Вы только что наняли своего первого сотрудника, который работает в Огайо. Ваш провайдер расчета зарплаты настроил федеральное удержание и удержание штата Огайо, пометил настройку как «завершено», и вы двинулись дальше. Никто не упомянул RITA. Никто не упомянул правило 20 дней. Восемнадцать месяцев спустя приходит уведомление от налогового сборщика, о котором вы никогда не слышали, с выставлением счета за налог, который вы никогда не удерживали, плюс штраф и проценты — и ответственность лежит на работодателе, а не на работнике.
Это ловушка местного удержания, и она постоянно зацепляет малых работодателей. Тысячи городов, округов и школьных округов по всей территории США взимают свои собственные подоходные или налоговые на зарплату налоги, и в большинстве из них работодатель — вы — юридически обязан удерживать, перечислять и сверять. Ваше программное обеспечение для расчета зарплаты с радостью рассчитает все, что вы настроите. Но регистрация у каждого местного сборщика, изучение правил каждой юрисдикции и отслеживание изменений при переездах сотрудников или гибридных графиках — это работа, которую ни одно программное обеспечение не делает за вас автоматически. Это руководство рассматривает четыре системы, которые создают больше всего проблем для малого бизнеса — Огайо, Пенсильвания, Нью-Йорк и Йонкерс, — а также краткий обзор остальной части карты, как местный налог отражается в форме W-2, и пять ошибок, которые приводят к уведомлениям.
Неудобная правда: местное удержание — ваша работа, а не вашего программного обеспечения
Не существует национальной системы для местных налогов на зарплату. Каждый штат, который их разрешает, построил свою собственную структуру: иногда штат администрирует местные налоги через обычную декларацию об удержании, иногда это делают региональные сборщики, а иногда каждый город ведет свою собственную бухгалтерию со своими формами, сроками и правилами штрафов. Провайдер расчета зарплаты может перечислять средства сборщику только после того, как вы зарегистрировались как работодатель у этого сборщика и сопоставили каждого сотрудника с правильным кодом местности. Пропустите этот этап настройки — и деньги никогда не двинутся, в то время как ответственность тихо накапливается на имя вашей компании.
Риск легко недооценить, потому что ставки выглядят небольшими: 1% здесь, полпроцента там. Но местные сборщики взимают штрафы и проценты так же, как и IRS, и «мое программное обеспечение этого не сделало» — не защита. Решение неприглядно, но дешево: знайте, какие местные налоги применяются к каждому месту работы и каждому месту жительства сотрудника, зарегистрируйтесь у каждого участвующего сборщика и сверяйте удержанные суммы с тем, что получил каждый сборщик. Начните с большой четверки ниже.
Огайо: более 600 городов, два крупных сборщика и 20-дневный срок
В Огайо самая сложная система муниципального подоходного налога в стране. Более 600 муниципалитетов взимают налог на заработанный доход, обычно от 1% до 3% от соответствующих зарплат, и многие школьные округа взимают свои собственные подоходные налоги сверху (они администрируются штатом через обычную декларацию Огайо, что, по крайней мере, держит их в одном месте).
Сбор разделен на три части. Два региональных агентства — Региональное агентство по подоходным налогам (RITA) и Центральное агентство по сбору (CCA) — собирают налоги для сотен муниципалитетов-членов. Крупнейшие города, такие как Колумбус и Цинциннати, администрируют свои собственные налоги напрямую. Таким образом, один сотрудник может легко создать обязательства по подаче деклараций перед двумя или тремя разными сборщиками: город, где он работает, город, где он живет, и, возможно, школьный округ.
Правило 20 дней для мобильных и гибридных работников
Главное осложнение Огайо — правило 20 дней. Когда сотрудник, основное место работы которого находится в одном муниципалитете Огайо, выполняет услуги в другом муниципалитете Огайо, вы продолжаете удерживать налог для основного места работы в течение первых 20 дней в новом месте — затем вы должны переключить удержание на муниципалитет, где фактически выполняется работа. При гибридных графиках и днях работы из дома это означает отслеживание того, где работает каждый сотрудник, день за днем, с учетом текущего 20-дневного счета для каждого муниципалитета.
Существует одно правило пощады: Огайо освобождает очень малых работодателей — тех, чей валовой доход за предыдущий год составляет менее 500 000 долларов, — от удержания для муниципалитетов за пределами их основной базы. Если вы подходите, воспользуйтесь исключением; если вы переросли его, вам нужна привычка отслеживания местоположения, потому что 20-дневный счет сбрасывается и накапливается для каждого сотрудника и каждого муниципалитета.
Регистрация, периодичность и годовая сверка
Зарегистрируйтесь как работодатель в RITA, CCA или в каждом городе с самостоятельным сбором, где у вас есть обязательство по удержанию — регистрация осуществляется у каждого сборщика, а не для каждого сотрудника. Периодичность подачи следует за вашим объемом: если вы удержали 2 400 долларов или более в предыдущем календарном году или более 200 долларов в любой месяц предыдущего календарного квартала, вы подаете и платите ежемесячно, до 15-го числа следующего месяца. Ниже этого уровня вы подаете ежеквартально. Затем наступает годовая сверка — форма 17 RITA является каноническим примером — срок до последнего дня февраля, сопоставляя каждую форму W-2 со всеми перечисленными суммами. Относитесь к этому февральскому сроку с той же серьезностью, что и к вашему федеральному W-3: это документ, который сборщики используют, чтобы найти то, что вы пропустили.
