10 nákladných daňových chýb, ktoré robia malé firmy (a ako sa vyhnúť každej z nich)

Jediná daňová chyba môže váš malý podnik stáť tisíce dolárov na pokutách, úrokoch a stratených odpočtoch. IRS v posledných rokoch preveril 0,74 % korporátnych daňových priznaní, ale majitelia firiem čelia prísnejšej kontrole než individuálni podávatelia – a keď sa zistia chyby, následky sa rýchlo hromadia. Samotná pokuta súvisiaca s nepresnosťou predstavuje 20 % z nedoplatku a kombinované pokuty za oneskorené podanie a nedoplatok môžu dosiahnuť až 47,5 % z dlžnej sumy.

Dobrou správou je, že väčšine týchto chýb sa dá úplne predísť. Tu je desať najčastejších daňových chýb, ktorých sa malé podniky dopúšťajú, a presný návod, čo s každou z nich urobiť.

1. Oneskorené podanie (alebo žiadne podanie)

Zmeškanie termínu na podanie daňového priznania je jednou z najdrahších chýb, aké môžete urobiť. IRS ukladá pokutu za nepodanie vo výške 5 % z nezaplatených daní za každý mesiac, a to až do maximálnej výšky 25 %. Okrem toho sa na akýkoľvek nezaplatený zostatok vzťahuje samostatná pokuta za nezaplatenie vo výške 0,5 % až 1 % mesačne.

Kľúčové termíny, ktoré treba poznať:

• 15. marec: S-korporácie a partnerstvá (formuláre 1120-S a 1065)
• 15. apríl: C-korporácie a živnostníci (formuláre 1120 a 1040 s Prílohou C)

Ak nemôžete podať priznanie včas, požiadajte o predĺženie lehoty – ale pochopte, čo to v skutočnosti znamená (pozri chybu číslo dva).

Ako sa tomu vyhnúť: Poznačte si termíny podávania na začiatku každého roka. Vytvorte si rezervu aspoň dva týždne pred skutočným dátumom splatnosti a zvážte spoluprácu s daňovým odborníkom, ktorý tieto termíny sleduje za vás.

2. Zámena predĺženia lehoty na podanie s predĺžením lehoty na platbu

Toto je jeden z najčastejšie nepochopených aspektov podávania daňových priznaní. Keď podáte formulár 7004 (firmy) alebo formulár 4868 (jednotlivci), získate šesť mesiacov navyše na predloženie priznania. Nezískavate však čas navyše na zaplatenie.

Vaša odhadovaná daňová povinnosť je stále splatná v pôvodnom termíne. Ak požiadate o predĺženie, ale nezaplatíte to, čo dlhujete, do 15. apríla (alebo 15. marca v prípade S-korporácií a partnerstiev), okamžite začnú nabehávať úroky a uplatnia sa pokuty za nezaplatenie.

Ako sa tomu vyhnúť: Vypočítajte si odhadovanú daňovú povinnosť pred podaním žiadosti o predĺženie a spolu so žiadosťou o predĺženie odošlite platbu. Aj keď váš odhad nebude dokonalý, zaplatenie sumy blízkej tomu, čo dlhujete, minimalizuje pokuty a úroky.

3. Platenie nižších štvrťročných predpokladaných daní

Na rozdiel od zamestnancov, ktorým sa dane zrážajú z každej výplaty, majitelia firiem si musia vypočítať a platiť vlastné odhadované dane štyrikrát ročne. IRS očakáva štvrťročné platby, ak predpokladáte, že pri podaní priznania budete dlhovať 1 000 $ alebo viac.

Termíny štvrťročných platieb pre rok 2026:

• 15. apríl
• 15. jún
• 15. september
• 15. január 2027

Ak zarobíte menej ako 150 000 $, vaše štvrťročné platby musia zodpovedať aspoň 90 % daňovej povinnosti za aktuálny rok alebo 100 % dane za minulý rok. Ak zarobíte viac ako 150 000 $, hranica „safe harbor“ (bezpečný prístav) sa zvyšuje na 110 % dane z predchádzajúceho roka.

