۱۰ اشتباه مالیاتی هزینهبر که کسبوکارهای کوچک مرتکب میشوند (و نحوه اجتناب از تکتک آنها)
یک خطای مالیاتی به تنهایی میتواند هزاران دلار جریمه، بهره و کسورات مالیاتی از دست رفته برای کسبوکار کوچک شما هزینه داشته باشد. سازمان IRS در سالهای اخیر ۰.۷۴٪ از اظهارنامههای شرکتی را بررسی کرده است، اما صاحبان کسبوکار با دقت بیشتری نسبت به مودیان انفرادی روبرو هستند — و زمانی که اشتباهی پیدا شود، عواقب آن به سرعت روی هم انباشته میشوند. جریمه مربوط به دقت به تنهایی ۲۰٪ از مبلغ پرداخت نشده است و ترکیب جریمههای عدم تسلیم و پرداخت کمتر از حد، میتواند به ۴۷.۵٪ از بدهی شما برسد.
خبر خوب: اکثر این اشتباهات کاملاً قابل پیشگیری هستند. در اینجا ده مورد از رایجترین اشتباهات مالیاتی که کسبوکارهای کوچک مرتکب میشوند و دقیقاً نحوه مقابله با هر یک آورده شده است.
۱. تسلیم دیرهنگام (یا اصلاً تسلیم نکردن آن)
از دست دادن مهلت مالیاتی یکی از گرانترین اشتباهاتی است که میتوانید مرتکب شوید. IRS جریمهای معادل ۵٪ از مالیات پرداخت نشده در ماه، تا حداکثر ۲۵٪، برای عدم تسلیم اظهارنامه وضع میکند. علاوه بر آن، جریمه جداگانهای برای عدم پرداخت به میزان ۰.۵٪ تا ۱٪ در ماه بر هر مانده پرداخت نشده اعمال میشود.
مهلتهای کلیدی که باید بدانید:
- ۱۵ مارس: شرکتهای S-Corporation و شراکتها (فرمهای 1120-S و 1065)
- ۱۵ آوریل: شرکتهای C-Corporation و مالکان انفرادی (فرمهای 1120 و 1040 همراه با Schedule C)
اگر نمیتوانید به موقع اظهارنامه بدهید، درخواست تمدید (Extension) کنید — اما متوجه باشی د که این دقیقاً به چه معناست (اشتباه شماره دو را ببینید).
نحوه اجتناب از آن: مهلتهای تسلیم خود را در ابتدای هر سال علامتگذاری کنید. حداقل دو هفته قبل از تاریخ سررسید واقعی، یک زمان حائل در نظر بگیرید و همکاری با یک متخصص مالیاتی که این تاریخها را برای شما پیگیری میکند را مد نظر قرار دهید.
۲. اشتباه گرفتن تمدید تسلیم با تمدید پرداخت
این یکی از جنبههای اظهارنامه مالیاتی است که بیشترین سوءبرداشت درباره آن وجود دارد. وقتی فرم 7004 (کسبوکارها) یا فرم 4868 (افراد) را پر میکنید، شش ماه زمان اضافی برای تسلیم اظهارنامه خود دریافت میکنید. شما زمان اضافی برای پرداخت دریافت نمیکنید.
بدهی مالیاتی تخمینی شما همچنان در مهلت اصلی سررسید میشود. اگر درخواست تمدید بدهید اما آنچه را که بدهکارید تا ۱۵ آوریل (یا ۱۵ مارس برای شرکتهای S-Corp و شراکتها) پرداخت نکنید، محاسبه بهره بلافاصله شروع شده و جریمههای عدم پرداخت اعمال میشوند.
نحوه اجتناب از آن: بدهی مالیاتی تخمینی خود را قبل از درخواست تمدید محاسبه کنید و پرداختی را همراه با درخواست تمدید خود ارسال کنید. حتی اگر تخمین شما دقیق نباشد، پرداخت مبلغی نزدیک به آنچه بدهکار هستید، جریمهها و بهره را به حداقل میرساند.