Пенсильвания: удерживайте более высокую ставку, перечисляйте одному сборщику
Пенсильвания провела реформу местного сбора налогов Законом 32 от 2008 года, и получившаяся система проще, чем в Огайо, но полна своих ловушек. Почти каждый муниципалитет взимает налог на заработанный доход (EIT), как правило, около 1%, и основное правило работодателя умещается в одном предложении: удерживайте более высокую из налоговых ставок — где живет сотрудник и где сотрудник работает.
Затем вы перечисляете все одному налоговому сборщику, назначенному для округа, где выполняется работа, — наиболее известны Keystone Collections Group и Berkheimer, а также Jordan Tax Service в районе Питтсбурга. Этот сборщик распределяет деньги в муниципалитет проживания сотрудника. Вы не отправляете отдельные платежи в каждый город; один сборщик на округ работы получает все.
Коды PSD и важная форма для новых сотрудников
Ключевой элемент всей системы — код политического подразделения (PSD) — шестизначный номер, идентифицирующий муниципалитет проживания сотрудника. Он сообщает сборщику, куда отправлять деньги. Получите форму сертификата о месте жительства от каждого нового сотрудника (и снова каждый раз, когда кто-то переезжает) и храните код PSD в записи о зарплате. Неправильный код PSD означает, что правильные деньги попадают на счет не того города, и муниципалитет проживания сотрудника придет за своей долей — с работодателем, несущим ответственность за удержание.
Перечисляйте ежеквартально и подавайте годовую сверку работодателя, как правило, до конца февраля. Две вещи находятся вне этой системы и удивляют новичков: Филадельфия управляет своим собственным городским налогом на зарплату полностью вне Закона 32, с отдельными ставками для резидентов и нерезидентов, которые корректируются каждое 1 июля — если у вас есть люди, работающие в городе, это вторая регистрация и второй набор деклараций. И многие муниципалитеты добавляют налог на местные услуги (Local Services Tax) в размере до 52 долларов в год на каждого работника, с освобождением для работников с низким доходом, зарабатывающих менее 12 000 долларов, — небольшие суммы, но отдельная позиция для удержания и перечисления. Еще одно замечание для удаленных команд: работодатель из другого штата с отсутствием присутствия в Пенсильвании не обязан удерживать местный налог Пенсильвании, но вам следует письменно уведомить сотрудника, чтобы они могли сами производить ежеквартальные авансовые платежи, а не обнаруживать пробел при подаче декларации.
Нью-Йорк: только для резидентов Нью-Йорка, Йонкерс — в обе стороны
Нью-Йорк — дружественный случай: штат администрирует местные налоги Нью-Йорка и Йонкерса через обычную систему удержания, поэтому нет необходимости регистрироваться у отдельного сборщика. Сложность заключается в том, кто что должен, и самая распространенная ошибка при работе в нескольких штатах в стране находится именно здесь.
Подоходный налог Нью-Йорка — примерно от 3,1% до 3,9% в зависимости от налоговой категории — применяется только к резидентам города. Коммутеры из Нью-Джерси, Коннектикута или северной части штата Нью-Йорк не платят налог Нью-Йорка, независимо от того, сколько дней они работают на Манхэттене. Тем не менее, работодатели регулярно удерживают налог Нью-Йорка для каждого сотрудника с местом работы на Манхэттене, предоставляя нерезидентам беспроцентный заем городу, который они затем должны вернуть в своей налоговой декларации штата. Если кто-то из ваших людей работает в городе, но живет за его пределами, убедитесь, что ваша настройка зарплаты различает место жительства и место работы для городских целей.
Йонкерс работает в другую сторону: он облагает налогом обе стороны. Резиденты платят надбавку, равную 16,75% от их налоговых обязательств штата, а нерезиденты платят налог на заработанный доход в размере 0,5% на зарплату за работу, выполненную в городе. Бумажная волокита идет через две формы штата: сотрудники, живущие в штате или городе, подают сертификат об удержании IT-2104, в то время как нерезиденты, работающие в Йонкерсе (или где-либо в штате), подают форму IT-2104.1 — сертификат о нерезидентстве и распределении, указывающий, какой процент их услуг выполняется в налогооблагаемой юрисдикции. Сотрудники обязаны уведомить вас в течение 10 дней, если этот процент или их статус резидента изменится, и гибридные графики делают это правило 10 дней более актуальным, чем раньше.
