Работодатель, имеющий 200 активных форм I-9, каждая из которых содержит одну типичную ошибку, раньше сталкивался с бумажной волокитой, которая была досадной, но дешевой в исправлении. Ведомство выдавало «Уведомление о технических или процедурных ошибках» (Notice of Technical or Procedural Failures), давало отделу кадров десять рабочих дней на внесение исправлений, и на этом дело обычно заканчивалось. Согласно обновленному информационному бюллетеню ICE по проверкам, опубликованному 16 марта 2026 года, тот же самый работодатель теперь может столкнуться со штрафами за неправильное оформление документов в размере от 57 600 до 572 200 долларов США за те же самые ошибки — без периода для исправления, без второго шанса и без возможности устранить нарушения до начисления штрафов. Планка соблюдения требований по проверке новых сотрудников только что поднялась, и большинство HR-отделов еще не скорректировали свои процессы.
Форма I-9 на протяжении почти сорока лет была тихим уголком HR-комплаенса. Она редко попадает в громкие заголовки, не требует выплаты зарплаты сотрудникам и обычно отправляется в картотеку (или модуль HRIS), откуда никогда не извлекается — до тех пор, пока в дверь не постучит аудитор Иммиграционной и таможенной полиции США (ICE). Когда это происходит, каждая форма становится потенциальным обязательством на пятизначную сумму. В этом руководстве рассматривается, что должны делать работодатели, чтобы оставаться в рамках закона в 2026 году, что изменилось в марте и как провести самоаудит до того, как его проведет внешний аудитор.
Что на самом деле представляет собой форма I-9
Форма I-9, «Проверка права на трудоустройство» (Employment Eligibility Verification), является федеральным документом, подтверждающим два факта о каждом человеке, которого нанимает работодатель в Соединенных Штатах: что этот человек является тем, за кого себя выдает, и что он имеет законное право работать в этой стране. Закон о реформе и контроле над иммиграцией 1986 года сделал незаконным осознанный наем или продолжение трудовых отношений с лицом, не имеющим разрешения на работу, и форма I-9 — это бумажный механизм, который Конгресс выбрал для обеспечения соблюдения этого запрета.
Каждый работодатель, независимо от размера компании, должен заполнить форму I-9 на каждое лицо, нанятое для работы в Соединенных Штатах после 6 ноября 1986 года. Сюда входят граждане США, законные постоянные жители, беженцы, лица, получившие убежище, обладатели временных виз и все остальные, получающие оплату за работу, выполняемую в пределах границ США. Волонтеры, неоплачиваемые стажеры и независимые подрядчики исключаются, однако ошибочная классификация сотрудника как подрядчика не освобождает работодателя от необходимости заполнения I-9 и добавляет проблему неправильной классификации к проблеме иммиграционного контроля.
Сама форма состоит из двух основных разделов и двух приложений. Раздел 1 заполняется сотрудником. Раздел 2 заполняется работодателем (или уполномоченным представителем, действующим от имени работодателя). Приложение A используется, когда лицо, подготовившее документ, или переводчик помогают сотруднику заполнить Раздел 1, а Приложение B предназначено для повторной проверки при истечении срока действия документов, разрешающих работу, и при повторном найме в течение трех лет.
Правила сроков, на которых спотыкается большинство работодателей
Соблюдение формы I-9 регулируется двумя крайними сроками, и нарушение любого из них является существенным нарушением согласно новой структуре ICE.
Раздел 1 должен быть заполнен сотрудником не позднее первого дня оплачиваемой работы. Сотрудник может заполнить его в момент принятия предложения о работе, но он не может приступить к выполнению оплачиваемой работы без заполнения Раздела 1.
Раздел 2 должен быть заполнен работодателем в течение трех рабочих дней с первого дня оплачиваемой работы сотрудника. Обратите внимание, что отсчет времени начинается с первого дня оплачиваемой работы, а не с даты предложения, даты ориентации или любого подписания документов, предшествующего началу работы. Если сотрудник начинает работать в понедельник, Раздел 2 должен быть готов к закрытию рабочего дня в четверг.