۳. پرداخت کمتر از حد مالیاتهای تخمینی سهماهه
برخلاف کارمندانی که مالیات از هر فیش حقوقی آنها کسر میشود، صاحبان کسبوکار باید مالیاتهای تخمینی خود را چهار بار در سال محاسبه و پرداخت کنند. اگر پیشبینی میکنید که هنگام تسلیم اظهارنامه ۱,۰۰۰ دلار یا بیشتر بدهکار شوید، IRS انتظار پرداختهای سهماهه را دارد.
تاریخهای سررسید سهماهه ۲۰۲۶:
- ۱۵ آوریل
- ۱۵ ژوئن
- ۱۵ سپتامبر
- ۱۵ ژانویه ۲۰۲۷
اگر کمتر از ۱۵۰,۰۰۰ دلار درآمد دارید، پرداختهای سهماهه شما باید حداقل برابر با ۹۰٪ صورتحساب مالیاتی سال جاری یا ۱۰۰٪ صورتحساب سال گذشته باشد. اگر درآمد شما بیش از ۱۵۰,۰۰۰ دلار است، حاشیه امنیت به ۱۱۰٪ مالیات سال قبل افزایش مییابد.
اگر این مبلغ را پرداخت نکنید، IRS جریمه مالیات تخمینی را برای پرداخت کمتر از حد در هر فصل محاسبه میکند.
نحوه اجتناب از آن: از فرم 1040-ES سازمان IRS برای محاسبه تخمینهای سهماهه خود استفاده کنید. درآمد خود را در اواسط سال مرور کنید و اگر درآمد شما سریعتر از حد انتظار در حال رشد است، پرداختها را تنظیم کنید. نرمافزارهای حسابداری که درآمد را به صورت لحظهای پیگیری میکنند، این کار را بسیار آسانتر میکنند.
۴. مخلوط کردن امور مالی شخصی و تجاری
استفاده از یک حساب بانکی یا کارت اعتباری واحد برای هر دو هزینه شخصی و تجاری، یکی از رایجترین شکستهای دفترداری در میان صاحبان کسبوکارهای کوچک است — و این کار مشکلات زنجیرهای ایجاد میکند.
وقتی هزینهها با هم ترکیب میشوند، شناسایی دقیق کسورات مالیاتی قانونی کسبوکار تقریباً غیرممکن میشود. این کار همچنین در طول حسابرسی باعث ایجاد سوءظن میشود، زیرا IRS انتظار جدایی کامل بین امور مالی شخصی و تجاری را دارد. اگر نتوانید ثابت کنید که هزینهای مرتبط با کسبوکار بوده است، کسر مالیاتی رد میشود.
نحوه اجتناب از آن: یک حساب بانکی اختصاصی برای کسبوکار باز کنید و از یک کارت اعتباری تجاری جداگانه استفاده کنید. تمام درآمدها و هزینههای کسبوکار را منحصراً از طریق این حسابها انجام دهید. این کار یک ردپای کاغذی تمیز ایجاد میکند و آمادهسازی مالیات را به میزان قابل توجهی سادهتر میکند.
۵. از دست دادن کسورات قانونی
در حالی که برخی از صاحبان کسبوکار به دلیل ادعای بیش از حد دچار مشکل میشوند، بسیاری نیز با ادعای کمتر از حد، پول خود را از دست میدهند. کسورات رایجی که کسبوکارهای کوچک نادیده میگیرند عبارتند از:
- هزینههای دفتر کار خانگی (اگر فضای کاری اختصاصی دارید)
- مسافت پیموده شده خودرو برای سفرهای کاری
- توسعه حرفهای (دورهها، کتابها و کنفرانسها)
- اشتراک نرمافزارها مورد استفاده در عملیات کسبوکار
- حق بیمه سلامت (برای افراد خوداشتغال)
- حق بیمه طرح بازنشستگی (مانند SEP IRA یا Solo 401(k))
- استهلاک تجهیزات و اموال کسبوکار
- بیمه کسبوکار
هر کسر مالیاتی که از دست برود، درآمد مشمول مالیات شما را به همان میزان افزایش میدهد.
