Обов'язкове автоматичне зарахування SECURE 2.0 у 2026 році: Посібник із відповідності для нових планів 401(k) та 403(b)

Якщо ваша компанія запустила новий план 401(k) або 403(b) у будь-який час після 29 грудня 2022 року, етап дружніх нагадувань офіційно завершено. Правила обов'язкового автоматичного зарахування згідно із Законом SECURE 2.0 набули чинності для років плану, що починаються після 31 грудня 2024 року. У січні 2025 року Податкова служба США (IRS) опублікувала запропоновані нормативні акти згідно з новим Розділом 414A Податкового кодексу США (IRC), а крайній термін внесення змін до документів плану, який об’єднує все це, припадає на 31 грудня 2026 року. Пропустіть будь-який елемент цього — мінімальний поріг у 3%, щорічне підвищення на 1%, кваліфіковану альтернативу інвестицій за замовчуванням, повідомлення учасникам, вікно допустимого зняття коштів — і ви зіткнетеся з дискваліфікованим планом та ризиком нарахування акцизного збору, що з цим пов’язано.

Цей посібник розповідає про те, що кожному малому та середньому роботодавцю необхідно закріпити до початку 2026 року плану, що робити з винятками та як узгодити нарахування заробітної плати та документи плану без дорогих сюрпризів у 2027 році.

Що насправді вимагає Розділ 414A

Розділ 101 Закону SECURE 2.0 додав Розділ 414A до Податкового кодексу США. Це положення свідчить, що будь-який новий план 401(k) або план 403(b), створений після 29 грудня 2022 року, повинен включати Відповідну домовленість про автоматичні внески (Eligible Automatic Contribution Arrangement), або EACA. EACA — це особливий вид автоматичного зарахування, визначений у попередньому Розділі 414(w) IRC, і він містить кілька обов'язкових конструктивних особливостей, які виходять за рамки простої відмітки про відмову у формі зарахування.

Ось що закон вимагає як мінімум:

• Початкова ставка відрахувань за замовчуванням: від 3% до 10% компенсації за перший період участі працівника. Більшість спонсорів плану обирають 3%, щоб мінімізувати вплив на учасника, але деякі обирають вищий показник, щоб прискорити готовність до виходу на пенсію.
• Щорічне підвищення: обов'язкове збільшення на 1 відсотковий пункт щороку, доки учасник не досягне мінімуму в 10% і максимуму в 15%. За замовчуванням передбачено підвищення з 3% до 10% перед зупинкою, але ви можете продовжувати підвищення до 15%.
• Уніфіковане застосування: відсоток за замовчуванням має бути єдиним уніфікованим відсотком, що застосовується до всіх відповідних вимогам працівників, які не зробили активного вибору. Ви не можете розподіляти параметри за замовчуванням за посадою, відділом або рівнем оплати праці.
• Інвестиції QDIA: за відсутності активного вибору інвестицій, внески за замовчуванням повинні інвестуватися в кваліфіковану альтернативу інвестицій за замовчуванням (QDIA) відповідно до Регламенту DOL 2550.404c-5. Фонди цільової дати (target-date funds), збалансовані фонди, модельні портфелі та професійно керовані рахунки — всі вони відповідають вимогам за умови належного структурування.
• Вікно допустимого зняття коштів: Розділ 414(w) дозволяє — а мандат SECURE 2.0 вимагає — щоб учасники могли зняти внески за замовчуванням разом із заробітком протягом 90 днів після першого внеску без сплати 10% штрафу за дострокове зняття. Документи плану повинні явно пропонувати таку можливість.
• Охоплення довгострокових працівників на неповний робочий день: EACA має охоплювати кожного працівника, який відповідає критеріям, включаючи працівників LTPT (long-term part-time), яких SECURE Act 1.0 та SECURE 2.0 поетапно включили до списку тих, хто має право на виборні відрахування.

IRS підтвердила в запропонованих положеннях, опублікованих 10 січня 2025 року, що правила стають обов'язковими до виконання на практиці для років плану, що починаються щонайменше через шість місяців після видання остаточних нормативних актів. Остаточні правила очікуються в середині 2026 року, що означає, що більшість спонсорів плану повинні орієнтуватися на календарний рік плану 2026 для забезпечення повної відповідності вимогам.

