Если вы нанимали кого-либо в прошлом году, вы заполняли Форму I-9 — проверяли документы, подписывали, подавали. Во все большем числе штатов этого больше недостаточно. Вы также должны проверить нового сотрудника через E-Verify, федеральную электронную систему проверки, и сделать это в течение трех дней с момента найма. В 2026 году два среднезападных и южных штата расширяют это требование с крупных работодателей на всех.
Законодатели Флориды продвинули Законопроект Палаты представителей 197, чтобы расширить E-Verify с частных работодателей, имеющих 25 и более сотрудников, на каждого частного работодателя в штате. Закон FAIRNESS Индианы вступает в силу 1 июля 2026 года, охватывая каждого работодателя независимо от размера, с гражданскими штрафами до 10 000 долларов и возможными последствиями для бизнес-лицензий за повторные нарушения. Для малого бизнеса, который никогда не регистрировался, кривая обучения коротка, но цена ошибки высока.
Вот карта 2026 года и рабочий процесс с первого дня.
Карта Расширяющегося Мандата
Федеральный закон требует Форму I-9 для каждого найма, но не требует от частных работодателей использовать E-Verify — регистрация является добровольной на федеральном уровне, если вы не федеральный подрядчик. Штаты заполняют этот пробел.
По состоянию на 2026 год девять штатов требуют от всех или почти всех работодателей использовать E-Verify (Алабама, Аризона, Флорида для 25+ и государственных, Джорджия 10+, Миссисипи, Северная Каролина 25+, Южная Каролина все работодатели и другие), в то время как вторая волна расширяется:
- Флорида: С 2023 года частные работодатели с 25+ сотрудниками должны использовать E-Verify в течение трех рабочих дней с момента найма и хранить записи о проверке в течение трех лет. Государственные работодатели и подрядчики любого размера охвачены с 2021 года. HB 197, продвинутый в комитете в начале 2026 года, устранит порог в 25 сотрудников и потребует от каждого частного работодателя зарегистрироваться — переход от смешанной добровольной/только I-9 системы к единому мандату для уменьшения предполагаемых лазеек. Более ранние версии в 2025 году, которые должны были вступить в силу 1 июля 2025 года, не прошли в Сенатском комитете по регламенту после сопротивления бизнеса из-за обучения и затрат; попытка 2026 года — это возобновленная попытка.
- Закон FAIRNESS Индианы: С 1 июля 2026 года охвачен каждый работодатель — никаких льгот для малого бизнеса. Закон требует E-Verify после проверки приемлемых документов о проживании и удостоверения личности, с гражданскими штрафами до 10 000 долларов за нарушение и, на столе, приостановкой деятельности за повторное несоблюдение. Закон является частью более широкой модели штатов 2025–2026 годов, которая также включает Закон о честности рабочей силы Огайо (19 марта 2026 года, для нежилого строительства, до 25 000 долларов за нарушение), законопроекты Айдахо, Монтаны и Техаса, предлагающие покрытие всех работодателей.
Тенденция уходит от пороговых значений. Там, где штаты ранее устанавливали ограничения в 10, 25 или 100 сотрудников, новые предложения отражают логику HB 197 Флориды: единообразное применение проще обеспечить и устраняет стимул оставаться чуть ниже порога.
Что Вы Должны Делать Для Каждого Нового Сотрудника
Регистрация — это один шаг; соблюдение требований выигрывается или проигрывается на этапе работы с каждым новым сотрудником:
-
Правильно и вовремя заполните Форму I-9. E-Verify не заменяет I-9. Вы все еще должны физически осмотреть (или через уполномоченного представителя по удаленной альтернативе) документы, записать их в I-9 и подписать. Распространенные ошибки — принятие просроченных документов, отсутствие даты подтверждения сотрудника или использование неверной версии I-9 — вызывают предварительные неподтверждения, которые задерживают проверку.
-
Создайте дело E-Verify в течение трех рабочих дней с момента найма. Отсчет начинается с первого дня работы за оплату, а не с даты предложения. Позднее создание дела само по себе является нарушением, даже если сотрудник в конечном итоге подтвержден.
