10 errors fiscals costosos que cometen les petites empreses (i com evitar-los tots)
Un sol error fiscal pot costar-li a la seva petita empresa milers de dòlars en sancions, interessos i deduccions perdudes. L'IRS va examinar el 0,74% de les declaracions corporatives en els últims anys, però els propietaris de negocis s'enfronten a un escrutini més gran que els declarants individuals — i quan es troben errors, les conseqüències s'acumulen ràpidament. Una sanció relacionada amb la precisió per si sola suposa el 20% de l'import no pagat, i les sancions combinades per presentació tardana i falta de pagament poden arribar al 47,5% del que deu.
La bona notícia: la majoria d'aquests errors es poden prevenir completament. Aquí teniu els deu errors fiscals més comuns que cometen les petites empreses i exactament què fer amb cadascun d'ells.
1. Presentar la declaració tard (o no presentar-la)
No complir amb el termini fiscal és un dels errors més car que pot cometre. L'IRS imposa una sanció per falta de presentació del 5% dels impostos no pagats per mes, fins a un màxim del 25%. A més, s'aplica una sanció independent per falta de pagament del 0,5% a l'1% mensual a qualsevol saldo pendent.
Terminis clau que cal conèixer:
- 15 de març: S-Corporations i Societats (Formularis 1120-S i 1065)
- 15 d'abril: C-Corporations i empresaris individuals (Formularis 1120 i 1040 amb l'Annex C)
Si no podeu presentar la declaració a temps, sol·liciteu una pròrroga — però entengueu què significa realment (vegeu l'error número dos).
Com evitar-ho: Marqueu els terminis de presentació a l'inici de cada any. Deixeu un marge d'almenys dues setmanes abans de la data de venciment real i considereu la possibilitat de treballar amb un professional fiscal que faci un seguiment d'aquestes dates per vosaltres.
2. Confondre una pròrroga de presentació amb una pròrroga de pagament
Aquest és un dels aspectes més malinterpretats de la presentació d'impostos. Quan presenteu el Formulari 7004 (empreses) o el Formulari 4868 (persones físiques), obteniu sis mesos addicionals per presentar la vostra declaració. No obteniu temps addicional per pagar.
La vostra obligació tributària estimada segueix vencent en el termini original. Si presenteu una pròrroga però no pagueu el que deu abans del 15 d'abril (o del 15 de març per a les S-Corps i societats), els interessos comencen a acumular-se immediatament i s'apliquen sancions per falta de pagament.
Com evitar-ho: Calculeu la vostra obligació tributària estimada abans de sol·licitar la pròrroga i envieu un pagament amb la vostra sol·licitud de pròrroga. Encara que la vostra estimació no sigui perfecta, pagar una quantitat propera a la que deu minimitzarà les sancions i els interessos.
3. Pagar de menys en els impostos trimestrals estimats
A diferència dels empleats als quals se'ls retenen impostos de cada nòmina, els propietaris de negocis han de calcular i pagar els seus propis impostos estimats quatre vegades a l'any. L'IRS espera pagaments trimestrals si preveieu deure 1.000 $ o més en presentar la declaració.
Dates de venciment trimestrals del 2026:
- 15 d'abril
- 15 de juny
- 15 de setembre
- 15 de gener de 2027
Si guanyeu menys de 150.000 $, els vostres pagaments trimestrals han de ser almenys el 90% de la vostra factura fiscal de l'any en curs o el 100% de la factura de l'any passat. Si guanyeu més de 150.000 $, el "safe harbor" (port segur) puja al 110% de l'impost de l'any anterior.
Si no hi arribeu, l'IRS cobra una sanció per impost estimat sobre el pagament insuficient per a cada trimestre.
Com evitar-ho: Utilitzeu el Formulari 1040-ES de l'IRS per calcular les vostres estimacions trimestrals. Reviseu els vostres ingressos a meitat d'any i ajusteu els pagaments si els vostres ingressos creixen més ràpid del que s'esperava. El programari de comptabilitat que fa un seguiment dels ingressos en temps real facilita molt aquesta tasca.
4. Barrejar les finances personals i les de l'empresa
Utilitzar un únic compte bancari o targeta de crèdit tant per a despeses personals com empresarials és un dels errors de comptabilitat més comuns entre els propietaris de petites empreses — i crea problemes en cascada.