نحوه اجتناب از آن: سیستمی برای دستهبندی و ثبت هزینهها در زمان وقوع آنها ایجاد کنید — نه در پایان سال که رسیدها گم یا فراموش شدهاند. نرمافزارهای حسابداری که تراکنشهای بانکی را به طور خودکار دستهبندی میکنند، میتوانند کسوراتی را که در غیر این صورت از دست میدادید، ثبت کنند.
۶. طبقهبندی نادرست کارکنان
تفاوت بین یک کارمند و یک پیمانکار مستقل پیامدهای مالیاتی قابل توجهی دارد. کارمندان نیاز به کسر مالیات حقوق (تأمین اجتماعی، مدیکیر، مالیات بر درآمد فدرال و ایالتی)، پرداخت سهم بیمه بیکاری و تکالیف مختلف گزارشدهی دارند. پیمانکاران مستقل مسئول رسیدگی به مالیاتهای خود هستند.
اگر IRS تشخیص دهد که فردی که شما به عنوان پیمانکار طبقهبندی کردهاید باید کارمند میبود، شما مسئول تمامی مالیاتهای پرداخت نشده حقوق، به علاوه جریمهها و سود متعلق به آنها خواهید بود. اداره مالیات (IRS) از یک آزمون سهعاملی برای بررسی موارد زیر استفاده میکند:
- کنترل رفتاری: آیا شما بر نحوه انجام کار کنترل دارید؟
- کنترل مالی: آیا جنبههای تجاری شغل کارگر را کنترل میکنید؟
- نوع رابطه: آیا قراردادهای کتبی یا مزایای از نوع کارمندی وجود دارد؟
چگونه از آن اجتناب کنیم: آزمون سهعاملی IRS را صادقانه اعمال کنید. اگر کارگری از تجهیزات شما استفاده میکند، از برنامه زمانی شما پیروی میکند و منحصراً برای شما کار میکند، بدون توجه به آنچه در قرارداد شما آمده است، احتمالاً یک کارمند محسوب میشود. در صورت شک، قبل از طبقهبندی با یک وکیل متخصص امور استخدامی مشورت کنید.
۷. ناتوانی در رسیدگی صحیح به مالیاتهای حقوق و دستمزد
خطاهای مالیات حقوق از جمله مواردی هستند که سنگینترین جریمهها را از سوی IRS به همراه دارند. شما به عنوان کارفرما مسئول کسر مالیات بر درآمد فدرال، مالیات تأمین اجتماعی (۶.۲٪) و مالیات مدیکیر (۱.۴۵٪) از دستمزد کارکنان و سپس پرداخت سهم معادل خود برای تأمین اجتماعی و مدیکیر هستید.
این وجوه باید طبق برنامه زمانبندی — بسته به کل بدهی مالیاتی شما، به صورت دو هفته یکبار یا ماهانه — واریز شوند. واریزهای دیرهنگام یا نادرست منجر به جریمههای پلکانی میشود:
- ۱ تا ۵ روز تأخیر: ۲٪ جریمه
- ۶ تا ۱۵ روز تأخیر: ۵٪ جریمه
- بیش از ۱۵ روز تأخیر: ۱۰٪ جریمه
- بیش از ۱۰ روز پس از اولین اخطار IRS: ۱۵٪ جریمه
IRS مالیاتهای حقوق را به عنوان وجوهی در نظر میگیرد که نزد شما برای کارکنان به امانت گذاشته شده است؛ این بدان معناست که مدیران و افراد مسئول میتوانند شخصاً در قبال مالیاتهای پرداخت نشده حقوق مسئول شناخته شوند، حتی اگر کسبوکار به صورت شرکت (Corporation) یا LLC باشد.
