Когда сотрудник уходит на длительную военную службу, ваш расчет заработной платы может продолжаться, даже если человек больше не работает на гражданской должности. Если вы продолжаете выплачивать часть обычной гражданской компенсации сотрудника, этот платеж может быть не просто жестом доброй воли: он может создать федеральный налоговый кредит на подоходный налог на сумму до 4 000 долларов для этого сотрудника.
Сложная часть — не умножение числа на 20 процентов. Сложность заключается в доказательстве того, какие выплаты соответствуют требованиям, отделении их от обычной заработной платы и переносе правильной суммы из записей о заработной плате в налоговую декларацию бизнеса. Это руководство объясняет кредит для работодателей по дифференциальным выплатам заработной платы, как использовать форму 8932 и систему ведения записей, которая делает расчет проверяемым.
Что такое кредит — и чем он не является
Кредит для работодателей по дифференциальным выплатам заработной платы — это общий бизнес-кредит в соответствии с разделом 45P. Он вознаграждает работодателя, который выплачивает квалифицированному сотруднику всю или часть гражданской заработной платы, которую сотрудник получил бы, находясь на действительной военной службе в вооруженных силах более 30 дней.
Кредит рассчитывается как 20% соответствующих критериям дифференциальных выплат заработной платы, с пределом в 20 000 долларов на одного квалифицированного сотрудника за налоговый год. Таким образом, максимум составляет 4 000 долларов на сотрудника. Это налоговый кредит на подоходный налог, а не возмещение налогов на заработную плату и не кредит, заявляемый в форме 941.
Это различие имеет значение. Дифференциальные выплаты заработной платы облагаются федеральным подоходным налогом, но они не облагаются налогами Social Security, Medicare или FUTA. Они указываются в поле 1 формы W-2. Платежная система, которая относится к такому платежу как к обычному бонусу, может рассчитать неправильные удержания и суммы налогов работодателя, даже если итоговый расчет по форме 8932 будет правильным.
Кредит также не является автоматическим. Вы должны подтвердить, что каждая выплата и каждый сотрудник соответствуют установленным законом критериям, сохранить подтверждающие записи и включить кредит в правильное место налоговой декларации бизнеса.
Кто считается квалифицированным сотрудником?
Прежде чем добавить выплату в таблицу формы 8932, необходимо ответить на три вопроса.
Был ли сотрудник уже в вашем штате 91 день?
Квалифицированный сотрудник должен был быть вашим сотрудником в течение 91-дневного периода, непосредственно предшествующего периоду, за который производится любая дифференциальная выплата заработной платы. Тест специфичен для конкретного сотрудника. Новый сотрудник, который вступает в договоренность о военном отпуске вскоре после присоединения к компании, может не иметь права на кредит, даже если общая политика компании в отношении военного отпуска распространяется на этого человека.
Задокументируйте дату начала, используемую для 91-дневного теста. Ваш платежный реестр, трудовой договор и личное дело должны совпадать. Если сотрудник перешел между связанными организациями, изучите правила контролируемой группы, а не предполагайте, что дата найма текущей организации рассказывает всю историю.
Находится ли сотрудник на действительной военной службе более 30 дней?
Выплата должна относиться к периоду, когда сотрудник проходит службу в вооруженных силах США на действительной военной службе в течение периода, превышающего 30 дней. Определение включает Вооруженные силы, квалифицированную службу в Национальной гвардии, офицерский корпус Службы общественного здравоохранения и другие категории, назначенные Президентом во время войны или национального чрезвычайного положения.
Храните приказы или другие документы о службе, которые подтверждают даты службы. Не полагайтесь на запись в платежной системе, которая просто говорит «военный отпуск». Продолжительность и статус службы являются частью анализа квалификации.
Заменяет ли выплата гражданскую заработную плату?
Выплата должна представлять собой всю или часть заработной платы, которую сотрудник получил бы от вас, если бы продолжал выполнять услуги для вашего бизнеса. Обычно это называется «доплата» или «дифференциальная выплата».
Например, предположим, что обычная месячная гражданская заработная плата сотрудника составляет 6 500 долларов, а ожидаемая военная выплата за тот же месяц — 5 000 долларов. Если ваша политика выплачивает разницу в 1 500 долларов, эти 1 500 долларов могут быть дифференциальной выплатой заработной платы. Если вы производите отдельную премию в 500 долларов, не связанную с гражданской заработной платой сотрудника, эта премия не становится соответствующей критериям только потому, что она была выплачена во время военного отпуска.
Расчет должен следовать письменной политике и компенсации, которую сотрудник получил бы. Если у сотрудника переменная компенсация, используйте документированный метод определения гипотетической гражданской заработной платы. Электронную таблицу, которая меняет свои допущения из месяца в месяц, трудно защитить и сложно согласовать.
Как рассчитать кредит
Расчет в форме становится простым, если файл выплат чист:
- Сложите соответствующие критериям дифференциальные выплаты заработной платы каждого квалифицированного сотрудника за налоговый год.
