Налоги для добровольных пожарных и фельдшеров скорой помощи: стипендии, оплата за вызовы, льготы по налогу на имущество и выплаты по программам LOSAP

Вы вбегаете в горящие здания за небольшую плату или вообще бесплатно — и IRS всё равно хочет свою долю даже с этой небольшой суммы. Примерно двое из трех пожарных в США являются добровольцами, защищающими своих соседей в подразделениях, которые работают на пожертвования от блинных завтраков и стипендии за вызовы. Но вот сюрприз, который большинство добровольцев обнаруживают в налоговый сезон: IRS, как правило, не волнует, что ваше подразделение называет вас «добровольцем». Если подразделение контролирует, когда, где и как вы служите, вы являетесь сотрудником для целей федерального налогообложения, и большинство выплат вам — облагаемая налогом заработная плата. Хорошая новость в том, что Конгресс создал несколько целевых налоговых льгот специально для вас — ежемесячное освобождение, правило для льгот по налогу на имущество и специальную программу вознаграждений, похожую на пенсионную. Это руководство разбирает каждую из них, а также то, что именно ваше подразделение должно отчитываться.

Основное правило: «Доброволец» — это звание, а не налоговый статус​

IRS применяет тот же тест контроля по общему праву к пожарным, что и к любому другому работнику. Если ваша служба подчиняется воле и контролю плательщика — подразделение устанавливает ваши смены, требует обучения, отправляет вас на вызовы и может применить дисциплинарные меры или уволить — вы являетесь сотрудником для целей федерального налогообложения, независимо от вашего звания. Только по-настоящему независимые подрядчики избегают такого статуса, а доброволец, подчиняющийся начальнику пожарной охраны, редко подходит под это определение.

Эта классификация определяет всё остальное:

• Стипендии, оплата за вызовы, оплата за учения и надбавки за смены — это облагаемая налогом заработная плата. Они попадают в форму W-2 и облагаются подоходным налогом с удержанием, а также налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, как и любая зарплата.
• Фиксированные «компенсации расходов» без отчета — это тоже заработная плата. Если подразделение выплачивает вам $200 в месяц под видом денег на пробег или снаряжение, но никогда не просит чеки, это компенсация, а не возмещение.
• Применяются только узкие исключения — описанные ниже — плюс обычные правила льгот, такие как несущественные льготы, питание, предоставляемое для удобства работодателя, и подлинные возмещения по подотчетному плану.

Если ваше подразделение никогда не выдавало вам форму W-2, не думайте, что ваша стипендия не облагается налогом — подразделение может просто отставать с отчетностью, и эту проблему решает контрольный список ниже.

Ежемесячное освобождение в размере $50 для оплаты добровольцев (Раздел 139B)​

Самая полезная налоговая льгота для добровольных спасателей — это Раздел 139B Налогового кодекса США. Если вы являетесь членом квалифицированной добровольной организации экстренного реагирования, вы можете исключить из валового дохода до $50 за каждый месяц, в котором вы выполняли услуги — максимальное освобождение составляет $600 в год. Суммы сверх этого предела остаются налогооблагаемыми.

Что считается освобождаемым платежом​

«Квалифицированный платеж» — это любой платеж (возмещение или иной), произведенный штатом или политическим подразделением в связи с вашей службой в качестве члена организации. Это охватывает ежемесячные стипендии, выплаты за вызовы и учения, а также стипендии за обучение, выплачиваемые из государственных средств. Должны соблюдаться три условия:

1. Вы выполняли услуги в этом месяце. Освобождение в размере $50 зарабатывается помесячно. Если вы пропустили весь июль, выплата за июль не является квалифицированным платежом, и ни одна ее часть не освобождается.
2. Плательщиком является правительство штата или местное правительство. Выплаты от муниципалитета, округа или пожарного округа квалифицируются. Выплаты от частного фонда сбора средств, как правило, не квалифицируются.
3. Ваша организация является квалифицированной. Это должна быть добровольная организация, предоставляющая услуги пожаротушения или экстренной медицинской помощи, которые штат или местное правительство обязали — письменным соглашением — предоставлять. Большинство муниципальных добровольных компаний удовлетворяют этому требованию; убедитесь, что письменное соглашение существует.

