Если вы помогли сотруднику с переездом в этом году и рассматривали возмещение как не облагаемое налогом, ваш расчет заработной платы неверен — и эта ошибка теперь усугубляется навсегда. Закон «Один большой красивый законопроект» (OBBBA) навсегда отменил федеральный вычет расходов на переезд и не облагаемое налогом возмещение расходов на переезд, оплачиваемых работодателем, закрыв дверь, которая должна была снова открыться 1 января 2026 года.
Вот что изменилось, кто по-прежнему имеет право на старый режим и как исправить вашу политику релокации и расчет заработной платы до конца года.
Что на самом деле изменилось: Раздел 70113 простым языком
С 2018 по 2025 год Закон о сокращении налогов и занятости (TCJA) приостановил действие двух связанных налоговых льгот:
- Вычет для сотрудника (Раздел 217): работники больше не могли вычитать не возмещенные расходы на переезд как корректировку, производимую до расчета налога.
- Исключение для работодателя (Раздел 132(a)(6) и (g)): возмещения, которые вы платили за квалифицированные расходы сотрудника на переезд, должны были включаться в заработную плату и облагаться подоходным налогом и налогами на занятость.
Ключевым словом было приостановил. Согласно TCJA, обе льготы должны были вернуться для налоговых лет, начинающихся после 31 декабря 2025 года — то есть правила, действовавшие до 2018 года (вычитаемые переезды, соответствующие тестам на расстояние и время, не облагаемые налогом возмещения от работодателя), должны были вернуться в этом году.
Раздел 70113 OBBBA, вступающий в силу для налоговых лет, начинающихся после 31 декабря 2025 года, делает отмену постоянной. Объединенный комитет по налогообложению оценивает это изменение примерно в 700 миллионов долларов дополнительных доходов на 2026 год и 13,6 миллиарда долларов за период 2025–2034 годов — показатель того, сколько не облагаемых налогом денег на переезд Конгресс ожидал получить после истечения срока приостановки.
Что «постоянно» означает для вашего расчета заработной платы в 2026 году
Каждый доллар, который вы тратите на переезд сотрудника — возмещения, единовременные выплаты и платежи, которые вы производите напрямую транспортной компании, арендодателю временного жилья или кому-либо еще от имени сотрудника — теперь является дополнительной заработной платой. Это означает:
- Удержание федерального подоходного налога (обычно по фиксированной ставке 22% для дополнительной заработной платы, до 1 миллиона долларов)
- Налоги на социальное обеспечение и Medicare (FICA)
- Удержание государственных и местных налогов, где это применимо
- Отчетность в полях 1, 5 и 16 формы W-2
Нет теста на расстояние, нет теста на 39 недель занятости и нет формы 3903 для обычных гражданских сотрудников. Эти механизмы сохраняются только для двух групп ниже.
Две группы, которые по-прежнему получают старый режим
1. Военнослужащие действительной службы при постоянной смене места службы
Без изменений по сравнению с годами TCJA: военнослужащие вооруженных сил США, которые переезжают в соответствии с военным приказом, связанным с постоянной сменой места службы, по-прежнему могут исключать квалифицированные возмещения расходов на переезд из дохода и вычитать не возмещенные расходы. Если вы нанимаете резервистов, членов Национальной гвардии или супругов военнослужащих, обратите внимание, что исключение следует за военным переездом, а не за человеком — гражданская смена работы ветераном не дает никаких льгот.
2. Члены разведывательного сообщества (новое в 2026 году)
OBBBA расширяет исключение военного типа на сотрудников и новых назначенцев разведывательного сообщества, как определено в Законе о национальной безопасности 1947 года. Как и их военные коллеги, соответствующие требованиям члены РС могут исключать квалифицированные расходы на переезд, оплаченные работодателем, и вычитать не возмещенные.