Существует одно исключение из правила трех дней: если трудоустройство длится менее трех рабочих дней (например, временная работа на один день), Раздел 2 должен быть заполнен до конца первого рабочего дня сотрудника. Не существует исключений для удаленных работников, занятых HR-менеджеров, отсутствующих документов или сбоев в программном обеспечении для адаптации сотрудников.
Допустимые документы: Списки A, B и C
Когда сотрудник является для заполнения Раздела 2 — лично, виртуально в рамках альтернативной процедуры или через уполномоченного представителя — он сам выбирает, какие документы предъявить. Работодатель не может требовать конкретный документ или отказываться принимать действительный. Подобные действия классифицируются как злоурутребление документами, что является отдельным нарушением, пресекаемым Секцией по правам иммигрантов и сотрудников Министерства юстиции.
Сотрудник должен предъявить либо один документ из Списка A, либо по одному документу из Списка B и Списка C. Всего существует 25 допустимых документов.
Документы из Списка A подтверждают как личность, так и разрешение на работу. Наиболее распространенными являются паспорт США или паспортная карта, карта постоянного жителя (форма I-551, часто называемая грин-картой), разрешение на работу (форма I-766) с фотографией и определенные иностранные паспорта с действующим штампом I-551.
Документы из Списка B подтверждают только личность. Водительские права штата или удостоверение личности с фотографией являются наиболее распространенными, но также подходят школьные удостоверения личности с фото, карточки регистрации избирателя и ряд других документов.
Документы из Списка C подтверждают только разрешение на работу. Наиболее распространенными являются карта социального обеспечения без ограничений, заверенное свидетельство о рождении, племенной документ коренных американцев и форма I-94 Министерства внутренней безопасности для определенных неиммигрантов.
Проверка документов должна основываться на критерии разумности. Если документ кажется подлинным и относится к лицу, его предъявляющему, работодатель обязан его принять. Работодатели не являются экспертами по документам и от них не ожидается выявления сложной подделки. Однако от них ожидается, что они не будут принимать просроченные документы или документы, которые явно не соответствуют человеку, стоящему перед ними.
Срок хранения: три года, один год, в зависимости от того, что наступит позже
Правило хранения формы I-9 на первый взгляд кажется обманчиво простым, но именно на нем работодатели часто попадаются во время аудитов. Вы должны хранить каждую форму I-9 в течение трех лет с даты приема на работу или в течение одного года после даты прекращения трудовых отношений, в зависимости от того, какая из этих дат наступит позже.
На практике это означает следующее:
- Если сотрудник проработал два месяца: храните форму I-9 в течение трех лет с даты приема на работу.
- Если сотрудник проработал два года: храните форму I-9 в течение одного года после даты увольнения (три года с момента приема — это вторая годовщина работы; один год после увольнения наступит позже).
- Если сотрудник проработал двадцать лет: храните форму I-9 в течение одного года после даты увольнения.
Форма должна быть предоставлена в течение трех рабочих дней с момента получения запроса на инспекцию. Это означает, что хранение форм I-9 в запертом шкафу покойного руководителя или в системе HRIS, к которой никто из нынешних сотрудников не умеет составлять запросы, не будет считаться выполнением требования.
Рекомендуется хранить формы I-9 отдельно от личных дел сотрудников. Смешивание I-9 с дисциплинарными записями, медицинской информацией или оценками эффективности создает проблемы при раскрытии документов, если внешнее ведомство проверяет дело, и повышает риск непреднамеренного разглашения защищенной информации. Наличие отдельной папки «Активные I-9» или папки в HRIS, а также отдельной папки «Уволенные сотрудники — I-9 к удалению», организованной по датам допустимой утилизации, делает соблюдение правил хранения управляемым.