Хто насправді звільнений від вимог — а хто лише так думає

Список винятків короткий, і його легко неправильно зрозуміти. Розділ 414A поширюється на всі нові плани 401(k) та 403(b), якщо план не потрапляє в одну з п'яти категорій:

Раніше існуючі плани

Будь-який план 401(k) або 403(b), який був створений до 29 грудня 2022 року, звільняється за правом давнини. «Створений» означає, що план був прийнятий і введений в дію до цієї дати. Просте переоформлення вже існуючого плану в новий попередньо затверджений документ або його злиття з іншим раніше існуючим планом не позбавляє цього статусу. Виділення абсолютно нового плану після 29 грудня 2022 року — навіть у межах тієї самої контрольованої групи — активує вимоги Розділу 414A.

Плани, що існують менше трьох років

Новий бізнес, який приймає план 401(k) у перший рік свого існування, отримує трирічний перехідний період. Вимога EACA починає діяти з першого дня першого року плану, що розпочинається після того, як бізнес проіснує повні три роки. Це захищає стартапи на етапі самофінансування (bootstrapping) від адміністративного тягаря на крихкому ранньому етапі.

Державні плани

Плани, що підтримуються штатами та місцевими органами влади, виключені, як і більшість планів політичних підрозділів та установ. Федеральний план заощаджень (Thrift Savings Plan) також перебуває поза межами дії цих правил.

Плани SIMPLE 401(k)

Плани, які відповідають вимогам SIMPLE 401(k) згідно з Розділом 401(k)(11) Кодексу внутрішніх доходів (IRC), звільнені від цих вимог. Це стосується і SIMPLE IRA, які за своєю суттю не є планами 401(k).

Плани малих роботодавців із менш ніж 10 працівниками

Якщо у роботодавця зазвичай працює менше 10 працівників, мандат EACA не застосовується. Поріг у 10 працівників вимірюється за тими ж правилами підрахунку чисельності, що й для продовження страхового покриття COBRA згідно з Постановою Казначейства, Розділ 54.4980B-2 Q&A-5. Правильний підрахунок має значення: працівники з неповним робочим днем враховуються частково, а тест розглядає попередній календарний рік, тому бізнес, що розвивається, може перевищити поріг у середині року, навіть не усвідомивши цього.

Пастка, в яку потрапляє більшість спонсорів планів, полягає в припущенні, що звільнення є постійним. Трирічний виняток для нового бізнесу зникає в той момент, коли ви перетинаєте поріг. Звільнення для малого роботодавця втрачає силу, як тільки ви наймаєте десятого працівника в еквіваленті повної зайнятості. Щойно термін дії винятку закінчується, EACA має бути впроваджена до першого дня наступного року плану.

Інтеграція бухгалтерії та нарахування заробітної плати: де більшість планів дають збій

Порушення комплаєнсу рідко пов’язане з відсутністю документації плану — найчастіше це система розрахунку заробітної плати, яка фактично не виконує те, що прописано в документах. Точний бухгалтерський облік з першого періоду виплати зарплати після набрання чинності EACA запобігає подальшим кошмарам з Податковою службою (IRS), Міністерством праці (DOL) та самими учасниками.

Три операційні моменти заслуговують на пильну увагу:

Кодування відстрочення за замовчуванням у нарахуванні зарплати. Кожен новий працівник, який досягає дати отримання права на участь у плані, повинен мати автоматично закодоване відстрочення 401(k) до оподаткування у розмірі 3% (або вище, якщо ви так вирішили) у першій зарплаті, якщо він не зробив активного вибору на користь іншого варіанту. Більшість сучасних платформ HRIS — Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday — підтримують це нативно, але цей перемикач рідко ввімкнено за замовчуванням. Проведіть аудит системи розрахунку зарплати до початку року плану, щоб підтвердити, що правильний код відрахування відповідає правильному коду доходу.

Виконання щорічного підвищення. Після автоматичного зарахування учасника ставка його відстрочення повинна зростати на 1 відсотковий пункт на початку кожного року плану, доки вона не досягне принаймні 10%. Це вимагає налаштування періодичного правила в системі розрахунку зарплати, а не ручного введення журнального запису. Помилка тут призведе до проблеми з коригувальними внесками та коригуванням прибутку — це і дорого, і неприємно.

