10 скъпоструващи данъчни грешки, които малкият бизнес допуска (и как да избегнете всяка една от тях)

Една единствена данъчна грешка може да струва на вашия малък бизнес хиляди долари под формата на глоби, лихви и пропуснати облекчения. През последните години IRS е проверявала 0,74% от корпоративните декларации, но собствениците на фирми са подложени на по-голям контрол от индивидуалните платци — и когато се открият грешки, последствията се натрупват бързо. Само санкцията за точност възлиза на 20% от неплатената сума, а комбинираните санкции за закъсняло подаване и неплащане могат да достигнат 47,5% от дължимото.

Добрата новина: повечето от тези грешки са напълно предотвратими. Ето десетте най-често срещани данъчни грешки, които малкият бизнес допуска, и какво точно да направите за всяка от тях.

1. Закъсняло подаване (или никакво подаване)

Пропускането на крайния срок за данъци е една от най-скъпите грешки, които можете да направите. IRS налага санкция за неподаване в размер на 5% от неплатените данъци на месец, до максимум 25%. В допълнение към това, за всяко неплатено салдо се прилага отделна санкция за неплащане от 0,5% до 1% на месец.

Ключови крайни срокове, които трябва да знаете:

• 15 март: S-корпорации и партньорства (формуляри 1120-S и 1065)
• 15 април: C-корпорации и еднолични търговци (формуляри 1120 и 1040 с Приложение C)

Ако не можете да подадете документи навреме, подайте молба за удължаване — но разберете какво всъщност означава това (вижте грешка номер две).

Как да я избегнете: Отбележете крайните си срокове за подаване в началото на всяка година. Предвидете буфер от поне две седмици преди действителната крайна дата и обмислете работа с данъчен специалист, който да следи тези дати вместо вас.

2. Объркване на удължаването на срока за подаване с удължаване на срока за плащане

Това е един от най-неразбраните аспекти на данъчното облагане. Когато подадете формуляр 7004 (за фирми) или формуляр 4868 (за физически лица), получавате шест допълнителни месеца за подаване на вашата декларация. Вие не получавате допълнително време за плащане.

Вашите прогнозни данъчни задължения все още са дължими в първоначалния краен срок. Ако подадете молба за удължаване, но не платите дължимото до 15 април (или 15 март за S-корпорации и партньорства), лихвите започват да се начисляват незабавно и влизат в сила санкции за неплащане.

Как да я избегнете: Изчислете прогнозните си данъчни задължения преди да подадете молба за удължаване и изпратете плащане заедно с молбата. Дори ако вашата оценка не е перфектна, плащането на сума, близка до дължимата, ще минимизира санкциите и лихвите.

3. Недостатъчно плащане на тримесечни прогнозни данъци

За разлика от служителите, на които се удържа данък от всяка заплата, собствениците на фирми трябва сами да изчисляват и плащат своите прогнозни данъци четири пъти годишно. IRS очаква тримесечни плащания, ако предвиждате да дължите 1000 долара или повече при подаване на декларацията.

Крайни срокове за тримесечни плащания през 2026 г.:

• 15 април
• 15 юни
• 15 септември
• 15 януари 2027 г.

Ако печелите по-малко от 150 000 долара, тримесечните ви плащания трябва да се равняват на поне 90% от данъчната ви сметка за текущата година или на 100% от миналогодишната сметка. Ако печелите повече от 150 000 долара, прагът за „безопасно пристанище“ се повишава на 110% от данъка за предходната година.

Ако не го направите, IRS начислява санкция за прогнозен данък върху неплатената сума за всяко тримесечие.

Как да я избегнете: Използвайте формуляр 1040-ES на IRS, за да изчислите тримесечните си прогнозни суми. Прегледайте доходите си в средата на годината и коригирайте плащанията, ако приходите ви растат по-бързо от очакваното. Счетоводният софтуер, който следи приходите в реално време, прави това много по-лесно.

4. Смесване на лични и служебни финанси

Използването на една банкова сметка или кредитна карта както за лични, така и за служебни разходи е един от най-често срещаните счетоводни пропуски сред собствениците на малък бизнес — и това създава каскадни проблеми.

Когато разходите са смесени, става почти невъзможно да се идентифицират точно легитимните бизнес дедукции. Това също така предизвиква подозрение по време на одит, тъй като IRS очаква ясно разделение между личните и служебните финанси. Ако не можете да докажете, че разходът е бил свързан с бизнеса, дедукцията се отказва.