Электронное хранение разрешено, но электронные системы I-9 должны создавать безопасный и неизменяемый аудиторский след при каждом доступе к форме, ее создании, изменении или исправлении. Система должна ограничивать доступ только для уполномоченного персонала и поддерживать надежное резервное копирование. «Журналы отслеживания» на базе электронных таблиц, в которых отсутствует аудиторский след, не являются соответствующими требованиям электронными системами I-9.
E-Verify: Когда это обязательно, а когда — добровольно
E-Verify — это бесплатная веб-система, управляемая Службой гражданства и иммиграции США (USCIS), которая сопоставляет данные из формы I-9 с записями USCIS и Управления социального обеспечения. Система выдает результат: либо «Разрешение на трудоустройство подтверждено» (Employment Authorized), либо «Предварительное неподтверждение» (Tentative Nonconfirmation), требующее разрешения, либо «Окончательное неподтверждение» (Final Nonconfirmation).
На федеральном уровне E-Verify является обязательным для двух групп: федеральных подрядчиков и субподрядчиков, чьи контракты содержат оговорку FAR E-Verify, и любого работодателя в штате, где это требуется по закону штата. Федеральные подрядчики должны зарегистрироваться в E-Verify в течение 30 дней после подписания контракта и проверить соответствующих сотрудников в течение 90 дней после регистрации.
По состоянию на 2026 год одиннадцать штатов требуют использования E-Verify для всех или большинства частных работодателей: Алабама, Аризона, Флорида, Джорджия, Луизиана, Миссисипи, Монтана, Северная Каролина, Южная Каролина, Теннесси и Юта. Несколько других штатов требуют E-Verify для государственных работодателей и государственных подрядчиков. Штрафы на уровне штатов сильно различаются — например, в Северной Каролине повторное несоблюдение может привести к гражданско-правовым штрафам в размере более 10 000 долларов за каждое нарушение, в дополнение к федеральным штрафам за ошибки в самих формах I-9.
Работодатели, ведущие деятельность в нескольких штатах, часто предпочитают добровольно регистрироваться в E-Verify повсеместно, даже там, где это не требуется, как для единообразия процедур, так и для получения возможности использовать альтернативную процедуру дистанционной проверки документов.
Альтернативная процедура дистанционной проверки
В 2023 году Министерство внутренней безопасности (DHS) сделало постоянным долгожданный вариант дистанционной проверки, официально называемый «альтернативной процедурой». В рамках этой процедуры работодатель или уполномоченный представитель может изучить документы сотрудника во время видеосвязи в реальном времени, а не лично, при условии соблюдения четырех условий:
- Работодатель зарегистрирован в системе E-Verify и не имеет нарушений в ней.
- Сотрудник передает копии лицевой и оборотной сторон всех документов (где применимо) работодателю до видеоконференции.
- Проводится видеоконференция в реальном времени, во время которой работодатель может видеть документы и сотрудника одновременно.
- Работодатель создает кейс в E-Verify для сотрудника и сохраняет копии документов.
Крайне важно, чтобы в Разделе 2 формы I-9 (и в Приложении B для повторных проверок) была отмечена галочка «альтернативная процедура». Согласно обновлению ICE от марта 2026 года, отсутствие этой отметки является существенным нарушением. Сама видеопроверка также должна быть надлежащим образом задокументирована; процедурные сбои, связанные с дистанционной проверкой — включая непредоставление копий, непроведение реальной видеосвязи или неправильную маркировку формы — теперь классифицируются как существенные нарушения.
Работодатели, не зарегистрированные в E-Verify, все еще могут проверять удаленных сотрудников, но только с помощью уполномоченного представителя. Уполномоченным представителем может быть любое лицо, назначенное работодателем для заполнения Раздела 2 лично от его имени — обычно это нотариус, адвокат, сотрудник магазина UPS или даже друг или член семьи нового сотрудника. Работодатель несет полную ответственность за любые ошибки, допущенные представителем.
