Наконец-то это случилось — вы сделали свой первый найм. Письмо с предложением подписано, W-4 и I-9 лежат где-то в папке, а расчет зарплаты (в основном) настроен. Затем, через три недели после начала новых рабочих отношений, часы, о существовании которых вы даже не подозревали, уже истекли.
Каждый штат требует от работодателей сообщать о каждом вновь нанятом сотруднике в Государственный реестр новых сотрудников, как правило, в течение 20 дней с даты найма. Это касается вашего самого первого сотрудника, это касается повторных приемов на работу, а в некоторых штатах это распространяется даже на независимых подрядчиков. Если пропустить это, штат может оштрафовать вас за каждого работника. Вот что требует правило, как многоштатные работодатели его упрощают и как встроить его в контрольный список при найме, чтобы оно больше никогда не было упущено.
Что такое отчетность о новых сотрудниках (и зачем она существует)
Отчетность о новых сотрудниках берет начало в Законе о личной ответственности и возможностях трудоустройства 1996 года — федеральном законе о реформе социального обеспечения, который установил это требование в Разделе 453A Закона о социальном обеспечении. Каждый работодатель — частные предприятия любого размера, некоммерческие организации, работодатели домашнего персонала и государственные учреждения — должен сообщать основную информацию о каждом новом сотруднике в штат, где этот сотрудник работает.
Штаты передают эти отчеты в свои Государственные реестры новых сотрудников, которые, в свою очередь, передают данные в Национальный реестр новых сотрудников. Основная цель — обеспечение исполнения алиментных обязательств: записи о новых сотрудниках сопоставляются с делами о взыскании алиментов на уровне штатов и на федеральном уровне, чтобы алиментные обязательства можно было быстро установить или обновить, когда родитель начинает новую работу. Эти же данные помогают агентствам сокращать мошеннические требования по страхованию от безработицы и компенсациям работникам.
Именно поэтому обязанность никак не зависит от того, должен ли сотрудник алименты. Вы отчитываетесь обо всех, а сопоставление происходит на стороне правительства.
Правило 20 дней, точно
Основное федеральное правило по срокам простое: сообщите не позднее чем через 20 дней после даты найма сотрудника. Штаты детализируют реализацию, но структура едина по всей стране:
- "Дата найма" означает первый день оплачиваемой работы, а не день принятия предложения или завершения проверки биографии. Отсчет начинается, когда сотрудник начинает получать зарплату.
- Вы сообщаете шесть основных пунктов данных: имя сотрудника, адрес, номер социального страхования и дату найма, а также название вашего бизнеса, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя (FEIN). Большинство штатов запрашивают дополнительные данные помимо этого федерального минимума, поэтому перед подачей отчета проверьте форму вашего штата.
- Электронные податели отчитываются два раза в месяц. Если вы передаете отчеты в магнитной или электронной форме, федеральный закон позволяет объединять их в партии — но партии должны отправляться с интервалом от 12 до 16 дней, что составляет примерно два раза в месяц. Бумажные податели придерживаются строгого 20-дневного срока на каждого сотрудника.
- Кратковременные сотрудники тоже учитываются. Если сотрудник уволился или был уволен до того, как вы успели подать отчет, вы все равно обязаны подать отчет. Обязанность возникает в момент найма, а не по истечении какого-то минимального срока работы.
Повторные приемы тоже учитываются
Возвращающиеся работники — это ловушка, в которую легко попасть. Многие штаты прямо требуют сообщать о повторных приемах на работу — например, Калифорния требует новый отчет для любого, кто вновь принят после перерыва не менее 60 последовательных дней, в течение 20 дней с новой даты начала работы. Сезонные предприятия, которые каждый год возвращают одну и ту же команду, должны рассматривать дату начала каждого сезона как новое событие для отчетности и подтверждать пороговое значение в каждом штате, где они работают.