Как да я избегнете: Отворете отделна банкова сметка за бизнеса и използвайте отделна служебна кредитна карта. Прекарвайте всички приходи и разходи на бизнеса изключително през тези сметки. Това създава чиста документална следа и прави подготовката на данъците значително по-лесна.

5. Пропускане на легитимни дедукции

Докато някои собственици на фирми си навличат неприятности за деклариране на твърде много разходи, мнозина губят пари, като декларират твърде малко. Честите дедукции, които малкият бизнес пренебрегва, включват:

• Разходи за домашен офис (ако имате отделно работно място)
• Пробег на превозното средство за пътувания, свързани с бизнеса
• Професионално развитие — курсове, книги и конференции
• Абонаменти за софтуер, използван за бизнес операции
• Премии за здравно осигуряване (за самоосигуряващи се лица)
• Вноски в пенсионен план (SEP IRA, Solo 401(k))
• Амортизация на бизнес оборудване и имущество
• Застрахователни премии за бизнеса

Всяка пропусната дедукция увеличава облагаемия ви доход долар за долар.

Как да я избегнете: Създайте система за категоризиране и записване на разходите в момента на тяхното възникване — а не в края на годината, когато разписките са загубени или забравени. Счетоводният софтуер, който автоматично категоризира банковите транзакции, може да улови дедукции, които иначе бихте пропуснали.

6. Погрешно класифициране на работници

Разликата между служител и независим изпълнител има значителни данъчни последици. Служителите изискват удържане на данъци върху заплатите (социално осигуряване, Medicare, федерален и щатски данък върху доходите), вноски за данък върху безработицата и различни задължения за отчитане. Независимите изпълнители сами се грижат за своите данъци.

Ако IRS (Данъчната служба на САЩ) установи, че някой, когото сте класифицирали като изпълнител, е трябвало да бъде служител, вие носите отговорност за всички неплатени данъци върху заетостта, плюс глоби и лихви. IRS използва тест с три фактора, изследващ:

• Поведенчески контрол: Контролирате ли начина, по който се извършва работата?
• Финансов контрол: Контролирате ли бизнес аспектите на работата на работника?
• Тип взаимоотношения: Има ли писмени договори или обезщетения от типа на тези за служители?

Как да го избегнете: Приложете честно трифакторния тест на IRS. Ако работникът използва вашето оборудване, спазва вашия график и работи изключително за вас, той вероятно е служител, независимо от това какво гласи вашият договор. При съмнение се консултирайте с адвокат по трудово право, преди да направите класификацията.

7. Неправилно боравене с данъците върху заплатите

Грешките при данъците върху заплатите са сред най-тежко санкционираните от IRS. Като работодател вие носите отговорност за удържането на федерален данък върху доходите, данък за социално осигуряване (6,2%) и данък Medicare (1,45%) от заплатите на служителите, след което сами трябва да добавите съответните вноски за социално осигуряване и Medicare.

Тези средства трябва да бъдат депозирани по график – седмично или месечно, в зависимост от общите ви данъчни задължения. Закъснелите или неправилни депозити задействат ескалиращи глоби:

• Закъснение от 1-5 дни: 2% глоба
• Закъснение от 6-15 дни: 5% глоба
• Повече от 15 дни закъснение: 10% глоба
• Повече от 10 дни след първото известие от IRS: 15% глоба

IRS счита данъците върху заплатите за средства, държани на доверително управление (trust) за служителите, което означава, че длъжностните лица и отговорните лица могат да носят лична отговорност за неплатени данъци върху заплатите, дори ако бизнесът е корпорация или LLC.

Как да го избегнете: Използвайте надеждна система за заплати или услуга, която автоматично обработва изчисленията за удръжки и планирането на депозитите. Проверявайте дали депозитите се правят правилно през всеки период на плащане. Никога не използвайте средства от данъци върху заплатите за други бизнес разходи.

8. Избор на грешна бизнес структура

Типът на вашия стопански субект пряко влияе върху това колко данък плащате. Много собственици на бизнес избират структура, когато стартират за първи път, и никога не преразглеждат решението, дори когато доходите им растат.