Остальная часть карты: краткий обзор
Еще в дюжине штатов есть местные налоги на зарплату, о которых стоит знать, прежде чем нанимать сотрудников через границы штатов. 24 облагаемых налогом города Мичигана взимают с резидентов от 1% до 2,4% и с нерезидентов половину этой ставки, при этом каждый город администрирует свой собственный налог, за исключением Детройта, который обрабатывает штат. Окружные налоги Индианы составляют от примерно 1,6% до 3%, устанавливаются по округу проживания сотрудника (или основному месту работы для нерезидентов) на 1 января и собираются через удержание штата на основе окружного сертификата формы WH-4 сотрудника. Уилмингтон, Делавэр, взимает 1,25% с заработанного дохода с удержанием работодателем. В Нью-Джерси Ньюарк и Джерси-Сити взимают налоги на зарплату в размере 1%, оплачиваемые работодателем — затраты полностью ложатся на вас, и никакой декларации от сотрудника не требуется. Муниципальные и окружные налоги на занятость в Алабаме варьируются от 0,5% до 3% как для резидентов, так и для нерезидентов, удерживаются и оплачиваются работодателем. Орегон добавляет налоги на транспортные округа и налоги на зарплату в определенных городах и округах поверх общештатного транспортного налога. А Канзас, к счастью, имеет только местный налог на нематериальные активы, который вообще не требует удержания.
Ни один из них не сложен по отдельности. Сложность в том, что каждый из них — это отдельная регистрация, отдельный набор форм и отдельный календарь — и они умножаются с каждым новым наймом в новом месте.
Поля 18–20 формы W-2: где местный налог отражается в конце года
Все вышеперечисленное сходится в трех небольших полях формы W-2: поле 18 (местная зарплата), поле 19 (удержанный местный налог) и поле 20 (название местности). В каждой копии W-2 есть место только для одной местности, поэтому сотрудник, который жил в одном городе Пенсильвании, работал в другом и провел часть года в Огайо, получит несколько страниц W-2 — это нормально, а не ошибка, и об этом стоит объяснить сотрудникам до января, чтобы ваш почтовый ящик пережил налоговый сезон.
Записи в поле 20 также могут выглядеть загадочно. В соответствии с Законом 32 Пенсильвании в поле может отображаться код сборщика, а не название города, в то время как удержание в Филадельфии все еще отображается как Филадельфия. В Огайо местность должна отражать, где налог фактически удерживался по правилу 20 дней, что может отличаться от места, где сотрудник теперь живет. Когда сотрудник спрашивает, почему в его W-2 указан город, в котором он едва помнит, что работал, ответ обычно заключается в одной из этих механик — и наличие записей о месте работы за каждый расчетный период, чтобы это доказать, — вот что отличает пятиминутный ответ от переписки с аудитом.
Пять ошибок, которые приводят к уведомлениям
Первая — никогда не регистрироваться у местного сборщика. Программное обеспечение для расчета зарплаты не может перечислять средства в RITA, Keystone, Berkheimer или CCA от вашего имени, пока у вас нет счета работодателя у каждого из них — «программное обеспечение обрабатывает налоги» охватывает федеральные и штатные, а не сборщиков, о которых оно никогда не слышало. Вторая — удержание налога Нью-Йорка для нерезидентов-коммутеров, которые не должны его платить; это самая распространенная ошибка местного удержания в расчетах зарплаты в нескольких штатах. Третья — забыть о налоге на доходы нерезидентов Йонкерса в размере 0,5% на зарплату, заработанную в городе: небольшая ставка, но реальная ответственность, и она применяется к людям, которые просто там работают. Четвертая — игнорирование правила 20 дней Огайо для гибридных работников путем удержания 100% в пользу офисного города весь год; родной город сотрудника заметит недостающие доходы и выставит счет. Пятая — отношение к местному соблюдению требований как к проблеме сотрудника и пропуск годовых сверок: ответственность за удержание, штрафы и проценты ложатся на работодателя, и февральская сверка — это то, как каждый сборщик проверяет вашу работу.
Держите местные обязательства видимыми в ваших книгах
Бухгалтерская дисциплина, которая предотвращает все это, проста: отслеживайте каждое местное обязательство как отдельную статью пассива. Создайте отдельный счет к оплате по налогам на зарплату для каждого сборщика — удержание RITA, EIT Keystone, налог на зарплату Филадельфии, налог на нерезидентов Йонкерса — вместо того, чтобы свалить все в один баланс «налоги на зарплату к оплате». Сверяйте каждый счет с выписками сборщика каждый месяц так же, как вы сверяете банковский счет; баланс, который расходится с записями сборщика, — это раннее предупреждение о неправильно настроенном коде местности или пропущенной регистрации. И храните исходные данные — коды PSD, подсчет дней работы в Огайо, проценты распределения IT-2104.1 — прикрепленными к записям о зарплате за каждый расчетный период. Когда через два года придет уведомление от сборщика с вопросом, почему квартал оказался неполным, эти записи — ваша единственная защита.
Держите все юрисдикции в порядке с первого дня выплаты зарплаты
Найм через границы городов и округов должен быть важной вехой роста, а не началом археологического проекта по соблюдению требований. Ведение четких отдельных записей для каждого местного налога, который вы удерживаете, — это то, что превращает пугающее уведомление в рутинный запрос. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в виде открытого текста, которая дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными: каждое местное обязательство видимо, находится под управлением версий и готово к анализу. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде открытого текста.