Изменение политики ICE в марте 2026 года
Самым значительным изменением в контроле за соблюдением правил I-9 в 2026 году стал не закон или постановление, а обновление информационного бюллетеня. 16 марта 2026 года ICE незаметно опубликовала пересмотренную версию документа «Инспекция формы I-9 в соответствии с разделом 274A Закона об иммиграции и гражданстве» — руководства, которое аудиторы используют для классификации нарушений. Если в предыдущей версии многие распространенные ошибки рассматривались как технические или процедурные сбои, на исправление которых давалось десять рабочих дней, то в новой версии они классифицируются как существенные нарушения, влекущие немедленные штрафы за каждую форму.
Ошибки, которые теперь считаются существенными:
- Отсутствие даты рождения сотрудника в Разделе 1
- Отсутствие даты приема на работу в Разделе 2
- Отсутствие имени или должности работодателя или уполномоченного представителя в Разделе 2
- Отсутствие или неверные данные документов из Списков A, B или C в Разделе 2 — независимо от того, были ли сохранены копии документов
- Непроставление галочки об альтернативной процедуре в Разделе 2 или Приложении B при использовании дистанционной проверки
- Большинство процедурных нарушений, связанных с дистанционной проверкой
Диапазон штрафов за нарушения в оформлении документов согласно текущей индексации Федерального реестра составляет от 288 до 2 861 доллара за каждую форму. Размер штрафа зависит от процента форм с ошибками и истории нарушений работодателя. Преднамеренный найм или продолжение использования труда лица, не имеющего разрешения на работу, влечет за собой гораздо более высокие штрафы — до 28 619 долларов за нарушение при повторных случаях.
Финансовая математика неумолима. Компания с 500 сотрудниками и долей ошибок 40% (что часто встречается при самоаудите компаний, которые никогда раньше его не проводили) получит 200 проблемных форм. При средней величине нового диапазона штрафов это составит примерно 315 000 долларов потенциальных убытков. При максимальных штрафах сумма превысит полмиллиона долларов. Ни один из этих штрафов невозможно уменьшить путем быстрого исправления ошибок после того, как придет Уведомление об инспекции (Notice of Inspection).
Процесс инспекции
Аудит I-9 со стороны ICE начинается с вручения агентом Уведомления об инспекции (Notice of Inspection, NOI). Уведомление обычно дает работодателю три рабочих дня на предоставление форм I-9, а также подтверждающих документов, таких как записи по начислению заработной платы, список текущих сотрудников, учредительные документы и бизнес-лицензии. Три рабочих дня — это не три недели. Этого времени недостаточно, чтобы найти недостающие формы, заполнить те, что никогда не оформлялись, или провести качественный внутренний аудит. Эта работа должна быть проделана задолго до проверки.
После проверки форм ICE выпускает одно или несколько уведомлений. Уведомление о подозрительных документах (Notice of Suspect Documents) выявляет сотрудников, чье разрешение на работу агентство считает недействительным; работодатель должен дать этим сотрудникам возможность ответить перед их увольнением. Уведомление о технических или процедурных нарушениях (Notice of Technical or Procedural Failures) перечисляет технические ошибки, которые еще можно исправить в течение 10 рабочих дней — хотя эта категория теперь значительно сужена. Уведомление о намерении наложить штраф (Notice of Intent to Fine) излагает предлагаемые штрафы за существенные нарушения и за нарушения, связанные с умышленным наймом лиц без разрешения на работу. У работодателей есть 30 дней, чтобы запросить слушание перед судьей по административным делам.
Необходимо использовать новую версию формы I-9 со сроком действия до 31.05.2027, а электронные системы I-9 должны быть обновлены для ее поддержки не позднее 31 июля 2026 года. Продолжение использования предыдущей версии после этой даты само по себе является нарушением правил ведения документации.
Проведение внутреннего аудита до прихода ICE
Защитная позиция для любого работодателя заключается в том, чтобы исходить из предположения, что NOI может прийти в следующем квартале, и соответствующим образом проводить внутренний самоаудит. Качественный самоаудит включает четыре этапа.
