SUI-belastingtarieven uitgelegd: een volledige gids over de werkloosheidsverzekering van de staat voor werkgevers

Elke ondernemer die personeel aanneemt, krijgt te maken met een verborgen kostenpost die het nettoresultaat aanzienlijk kan beïnvloeden: de State Unemployment Insurance (SUI) belastingen. Terwijl de meeste ondernemers zich concentreren op federale belastingen en loonverplichtingen, vreten SUI-tarieven stilletjes aan de winst, met tarieven variërend van bijna 0% tot meer dan 12%, afhankelijk van uw staat en bedrijfsgeschiedenis.

Begrijpen hoe SUI werkt, wat uw tarief bepaalt en hoe u de belastingdruk legaal kunt minimaliseren, kan uw bedrijf jaarlijks duizenden dollars besparen. Deze gids zet alles op een rij wat werkgevers moeten weten over SUI-belastingen in 2026.

Wat is SUI-belasting?

State Unemployment Insurance (SUI), ook wel State Unemployment Tax Act (SUTA) genoemd, is een verplichte loonheffing die werkgevers betalen om het werkloosheidsprogramma van hun staat te financieren. Wanneer werknemers buiten hun schuld hun baan verliezen, kunnen zij een werkloosheidsuitkering aanvragen, die uit dit fonds wordt betaald.

In tegenstelling tot inkomstenbelasting of Social Security, is SUI in de meeste staten primair een belasting die alleen door de werkgever wordt betaald. U houdt deze belasting niet in op het loon van de werknemer. Drie staten vereisen echter ook bijdragen van werknemers:

• Alaska
• New Jersey
• Pennsylvania

In deze staten moet u een deel van de SUI-belasting inhouden op de loonstroken van werknemers, naast het betalen van het werkgeversaandeel.

Hoe SUI-belastingtarieven worden bepaald

Uw SUI-tarief is niet willekeurig. Het wordt berekend op basis van verschillende factoren die per staat verschillen:

1. Tarief voor nieuwe werkgevers

Wanneer u zich voor het eerst als werkgever registreert, wijst uw staat een standaardtarief toe voor nieuwe bedrijven. Dit tarief varieert aanzienlijk per staat en soms per sector. Bijvoorbeeld:

• Californië: 3,4% voor nieuwe werkgevers
• Florida: 2,7% voor nieuwe werkgevers
• Pennsylvania: 3,822% voor niet-bouwsectoren, 10,5924% voor de bouw
• Nebraska: 1,25% voor de meeste sectoren, 5,4% voor de bouw

2. Ervaringsrating (Experience Rating)

Nadat u een bepaalde periode (meestal 2-3 jaar) actief bent, berekent uw staat een ervaringsrating op basis van de geschiedenis van uw werkloosheidsclaims. De formule die de meeste staten gebruiken is de reserve-ratiomethode:

Reserve-ratio = Saldo werkgeversrekening / Gemiddelde belastbare loonsom (3 jaar)

Als uw voormalige werknemers veel werkloosheidsclaims hebben ingediend, daalt uw reserve-ratio en stijgt uw tarief. Omgekeerd genieten bedrijven met weinig claims van lagere tarieven.

3. Sectorklassificatie

Sectoren met een hoog verloop, zoals de bouw, horeca en seizoensgebonden landbouw, hebben vaak te maken met hogere basistarieven omdat ze historisch gezien meer werkloosheidsclaims genereren.

4. Economische omstandigheden van de staat

Wanneer het werkloosheidsfonds van een staat uitgeput raakt, kunnen de tarieven voor iedereen stijgen. Californië blijft bijvoorbeeld op het hoogste tariefschema "F" met een wettelijke toeslag van 15% omdat de reserve-ratio van het staatsfonds onder de drempel ligt.