Облік дозволеного зняття коштів. Коли учасник вирішує скористатися 90-денним терміном для дозволеного зняття коштів, ви повинні повернути його внески разом з інвестиційним доходом, вважати виплату звичайним доходом у році отримання та не застосовувати 10% штраф за дострокове зняття коштів згідно з Розділом 72(t) IRC. Учасник отримує форму 1099-R з відповідним кодом розподілу. Технічну частину виконує ваш реєстратор (recordkeeper), але ваша система розрахунку зарплати має припинити відстрочення в майбутньому, а бухгалтерська система — відстежувати терміни.

Спонсорам планів, які ведуть чіткі, контрольовані версіями записи про кожне зарахування за замовчуванням, кожне доставлене повідомлення, кожен вибір QDIA та кожне коригування відрахувань із зарплати, набагато легше проходити наступну перевірку пенсійних планів IRS або запит DOL щодо ERISA.

Пакет щорічних повідомлень та розкриття інформації на 2026 рік

Кожен працівник, на якого поширюється дія EACA, повинен отримати письмове повідомлення, в якому пояснюється автоматичне зарахування, ставка внеску за замовчуванням, інвестиції за замовчуванням, право вибрати іншу ставку чи інвестицію, а також право на дозволене зняття коштів. Правила щодо термінів:

• Повідомлення про нове право на участь: Доставлене, коли працівник вперше отримує право на участь.
• Щорічне повідомлення: Доставлене за 30–90 днів до початку кожного року плану кожному працівнику, на якого поширюється EACA.
• Спрощене повідомлення для незареєстрованих працівників: Згідно зі спрощенням SECURE 2.0, працівники, які вже отримали повний SPD (Зведений опис плану) та необхідні розкриття інформації, але не зареєструвалися, можуть отримувати щорічне повідомлення-нагадування замість повного пакету повідомлень, за умови, що вони отримали повідомлення про своє право на участь та будь-які кінцеві терміни вибору.

Для початку року плану 1 січня 2026 року щорічне повідомлення має бути доставлене в період з 3 жовтня 2025 року по 2 грудня 2025 року. Електронна доставка дозволена згідно з правилами «безпечної гавані» DOL щодо електронного розкриття інформації, але умови «безпечної гавані» мають бути дотримані — це означає, що або працівник має доступ до електронної пошти на роботі в межах своїх регулярних посадових обов'язків, або працівник надав активну згоду на електронну доставку та підтвердив розуміння того, що він може запитати паперову версію.

Кінцевий термін внесення змін до документів плану

Операційний комплаєнс вимагається для 2025 року плану та наступних років. Комплаєнс документації плану — що означає, що офіційний письмовий план повинен відображати те, що ви фактично робите — має пізніший термін.

Більшість планів мають бути змінені з урахуванням змін SECURE 2.0 до 31 грудня 2026 року. Для планів, що регулюються колективними договорами, термін подовжується до 31 грудня 2028 року. Для більшості державних планів крайній термін — 31 грудня 2029 року.

Якщо ви використовуєте попередньо затверджений документ плану від реєстратора, він зазвичай надсилає пакет змін SECURE 2.0 для вашого перегляду та прийняття. Якщо у вас індивідуально розроблений документ, ваш консультант з питань ERISA має підготувати проєкт змін. У будь-якому випадку, зміни мають бути підписані та прийняті до кінцевого терміну 31 грудня 2026 року, щоб залишатися в межах «безпечної гавані» операційного комплаєнсу, яку IRS продовжила для положень SECURE 2.0.