- Ограничьте сумму для каждого сотрудника первыми 20 000 долларов.
- Умножьте итог на 20%.
- Уменьшите вычет на заработную плату на сумму кредита, в том числе когда кредит не может быть полностью использован в текущем году.
- Перенесите результат в расчет общего бизнес-кредита с учетом применимых ограничений.
Рассмотрим компанию с двумя квалифицированными сотрудниками:
| Сотрудник | Дифференциальные выплаты | Учитываемая сумма | Кредит 20% |
|---|---|---|---|
| A | 12 000 долл. | 12 000 долл. | 2 400 долл. |
| B | 27 500 долл. | 20 000 долл. | 4 000 долл. |
| Итого | 39 500 долл. | 32 000 долл. | 6 400 долл. |
Компания не получает 20% от всех 39 500 долларов. Предел на одного сотрудника ограничивает соответствующую сумму второго сотрудника до 20 000 долларов.
Кредит основан на налоговом году, а не обязательно на календарном году, в котором начался отпуск. Если военная служба сотрудника пересекает конец года, распределите выплаты на налоговый год, в котором они были произведены в соответствии с вашими платежными записями и методом налогового учета. Согласуйте итог с главной книгой и платежным реестром перед подготовкой декларации.
Форма 8932 и передача в форму 3800
Форма 8932 прилагается к декларации по подоходному налогу. Текущая форма гласит, что товарищества, корпорации S, кооперативы, наследства и трасты используют ее для заявления или передачи кредита. Для других налогоплательщиков форма обычно сообщает о рассчитанной сумме бизнеса в форму 3800, часть III, строка 1w. Налогоплательщик, чей единственный кредит поступает через транзитную организацию, может указать его непосредственно в форме 3800 вместо заполнения формы 8932.
Практический рабочий процесс:
Для корпорации C или другого прямого заявителя
Подготовьте график по сотрудникам, заполните форму 8932 и перенесите сумму в форму 3800. Затем кредит подчиняется правилам общего бизнес-кредита и ограничению налоговых обязательств налогоплательщика.
Для товарищества или корпорации S
Подготовьте форму 8932 на уровне организации и сообщите о кредите через соответствующую отчетность в графике K и форме K-1. Затем владельцы могут учитывать кредит в соответствии с транзитными правилами в своих собственных декларациях.
Для организации, получающей транзитный кредит
Используйте форму K-1 или другую информацию о распределении кредита, чтобы сообщить о кредите в форме 3800 в соответствии с инструкциями. Не учитывайте одну и ту же выплату дважды — как кредит на уровне организации и как кредит на уровне владельца.
Инструкции к формам и программное обеспечение для налоговых деклараций могут изменить механику на уровне строк. Попросите составителя согласовать форму с графиком сотрудников, главной книгой и любыми транзитными отчетами, а не вводить одну неподтвержденную сумму.
Обработка заработной платы, которая вызывает больше всего путаницы
Дифференциальные выплаты заработной платы находятся в необычном положении: они являются заработной платой для целей федерального удержания подоходного налога, но не заработной платой для налогов Social Security, Medicare или FUTA. Они также являются дополнительной заработной платой, поскольку не являются оплатой за услуги, выполненные для гражданского работодателя в течение текущего платежного периода.
Ваш контрольный список по заработной плате должен поэтому отвечать на все эти вопросы:
- Идентифицируется ли выплата отдельно как дифференциальная выплата заработной платы?
- Удерживается ли федеральный подоходный налог с использованием разрешенного метода дополнительной заработной платы?
- Исключены ли налоги Social Security, Medicare и FUTA из выплаты?
- Появится ли сумма в поле 1 формы W-2, но не в полях заработной платы Social Security и Medicare?
- Исключена ли выплата из любого другого расчета кредита, который использует ту же заработную плату?
Ответ на последний вопрос особенно важен. Инструкции к форме 8932 координируют этот кредит с исследовательским кредитом и кредитом на лекарства для орфанных заболеваний: кредит, иначе разрешенный для компенсации, выплаченной тому же сотруднику, уменьшается на кредит по дифференциальным выплатам заработной платы, рассчитанный для этого сотрудника. Одна и та же заработная плата не может дать два полных кредита просто потому, что она присутствует в двух таблицах.
Система бухгалтерского учета, которая делает кредит проверяемым
Не прячьте дифференциальные выплаты в едином счете расходов «военный отпуск» и не надейтесь восстановить детали в марте. Создайте небольшой график, который связывает исходные документы с главной книгой.
Используйте выделенный код заработной платы и счет расходов
Создайте код заработной платы, например MIL-DIFF, и сопоставьте его с выделенным счетом или субсчетом расходов на заработную плату. Код должен идентифицировать сотрудника, дату выплаты, период службы, базовую гражданскую заработную плату, информацию о военной выплате, использованную в расчете, и полученную разницу.