2026 SUI-belastingtarieven per staat

Hier is een uitgebreid overzicht van de SUI-belastingtarieven en loonbases voor 2026:

Staat	Tarief nieuwe werkgever	Tariefbereik	Loonbasis
Alabama	2,7%	0,2% - 6,8%	$8.000
Alaska	1,50%	1,0% - 5,4%	$54.200
Arizona	2,0%	0,03% - 8,36%	$8.000
Arkansas	2,0%	0,2% - 10,1%	$7.000
Californië	3,4%	1,5% - 6,2%	$7.000
Colorado	3,05%	0,81% - 12,34%	$30.600
Connecticut	1,9%	1,10% - 10,00%	$27.000
Delaware	1,2%	0,6% - 5,6%	$14.500
Florida	2,7%	0,1% - 5,4%	$7.000
Georgia	2,7%	0,04% - 8,1%	$9.500
Hawaï	2,4%	2,4% - 5,6%	$64.500
Idaho	1,0%	0,208% - 5,4%	$58.300
Illinois	3,35%	0,75% - 7,05%	$14.250
Indiana	2,5%	0,5% - 7,4%	$9.500
Iowa	1,0%	0,0% - 7,0%	$39.500
Kansas	1,75%	0,0% - 6,95%	$15.100
Kentucky	2,7% - 9,0%	0,3% - 9,0%	$12.000
Louisiana	Varieert	0,09% - 6,2%	$7.000
Maine	2,54%	0,31% - 6,60%	$12.000
Maryland	1,0% - 2,6%	0,3% - 7,5%	$8.500
Massachusetts	2,13%	0,83% - 12,65%	$15.000
Michigan	2,7%	0,06% - 10,3%	$9.000
Minnesota	Variabel	0,4% - 8,9%	$44.000
Mississippi	1,0% - 1,2%	0,2% - 5,4%	$14.000
Missouri	2,376%	0,0% - 6,0%	$9.000
Montana	1,0% - 2,0%	0,0% - 6,12%	$47.300
Nebraska	1,25%	0,0% - 5,4%	$9.000
Nevada	3,0%	0,25% - 5,4%	$43.700
New Hampshire	1,7%	0,1% - 7,5%	$14.000
New Jersey	2,8%	0,5% - 5,8%	$44.800
New Mexico	1,0% - 1,25%	0,33% - 6,4%	$31.700
New York	3,4%	0,4% - 9,9%	$17.600
North Carolina	1,0%	0,06% - 5,76%	$34.200
North Dakota	1,00% - 9,67%	0,07% - 9,67%	$46.600
Ohio	2,85%	0,4% - 10,1%	$9.000
Oklahoma	1,5%	0,2% - 5,8%	$25.000
Oregon	2,4%	0,9% - 5,4%	$56.700
Pennsylvania	3,822%	1,419% - 10,3734%	$10.000
Rhode Island	1,21%	0,9% - 9,4%	$31.300
South Carolina	1,06%	0,06% - 5,46%	$14.000
South Dakota	1,20%	0,0% - 9,5%	$15.000
Tennessee	2,7%	0,01% - 2,3%	$7.000
Texas	2,7%	0,32% - 6,32%	$9.000
Utah	Varieert	0,1% - 7,1%	$50.700
Vermont	1,0%	0,4% - 5,4%	$15.400
Virginia	2,5%	0,1% - 6,2%	$8.000
Washington	Variabel	0,27% - 8,15%	$72.800
West Virginia	2,7%	1,5% - 8,5%	$9.500
Wisconsin	3,05% - 3,25%	0,0% - 12,0%	$14.000
Wyoming	Varieert	0,0% - 8,5%	$33.800

Houd er rekening mee dat staten deze cijfers gedurende het jaar kunnen bijwerken. Verifieer de huidige tarieven altijd bij het Department of Labor van uw staat.

De loonbasis begrijpen

De loonbasis is het maximale bedrag van het jaarloon van een werknemer waarover SUI-belasting (werkloosheidsverzekering) wordt geheven. Zodra de verdiensten van een werknemer deze drempel overschrijden, stopt u voor dat jaar met het betalen van SUI-belasting over het extra loon.

Bijvoorbeeld, als u zich in Utah bevindt met een loonbasis van $50.700 en uw werknemer verdient $80.000 per jaar, betaalt u alleen SUI-belasting over de eerste $50.700. De resterende $29.300 wordt niet belast voor SUI-doeleinden.