Ak zaplatíte menej, IRS vám naúčtuje pokutu za odhadovanú daň z nedoplatku za každý štvrťrok.

Ako sa tomu vyhnúť: Na výpočet štvrťročných odhadov použite formulár IRS 1040-ES. V polovici roka skontrolujte svoje príjmy a upravte platby, ak vaše výnosy rastú rýchlejšie, než sa očakávalo. Účtovný softvér, ktorý sleduje príjmy v reálnom čase, to výrazne uľahčuje.

4. Miešanie osobných a firemných financií

Používanie jedného bankového účtu alebo kreditnej karty na osobné aj firemné výdavky je jednou z najčastejších chýb v účtovníctve majiteľov malých podnikov – a vytvára kaskádu problémov.

Keď sú výdavky zmiešané, je takmer nemožné presne identifikovať legitímne daňové odpočty v podnikaní. Vyvoláva to tiež podozrenie počas auditu, pretože IRS očakáva jasné oddelenie osobných a firemných financií. Ak neviete dokázať, že výdavok súvisel s podnikaním, odpočet bude zamietnutý.

Ako sa tomu vyhnúť: Otvorte si vyhradený firemný bankový účet a používajte samostatnú firemnú kreditnú kartu. Všetky firemné príjmy a výdavky realizujte výhradne prostredníctvom týchto účtov. Vytvoríte tak čistú dokladovú stopu a príprava daní bude výrazne jednoduchšia.

5. Vynechanie legitímnych daňových odpočtov

Zatiaľ čo niektorí majitelia firiem majú problémy pre uplatňovanie príliš veľkých nákladov, mnohí prichádzajú o peniaze tým, že si uplatňujú príliš málo. Medzi bežné odpočty, ktoré malé podniky prehliadajú, patria:

• Náklady na domácu kanceláriu (ak máte vyhradený pracovný priestor)
• Kilometrovné za vozidlo pri cestách súvisiacich s podnikaním
• Odborný rozvoj – kurzy, knihy a konferencie
• Predplatné softvéru používaného na prevádzku podniku
• Poistné na zdravotné poistenie (pre samoplatiteľov/SZČO)
• Príspevky na dôchodkové plány (SEP IRA, Solo 401(k))
• Odpisy firemného vybavenia a majetku
• Poistné na poistenie podnikania

Každý vynechaný odpočet zvyšuje váš zdaniteľný príjem o každé jedno euro (dolár).

Ako sa tomu vyhnúť: Vytvorte si systém na kategorizáciu a zaznamenávanie výdavkov hneď, ako vzniknú – nie na konci roka, keď sa účtenky stratia alebo zabudnú. Účtovný softvér, ktorý automaticky kategorizuje bankové transakcie, dokáže zachytiť odpočty, ktoré by ste inak prehliadli.

6. Nesprávna klasifikácia pracovníkov

Rozdiel medzi zamestnancom a nezávislým dodávateľom má významné daňové dôsledky. Zamestnanci si vyžadujú zrážanie dane zo mzdy (sociálne zabezpečenie, Medicare, federálna a štátna daň z príjmu), príspevky na daň v nezamestnanosti a rôzne ohlasovacie povinnosti. Nezávislí dodávatelia si riešia svoje dane sami.

Ak IRS určí, že niekto, koho ste klasifikovali ako dodávateľa, mal byť zamestnancom, stávate sa zodpovednými za všetky nezaplatené dane zo mzdy, plus penále a úroky. IRS používa trojfaktorový test, ktorý skúma:

• Behaviorálna kontrola: Kontrolujete, ako sa práca vykonáva?
• Finančná kontrola: Kontrolujete obchodné aspekty práce pracovníka?
• Typ vzťahu: Existujú písomné zmluvy alebo výhody zamestnaneckého typu?