Счет расходов — это не сам кредит. Расходы на заработную плату остаются частью книг, в то время как налоговый кредит отслеживается в годовом налоговом резерве или счете налоговых рабочих бумаг. Разделение этих понятий предотвращает ошибочное восприятие кредита как полученных денежных средств или как уменьшения налогов на заработную плату.
Сверяйте ежемесячно, а не раз в год
При каждом закрытии заработной платы сравнивайте:
- Политику военного отпуска и одобренные даты службы.
- Итог
MIL-DIFFв платежном реестре. - Банковский платеж и записи обязательств по заработной плате.
- Сумму, соответствующую критериям нарастающим итогом для сотрудника, ограниченную 20 000 долларов для графика кредита.
Если выплата исправляется, сторнируйте исходную строку заработной платы и проведите замену с той же ссылкой на сотрудника и период службы. Никогда не редактируйте итог электронной таблицы без изменения базовой записи о заработной плате.
Ведите отдельную колонку «соответствует критериям кредита»
Ваш график должен различать общую дифференциальную заработную плату и соответствующую критериям дифференциальную заработную плату. Это делает предел в 20 000 долларов видимым и позволяет рецензенту понять, почему сотрудник с соответствующими выплатами в 27 500 долларов вносит только 20 000 долларов в кредит.
Текстовая бухгалтерская книга может быть особенно полезна здесь, потому что каждая запись о заработной плате, изменение политики и корректировка на конец года могут быть проверены как датированная запись с контролем версий. Такая панель, как Fava, может затем облегчить проверку итогов по сотрудникам и тенденций расходов, не скрывая основные записи.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Использование устаревших правил «малого работодателя»
Ранние версии кредита включали тест на соответствующего малого бизнеса-работодателя. Текущие инструкции к форме 8932 определяют кредит с использованием 91-дневного теста сотрудника, требования службы на действительной военной службе более 30 дней и определения выплат заработной платы. Более старые статьи и архивные формы могут все еще описывать ограничение по средней численности и требование письменного плана. Проверьте редакцию, которую вы подаете, а не импортируйте эти старые условия в расчет текущего года.
Отношение к каждой выплате за военный отпуск как соответствующей критериям
Оплачиваемый отпуск, бонусы, премии за удержание и льготы могут регулироваться разными правилами. Классифицируйте выплату на основе того, что она заменяет, и того, что обещает ваша политика. Если только часть выплаты представляет гражданскую заработную плату, только эта часть принадлежит графику дифференциальных выплат.
Применение предела в 20 000 долларов ко всей компании
Предел применяется отдельно к каждому квалифицированному сотруднику. Компания с пятью квалифицированными сотрудниками может иметь до 100 000 долларов соответствующих выплат для расчета кредита, при условии, что каждый сотрудник достигает предела и выполняются все другие требования.
Забывание корректировки вычета на заработную плату
Кредит — это не бесплатные деньги, добавленные сверху неизменного вычета на заработную плату. Инструкции к форме обычно требуют уменьшения вычета на заработную плату на сумму кредита, даже если ограничение общего бизнес-кредита препятствует полному использованию в текущем году.
Путаница между USERRA и налоговым кредитом
USERRA устанавливает важные права на трудоустройство и восстановление на работе в связи с военной службой, но само наличие этих прав не делает выплату соответствующей для формы 8932. И наоборот, добровольная политика дифференциальных выплат может создать возможность налогового кредита без замены отдельных обязательств работодателя по трудовому законодательству. Пусть отделы заработной платы, HR и налогообложения вместе рассмотрят политику.
Контрольный список на конец года для формы 8932
Прежде чем отправить график вашему налоговому составителю, соберите один пакет для каждого сотрудника:
- Дату начала работы и расчет 91-дневной квалификации.
- Приказы или другие записи, показывающие, что период действительной службы превысил 30 дней.
- Письменную политику военного отпуска или дифференциальных выплат, действовавшую в этот период.
- Расчеты гражданской заработной платы и метод, использованный для переменной компенсации.
- Платежные реестры, показывающие каждую дифференциальную выплату и ее удержание.
- Детали главной книги, согласующиеся с итогом заработной платы.
- Сумму, соответствующую критериям на одного сотрудника, ограниченную 20 000 долларов.
- Список других налоговых кредитов, которые используют ту же компенсацию сотрудника.
- Сверку отчетности по форме W-2.
- Передачу формы 8932 и формы 3800, включая анализ переноса.
IRS заявляет, что книги и записи, относящиеся к форме, должны храниться до тех пор, пока их содержание может стать существенным для налогового администрирования. На практике храните график вместе с рабочими документами по заработной плате и налогам, сохраняйте исходные документы и делайте расчет воспроизводимым для кого-то, кто не готовил исходный расчет заработной платы.
Упростите ваше финансовое управление
С военным отпуском легче справиться, когда каждая выплата имеет четкий источник, классификацию и контрольный след. Beancount.io предлагает текстовый бухгалтерский учет, который является прозрачным, с контролем версий и готовым к использованию ИИ, поэтому ваши графики заработной платы и налогов могут оставаться понятными по мере изменения политик и сотрудников.