Сторона санкцій: що станеться, якщо ви припуститеся помилки

План 401(k), який не відповідає вимогам Розділу 414A, не є кваліфікованим планом згідно з Розділом 401(a) Кодексу внутрішніх доходів (IRC). Наступні наслідки, якщо це не буде виправлено:

• Втрата права роботодавця на податкове вирахування внесків
• Негайне оподаткування залишків на рахунках учасників, права на які вже набуті
• Доходи трасту стають об’єктом поточного оподаткування
• Можливе нарахування акцизного збору згідно з Розділом 4979A Кодексу внутрішніх доходів на певні заборонені розподіли
• Плата за подання заявок до Програми добровільного виправлення (VCP) Податкової служби США (IRS) та виправні внески для відшкодування збитків учасникам

IRS пропонує програми самостійного та добровільного виправлення через EPCRS (Систему вирішення питань відповідності планів працівників), проте вартість виправного внеску за втрачені можливості відстрочення платежу — зазвичай 25% від пропущеного відстрочення плюс 100% від пропущеного співфінансування роботодавцем, скориговані на суму доходу — швидко зростає для штату з п’ятдесяти або ста працівників за кілька років дії плану.

Координація з іншими заходами вашого календаря комплаєнсу на 2026 рік

Розділ 414A є одним із кількох положень закону SECURE 2.0, що набирають чинності у 2026 році:

• Вимога щодо додаткових внесків (catch-up) у форматі Roth для високооплачуваних учасників (зарплата за FICA понад 145 000 доларів США, з урахуванням індексації)
• Вищі ліміти додаткових внесків для учасників віком від 60 до 63 років
• Вимога щодо надання паперових виписок про виплати згідно з Розділом 338 SECURE 2.0, яка зобов’язує щорічно надавати паперові виписки учасникам планів із визначеними внесками, якщо вони явно не обрали електронний формат
• Подальше розширення правил участі для довгострокових сумісників

Створення єдиного календаря на рік плану, який зіставляє кожен дедлайн SECURE 2.0 із вашими циклами нарахування заробітної плати, результатами роботи реєстратора, графіком аудиту (якщо ви подаєте звітність як великий план) та поданням Форми 5500, є найбільш прозорим способом контролювати всі зміни.

Практичний чек-лист на останні шість місяців до кінця року

Якщо ви є роботодавцем, який спонсорує план 401(k) або 403(b), створений після 29 грудня 2022 року, і ви не маєте права на звільнення від вимог, ось що потрібно зробити в період до 31 грудня 2026 року:

1. Підтвердьте статус звільнення від вимог. Перевірте дату створення плану, кількість працівників за тестом COBRA та дату початку діяльності самого бізнесу.
2. Проведіть аудит документації плану. Чи містить вона зараз положення про EACA з початковою ставкою 3%, щорічним підвищенням на 1%, лімітом від 10% до 15%, вибором QDIA та можливістю дозволеного зняття коштів протягом 90 днів? Якщо ні, заплануйте внесення змін вже зараз.
3. Перевірте конфігурацію системи розрахунку заробітної плати. Коди відстрочення за замовчуванням, правила ескалації, обробка зняття коштів та формування Форми 1099-R мають бути налаштовані правильно.
4. Надішліть щорічне повідомлення. Заплануйте це за 30–90 днів до початку 2027 року плану та підтвердьте відповідність правилам електронної доставки.
5. Проведіть навчання для персоналу відділів кадрів та бухгалтерії. Нові працівники мають розуміти принципи автоматичного зарахування та своє право відмовитися від участі або змінити розмір відстрочення.
6. Задокументуйте процес вибору QDIA. Фідуціарні комітети повинні мати протоколи засідань, що підтверджують зважений підхід до вибору інвестицій за замовчуванням.
7. Узгодьте звітність за Формою 5500. Переконайтеся, що ваш аудитор (якщо він є) розуміє нові вимоги щодо комплаєнсу.

Тримайте документацію плану в порядку та готовності до аудиту

Спонсорування пенсійного плану у 2026 році — це вже не просто вибір інвестицій та співфінансування внесків; це наявність чіткої та обґрунтованої документації, яка витримає перевірку IRS та Міністерства праці (DOL). Бухгалтерський облік у текстовому форматі (Plain-text accounting) фіксує кожен внесок, відрахування, відстрочення платежу та виправний запис у прозорому реєстрі, який підтримує контроль версій, готовий до роботи з ШІ та не залежить від конкретного постачальника ПЗ. Beancount.io надає фінансовим командам необхідний аудиторський слід без передачі контролю платформі обліку на базі «чорної скриньки». Почніть безкоштовно та застосуйте ту саму інженерну дисципліну, яку ви використовуєте для комплаєнсу пенсійного плану, до всієї вашої бухгалтерії.