Как фактически подать отчет
Каждый штат ведет свой Государственный реестр новых сотрудников со своим порталом, формами и форматами файлов. Федеральное Управление по обеспечению исполнения алиментных обязательств публикует справочник вариантов отчетности по штатам, чтобы вы могли найти свой. На практике у работодателей, нанимающих впервые, есть три пути:
- Онлайн-портал вашего штата. Каждый штат принимает отчеты через веб-сайт, а большинство также принимает почту или факс. Это вариант по умолчанию для работодателя в одном штате с небольшим числом работников.
- Ваш провайдер расчета зарплаты. Большинство служб расчета зарплаты предлагают отчетность о новых сотрудниках как функцию или дополнительную опцию — но не предполагайте, что ваша это делает. Войдите в систему и подтвердите, что функция включена, и убедитесь, что она охватывает все штаты, где у вас есть работники. «Мы рассчитываем зарплату» и «мы подаем отчеты о новых сотрудниках» — это две разные услуги.
- Массовая электронная подача. Крупные работодатели передают файлы напрямую. Если вы пойдете этим путем, помните о полумесячной периодичности: подачи должны быть с интервалом более 12 и менее 16 дней.
Какой бы путь вы ни выбрали, ключевая дисциплина — собирать данные в первый же день. Если ваш пакет при приеме на работу собирает W-4, I-9 и форму удержания налогов штата вместе, добавьте поля для отчета о новом сотруднике в тот же пакет, чтобы ничего не пришлось разыскивать на третьей неделе.
Многоштатные работодатели получают упрощение (с оформлением документов)
Если у вас есть сотрудники в двух или более штатах, правило по умолчанию — сообщать о каждом новом сотруднике в штат, где этот сотрудник работает. Это может означать регистрацию в нескольких реестрах штатов и изучение нескольких порталов.
Альтернатива — опция одного штата: многоштатный работодатель, передающий отчеты в электронном виде, может назначить один штат — тот, где у него есть сотрудники — и отправлять все отчеты о новых сотрудниках туда. Но назначение формальное, а не небрежное. Вы должны:
- Зарегистрироваться в федеральном Управлении по обеспечению исполнения алиментных обязательств как многоштатный работодатель, предоставив свой FEIN, название и адрес компании, а также назначенный вами штат.
- Письменно уведомить Министра здравоохранения и социальных служб о выбранном вами штате (процесс регистрации это покрывает).
- Подавать отчеты в электронном виде в этот штат, по его графику и в его формате.
Пока назначение не оформлено и вы фактически не передаете отчеты в электронном виде в назначенный штат, вы остаетесь связанными требованиями каждого штата, где работают ваши сотрудники. Удаленный найм в новом штате — классическая точка отказа: сотрудник начинает работу, никто не обновляет настройки отчетности, и 20-дневный срок истекает в штате, о наличии связей с которым вы забыли. Свяжите это решение с вашей настройкой налога на фонд оплаты труда в нескольких штатах — как только вы регистрируетесь для удержания налога в новом штате, проверьте и его реестр новых сотрудников.
Не забывайте о независимых подрядчиках (в некоторых штатах)
Федеральная отчетность о новых сотрудниках распространяется только на сотрудников. Но несколько штатов распространяют аналогичную обязанность на независимых подрядчиков, и условия срабатывания отличаются от правила для сотрудников:
- Калифорния требует от предприятий сообщать о независимых подрядчиках в течение 20 дней с момента либо выплаты им 600 долларов или более, либо заключения контракта на 600 долларов или более в календарном году, в зависимости от того, что наступит раньше, используя форму Отчета о независимом(ых) подрядчике(ах) (DE 542). Обязанность в целом распространяется на работников, на которых вы подавали бы форму 1099-NEC или 1099-MISC.
- Нью-Йорк требует отчетности об определенных независимых подрядчиках, со штрафом в размере 20 долларов за каждого подрядчика за просроченные, отсутствующие или неполные отчеты.
Если вы работаете с фрилансерами, проверяйте правила отчетности о подрядчиках в каждом штате, где вы их привлекаете, — а не только там, где находится ваш офис. И держите вопрос классификации отдельно: отчет о работнике как о подрядчике не делает его таковым. Неправильная классификация влечет за собой свои, гораздо более крупные штрафы по федеральному и штатному законодательству.