Краткая история, потому что она объясняет путаницу​

Это освобождение то появлялось, то исчезало в законе, поэтому даже опытные казначеи ошибаются. Конгресс создал его в 2007 году в размере $30 в месяц на 2008–2010 годы, а затем позволил ему истечь. В течение большей части 2010-х каждый доллар оплаты добровольцев полностью облагался налогом. В конце 2019 года Конгресс возродил освобождение и повысил его до $50 в месяц на 2020 год; затем Закон о консолидированных ассигнованиях 2021 года убрал дату окончания срока действия, сделав освобождение в размере $50 в месяц постоянным начиная с налогового 2021 года. Если кто-то говорит вам, что стипендии добровольцев «полностью облагаются налогом, освобождение истекло», их знания устарели на десятилетие.

Как сообщается о превышении​

Первые $50 в месяц вообще не попадают в информационную декларацию — плательщик не сообщает о них по форме W-9 или серии 1099, потому что они исключены из дохода. Всё, что выше этой линии, должно быть задекларировано: в форме W-2, если вы сотрудник (обычный случай), или в форме 1099-NEC, если вы действительно независимый подрядчик. И двойной выгоды нет: расходы добровольца из собственного кармана, которые вы иначе могли бы вычесть как благотворительные пожертвования, должны быть уменьшены на сумму квалифицированных платежей, которые вы исключили.

Льготы по налогу на имущество: исключаются — если они «квалифицированные»​

Многие штаты и местные органы власти вознаграждают добровольцев льготами по налогу на имущество, и Раздел 139B может также исключить эти льготы из вашего федерального дохода. «Квалифицированная налоговая льгота штата или местного органа власти» — снижение или возврат налога на доходы штата или местного органа, налога на недвижимость или личное имущество, предоставленные в связи с вашей службой в квалифицированной организации — полностью исключается из валового дохода. На эту половину освобождения нет ежемесячного ограничения в $50.

Но обратите внимание на слово «квалифицированная», потому что IRS проводит жесткую линию вокруг него. Руководство агентства для пожарных предупреждает, что налоговые кредиты или возвраты штата или местного органа, предлагаемые в обмен на услуги, в противном случае являются облагаемой налогом заработной платой для федеральных целей. Освобождение спасает только льготы, которые соответствуют всем критериям: предоставлены самим штатом или местным органом, связаны с квалифицированным налогом и заработаны службой в квалифицированной организации. Привилегия, которая не соответствует хотя бы одному из этих тестов, попадает в вашу облагаемую налогом заработную плату. Еще один компромисс применяется, даже если льгота квалифицируется: вы должны рассчитывать свой вычет на налоги штата и местные налоги так, как если бы вы никогда не платили прощенную сумму — вы не можете исключить возврат и вычесть полный налоговый счет.

Как эти программы выглядят на практике​

Нью-Йорк предлагает самый развитый пример в стране. В соответствии с разделом 466-a Закона о налоге на недвижимость муниципалитеты, которые принимают это решение местным законом, могут освободить основное место жительства зарегистрированного добровольного пожарного или работника скорой помощи от до 10 процентов его оценочной стоимости, с максимальным пределом в $3000, умноженным на коэффициент выравнивания штата в большинстве округов. Освобождение требует статуса зарегистрированного члена, минимального срока службы, установленного местным органом, и сертификации подразделением — и поскольку каждый город, поселок, деревня, школьный округ и округ должны принять его отдельно, охват — это лоскутное одеяло, которое вы должны проверить для каждого адреса. Другие штаты предлагают налоговые кредиты на доходы или меньшие возвраты. Что бы ни предлагал ваш штат, храните письмо о награде, подтверждающее сумму льготы и ее связь с вашей службой.

Выплаты LOSAP: с отсрочкой налога, а не освобожденные от налога​

Программа вознаграждений за выслугу лет (LOSAP) — это ответ добровольной пожарной службы на пенсию — программа, основанная на баллах, обычно спонсируемая муниципалитетом или округом, которая начисляет вам баллы за каждый год активной службы и в конечном итоге выплачивает ежемесячное пособие или единовременную сумму. Федеральное налоговое законодательство дает LOSAP собственную нишу в соответствии с разделом 457(e)(11): программа, которая остается в пределах установленных законом ограничений, вообще не рассматривается как план отсроченной компенсации, поэтому вы не платите налог по мере накопления вознаграждений.