Dit is de reden waarom personeelsverloop uw SUI-kosten drastisch kan verhogen. Elke keer dat een werknemer vertrekt en u een vervanger aanneemt, start de berekening van de loonbasis opnieuw voor de nieuwe werknemer, waardoor u mogelijk SUI-belasting betaalt over loon waarover u niet had betaald als de oorspronkelijke werknemer was gebleven.

Hoe u uw SUI-belasting berekent

De basisformule is eenvoudig:

SUI-belasting = Belastbaar loon x Uw SUI-tarief

Stel dat u een werkgever in Texas bent met een tarief van 2,7% en een loonbasis van $9.000. Voor een werknemer die $50.000 verdient:

• Belastbaar loon: $9.000 (het maximum van de loonbasis)
• SUI-belasting: $9.000 x 0,027 = $243 per werknemer per jaar

Voor een bedrijf met 20 werknemers is dat jaarlijks $4.860 aan SUI-belastingen tegen het standaardtarief voor nieuwe werkgevers. Maar als uw ervaringsgraad (experience rating) u naar het maximale tarief van 6,32% drijft, kost datzelfde personeelsbestand u $11.376 aan SUI-belastingen.

7 strategieën om uw SUI-tarief te verlagen

Het verlagen van uw SUI-tarief vereist een proactieve aanpak van personeelsbeheer en claimadministratie:

1. Beperk het personeelsverloop

Elke werkloosheidsclaim kan uw ervaringsgraad verhogen. Investeer in het behouden van personeel door middel van concurrerende arbeidsvoorwaarden, een positieve werkcultuur en duidelijke loopbaantrajecten. De kosten van retentieprogramma's vallen vaak in het niet bij de verhoogde SUI-tarieven.

2. Documenteer alles

Houd grondige personeelsdossiers bij, inclusief:

• Ondertekende personeelshandboeken met erkenning van het beleid
• Schriftelijke waarschuwingen voor functioneringsproblemen
• Documentatie van wangedrag
• Registraties van beleidsschendingen

Sterke documentatie helpt u bij het betwisten van werkloosheidsclaims wanneer voormalige werknemers om dringende redenen zijn ontslagen.

3. Reageer snel op claims

Wanneer de staat u op de hoogte stelt van een werkloosheidsclaim, reageer dan binnen de deadline met alle relevante documentatie. Veel werkgevers verliezen claims simpelweg door deadlines te missen of onvolledige informatie te verstrekken.

4. Betwist onterechte claims

Niet elke werkloosheidsclaim is geldig. Voormalige werknemers die zijn ontslagen wegens ernstig wangedrag, werknemers die vrijwillig ontslag hebben genomen of werknemers die passend werk weigeren, komen mogelijk niet in aanmerking voor een uitkering. Beoordeel elke claim zorgvuldig en ga in beroep wanneer dat gepast is.

5. Houd exitgesprekken

Documenteer de omstandigheden van elke uitdiensttreding. Het hebben van een schriftelijk verslag van de reden waarom een werknemer is vertrokken, inclusief hun eigen verklaringen, kan van onschatbare waarde zijn bij het betwisten van claims.

6. Doe vrijwillige bijdragen

Sommige staten staan werkgevers toe om vrijwillige bijdragen te storten op hun werkloosheidsrekening om hun belastingtarief te verlagen. Als uw tarief is gestegen als gevolg van claims, biedt deze optie u de mogelijkheid om uw tarief te 'afkopen', wat op de lange termijn minder kan kosten dan het betalen van het hogere tarief.

7. Controleer uw tariefbeschikking

Wanneer u uw jaarlijkse tariefbeschikking ontvangt, controleer deze dan op fouten. Verifieer of:

• Alle in rekening gebrachte claims daadwerkelijk betrekking hebben op uw voormalige werknemers
• De loon- en salarisgegevens nauwkeurig zijn
• Er geen claims in rekening zijn gebracht na de beroepstermijn
• De uitkeringskosten overeenkomen met uw eigen administratie

Staten maken fouten, en het opsporen van onjuistheden kan voorkomen dat u meer betaalt dan nodig is.

