Ваш новый сотрудник выходит на работу в понедельник в 9 утра. Согласно правилам, вступившим в силу 1 июля 2026 года, если этот сотрудник еще не зарегистрирован в Чешской администрации социального обеспечения (ČSSZ) до того, как сядет за свой стол, вы уже опоздали. Прежний восьмидневный льготный период после даты начала работы отменен — для каждого сотрудника, а не только для иностранных работников.
Это одно из самых операционно сложных изменений в области начисления заработной платы в Чехии за последние годы, и оно застало многих малых работодателей врасплох, поскольку появилось как дополнение к более крупному проекту: Единому ежемесячному отчету работодателя (Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, или JMHZ). Вот что требует новая обязанность по регистрации, что произойдет, если вы ее пропустите, и как перестроить свой чек-лист по адаптации сотрудников с учетом этого.
Новое правило: регистрация до начала работы
До 30 июня 2026 года у работодателей в Чехии было восемь дней после даты начала работы сотрудника, чтобы зарегистрировать его в ČSSZ. С 1 июля 2026 года работодатели обязаны регистрировать каждого нового сотрудника в реестре сотрудников не позднее момента начала выполнения им работы — и не ранее чем за восемь календарных дней до ожидаемой даты начала работы. ČSSZ подтвердила, что обязанность, которая ранее распространялась только на иностранных работников, теперь применяется ко всем сотрудникам без исключения.
Изменение было внесено сопутствующим законом к законодательству о JMHZ (Закон № 360/2025 Сб.), который внес поправки в ряд смежных нормативных актов наряду с самим законом о JMHZ (Закон № 323/2025 Сб.) и его имплементационным постановлением (Постановление Правительства № 417/2025 Сб.).
На практике график теперь выглядит следующим образом:
- Старое правило (до 30 июня 2026 г.): зарегистрировать нового сотрудника в течение восьми дней после начала работы.
- Новое правило (с 1 июля 2026 г.): зарегистрировать нового сотрудника до начала работы, но не ранее чем за восемь календарных дней до ожидаемой даты начала.
- Переходные месяцы (апрель–июнь 2026 г.): работодатели перешли на расширенную систему регистрации REGZEC и подали ретроспективные данные JMHZ за первый квартал 2026 года.
Обратите внимание, что теперь восьмидневное окно работает в обе стороны: вместо восьми дней после даты начала для подачи заявки у вас есть восьмидневное окно до нее. Срочные наймы и выход на работу в тот же день стали реальным риском несоблюдения требований.
Возможность частичной регистрации для чешских работников
Признавая, что у работодателей не всегда будут все документы до первого дня, закон предлагает выход — но только для сотрудников, которые не являются иностранными работниками. Для чешского найма вы можете подать частичную регистрацию до начала работы, содержащую только основные данные, и заполнить остальную информацию в течение стандартного восьмидневного срока.
Иностранные работники не получают такой уступки: их регистрация в реестре сотрудников должна быть полностью завершена до начала работы, как это было и до реформы. И если вы нанимаете иностранных граждан — включая граждан ЕС — вы должны отдельно уведомить Бюро труда до начала работы сотрудника.
Таким образом, ваша процедура адаптации теперь имеет два направления:
- Чешский сотрудник: подать как минимум частичную регистрацию в ČSSZ до начала работы; завершить полную запись в течение восьми дней.
- Иностранный сотрудник: завершить полную регистрацию в ČSSZ до начала работы и уведомить Бюро труда до начала работы.
Не относитесь к варианту частичной регистрации легкомысленно. «Основные данные» все равно означают, что регистрация существует в системе до начала работы. Сотрудник, который начинает работать вообще без какой-либо поданной регистрации, — это именно та ситуация, на которую направлено новое правило.
Почему государство хочет знать до первого дня
Изменение в регистрации неотделимо от проекта JMHZ. С 2026 года работодатели подают единый ежемесячный отчет с очень детальными данными о каждом сотруднике — о заработке и многом другом — в ČSSZ, которая передает его Финансовой администрации, бюро труда и Чешскому статистическому управлению. (Компании медицинского страхования не участвуют в первом этапе; ожидается, что они подключатся не ранее 2028 года.) Ежемесячный отчет подается в электронном виде до 20-го числа следующего месяца и заменяет ряд существующих ежемесячных, квартальных и годовых отчетов.
Предварительная регистрация — это вторая половина этой прозрачности. Когда каждый нанятый сотрудник существует в реестре до первой смены, инспекторы, проверяющие рабочее место на предмет незадекларированной работы, получают ответ в тот же день, а не слышат «у нас еще есть восемь дней на подачу». По своей сути реформа — это усиление контроля за нелегальной занятостью, замаскированное под административное упрощение — и упрощение тоже реально, поскольку данные о доходах сотрудников из налоговых деклараций теперь предварительно заполняются на портале MOJE daně на основе отчетов работодателей.
Что не изменилось
Два связанных срока легко перепутать с новым правилом, поэтому держите их в уме:
- Регистрация в медицинской страховой компании по-прежнему после начала работы. Регистрация нового сотрудника в его компании медицинского страхования (zdravotní pojišťovna) по-прежнему должна быть завершена в течение восьми дней с момента начала трудовых отношений. Только срок для ČSSZ перенесен на период до первого дня.
- Сроки дерегистрации не изменились. При прекращении трудовых отношений действующие обязанности и сроки дерегистрации продолжают применяться.