Это узкое исключение, а не лазейка для подрядчиков: оно охватывает фактических сотрудников и назначенцев РС, а не гораздо более многочисленное население подрядчиков с допуском, поддерживающих разведывательные агентства. Если ваш бизнес нанимает бывших или действующих сотрудников РС, не предполагайте — проверьте статус человека и характер переезда, прежде чем рассматривать что-либо как исключаемое.
Руководство для работодателя: пять вещей, которые нужно исправить сейчас
1. Перепишите любое предложение о работе, которое обещает «не облагаемую налогом» релокацию
Если ваши шаблоны предложений, политика релокации или рекрутинговые письма описывают помощь с переездом как не облагаемую налогом, вычитаемую из налога или «с gross-up, чтобы вы ничего не должны», обновите их сейчас. Самый распространенный вариант этой ошибки: менеджер по найму устно обещает «не облагаемый налогом» бонус за переезд в размере 20 000 долларов, расчет заработной платы правильно удерживает налоги, и новый сотрудник чувствует себя обманутым в первый же день. Укажите валовую сумму и четко скажите, что это облагаемая налогом заработная плата, подлежащая удержанию.
2. Осознанно определите свою политику gross-up
Поскольку каждый доллар релокации облагается налогом, возмещение в размере 25 000 долларов при совокупной предельной ставке 30% дает только около 17 500 долларов покупательной способности. Многие работодатели делают «gross-up» — платят дополнительно, чтобы покрыть налоговое бремя сотрудника. Сам gross-up является облагаемой налогом заработной платой, поэтому математика итеративна: чтобы предоставить 25 000 долларов чистыми при ставке 30%, вы платите 25 000 / (1 − 0,30) ≈ 35 714 долларов, а не 32 500.
Распространенные подходы:
- Полный gross-up: вы берете на себя все налоговые расходы. Просто, щедро, дорого.
- Частичный или ограниченный gross-up: вы делаете gross-up до фиксированного процента (например, 25%), а остальное несет сотрудник.
- Без gross-up, более высокая единовременная выплата: вы платите большую круглую сумму и позволяете сотруднику управлять налогами.
Что бы вы ни выбрали, зафиксируйте это в письменной форме. Релокация — один из самых крупных единичных платежей, которые многие сотрудники когда-либо получают от вас — отраслевые ориентиры ставят типичные внутренние пакеты в США в диапазон от 15 000 до 75 000 долларов, а средние общие затраты на одно дело переезжающего домовладельца приближаются к 80 000 долларов с учетом помощи при продаже жилья — поэтому неоднозначность здесь создает реальные споры.
3. Включайте прямые платежи поставщикам в расчет заработной платы
Это самое часто упускаемое обязательство по удержанию налогов при релокации. Когда вы платите транспортной компании, корпоративной квартире или службе поиска жилья напрямую, а не возмещаете расходы сотруднику, эти платежи по-прежнему являются облагаемой налогом заработной платой сотрудника. Они должны попадать в расчет заработной платы для удержания и отчетности по форме W-2.
Настройте процесс, при котором каждый счет поставщика, связанный с релокацией, привязывается к сотруднику и передается в расчет заработной платы в том же платежном цикле — распределение удержаний по нескольким зарплатным ведомостям гораздо менее болезненно, чем неожиданная корректировка в декабре. Если ваша система расчетов с поставщиками не может привязывать счета к сотрудникам, это первое, что нужно исправить.
4. Не забывайте о штатах, которые по-прежнему разрешают вычет
Федеральное законодательство теперь урегулировано, но несколько штатов так и не присоединились к приостановке TCJA и по-прежнему разрешают вычет или исключение расходов на переезд в государственной декларации — обычно следуя старым федеральным тестам на расстояние и время. Подтвержденные примеры включают Калифорнию, Нью-Йорк, Пенсильванию и Массачусетс, а также несколько других штатов в той же категории.
Практические последствия:
- Сотрудники, которые переезжают в пределах этих штатов или в них, могут по-прежнему получать льготы на уровне штата. Скажите им проконсультироваться со своим бухгалтером, а не предполагать, что федеральное правило действует везде.