چگونه از آن اجتناب کنیم: از یک سیستم یا خدمات حقوق و دستمزد معتبر استفاده کنید که محاسبات کسر مالیات و زمانبندی واریز را به صورت خودکار انجام میدهد. در هر دوره پرداخت، واریز صحیح مبالغ را تأیید کنید. هرگز از وجوه مالیات حقوق برای سایر هزینههای کسبوکار استفاده نکنید.
۸. انتخاب ساختار تجاری اشتباه
نوع نهاد تجاری شما مستقیماً بر میزان مالیاتی که میپردازید تأثیر میگذارد. بسیاری از صاحبان کسبوکار ساختاری را در زمان راهاندازی انتخاب میکنند و هرگز در آن تصمیم تجدیدنظر نمیکنند، حتی زمانی که درآمدشان رشد میکند.
به عنوان مثال، یک مالک انفرادی (Sole Proprietor) با درآمد ۱۵۰,۰۰۰ دلار، ۱۵.۳٪ مالیات خویشفرما بر تمام درآمد خالص خود میپردازد (۱۲.۴٪ برای تأمین اجتماعی به علاوه ۲.۹٪ برای مدیکیر). همان مالک در قالب یک S-Corporation میتواند به خود حقوق معقول ۹۰,۰۰۰ دلاری بپردازد، مالیات خویشفرما را روی آن حقوق بدهد و ۶۰,۰۰۰ دلار باقیمانده را به عنوان سود توزیعی (Distribution) برداشت کند — که سالانه حدود ۹,۱۸۰ دلار در مالیاتهای خویشفرما صرفهجویی میکند.
از سوی دیگر، یک C-Corporation با مالیات مضاعف روبروست: مالیات بر درآمد شرکت بر روی سود، و سپس مالیات بر درآمد فردی بر روی سود سهامی که بین سهامداران توزیع میشود.
چگونه از آن اجتناب کنیم: ساختار تجاری خود را سالانه بررسی کنید، بهویژه پس از تغییرات قابل توجه در درآمد. با یک متخصص مالیات مشورت کنید که بتواند پیامدهای مالیاتی ساختارهای مختلف را بر اساس اعداد واقعی شما مدلسازی کند.
۹. عدم گزارش تمامی درآمدها
IRS کپیهای هر فرم ۱۰۹۹ و W-2 صادر شده برای کسبوکار شما را دریافت میکند. سیستم تطبیق آن، این اسناد را با اظهارنامه شما مقایسه میکند و مغایرتها باعث صدور اخطارهای خودکار یا حسابرسی میشوند.
این موضوع برای تمامی اشکال درآمد، از جمله پرداختهای نقدی صدق میکند. کسبوکارهایی که به طور منظم با پول نقد سر و کار دارند — مانند رستورانها، فروشگاههای خردهفروشی و ارائهدهندگان خدمات — با نظارت دقیقتری روبرو هستند. آستانه گزارشدهی فرم 1099-K نیز در حال کاهش است: پلتفرمها باید پرداختهای ۲,۵۰۰ دلار یا بیشتر را برای سال مالیاتی ۲۰۲۵ و تنها ۶۰۰ دلار را برای سال ۲۰۲۶ و بعد از آن گزارش کنند.
جریمه گزارش نکردن درآمد به دلیل سهلانگاری، ۲۰٪ از مبلغ پرداخت نشده است. اگر IRS قصد تقلب را تشخیص دهد، جریمه به ۷۵٪ افزایش مییابد.
چگونه از آن اجتناب کنیم: هر دلار از درآمد خود را، صرف نظر از نحوه دریافت آن، گزارش کنید. واریزیهای بانکی خود را به طور منظم با درآمد گزارش شده خود تطبیق دهید. اگر فرم ۱۰۹۹ با مبلغ نادرست دریافت کردید، به جای اینکه صرفاً عدد متفاوتی را در اظهارنامه خود گزارش کنید، با صادرکننده تماس بگیرید تا فرم اصلاح شده دریافت کنید.