Например, едноличен търговец, печелещ 150 000 долара, плаща 15,3% данък върху самонаетостта върху всички нетни приходи (социално осигуряване от 12,4% плюс Medicare от 2,9%). Същият собственик, работещ като S-корпорация, би могъл да си изплаща разумна заплата от 90 000 долара, да плаща данък върху самонаетостта върху тази заплата и да вземе останалите 60 000 долара като дивидент (разпределение) – спестявайки приблизително 9 180 долара от данъци върху самонаетостта годишно.

От друга страна, C-корпорацията е изправена пред двойно данъчно облагане: корпоративен данък върху печалбата и след това индивидуален данък върху доходите върху дивидентите, разпределени на акционерите.

Как да го избегнете: Преглеждайте бизнес структурата си ежегодно, особено след значителни промени в приходите. Консултирайте се с данъчен специалист, който може да моделира данъчните последици от различните структури въз основа на вашите реални числа.

9. Неотчитане на всички доходи

IRS получава копия от всеки формуляр 1099 и W-2, издаден на вашия бизнес. Нейната система за съпоставяне сравнява тези документи с вашата декларация, а несъответствията задействат автоматични известия или одити.

Това се отнася за всички форми на доходи, включително плащания в брой. Бизнеси, които редовно боравят с пари в брой – ресторанти, магазини за търговия на дребно, доставчици на услуги – са подложени на засилен контрол. Прагът за отчитане на 1099-K също спада: платформите трябва да отчитат плащания от 2500 долара или повече за данъчната 2025 година и само 600 долара за 2026 г. и след това.

Глобата за недостатъчно отчитане на доходи поради небрежност е 20% от недоплатената сума. Ако IRS установи намерение за измама, глобата скача до 75%.

Как да го избегнете: Отчитайте всеки долар доход, независимо как е получен. Редовно сверявайте банковите си депозити с отчетените приходи. Ако получите 1099 с неправилна сума, свържете се с издателя, за да получите коригиран формуляр, вместо просто да посочвате различно число в декларацията си.

10. Лошо водене на документация

Всяка друга грешка в този списък става по-трудна за коригиране – или за защита при одит – без подходящи записи. IRS изисква да съхранявате записи, които подкрепят вашите приходи, удръжки и кредити в продължение на най-малко три години от датата, на която сте подали декларацията (или две години от датата, на която сте платили данъка, което от двете е по-късно). В някои ситуации, като например неотчетен доход, надвишаващ 25% от брутния доход, периодът на съхранение се удължава до шест години.

Добрите записи включват:

• Разписки за всички бизнес разходи
• Извлечения от банкови и кредитни карти
• Изпратени и получени фактури
• Дневници за пробег при използване на превозни средства
• Записи за покупки на активи и графици за амортизация

Без документация не можете да докажете основанията за удръжки по време на одит и IRS просто ще ги отхвърли.

Как да го избегнете: Внедрете система за счетоводство от първия ден. Записвайте транзакциите в момента на тяхното извършване, вместо да ги възстановявате месеци по-късно. Дигиталните инструменти, които се свързват с вашите банкови сметки и автоматично категоризират транзакциите, елиминират по-голямата част от ръчната работа.

Реалната цена на данъчните грешки

Данъчните грешки рядко съществуват сами по себе си. Собственик на бизнес, който смесва личните и служебните си финанси, е по-вероятно също така да пропусне данъчни облекчения, да декларира по-нисък доход и да изпита трудности при одит. Глобите се натрупват:

• 25% глоба за забавено подаване, плюс
• 20% глоба за неточност при неплатени суми, плюс
• Лихви, които се начисляват от първоначалната падежна дата

За бизнес, който дължи 50 000 долара данъци, тези комбинирани санкции биха могли да добавят 22 500 долара или повече към сметката.

Най-лесният начин да избегнете всички тези грешки е да поддържате организирани финансови записи през цялата година, а не само по време на данъчния сезон. Когато счетоводните ви записи са точни и актуални, подаването става лесно, данъчните облекчения са лесни за идентифициране, а одитът е управляем, а не катастрофален.

Поддържайте данъчните си записи организирани през цялата година

Точното счетоводство е основата, която предотвратява всяка данъчна грешка в този списък. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност върху вашите финансови данни — всяка трансакция е с контрол на версиите, подлежи на одит и е невъзможно да бъде променена незабелязано. Започнете безплатно и поемете контрола върху финансите на вашия бизнес, преди да дойде данъчният сезон.