10 дорогих податкових помилок малого бізнесу (та як уникнути кожної з них)

Одна податкова помилка може коштувати вашому малому бізнесу тисячі доларів у вигляді штрафів, відсотків та втрачених відрахувань. Останніми роками IRS перевіряла 0,74% корпоративних декларацій, проте власники бізнесу піддаються ретельнішій перевірці, ніж фізичні особи — і коли знаходять помилки, наслідки накопичуються швидко. Тільки штраф за порушення точності становить 20% від суми недоплати, а сукупні штрафи за несвоєчасне подання та недоплату можуть сягати 47,5% від вашої заборгованості.

Хороша новина: більшості цих помилок можна повністю запобігти. Ось десять найпоширеніших податкових помилок, яких припускається малий бізнес, і поради, що саме робити з кожною з них.

1. Несвоєчасне подання декларації (або неподання зовсім)

Пропуск терміну подання податкової декларації — одна з найдорожчих помилок, яких ви можете припуститися. IRS накладає штраф за неподання у розмірі 5% від несплачених податків за кожен місяць прострочення, до максимуму у 25%. Крім того, до будь-якого несплаченого залишку застосовується окремий штраф за несвоєчасну сплату у розмірі від 0,5% до 1% на місяць.

Основні дати, які варто знати:

• 15 березня: S-корпорації та партнерства (форми 1120-S та 1065)
• 15 квітня: C-корпорації та одноосібні власники (форми 1120 та 1040 з додатком Schedule C)

Якщо ви не можете подати декларацію вчасно, подайте запит на продовження терміну — але розумійте, що це насправді означає (див. помилку номер два).

Як цього уникнути: Позначте дати подання декларацій на початку кожного року. Залиште запас щонайменше у два тижні до фактичного терміну і розгляньте можливість співпраці з податковим фахівцем, який відстежуватиме ці дати для вас.

2. Плутанина між продовженням терміну подання та продовженням терміну сплати

Це один із найбільш хибних аспектів подання податкової звітності. Коли ви подаєте форму 7004 (для бізнесу) або форму 4868 (для фізичних осіб), ви отримуєте шість додаткових місяців для подання декларації. Ви не отримуєте додаткового часу для сплати.

Ваше розрахункове податкове зобов'язання все одно має бути сплачене до початкового терміну. Якщо ви подаєте запит на продовження, але не сплачуєте заборгованість до 15 квітня (або 15 березня для S-корпорацій та партнерств), відсотки починають нараховуватися негайно, і вступають у дію штрафи за несвоєчасну сплату.

Як цього уникнути: Розрахуйте своє орієнтовне податкове зобов'язання перед поданням запиту на продовження і надішліть платіж разом із запитом. Навіть якщо ваш розрахунок не буде ідеальним, сплата суми, близької до боргу, мінімізує штрафи та відсотки.

3. Недоплата щоквартальних оціночних податків

На відміну від найманих працівників, чиї податки утримуються з кожної зарплати, власники бізнесу повинні самостійно розраховувати та сплачувати оціночні податки чотири рази на рік. IRS очікує щоквартальних платежів, якщо ви прогнозуєте заборгованість у розмірі $1,000 або більше на момент подання декларації.

Терміни щоквартальних платежів на 2026 рік:

• 15 квітня
• 15 червня
• 15 вересня
• 15 січня 2027 року

Якщо ви заробляєте менше $150,000, ваші щоквартальні платежі мають становити щонайменше 90% від суми податку за поточний рік або 100% від суми за минулий рік. Якщо ви заробляєте понад $150,000, ліміт "безпечної гавані" зростає до 110% від податку за попередній рік.

Якщо сума буде меншою, IRS нарахує штраф за недоплату оціночного податку за кожен квартал.

Як цього уникнути: Використовуйте форму IRS 1040-ES для розрахунку щоквартальних оціночних платежів. Переглядайте свій дохід у середині року та коригуйте платежі, якщо ваш виторг зростає швидше, ніж очікувалося. Бухгалтерське програмне забезпечення, яке відстежує доходи в режимі реального часу, значно полегшує цей процес.

4. Змішування особистих та бізнес-фінансів

Використання одного банківського рахунку або кредитної картки як для особистих, так і для ділових витрат — одна з найпоширеніших помилок ведення бухгалтерії серед власників малого бізнесу, і вона створює каскад проблем.

Коли витрати змішуються, стає майже неможливо точно визначити законні бізнес-відрахування. Це також викликає підозри під час аудиту, оскільки IRS очікує чіткого розмежування між особистими та діловими фінансами. Якщо ви не можете довести, що витрати були пов'язані з бізнесом, у відрахуванні буде відмовлено.