Также обратите внимание на расширенный объем данных. JMHZ требует, чтобы работодатели сообщали данные, которые многие никогда раньше не собирали — включая наивысший достигнутый уровень образования каждого сотрудника. Если в ваших личных делах отсутствуют поля, требуемые новыми отчетами, каждый новый найм — это возможность собрать их при адаптации, а не догонять их позже.
Что произойдет, если вы пропустите срок
Сотрудник, который начинает работу без регистрации в системе, выглядит для инспектора как незадекларированная работа. Содействие нелегальной работе (nelegální práce) — одно из самых серьезно наказуемых нарушений работодателя в чешском законодательстве: штрафы варьируются от десятков тысяч крон до 10 миллионов чешских крон, а инспекторы могут дополнительно инициировать оценку неуплаченных налогов и социального и медицинского страхования. В худших случаях возможна уголовная ответственность.
Практический риск для обычных малых предприятий — не максимальный размер штрафа в заголовках новостей, а рутинная трудовая инспекция, обнаруживающая незарегистрированного работника на второй день трудовой деятельности и открывающая дело, которое поглощает месяцы управленческого времени. По старым правилам «восемь дней еще не истекли» было исчерпывающим ответом. Такого ответа больше не существует.
Проблема неявки: сотрудники, которые так и не приступили к работе
Предварительная регистрация создает новый административный пограничный случай: что если вы зарегистрировали кого-то, а он так и не пришел? Подписанный контракт с датой начала, которая наступает и проходит, кандидат, принявший контрпредложение в последнюю минуту — теперь это оставляет регистрацию в системе для трудовой деятельности, которая так и не началась.
Консультанты по вопросам начисления заработной платы прямо указывают на это: если зарегистрированный сотрудник не приступил к работе, вы должны сообщить об этом факте и исправить запись. Встройте шаг «подтверждение даты начала» в свой рабочий процесс адаптации — в идеале проверку в то же утро, что сотрудник действительно приступил к работе — и сделайте дерегистрацию или исправление «призрачных» регистраций чьей-то конкретной обязанностью. С ежемесячными данными JMHZ, поступающими в четыре учреждения, «фантомный» сотрудник, оставленный в реестре, в конечном итоге вызовет вопросы хотя бы у одного из них.
Та же дисциплина применяется к перенесенным датам начала. Если дата начала изменилась после подачи, обновите регистрацию, а не оставляйте неверную дату в системе.
Чек-лист по соблюдению требований для малых предприятий
Перестройте свой процесс найма вокруг новой последовательности — сначала регистрация, потом работа:
- Перенесите регистрацию в пакет предварительной адаптации. Как только согласована дата начала, подача в ČSSZ попадает в список задач со сроком не позднее рабочего дня, предшествующего дате начала. Никогда не планируйте выход на работу в тот же день, не убедившись, что подача может быть сделана первой.
- Собирайте новые поля данных на этапе предложения. Помимо стандартных удостоверяющих личность документов и идентификационного номера (rodné číslo), соберите поля эпохи JMHZ, которые теперь требует ваше программное обеспечение для начисления заработной платы — включая наивысший уровень образования — до первого дня, а не в течение первой недели.
- Разделите два направления. Убедитесь, что тот, кто занимается адаптацией новых сотрудников, знает вариант частичной регистрации для чешских работников и правило полной регистрации плюс уведомление Бюро труда для иностранных работников, включая граждан ЕС. Один чек-лист с ветвлением по гражданству лучше двух неформальных привычек.
- Убедитесь, что ваше программное обеспечение для начисления зарплаты готово к JMHZ/REGZEC. Структура данных и кодовые списки ежемесячного отчета поступают из ČSSZ, и ваши системы кадрового учета и начисления заработной платы должны формировать соответствующие электронные отчеты. Если вы передаете расчет зарплаты на аутсорсинг, письменно подтвердите, что ваш провайдер обрабатывает предварительные регистрации и корректировки в тот же день — и согласуйте сроки выполнения для срочных наймов.
- Добавьте шаг проверки в первый день. Подтвердите, что каждый нанятый сотрудник действительно приступил к работе в зарегистрированную дату, и немедленно исправьте или отмените регистрацию для неявившихся и перенесенных дат.
- Держите подачу в страховую медицинскую компанию на отдельном треке. Она по-прежнему действует по восьмидневному сроку после начала работы — не позволяйте новой привычке предварительной подачи заставить вас подать ее раньше с неверными данными или забыть о ней, потому что подача в ČSSZ ощущалась как «регистрация завершена».
- Документируйте все. Храните датированные копии каждой поданной регистрации. Если инспектор когда-либо усомнится в подаче, запись с отметкой времени — ваша единственная защита.
Держите кадровые записи готовыми к аудиту
Каждое событие найма теперь — это точно фиксируемое во времени действие по соблюдению требований: регистрация должна существовать до первого часа работы, ежемесячный JMHZ должен отражать заработок нанятого сотрудника к 20-му числу следующего месяца, а подача в страховую медицинскую компанию следует по собственному графику. Это делает ваши кадровые записи и записи по заработной плате частью вашего аудиторского следа так, как это не было, когда восьмидневная отсрочка поглощала небрежную адаптацию.
Относитесь к датам начала, отметкам времени регистрации и записям по заработной плате как к одной связанной записи. Когда ваши книги сходятся с вашими отчетами — каждый зарегистрированный нанятый сотрудник сопоставлен с расчетом заработной платы, каждый расчет заработной платы сопоставлен с банковским переводом — проверки становятся рутинными, а не пугающими. Beancount.io предоставляет бухгалтерский учет в виде обычного текста, который дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными, так что ваши кадровые записи и ваши книги всегда рассказывают одну и ту же историю. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерский учет в виде обычного текста.