Quan es barregen les despeses, esdevé gairebé impossible identificar amb precisió les deduccions empresarials legítimes. També aixeca sospites durant una auditoria, perquè l'IRS espera una separació clara entre les finances personals i les empresarials. Si no podeu demostrar que una despesa estava relacionada amb el negoci, es denegarà la deducció.
Com evitar-ho: Obriu un compte bancari empresarial exclusiu i utilitzeu una targeta de crèdit empresarial independent. Gestioneu tots els ingressos i despeses de l'empresa exclusivament a través d'aquests comptes. Això crea un rastre documental net i fa que la preparació d'impostos sigui significativament més senzilla.
5. Passar per alt deduccions legítimes
Mentre que alguns propietaris de negocis tenen problemes per reclamar massa, molts perden diners reclamant massa poc. Les deduccions comunes que les petites empreses passen per alt inclouen:
- Despeses d'oficina a casa (si teniu un espai de treball dedicat)
- Quilometratge del vehicle per a viatges relacionats amb la feina
- Cursos de desenvolupament professional, llibres i conferències
- Subscripcions de programari utilitzades per a operacions empresarials
- Primes d'assegurança mèdica (per a autònoms)
- Contribucions a plans de jubilació (SEP IRA, Solo 401(k))
- Depreciació d'equips i propietats empresarials
- Primes d'assegurança empresarial
Cada deducció perduda augmenta els vostres ingressos imposables dòlar per dòlar.
Com evitar-ho: Creeu un sistema per categoritzar i registrar les despeses a mesura que es produeixen — no al final de l'any quan els rebuts s'han perdut o oblidat. El programari de comptabilitat que categoritza automàticament les transaccions bancàries pot capturar deduccions que, d'altra manera, se us passarien per alt.
6. Classificació errònia dels treballadors
La diferència entre un empleat i un contractista independent té implicacions fiscals significatives. Els empleats requereixen la retenció d'impostos sobre la nòmina (Seguretat Social, Medicare, impost sobre la renda federal i estatal), contribucions a l'impost de desocupació i diverses obligacions d'informació. Els contractistes independents gestionen els seus propis impostos.
Si l'IRS determina que algú que heu classificat com a contractista hauria d'haver estat un empleat, passareu a ser responsables de tots els impostos sobre l'ocupació no pagats, a més de sancions i interessos. L'IRS utilitza una prova de tres factors que examina:
- Control del comportament: Controleu com es fa la feina?
- Control financer: Controleu els aspectes comercials de la feina del treballador?
- Tipus de relació: Hi ha contractes escrits o beneficis de tipus empleat?
Com evitar-ho: Apliqueu la prova dels tres factors de l'IRS amb honestedat. Si un treballador utilitza el vostre equip, segueix el vostre horari i treballa exclusivament per a vosaltres, és probable que sigui un empleat independentment del que digui el vostre contracte. En cas de dubte, consulteu un advocat laboralista abans de fer la classificació.
7. No gestionar correctament els impostos sobre la nòmina
Els errors en els impostos sobre la nòmina es troben entre els més penalitzats per l'IRS. Com a ocupador, sou responsable de retenir l'impost federal sobre la renda, l'impost de la Seguretat Social (6,2%) i l'impost de Medicare (1,45%) dels salaris dels empleats, i després igualar vosaltres mateixos les contribucions a la Seguretat Social i al Medicare.
Aquests fons s'han de dipositar segons el calendari previst, ja sigui setmanalment o mensualment, depenent de la vostra obligació tributària total. Els dipòsits tardans o incorrectes activen sancions progressives:
- 1-5 dies de retard: 2% de sanció
- 6-15 dies de retard: 5% de sanció
- Més de 15 dies de retard: 10% de sanció
- Més de 10 dies després del primer avís de l'IRS: 15% de sanció
L'IRS considera que els impostos sobre la nòmina es mantenen en dipòsit per als empleats, cosa que significa que els directius i les persones responsables poden ser considerats personalment responsables dels impostos sobre la nòmina no pagats, fins i tot si l'empresa és una societat anònima o una LLC.
Com evitar-ho: Utilitzeu un sistema o servei de nòmines fiable que gestioni els càlculs de retencions i la programació de dipòsits automàticament. Verifiqueu que els dipòsits s'estan realitzant correctament en cada període de pagament. No utilitzeu mai els fons dels impostos sobre la nòmina per a altres despeses comercials.