Як цього уникнути: Відкрийте спеціальний бізнес-рахунок у банку та використовуйте окрему бізнес-кредитну картку. Проводьте всі бізнес-доходи та витрати виключно через ці рахунки. Це створює чисту документальну базу і значно спрощує підготовку до податків.

5. Пропуск законних податкових відрахувань

У той час як деякі власники бізнесу потрапляють у халепу через завеликі вимоги, багато хто втрачає гроші, заявляючи занадто мало. Поширені відрахування, які малий бізнес часто не враховує, включають:

• Витрати на домашній офіс (якщо у вас є спеціально виділене робоче місце)
• Пробіг автомобіля для ділових поїздок
• Професійний розвиток — курси, книги та конференції
• Підписки на програмне забезпечення, що використовується для ведення бізнесу
• Страхові внески на охорону здоров'я (для самозайнятих осіб)
• Внески до пенсійних планів (SEP IRA, Solo 401(k))
• Амортизація бізнес-обладнання та майна
• Бізнес-страхування

Кожне пропущене відрахування збільшує ваш оподатковуваний дохід долар за доларом.

Як цього уникнути: Створіть систему для категоризації та запису витрат у міру їх виникнення — а не наприкінці року, коли квитанції вже втрачені або забуті. Бухгалтерське програмне забезпечення, яке автоматично класифікує банківські транзакції, може фіксувати відрахування, які ви інакше б пропустили.

6. Неправильна класифікація працівників

Різниця між найманим працівником і незалежним підрядником має значні податкові наслідки. Для найманих працівників необхідно утримувати податки із заробітної плати (соціальне страхування, Medicare, федеральний прибутковий податок і податок штату), сплачувати внески з податку на безробіття та виконувати різні зобов’язання щодо звітності. Незалежні підрядники сплачують податки самостійно.

Якщо IRS (Податкова служба США) визначить, що особа, яку ви класифікували як підрядника, мала бути найманим працівником, ви стаєте відповідальними за всі несплачені податки на фонд оплати праці, а також за штрафи та відсотки. IRS використовує трифакторний тест, що аналізує:

• Поведінковий контроль: Чи контролюєте ви те, як саме виконується робота?
• Фінансовий контроль: Чи контролюєте ви бізнес-аспекти роботи виконавця?
• Тип відносин: Чи існують письмові контракти або пільги, характерні для найманих працівників?

Як цього уникнути: Чесно застосовуйте трифакторний тест IRS. Якщо виконавець використовує ваше обладнання, дотримується вашого графіка і працює виключно на вас, він, швидше за все, є найманим працівником, незалежно від того, що вказано у вашому контракті. У разі сумнівів проконсультуйтеся з юристом з трудового права перед визначенням класифікації.

7. Неправильне нарахування податків на заробітну плату

Помилки в податках на заробітну плату є одними з тих, за які IRS карає найсуворіше. Як роботодавець, ви несете відповідальність за утримання федерального прибуткового податку, податку на соціальне страхування (6,2%) та податку Medicare (1,45%) із заробітної плати працівників, а також за сплату аналогічних внесків на соціальне та медичне страхування за власний кошт.

Ці кошти повинні вноситися за графіком — або двічі на тиждень, або щомісяця, залежно від вашого загального податкового зобов'язання. Несвоєчасні або неправильні внески призводять до прогресуючих штрафів:

• Затримка 1–5 днів: штраф 2%
• Затримка 6–15 днів: штраф 5%
• Затримка понад 15 днів: штраф 10%
• Понад 10 днів після першого повідомлення IRS: штраф 15%

IRS вважає, що податки на заробітну плату утримуються на засадах довіри для працівників, а це означає, що посадові та відповідальні особи можуть нести особисту відповідальність за несплачені податки, навіть якщо бізнес є корпорацією або ТОВ (LLC).

Як цього уникнути: Використовуйте надійну систему або сервіс для розрахунку заробітної плати, які автоматично обробляють утримання та графіки платежів. Перевіряйте правильність здійснення внесків кожного розрахункового періоду. Ніколи не використовуйте кошти, призначені для податків на заробітну плату, на інші потреби бізнесу.

8. Вибір неправильної структури бізнесу

Тип вашого суб’єкта господарювання безпосередньо впливає на суму податків, які ви сплачуєте. Багато власників бізнесу обирають структуру під час запуску і ніколи не переглядають це рішення, навіть коли їхні доходи зростають.