Ako sa tomu vyhnúť: Čestne uplatňujte trojfaktorový test IRS. Ak pracovník používa vaše vybavenie, dodržiava váš rozvrh a pracuje výhradne pre vás, pravdepodobne je zamestnancom bez ohľadu na to, čo hovorí vaša zmluva. V prípade pochybností sa pred vykonaním klasifikácie poraďte s právnikom špecializujúcim sa na pracovné právo.

7. Nesprávne zaobchádzanie s daňami zo mzdy

Chyby v daniach zo mzdy patria medzi tie najprísnejšie sankcionované zo strany IRS. Ako zamestnávateľ ste zodpovedný za zrážanie federálnej dane z príjmu, dane na sociálne zabezpečenie (6,2 %) a dane Medicare (1,45 %) zo mzdy zamestnancov a následne za vlastné dorovnanie príspevkov na sociálne zabezpečenie a Medicare.

Tieto prostriedky musia byť vložené podľa harmonogramu – buď poltýždenne alebo mesačne, v závislosti od vašej celkovej daňovej povinnosti. Oneskorené alebo nesprávne vklady spúšťajú stupňujúce sa sankcie:

• 1 – 5 dní omeškania: 2 % pokuta
• 6 – 15 dní omeškania: 5 % pokuta
• Viac ako 15 dní omeškania: 10 % pokuta
• Viac ako 10 dní po prvom oznámení IRS: 15 % pokuta

IRS považuje dane zo mzdy za prostriedky držané v správe pre zamestnancov, čo znamená, že konatelia a zodpovedné osoby môžu niesť osobnú zodpovednosť za nezaplatené dane zo mzdy, aj keď je firma korporáciou alebo LLC.

Ako sa tomu vyhnúť: Používajte spoľahlivý mzdový systém alebo službu, ktorá automaticky spracováva výpočty zrážok a plánovanie vkladov. Každé výplatné obdobie overte, či sú vklady realizované správne. Nikdy nepoužívajte prostriedky určené na dane zo mzdy na iné obchodné výdavky.

8. Výber nesprávnej právnej formy podnikania

Typ vášho podnikateľského subjektu priamo ovplyvňuje výšku daní, ktoré platíte. Mnohí majitelia firiem si vyberú štruktúru pri prvom spustení a k rozhodnutiu sa už nikdy nevrátia, aj keď ich príjmy rastú.

Napríklad živnostník (sole proprietor) so zárobkom 150 000 USD platí 15,3 % daň zo samostatnej zárobkovej činnosti zo všetkých čistých ziskov (sociálne zabezpečenie 12,4 % plus Medicare 2,9 %). Ten istý majiteľ pôsobiaci ako S-Corporation by si mohol vyplatiť primeranú mzdu 90 000 USD, zaplatiť daň zo samostatnej zárobkovej činnosti z tejto mzdy a zvyšných 60 000 USD prijať ako podiel na zisku (distribúciu) – čím by ročne ušetril približne 9 180 USD na daniach zo samostatnej zárobkovej činnosti.

Na druhej strane C-Corporation čelí dvojitému zdaneniu: dani z príjmu právnických osôb zo zisku a následne dani z príjmu fyzických osôb z dividend vyplácaných akcionárom.

Ako sa tomu vyhnúť: Každoročne prehodnocujte svoju právnu formu podnikania, najmä po významných zmenách v príjmoch. Poraďte sa s daňovým odborníkom, ktorý dokáže namodelovať daňové dôsledky rôznych štruktúr na základe vašich skutočných čísel.

9. Nepriznanie všetkých príjmov

IRS dostáva kópie každého formulára 1099 a W-2 vystaveného pre vaše podnikanie. Jeho párovací systém krížovo porovnáva tieto dokumenty s vaším daňovým priznaním a nezrovnalosti spúšťajú automatické oznámenia alebo audity.