Ограничения, которые имеют значение​

• Годовой лимит начисления. На 2026 год совокупные вознаграждения, начисляемые за год службы любого добровольца, не могут превышать $8000, что выше $7500 с учетом ежегодной корректировки на стоимость жизни.
• Только настоящие добровольцы. Участники могут получать только возмещения, разумные расходы и номинальные сборы наряду с вознаграждением. Любая оплата участникам, напоминающая зарплату, ставит под угрозу статус программы.
• Квалифицированные услуги. Программа должна охватывать пожаротушение и профилактику пожаров, экстренную медицинскую помощь, скорую помощь или связанные с ними основные услуги.

Как облагаются налогом выплаты​

Когда деньги действительно достигают вас или вашего бенефициара, это обычный доход в этом году — облагается по обычным ставкам, без системы штрафов за досрочное снятие, как в 401(k). Две детали отчетности работают в вашу пользу: IRS постановил, что распределения LOSAP не являются заработной платой для целей налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь, и спонсоры обычно выпускают информационную декларацию (обычно форму 1099) без удержаний. Поскольку ничего не удерживается, доброволец, получающий ежемесячные чеки LOSAP, может нуждаться в ежеквартальных расчетных платежах, чтобы избежать штрафа за недоплату.

Снаряжение, пробег и деньги на питание: правило подотчетного плана​

Снаряжение, которое вы покупаете сами, топливо для поездок на станцию, питание во время длительных вызовов — подразделения постоянно возмещают эти расходы, и налоговый режим полностью зависит от того, как административно организовано возмещение.

В рамках подотчетного плана возмещения исключаются из заработной платы и не требуют налоговой отчетности. Чтобы соответствовать требованиям, договоренность должна удовлетворять трем тестам: расходы должны иметь деловую связь с вашей службой, вы должны подтвердить каждый расход (сумма, дата, место, цель) в разумные сроки и вы должны вернуть любые авансы, превышающие подтвержденную сумму. Подразделение, которое собирает чеки, ведет журнал пробега и взыскивает неизрасходованные авансы, соответствует стандарту; его возмещения не попадают в вашу форму W-2.

Без подотчетного плана те же доллары являются облагаемой налогом заработной платой — сообщаются, удерживаются и облагаются налогами на занятость. Это правильный режим для фиксированных ежемесячных надбавок на автомобиль, выплачиваемых независимо от пройденных миль, и для «стипендий на снаряжение», поступающих без прилагаемых чеков. Подразделения иногда называют эти платежи возмещениями и пропускают бумажную работу; ярлык не определяет, процедура определяет. Если вы начальник или казначей, оформление плана в письменной форме и обеспечение подтверждения — одна из самых дешевых налоговых побед для ваших членов.

Связанная льгота для добровольцев: невозмещенные расходы из собственного кармана на службу — топливо для ответа на вызовы, снаряжение, которое подразделение не предоставляет — могут квалифицироваться как благотворительные пожертвования, если вы применяете постатейные вычеты, а подразделение является государственным органом или квалифицированной благотворительной организацией, с пробегом личного автомобиля по установленной благотворительной ставке. Помните о порядке, установленном разделом 139B: расходы учитываются только в той степени, в которой они превышают квалифицированные платежи, которые вы уже исключили.

Ловушки FICA, которые упускают большинство подразделений​

Подоходный налог привлекает внимание, но налоги на занятость создают штрафы. Четыре правила заслуживают постоянного места на стене казначея:

1. Налог на медицинскую помощь применяется почти к каждому добровольцу в списке. Сотрудники, нанятые после 31 марта 1986 года, облагаются налогом на медицинскую помощь; только работники, нанятые до этой даты, которые оставались в непрерывной занятости с тех пор, могут быть освобождены. Для добровольной компании это означает практически всех.
2. Исключение для «работников экстренных служб» не покрывает ваших членов. Кодекс исключает из налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь работника, «служащего на временной основе в случае пожара, бури, снега, землетрясения, наводнения или другой подобной чрезвычайной ситуации». IRS трактует «временный» строго: это охватывает работников, нанятых в ответ на непредвиденную чрезвычайную ситуацию, а не пожарных, которые служат на регулярной, рутинной или постоянной основе — даже если каждый их вызов является чрезвычайной ситуацией.
3. Выплаты LOSAP не являются заработной платой для FICA. Как отмечалось выше, распределения полностью освобождаются от налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Не удерживайте налоги на занятость с них.
4. Освобождаемые $50 в месяц полностью не попадают в форму W-2 — ни в облагаемые доходы, ни в заработную плату для социального обеспечения и медицинской помощи. Сообщается и облагается удержанием только превышение.