Наприклад, одноосібний власник (sole proprietor), який заробляє $150,000, сплачує 15,3% податку на самозайнятість з усього чистого прибутку (соціальне страхування 12,4% плюс Medicare 2,9%). Той самий власник, що працює як S-корпорація, міг би виплачувати собі обґрунтовану заробітну плату в розмірі $90,000, сплачувати податок на самозайнятість із цієї суми, а решту $60,000 отримувати як розподіл прибутку — заощаджуючи приблизно $9,180 на податках на самозайнятість щорічно.

З іншого боку, C-корпорація стикається з подвійним оподаткуванням: податок на прибуток підприємств із чистого доходу, а потім індивідуальний прибутковий податок з дивідендів, розподілених між акціонерами.

Як цього уникнути: Щорічно переглядайте структуру свого бізнесу, особливо після значних змін у доході. Проконсультуйтеся з податковим фахівцем, який зможе змоделювати податкові наслідки різних структур на основі ваших фактичних цифр.

9. Неподання звітності про всі доходи

IRS отримує копії кожної форми 1099 та W-2, виданої вашому бізнесу. Її система звірки проводить перехресну перевірку цих документів із вашою декларацією, і розбіжності стають причиною для автоматичних повідомлень або перевірок.

Це стосується всіх форм доходу, включаючи готівкові платежі. Бізнеси, які регулярно працюють з готівкою — ресторани, роздрібні магазини, постачальники послуг — перебувають під пильною увагою. Поріг звітності за формою 1099-K також знижується: платформи повинні повідомляти про платежі від $2,500 або більше за 2025 податковий рік, і лише $600 за 2026 рік і далі.

Штраф за заниження доходу через недбалість становить 20% від суми недоплати. Якщо IRS встановить шахрайський умисел, штраф зростає до 75%.

Як цього уникнути: Звітуйте про кожен долар доходу, незалежно від способу його отримання. Регулярно звіряйте свої банківські депозити із задекларованим доходом. Якщо ви отримали форму 1099 з неправильною сумою, зверніться до емітента для отримання виправленої форми, а не просто вказуйте іншу цифру у своїй декларації.

10. Погане ведення обліку

Будь-яку іншу помилку з цього списку стає важче виправити — або захистити під час аудиту — без належних записів. IRS вимагає зберігати документи, що підтверджують ваші доходи, відрахування та кредити, протягом щонайменше трьох років з дати подання декларації (або двох років з дати сплати податку, залежно від того, що настане пізніше). У деяких випадках, наприклад, якщо незадекларований дохід перевищує 25% валового доходу, термін зберігання подовжується до шести років.

Належна документація включає:

• Квитанції про всі витрати бізнесу
• Виписки з банківських рахунків та кредитних карток
• Виставлені та отримані рахунки-фактури (інвойси)
• Журнали обліку пробігу автомобіля для використання в бізнесі
• Записи про придбання активів та графіки амортизації

Без документації ви не зможете підтвердити витрати під час перевірки, і IRS просто їх не зарахує.

Як цього уникнути: Впроваджуйте систему бухгалтерського обліку з першого дня. Фіксуйте операції в міру їх виникнення, а не відновлюйте їх через кілька місяців. Цифрові інструменти, які підключаються до ваших банківських рахунків і автоматично класифікують транзакції, усувають більшу частину ручної роботи.

Справжня вартість податкових помилок

Податкові помилки рідко існують самі по собі. Власник бізнесу, який змішує особисті та бізнес-фінанси, також має більше шансів пропустити податкові вирахування, занизити дохід і зіткнутися з труднощами під час аудиту. Штрафні санкції підсумовуються:

• 25% штрафу за несвоєчасне подання звітності, плюс
• 20% штрафу за неточність при недоплаті податків, плюс
• пеня, що нараховується з початкової дати платежу

Для бізнесу із податковою заборгованістю у розмірі $50,000 ці сукупні штрафи можуть додати $22,500 або більше до загального рахунку.

Найпростіший спосіб уникнути всіх цих помилок — вести впорядкований фінансовий облік протягом усього року, а не лише під час податкового сезону. Коли ваша бухгалтерія точна та актуальна, подання звітності стає простим, податкові вирахування легко ідентифікувати, а аудит стає керованим процесом, а не катастрофою.

Тримайте вашу податкову звітність в порядку цілий рік

Точний бухгалтерський облік — це основа, яка допомагає запобігти кожній податковій помилці з цього списку. Beancount.io пропонує облік у форматі звичайного тексту (plain-text accounting), що забезпечує повну прозорість ваших фінансових даних — кожна транзакція підтримує контроль версій, підлягає аудиту і її неможливо непомітно змінити. Почніть безкоштовно та візьміть під контроль фінанси вашого бізнесу ще до початку податкового сезону.