виконання обов'язків присяжного, дачі показань за судовою повісткою та інших відсутностей, повʼязаних із статусом жертви злочину. До цієї дати виконання обов'язків присяжного та явка як свідка зазвичай означали неоплачувану відсутність на роботі, якщо роботодавець добровільно не пропонував іншого.
1 січня 2026 року — визначення охоплюваних "судових процесів" суттєво розширилося. Працівники (або член родини, який є жертвою) тепер можуть використовувати PSL для відвідування не лише кримінального судового процесу, а й слухань у справах неповнолітніх правопорушників, рішень про звільнення після затримання, слухань щодо угоди про визнання вини, винесення вироку, рішень про звільнення після засудження та практично будь-якого провадження, де йдеться про права жертви. Це набагато ширше вікно, ніж просто "дата судового засідання" — воно охоплює весь ланцюг слухань, які породжує кримінальна справа, багато з яких призначаються з мінімальним попередженням.
Також з 1 січня 2026 року набирає чинності зміна: повноваження щодо правозастосування положень про відпустку за розділами 230.2 та 230.5 Трудового кодексу перейшли від офісу Комісара з праці до каліфорнійського Департаменту з громадянських прав (CRD) — того самого відомства, яке розглядає скарги на переслідування, дискримінацію та переслідування у відповідь. Це не косметична зміна. Процедура розгляду скарг, засоби правового захисту та вимоги до розміщення повідомлень у CRD відрізняються від тих, що діють у Комісара з праці, а це означає, що спір щодо відпустки тепер може розглядатися в одному й тому самому слідчому процесі поряд зі звинуваченням у дискримінації.
Чому зміна в правозастосуванні важливіша за розширення відпустки
Роботодавці, як правило, зосереджуються на питанні "яку відпустку я маю надати" і пропускають повз увагу "хто це перевіряє". Тут це помилка. CRD вже вимагає обовʼязкового повідомлення на робочому місці — "Survivors of Violence and Family Members of Victims: Right to Leave and Reasonable Accommodations" ("Постраждалі від насильства та члени сімей жертв: право на відпустку та розумні пристосування") — яке потрібно розміщувати та надавати новим працівникам, а також щорічно всім співробітникам, а не лише видавати за запитом. Відсутність або застарілість таких повідомлень — саме той тип паперової прогалини, який перетворює незначний спір щодо відпустки на ширше порушення відповідності, оскільки аудитори CRD, розглядаючи одну скаргу, зазвичай перевіряють, чи були актуальними обовʼязкові повідомлення.
Практичний ризик полягає не в тому, що малий бізнес відмовить комусь у праві бути присутнім у суді. Ризик у тому, що запит буде оброблено процедурно неправильно — його розцінять як звичайний неоплачуваний особистий день замість захищеної відпустки для жертви злочину, неправильно зареєструють, або не супроводжуватимуть обовʼязковим повідомленням, — і саме ця паперова прогалина стає фактичним порушенням, яке переслідує CRD.
На кого це поширюється
На відміну від деяких каліфорнійських норм про відпустки, які роблять виняток для малих роботодавців, положення про оплачувану відпустку через хворобу закону про здорові робочі місця та здорові родини поширюються на кожного каліфорнійського роботодавця, незалежно від розміру, щодо будь-якого працівника, який відпрацював 30 або більше днів протягом року з моменту початку роботи. Якщо у вас є хоча б один працівник за формою W-2 у Каліфорнії, розширення PSL за AB 406 стосується вас. Базові захисти для жертв злочинів за розділами 230.2 та 230.5 Трудового кодексу мають власні порогові значення розміру роботодавця для деяких положень, але права на використання PSL, додані AB 406, спираються на майже універсальне охоплення закону про оплачувану відпустку через хворобу.
Що потрібно зробити власникам малого бізнесу
-
Оновіть письмову політику щодо відпустки через хворобу. Якщо ваш довідник для працівників усе ще описує PSL як таку, що покриває лише хворобу, профілактичну медичну допомогу та "безпечний час" (домашнє насильство, сексуальне насильство, переслідування), він застарів. Додайте виконання обов'язків присяжного, явку як свідка за судовою повісткою та розширені категорії судових процесів, чинні з січня 2026 року.
-
Розмістіть та поширте повідомлення CRD. Отримайте актуальне повідомлення "Survivors of Violence and Family Members of Victims" від CRD, розмістіть його там, де розміщуються інші обовʼязкові трудові повідомлення, і включіть його до документів для нових працівників та до щорічного циклу повідомлень — це не одноразове завдання.
-
Навчіть тих, хто затверджує запити на відпустку. Особа, яка обробляє запити на відпустку, повинна вміти розпізнати, коли працівник описує охоплюваний судовий процес, а коли — звичайний особистий день, оскільки закон трактує їх зовсім по-різному та вимагає різної документації.
-
Знайте свої правила накопичення та обмежень. Стандартне накопичення PSL становить одну годину на кожні 30 відпрацьованих годин, при цьому роботодавцям дозволено обмежувати накопичення 80 годинами (10 днями) та річне використання — 40 годинами (5 днями), або одразу надавати 40 годин/5 днів наперед. AB 406 не змінює ці обмеження; він змінює те, що вважається підставою для використання балансу, який ви й так зобовʼязані відстежувати.
-
Ведіть облік, який витримає перевірку CRD. Документуйте причину відпустки (у загальних формулюваннях, що захищають приватність працівника — деталі справи не потрібні), дати, а також підтвердження того, що було застосовано PSL, а не неоплачувану відсутність, якщо працівник обрав використати накопичений час.
Як це повʼязано з вашим бухгалтерським обліком
Оплачувана відпустка через хворобу — це не лише питання кадрової політики, а й зобовʼязання з фонду оплати праці, яке ви повинні відстежувати. Кожна накопичена година — це реальне зобовʼязання у вашій звітності, незалежно від того, чи скористається нею коли-небудь працівник, а каліфорнійські аудитори (Комісар з праці або CRD) можуть попросити показати записи про накопичення та використання за кілька років. Роботодавці, які відстежують PSL неохайно — у спільній електронній таблиці або, ще гірше, лише всередині закритої "чорної скриньки" платіжного процесора — часто не можуть відновити, чому саме та чи інша відсутність була оплачена, саме тоді, коли це найбільше має значення.
Облік у форматі звичайного тексту (plain-text accounting) полегшує правильне ведення цих записів. Коли накопичення та використання PSL фіксуються як окремі рядки в реєстрі під контролем версій, а не приховані в експорті даних власницького формату платіжної системи, ви отримуєте прозорий слід перевірки: кожна накопичена година, кожна використана година, і — що дедалі важливіше за AB 406 — чітке пояснення чому. Ця відмінність має значення, коли саме "чому" визначає, яке державне відомство опиниться на іншому боці спору.
Спростіть управління фінансами
Відстеження накопичень оплачуваної відпустки через хворобу, категорій використання та паперової роботи, пов'язаної з дотриманням вимог, — це саме той тип обліку, який швидко стає заплутаним у бізнесі, що зростає. Beancount.io пропонує облік у форматі звичайного тексту, який дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на облік у форматі звичайного тексту.