Что произойдет, если вы пропустите отчет
Штаты имеют право наказывать за несоблюдение, и федеральный закон ограничивает эти штрафы: не более 25 долларов за каждого вновь нанятого сотрудника за обычное нарушение, возрастая до 500 долларов за сотрудника, когда нарушение является результатом сговора между работодателем и сотрудником с целью не сообщать (или подать ложный или неполный отчет). Штаты также могут налагать неденежные гражданские санкции в соответствии со своими законами.
Двадцать пять долларов на человека звучит незначительно, пока вы не умножите это на волну наймов, о которых вы никогда не отчитались — сезонное увеличение на сорок незадекларированных работников — это четырехзначная сумма риска, прежде чем ваш штат добавит свои собственные последствия. Что более важно, непредставление отчетности — один из сигналов, который в первую очередь привлекает внимание агентства к новому работодателю.
6 ошибок работодателей, нанимающих впервые
- Начало отсчета с неправильной даты. Дата письма с предложением и дата завершения проверки биографии не имеют значения. Первый день оплачиваемой работы начинает отсчет 20 дней.
- Забывание о повторных приемах. Сезонные возвращения, сотрудники-"бумеранги" и повторные приемы после увольнений — все это требует новых отчетов в штатах с правилами о повторном приеме.
- Предположение, что провайдер расчета зарплаты занимается этим. Многие занимаются, некоторые взимают дополнительную плату, и почти никто не включает это по умолчанию без вашего подтверждения штатов работы. Проверьте в письменном виде.
- Отношение к удаленному найму как к "небольшой проблеме". Один сотрудник, работающий из другого штата, создает обязательства по отчетности там. Контрольные списки для удаленного найма нуждаются в шаге регистрации в штате, а не только в отправке ноутбука.
- Игнорирование правил о подрядчиках. В таких штатах, как Калифорния и Нью-Йорк, ваш список 1099 имеет собственные 20-дневные часы, тикающие по другой форме.
- Отсутствие доказательств. Сохраняйте подтверждения каждой подачи так же, как вы храните квитанции по налогам на фонд оплаты труда. Если штат задаст вопрос о пробеле два года спустя, «наверное, портал это съел» — не защита.
Встройте это в свой контрольный список при найме
Отчетность о новых сотрудниках должна быть на той же одностраничной контрольной таблице при приеме на работу, что и W-4, I-9, сертификат об удержании налогов штата и классификация компенсаций работникам. Предельные издержки добавления равны нулю: данные уже есть в пакете, а подача занимает минуты. Дорого обходится суматоха — восстановление дат начала работы из сообщений в Slack и расчетных листков после получения уведомления.
Практичная настройка для малого работодателя выглядит так: единый пакет при приеме, который собирает все поля для отчетности в первый день, напоминание в календаре на 14-й день после каждой даты начала как резервная копия подачи провайдера расчета зарплаты, сохраненное подтверждение каждой подачи и ежегодный пересмотр штатов, где у вас есть работники или подрядчики. Когда численность переходит во второй штат, принимайте решение о назначении одного штата осознанно, а не дрейфуйте в хаос нескольких порталов.
Быть в курсе таких обязательств — в основном проблема ведения записей. Четкие, полные кадровые записи — кто начал, где работает, что было подано и когда — превращают каждую задачу по соблюдению требований при найме из аврала в рутину. Ведите эти записи с той же тщательностью, что и свои книги учета, и рост никогда не будет означать хаос.
Упростите свое финансовое управление
Каждый новый сотрудник добавляет записи по расчету зарплаты, налоговые декларации и затраты на льготы, за которыми нужно следить — а отчетность о новых сотрудниках лишь первый срок в длинной последовательности. Beancount.io предлагает бухгалтерию в открытом текстовом формате, которая прозрачна, поддерживает контроль версий и готова к ИИ, так что рост численности никогда не обгонит ваши книги. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в открытом текстовом формате.