Контрольный список для подразделения: правильная отчетность​

Если вы ведете бухгалтерию для добровольной компании или округа, пройдитесь по этому списку до конца года:

• Классифицируйте правильно. Примените тест контроля по общему праву (Руководство IRS для работодателей, публикация 15, объясняет его). Добровольцы под руководством подразделения являются сотрудниками; сообщайте их налогооблагаемую оплату по форме W-2, а не по форме 1099-MISC.
• Отслеживайте месяцы службы каждого добровольца. Освобождение в размере $50 является помесячным, поэтому вам нужен список, показывающий, кто служил в каждом месяце — не только годовые итоги — для расчета освобождаемой суммы каждого члена.
• Сообщайте только превышение. Вычтите освобождаемые квалифицированные платежи каждого добровольца перед заполнением полей 1, 3 и 5 формы W-2. Задокументируйте расчеты; это первое, что попросит проверяющий.
• Удерживайте с остального. Облагаемые стипендии требуют удержания федерального (и обычно государственного) подоходного налога плюс FICA, что означает сбор формы W-4 у добровольцев и своевременную уплату взносов.
• Примите письменный подотчетный план. Покройте снаряжение, поездки, пробег, питание и расходы на обучение; требуйте своевременного подтверждения; возвращайте излишние авансы. Без него каждое возмещение по умолчанию становится заработной платой.
• Держите начисления LOSAP в пределах лимита. Проверьте текущую цифру корректировки на стоимость жизни (лимит 2026 года составляет $8000 на добровольца за год службы) и ведите записи о балльной системе, подтверждающие каждый засчитанный год.
• Защищайте статус добровольца и по законам о заработной плате и рабочем времени. Давнее руководство Министерства труда рассматривает сборы как «номинальные» — сохраняя статус добровольца — только до примерно 20 процентов того, что заработал бы штатный пожарный за сопоставимые услуги. Стипендии, превышающие эту линию, рискуют переквалификацией в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах, что является отдельной головной болью от налогов.
• Координируйте подачи документов штата. Освобождения от налога на имущество требуют сертификации членства и службы подразделением; государственные программы стипендий могут выпускать собственные формы 1099. Храните копии всего, что подразделение сертифицирует или подает.

Вернитесь к математике списка еще раз, потому что именно здесь небольшие подразделения чаще всего ошибаются: доброволец, получавший ежемесячную стипендию $150 в течение двенадцати месяцев, получил $1800, из которых $600 освобождаются, а $1200 должны быть в форме W-2. Доброволец, служивший только шесть месяцев, исключает $300. Та же стипендия, другое освобождение — решает список, а не ставка оплаты.

Два законопроекта, за которыми стоит следить​

Два предложения в Конгрессе могли бы улучшить эту картину, если бы были приняты — с акцентом на «если», поскольку ни одно из них не является законом и ни одно не должно менять вашу подачу сегодня. Закон «Без налогов на LOSAP» (H.R. 2279) повысит сумму освобождения по разделу 139B и уточнит, что выплаты LOSAP считаются квалифицированными платежами. Закон «Помощь нашим героям» (H.R. 5905) позволит настоящим добровольцам претендовать на благотворительный вычет в размере $20 за час службы, с максимальным пределом 300 часов ($6000) в год. Оба были внесены в предыдущие созывы Конгресса, но не были приняты, поэтому относитесь к ним как к причинам следить за этой темой, а не корректировать удержания.

Держите бухгалтерию вашего подразделения готовой к аудиту​

Добровольные компании терпят неудачу в налоговом соблюдении так же, как малые предприятия — не из-за мошенничества, а из-за «обувных коробок»: стипендии выплачиваются наличными, пробег никогда не записывается, месяцы службы реконструируются по памяти в конце года. Отслеживание каждой стипендии, возмещения и кредита LOSAP в надлежащем журнале, с списком, подтверждающим освобождение каждого добровольца, превращает пугающее уведомление IRS в десятиминутное упражнение. Beancount.io предлагает учет в виде простого текста, который прозрачен, управляется версиями и готов к ИИ — ваш казначей, ваш преемник и ваш аудитор читают одни и те же книги. Начните бесплатно и дайте вашему подразделению записи, столь же надежные, как и его добровольцы. Для помощи в структурировании вашего плана счетов руководства в /docs/ шаг за шагом объясняют основы.