1. Инвентаризация. Сверьте папку с формами I-9 с текущим списком начисления заработной платы. Каждый активный сотрудник, нанятый после 6 ноября 1986 года, должен иметь форму I-9. Каждый уволенный сотрудник, чей срок хранения документов еще не истек, также должен ее иметь. Отсутствие форм — самое серьезное нарушение, так как невозможно создать соответствующую требованиям I-9 задним числом: форма должна быть датирована моментом ее фактического заполнения, а очевидно оформленная задним числом форма сама по себе является отдельным нарушением.
2. Проверка. Изучите каждую форму на наличие существенных нарушений, перечисленных выше. Отмечайте ошибки, но не стирайте и не пишите поверх оригинальных записей. Исправления должны вноситься путем зачеркивания неверной информации одной линией, внесения верных данных, проставления даты и инициалов лица, внесшего изменения. Исправления должен вносить человек, который изначально заполнял этот раздел, если это возможно, или сам сотрудник для записей в Разделе 1.
3. Повторная верификация. Составьте список сотрудников с истекающими документами, разрешающими работу (за исключением граждан США, законных постоянных жителей и некоторых других категорий, которые не подлежат повторной верификации). Используйте Приложение B (Supplement B) для повторной верификации не позднее даты истечения срока действия. Поздняя повторная верификация является одним из наиболее строго наказываемых нарушений при аудитах ICE, так как она прямо указывает на то, что работодатель продолжал использовать труд человека после истечения срока его разрешения на работу.
4. Документирование аудита. Ведите меморандум с описанием даты, масштаба, методологии, результатов и корректирующих действий. Задокументированный добросовестный самоаудит может послужить аргументом для смягчения ответственности, если ICE позже наложит штрафы, и предоставит доказательства того, что работодатель поддерживал постоянную программу соблюдения требований, а не обнаружил ошибки только под давлением аудита.
Регулярный график внутренних аудитов — ежегодно для стабильного штата, ежеквартально для отраслей с высокой текучестью кадров — превращает соблюдение требований I-9 из аврального проекта в управляемую задачу кадровых операций.
Как бухгалтерия связана с соблюдением требований I-9
Соблюдение требований I-9 и учет заработной платы тесно связаны. Аудиторы ICE не просто проверяют I-9 изолированно; они сравнивают их с ведомостями по начислению заработной платы. Сотрудник, который фигурирует в квартальной отчетности по форме 941, в государственных отчетах по безработице или в главной книге как расход на оплату труда, но не имеет соответствующей формы I-9, является «красным флагом», вызывающим пристальное внимание. И наоборот, четкая сверка между ведомостью заработной платы, главной книгой и архивом I-9 значительно сокращает время проведения аудита.
То же самое касается классификации независимых подрядчиков. Если в ваших книгах отражены выплаты человеку, который по всем признакам является сотрудником — тот же график, тот же надзор, та же исключительная занятость — а вы оформили его как подрядчика по форме 1099 без формы I-9, вы наложили иммиграционную проблему поверх проблемы неправильной классификации. Эти ведомства общаются друг с другом. Чистая система бухгалтерского учета, которая последовательно отслеживает отношения между сотрудниками и подрядчиками, привязывает зарплаты к конкретным ID сотрудников и поддерживает контрольный след перехода между статусами, является одной из лучших защит от накапливающихся сбоев в соблюдении нормативных требований.
Держите свои кадровые и финансовые записи в готовности к аудиту
Соблюдение требований I-9, точность начисления заработной платы и классификация подрядчиков — все это зависит от дисциплинированного ведения учета, который аудитор может отследить без двусмысленностей. Beancount.io предлагает вам текстовую бухгалтерию, которая прозрачна, контролируется версиями и легко сверяется с регистрами заработной платы, списками сотрудников и квартальными налоговыми декларациями. Когда внешнее агентство начнет задавать вопросы о том, кому, когда и сколько вы платили, ваши книги дадут четкий ответ с первого раза. Начните бесплатно и привнесите в свои финансовые записи ту же строгость, которую вы применяете к своим кадровым документам.