Belangrijke wijzigingen voor 2026

Verschillende opmerkelijke wijzigingen zijn van invloed op de SUI-belastingen in 2026:

New York schaft toeslag af

New York heeft zijn federale lening voor de werkloosheidsverzekering afbetaald, waardoor de Interest Assessment Surcharge (IAS) die werkgevers van 2021-2024 moesten betalen, is komen te vervallen. Dit bespaart werkgevers in New York gemiddeld $100 per werknemer in 2026 en $250 per werknemer in 2027.

Minnesota start programma voor betaald verlof

Het programma voor betaald gezins- en medisch verlof (PFML) van Minnesota treedt in werking op 1 januari 2026 en is geïntegreerd met het SUI-systeem van de staat. Werkgevers moeten hun loonadministratieprocessen herzien om naleving te waarborgen.

Californië handhaaft hoog tariefschema

Californië blijft werken met tariefschema "F" met een toeslag van 15% vanwege tekorten in de reserves van het fonds, wat betekent dat werkgevers in Californië nog steeds te maken hebben met verhoogde SUI-kosten.

Gevolgen voor FUTA-kredieten

Werkgevers in staten met openstaande federale werkloosheidsleningen kunnen te maken krijgen met verlaagde FUTA-kredieten. Het standaard FUTA-tarief is 6,0%, maar werkgevers ontvangen doorgaans tot 5,4% krediet voor tijdige SUI-betalingen, waardoor het netto tarief 0,6% bedraagt. Staten met onbetaalde federale leningen kunnen te maken krijgen met kredietverminderingen die de kosten voor werkgevers verhogen.

Sancties bij niet-naleving

Het niet voldoen aan de SUI-verplichtingen heeft ernstige gevolgen:

• Boetes: New York legt boetes op tot $10.000; de boetes in Massachusetts variëren van $25 tot $2.500, afhankelijk van de grootte van het personeelsbestand.
• Verhoogde tarieven: Late of gemiste betalingen kunnen leiden tot een hogere ervaringsgraad.
• Weigering van FUTA-krediet: Staten certificeren uw SUTA-betalingen mogelijk niet, waardoor u het federale belastingkrediet verliest.
• Audits: Niet-naleving zorgt ervoor dat uw bedrijf nauwlettender wordt gecontroleerd.
• Juridische stappen: Het voortdurend niet betalen kan leiden tot retentierechten, beslagleggingen en rechtszaken.

Registratie- en betalingsvereisten

Registratie van nieuwe werkgevers

Wanneer u uw eerste werknemer in dienst neemt, moet u zich registreren bij de instantie voor werkloosheidsverzekering van uw staat. U verstrekt de volgende gegevens:

• Bedrijfsinformatie (naam, adres, EIN)
• Sectorclassificatie
• Geschat aantal werknemers
• Geschatte kwartaalloonlijst

De meeste staten wijzen uw tarief toe binnen 30-60 dagen na registratie.

Betalingsschema

De meeste staten vereisen kwartaalbetalingen en rapportages voor de SUI, doorgaans uiterlijk op:

• 30 april (Q1)
• 31 juli (Q2)
• 31 oktober (Q3)
• 31 januari (Q4)

Sommige staten hanteren andere vervaldata of staan jaarlijkse rapportage toe voor kleine werkgevers.

Administratie en archivering

Bewaar de loonadministratie gedurende ten minste vier jaar, inclusief:

• Namen van werknemers en Social Security-nummers
• Betaalde lonen en data
• SUI-bijdragen
• Eventuele claims en correspondentie

Houd uw financiën vanaf dag één op orde

Voor een effectief beheer van SUI-belastingen zijn nauwkeurige loonlijsten en een duidelijk inzicht in uw personeelskosten vereist. Naarmate uw personeelsbestand groeit, wordt het bijhouden van deze verplichtingen steeds complexer.

Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële gegevens. Houd loonkosten, belastingverplichtingen en personeelskosten met precisie bij, allemaal in een indeling die u kunt beheren met versiebeheer en kunt auditeren. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals kiezen voor plain-text accounting.