To platí pre všetky formy príjmu, vrátane platieb v hotovosti. Firmy, ktoré pravidelne narábajú s hotovosťou – reštaurácie, maloobchodné predajne, poskytovatelia služieb – čelia zvýšenému dohľadu. Prah pre vykazovanie 1099-K sa tiež znižuje: platformy musia hlásiť platby vo výške 2 500 USD alebo viac za daňový rok 2025 a len 600 USD od roku 2026 a neskôr.

Pokuta za nepriznanie príjmu z dôvodu nedbanlivosti je 20 % z nedoplatku. Ak IRS zistí podvodný úmysel, pokuta sa vyšplhá na 75 %.

Ako sa tomu vyhnúť: Priznajte každý dolár príjmu bez ohľadu na to, ako bol prijatý. Pravidelne odsúhlasujte svoje bankové vklady so svojimi vykázanými výnosmi. Ak dostanete formulár 1099 s nesprávnou sumou, kontaktujte vystaviteľa, aby vám poskytol opravený formulár, namiesto toho, aby ste vo svojom priznaní jednoducho uviedli iné číslo.

10. Slabé vedenie evidencie

Každá iná chyba v tomto zozname sa stáva ťažšie opraviteľnou – alebo obhájiteľnou pri audite – bez riadnych záznamov. IRS vyžaduje, aby ste uchovávali záznamy, ktoré preukazujú vaše príjmy, odpočty a kredity po dobu najmenej troch rokov od dátumu podania priznania (alebo dvoch rokov od dátumu zaplatenia dane, podľa toho, čo nastane neskôr). V niektorých situáciách, napríklad ak nepriznaný príjem presiahne 25 % hrubého príjmu, sa doba uchovávania predlžuje na šesť rokov.

Dobré záznamy zahŕňajú:

• Bločky a faktúry za všetky obchodné výdavky
• Výpisy z bankových a kreditných účtov
• Odoslané a prijaté faktúry
• Knihy jázd pri používaní vozidla
• Záznamy o nákupoch majetku a odpisové plány

Bez dokumentácie nemôžete počas auditu preukázať oprávnenosť odpočtov a IRS ich jednoducho neuzná.

Ako sa tomu vyhnúť: Zaveďte systém účtovníctva (bookkeeping) od prvého dňa. Zaznamenávajte transakcie v čase, keď k nim dochádza, namiesto ich rekonštrukcie o mesiace neskôr. Digitálne nástroje, ktoré sa pripájajú k vašim bankovým účtom a automaticky kategorizujú transakcie, eliminujú väčšinu manuálnej práce.

Skutočná cena daňových chýb

Daňové chyby sa zriedkakedy vyskytujú izolovane. Majiteľ firmy, ktorý mieša osobné a firemné financie, má tiež väčšiu pravdepodobnosť, že vynechá odpočítateľné položky, neprizná časť príjmov a bude mať problémy počas daňovej kontroly. Sankcie sa kumulujú:

• 25 % penále za oneskorené podanie, plus
• 20 % pokuta za nepresnosť pri nedoplatkoch, plus
• úroky, ktoré nabiehajú od pôvodného dátumu splatnosti

Pre firmu, ktorá dlhuje na daniach 50 000 USD, by tieto kombinované sankcie mohli k dlžnej sume pridať 22 500 USD alebo viac.

Najjednoduchším spôsobom, ako sa vyhnúť všetkým týmto chybám, je viesť si usporiadanú finančnú evidenciu počas celého roka, nielen počas daňového obdobia. Keď je vaše účtovníctvo presné a aktuálne, podávanie priznaní sa stáva jednoduchým, odpočítateľné položky sa ľahko identifikujú a daňová kontrola je zvládnuteľná namiesto toho, aby bola katastrofálna.

Udržujte svoje daňové záznamy usporiadané po celý rok

Presné vedenie účtovníctva je základom, ktorý predchádza každej daňovej chybe v tomto zozname. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť nad vašimi finančnými údajmi — každá transakcia je riadená verziovaním, auditovateľná a nie je možné ju ticho zmeniť. Začnite zadarmo a prevezmite kontrolu nad svojimi firemnými financiami skôr, než príde daňové obdobie.