-
Оперативно разрешайте предварительные неподтверждения. TNC не означает, что сотрудник неавторизован — это часто отражает несовпадение имени (девичья фамилия против замужней, дефис) или задержку в базе данных DHS/SSA. Уведомите сотрудника, дайте Уведомление о дальнейших действиях и позвольте ему оспорить результат. Не увольняйте, не отстраняйте и не переводите сотрудника на основании только TNC.
-
Не используйте E-Verify до найма или для повторной проверки. Предварительная проверка кандидатов через E-Verify и повторная проверка существующего сотрудника без квалифицирующего события (например, истечения срока разрешения на работу) нарушает правила программы и может вызвать расследования по дискриминации.
-
Храните записи. Правило Флориды для 25+ уже требует хранения в течение трех лет; Закон FAIRNESS и большинство других мандатов устанавливают аналогичное трехлетнее хранение. Храните I-9, результат дела E-Verify и копии документов (если вы решите их копировать) вместе, но отдельно от личного дела, чтобы ограничить доступ.
Цена Несоблюдения
Штатные штрафы теперь значительно превышают административные расходы на регистрацию:
- Индиана: До 10 000 долларов за нарушение, с последствиями для деловых операций за систематические нарушения
- Огайо (строительство): До 25 000 долларов за нарушение
- Флорида (по текущему закону для 25+): Запрет на государственные контракты и правоприменение через случайные проверки Департамента торговли; HB 197 распространит этот риск на каждого работодателя
Помимо штрафов, операционный риск — это приостановка найма. Работодатель, признанный нарушителем, может быть обязан зарегистрироваться и проверить всех существующих сотрудников, нанятых после определенной даты, что создает ретроактивную нагрузку во время расследования.
Федеральный риск дискриминации также возрастает при небрежном использовании E-Verify. Выборочная проверка на основе имени, акцента или внешности, или использование E-Verify для предварительного отсева, нарушает антидискриминационные положения, обеспечиваемые Секцией по правам иммигрантов и сотрудников Министерства юстиции.
Настройка Соблюдения Требований За Пять Минут
Если вы еще не зарегистрировались, сделайте это до следующего найма, а не после:
- Зарегистрируйтесь на e-verify.gov — выберите метод доступа работодателя (напрямую или через агента работодателя E-Verify, если вы хотите, чтобы провайдер вел дела)
- Назначьте и обучите одного или двух пользователей — учебник и проверка знаний займут менее часа
- Обновите ваше предложение о работе и чек-лист адаптации, включив I-9 + дело E-Verify в течение трех рабочих дней
- Добавьте напоминание в календарь о трехлетнем хранении и о напоминаниях о повторной проверке для разрешений на работу с ограниченным сроком действия
- Добавьте примечание о недопустимости дискриминации в политику найма: E-Verify для каждого нового сотрудника, без исключений, без предварительного отсева
Эта настройка одинакова, есть ли у вас два сотрудника или двести — именно поэтому штаты переходят к всеобщему охвату. Самые маленькие работодатели больше не освобождены от этого ожидания.
Держите Ваши Записи О Найме Готовыми К Аудиту
Соблюдение требований E-Verify — это не разовая регистрация — это дисциплина на каждого нового сотрудника, которая должна быть прослеживаемой: кто заполнил I-9, когда было создано дело, каков был результат и где хранятся записи. Чек-лист найма, который требует создания дела в течение трех дней, и ежеквартальный самоаудит журналов I-9 и E-Verify позволят выявить поздние подачи и несовпадения имен до того, как это сделает аудитор.
Упростите Ваше Финансовое Управление
Соблюдение требований при найме находится рядом с расчетом заработной платы, льготами и удержанием сотрудников — все это влияет на бухгалтерский учет. Beancount.io ведет расходы на найм, заработную плату и соблюдение требований в простом текстовом учете с контролем версий — так что каждый I-9, каждая проверка и каждый предотвращенный штраф отслеживаются, а не просто запоминаются. Начните бесплатно и держите ваш найм таким же организованным, как и ваши книги учета.