8. Triar una estructura empresarial incorrecta
El vostre tipus d'entitat empresarial afecta directament la quantitat d'impostos que pagueu. Molts propietaris d'empreses seleccionen una estructura quan la llancen per primera vegada i mai revisen la decisió, fins i tot quan els seus ingressos creixen.
Per exemple, un propietari únic que guanya 150.000 , pagar l'impost sobre el treball per compte propi sobre aquest salari i prendre els 60.000 anuals en impostos sobre el treball per compte propi.
D'altra banda, una Societat C (C-Corporation) s'enfronta a una doble imposició: l'impost sobre la renda de les societats sobre els beneficis i, després, l'impost sobre la renda individual sobre els dividends distribuïts als accionistes.
Com evitar-ho: Reviseu la vostra estructura empresarial anualment, especialment després de canvis significatius en els ingressos. Consulteu un professional fiscal que pugui modelar les implicacions fiscals de diferents estructures basant-se en les vostres xifres reals.
9. No declarar tots els ingressos
L'IRS rep còpies de cada 1099 i W-2 emesos a la vostra empresa. El seu sistema de concordança creua aquests documents amb la vostra declaració, i les discrepàncies activen avisos o auditories automàtiques.
Això s'aplica a totes les formes d'ingressos, inclosos els pagaments en efectiu. Les empreses que gestionen efectiu habitualment (restaurants, botigues minoristes, proveïdors de serveis) s'enfronten a una vigilància més gran. El llindar de declaració del formulari 1099-K també està baixant: les plataformes han de declarar pagaments de 2.500 per al 2026 i posteriors.
La sanció per no declarar ingressos per negligència és del 20% de l'import no pagat. Si l'IRS determina intenció fraudulenta, la sanció puja al 75%.
Com evitar-ho: Declareu cada dòlar d'ingressos, independentment de com s'hagi rebut. Concilieu els vostres dipòsits bancaris amb els ingressos declarats regularment. Si rebeu un 1099 amb un import incorrecte, contacteu amb l'emissor per obtenir un formulari corregit en lloc de declarar simplement un número diferent a la vostra declaració.
10. Una gestió deficient dels registres
Qualsevol altre error d'aquesta llista esdevé més difícil de corregir —o de defensar en una auditoria— sense els registres adequats. L'IRS requereix que conserveu els registres que donen suport als vostres ingressos, deduccions i crèdits durant almenys tres anys des de la data en què vau presentar la declaració (o dos anys des de la data en què vau pagar l'impost, el que sigui posterior). Per a algunes situacions, com ara ingressos no declarats que superen el 25% dels ingressos bruts, el període de conservació s'estén a sis anys.
Uns bons registres inclouen:
- Rebuts de totes les despeses comercials
- Extractes bancaris i de targetes de crèdit
- Factures enviades i rebudes
- Registres de quilometratge per a l'ús del vehicle
- Registres de compres d'actius i taules d'amortització
Sense documentació, no podeu justificar les deduccions durant una auditoria, i l'IRS simplement les desestimarà.
Com evitar-ho: Implementeu un sistema de comptabilitat des del primer dia. Registreu les transaccions a mesura que ocorren en lloc de reconstruir-les mesos després. Les eines digitals que es connecten als vostres comptes bancaris i categoritzen automàticament les transaccions eliminen la major part del treball manual.
El cost real dels errors fiscals
Els errors fiscals rarament es produeixen de forma aïllada. Un propietari d'un negoci que barreja les finances personals i les de l'empresa també té més probabilitats de perdre deduccions, declarar ingressos de menys i tenir dificultats durant una auditoria. Les sancions s'acumulen:
- Una sanció del 25% per presentació fora de termini, més
- Una sanció del 20% per falta de precisió en els pagaments insuficients, més
- Interessos que es meriten des de la data de venciment original
Per a un negoci que deu 50.000 o més a la factura.
La manera més senzilla d'evitar tots aquests errors és mantenir registres financers organitzats durant tot l'any, no només durant la temporada d'impostos. Quan la vostra comptabilitat és precisa i està al dia, la presentació es torna senzilla, les deduccions són fàcils d'identificar i una auditoria és gestionable en lloc de ser catastròfica.
Mantingueu els vostres registres fiscals organitzats durant tot l'any
Una comptabilitat precisa és la base que evita tots els errors fiscals d'aquesta llista. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència completa sobre les vostres dades financeres: cada transacció està controlada per versions, és auditable i impossible d'alterar silenciosament. Comenceu gratis i preneu el control de les finances del vostre negoci abans que arribi la temporada d'impostos.