- Если вы делаете gross-up и для государственных налогов, вы можете переплачивать в не присоединившихся штатах. Некоторые работодатели теперь используют разные ставки gross-up для разных штатов при релокациях, затрагивающих эти штаты.
- Удержание государственного налога с дополнительной заработной платы по-прежнему требуется авансом — вычет, где он существует, применяется при подаче декларации.
5. Разделите релокацию и командировки в вашем учете
Возмещения расходов на релокацию — это заработная плата; возмещения командировочных расходов по подотчетному плану — нет. Смешивание этих двух категорий в одном счете «командировки и релокация» в главной книге облегчает недоплату налогов с части релокации — или переплату с законных командировок. Ведите отдельные счета, отдельные процессы утверждения и отдельные потоки данных для расчета заработной платы для этих двух категорий. Если вы ведете свою бухгалтерскую книгу в виде простого текста, документация показывает, как структурировать клиринговые счета заработной платы, чтобы каждый поток сверялся отдельно.
Ошибки, которые приводят к уведомлениям (и злым новым сотрудникам)
- Рассмотрение единовременных выплат как не облагаемых налогом. «Надбавка на переезд» в размере 10 000 долларов без учета фактических расходов — это просто бонус с более дружелюбным названием. Удерживайте налоги с него как с бонуса.
- Забывание о хранении домашнего имущества за пределами переезда. Даже для военных и сотрудников РС только квалифицированные расходы (перевозка домашнего имущества, а также проезд и проживание в пути, за исключением питания) соответствуют требованиям. Поездки для поиска жилья, временное проживание за пределами самого переезда и расходы на операции с недвижимостью никогда не были квалифицированными расходами.
- Применение военного исключения к гражданским переездам ветеранов. Исключение требует переезда по военному приказу. Ветеран, которого вы нанимаете на гражданскую должность, облагается налогом как любой другой сотрудник.
- Обещание gross-up, который вы не можете рассчитать. Если ваш провайдер расчета заработной платы не может выполнять удержание по ставке дополнительной заработной платы для пакетов релокации, исправьте это, прежде чем обещать какой-либо gross-up в письменной форме.
- Игнорирование декабрьской накладки. Платежи за релокацию концентрируются в конце года (переезды во время праздников, бонусы к дате начала работы). Неучтенные прямые платежи поставщикам, обнаруженные в январе, означают исправленные формы W-2 и уточненные декларации по налогам на занятость. Сверяйте счета релокации ежемесячно в четвертом квартале.
Краткое напоминание: старые тесты для двух исключений и штатов
Для военных и сотрудников РС — а также для государственных деклараций в не присоединившихся штатах — механика до 2018 года по-прежнему важна:
- Тест на расстояние: новое место работы должно находиться не менее чем на 50 миль дальше от старого дома, чем старое место работы (военные переезды при смене места службы освобождены от этого теста).
- Тест на время: полная занятость в течение не менее 39 недель в течение 12 месяцев после переезда (78 недель в течение 24 месяцев для самозанятых). Опять же, военные переезды освобождены.
- Квалифицированные расходы: разумные расходы на перевозку домашнего имущества и личных вещей, а также проезд и проживание для сотрудника и членов домохозяйства, путешествующих к новому дому. Питание никогда не было вычитаемым как расходы на переезд.
Все остальные: ничего из этого больше не применяется на федеральном уровне. Нет теста, который нужно пройти, потому что нет вычета, который можно заявить.
Держите ваш учет релокации чистым с первого дня
Обновляя предложения о работе и процессы расчета заработной платы с учетом постоянной отмены, убедитесь, что доллары релокации отслеживаются отдельно от командировок, льгот и бонусов — по каждому сотруднику, по каждому переезду, с прямыми платежами поставщикам, автоматически поступающими в расчет заработной платы. Чистые записи превращают пакет релокации в 50 000 долларов в обычную строку формы W-2, а не в январскую спешку. Beancount.io предоставляет бухгалтерский учет в виде простого текста, который дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — без черных ящиков, без привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерский учет в виде простого текста.