۱۰. نگهداری ضعیف سوابق و مدارک
هر اشتباه دیگری در این لیست بدون سوابق مناسب، سختتر اصلاح میشود — یا در حسابرسی سختتر میتوان از آن دفاع کرد. IRS از شما میخواهد سوابقی را که از درآمد، کسورات و اعتبارات مالیاتی شما پشتیبانی میکنند، حداقل به مدت سه سال از تاریخ ارسال اظهارنامه (یا دو سال از تاریخ پرداخت ما لیات، هر کدام که دیرتر باشد) نگه دارید. برای برخی شرایط، مانند درآمد گزارش نشدهای که بیش از ۲۵٪ از درآمد ناخالص باشد، دوره نگهداری به شش سال افزایش مییابد.
سوابق خوب شامل موارد زیر است:
- رسید تمام هزینههای کسبوکار
- صورتحسابهای بانکی و کارت اعتباری
- فاکتورهای ارسالی و دریافتی
- دفترچه ثبت مسافت پیموده شده برای استفاده از خودرو
- سوابق خرید دارایی و جداول استهلاک
بدون مستندات، شما نمیتوانید کسورات را در طول حسابرسی اثبات کنید و IRS به سادگی آنها را رد خواهد کرد.
چگونه از آن اجتناب کنیم: از روز اول یک سیستم دفترداری پیادهسازی کنید. تراکنشها را در زمان وقوع ثبت کنید، به جای اینکه ماهها بعد بخواهید آنها را بازسازی کنید. ابزارهای دیجیتالی که به حسابهای بانکی شما متصل میشوند و به طور خودکار تراکنشها را دستهبندی میکنند، بیشتر کارهای دستی را حذف میکنند.
هزینه واقعی اشتباهات مالیاتی
خطاهای مالیاتی بهندرت به تنهایی رخ میدهند. صاحب کسبوکاری که امور مالی شخصی و تجاری خود را با هم ادغام میکند، به احتمال زیاد کسورات مالیاتی را از دست میدهد، درآمد خود را کمتر از مقدار واقعی گزارش میکند و در زمان حسابرسی با مشکل مواجه میشود. جرایم انباشته میشوند:
- جریمه ۲۵ درصدی تسلیم دیرهنگام اظهارنامه، به علاوه
- جریمه ۲۰ درصدی مربوط به دقت در کمپرداختیها، به علاوه
- بهرهای که از تاریخ سررسید اصلی تعلق میگیرد
برای کسبوکاری که ۵۰,۰۰۰ دلار بدهی مالیاتی دارد، این جرایم ترکیبی میتواند ۲۲,۵۰۰ دلار یا بیشتر به مبلغ بدهی اضافه کند.
سادهترین راه برای جلوگیری از تمام این اشتباهات، نگهداری سوابق مالی سازمانیافته در طول سال است، نه فقط در فصل مالیات. وقتی دفاتر مالی شما دقیق و بهروز باشند، تسلیم اظهارنامه ساده میشود، شناسایی کسورات آسان خواهد بود و حسابرسی به جای یک اتفاق فاجعهبار، قابل مدیریت خواهد بود.
سوابق مالیاتی خود را در تمام طول سال سازماندهی کنید
حسابداری دقیق، پایهای است که از بروز هرگونه اشتباه مالیاتی در این لیست جلوگیری میکند. Beancount.io حسابداری متنمحور را ارائه میدهد که شفافیت کامل در دادههای مالی شما ایجاد میکند — هر تراکنش تحت کنترل نسخه، قابل حسابرسی و غیرقابل تغییر مخفیانه است. بهصورت رایگان شروع کنید و پیش از فرارسیدن فصل مالیات، کنترل امور مالی کسبوکار خود را در دست بگیرید.
