日当（Per Diem）の理解：中小企業オーナーのための完全ガイド
ビジネスの場で「日当（per diem）」という言葉を聞いたことはあるけれど、その意味や自社にどのように適用されるのかよくわからない、という方もいるのではないでしょうか。このラテン語のフレーズは、「1日あたり」または「1日ごとに」と訳され、従業員と経費の両方を管理する方法に重要な意味を持ちます。
中小企業オーナーとして、日当を理解することで、より賢明な採用の意思決定を行い、経費管理プロセスを効率化することができます。ビジネスにおける日当について知っておくべきことをすべて解説しましょう。
日当とは何を意味するのか？
日当（per diem）は、基本的に 「1日あたり」を意味します。ビジネスにおいては、この用語は2つの異なるシナリオに適用されます。
- 日当制従業員 – 必要に応じて日単位で雇用される労働者
- 日当払い戻し – 出張経費として従業員に提供される1日あたりの手当
どちらの適用も、戦略的に使用すれば、中小企業に大きなメリットをもたらす可能性があります。
日当制従業員：柔軟な労働力ソリューション
通常の継続的なスケジュールで働く従来のフルタイムまたはパートタイムの従業員とは異なり、日当制従業員は追加のサポートが必要な場合に日単位で投入されます。
日当制労働者を使用する場合
中小企業は通常、次のような状況で日当制従業員を雇用します。
人員不足の補充 – 正社員が病気、休暇、または個人的な休暇を取得している場合、日当制労働者が代わりに業務を維持できます。
予期しない人員不足への対応 – 従業員が突然退職した場合や、採用活動中の場合、日当制スタッフがそのギャップを埋めることができます。
季節的な需要への対応 – 繁忙期や特別なプロジェクトの場合、日当制労働者は長期的な契約なしに必要な追加の人手を確保します。
採用前のテスト – 日当制契約は、誰かが正社員のポジションに適しているかどうかを評価するための延長された試用期間として機能します。
日当制従業員は、一般的に医療（看護師）や教育（代用教員）に関連付けられていますが、さまざまな業界の中小企業が、管理サポート、クリエイティブプロジェクト、倉庫業務、イベントスタッフ、および専門コンサルティングに日当制従業員を使用しています。
日当制雇用の仕組み
日当制雇用をユニークにするのは次の点です。
固定日給 – 日当制労働者は通常、割り当てを受ける前に固定日給を交渉します。このレートは、2時間働くか8時間働くかに関係なく支払われますが、最低賃金と残業に関する労働法は依然として適用されます。
保証された時間がない – 正社員とは異なり、日当制労働者には保証されたスケジュールがありません。必要なときに呼び出され、特定の雇用主からの仕事が数週間ない場合もあります。
双方にとっての柔軟性 – 企業は労働力の柔軟性を得ることができ、労働者は自分の都合に基づいて割り当てを受け入れるか拒否することができます。
実際の例
ブティックマーケティングエージェンシーを経営していて、2週間にわたって大規模なグラフィックデザイン作業を必要とする大規模なプロジェクトを獲得したとします。社内のデザイナーは通常のワークロードを処理できますが、このプロジェクトには追加のサポートが必要です。
10営業日あたり1日400ドルで日当制のグラフィックデザイナーを雇います。デザイナーが5時間で終わる日もあれば、9時間かかる日もあります。勤務時間に関係なく、合意された1日400ドルの料金を支払います（ただし、管轄区域によっては、勤務時間が一貫して1日8時間を超える場合は残業代を支払う必要があります）。
日当の出張払い戻し：出張を簡素化する
日当の2番目の適用は、出張経費の払い戻しです。従業員に出張中のすべての食事と経費の領収書を追跡して提出させる代わりに、多くの企業は1日あたりの手当を設定しています。
日当の出張経費の仕組み
1日あたりの最大料金を設定する – 会社は、従業員が1日に出張関連の経費に費やすことができる最大金額を決定します。これは通常、宿泊費、食事代、および雑費をカバーします。
前払いまたは払い戻しを提供する – 一部の企業は出張前に日当額を前払いし、他の企業は後で払い戻します。
経費追跡の簡素化 – 従業員は、毎日の手当の範囲内にとどまっている限り、すべてのコーヒーや食事の領収書を収集する必要はありません。
連邦政府のガイドラインと税務上の影響
米国 General Services Administration (GSA) は、場所によって異なる連邦政府の日当レートを公開しています。企業はこれらのレートに従う必要はありませんが、それを超える場合は税務上の影響があります。
GSAレート内 – GSAレート以下の払い戻しは、一般的に従業員への課税対象所得とは見なされません。
GSAレートを超える – GSAレートを超える金額は、課税対象所得として扱われ、従業員の W-2 フォームに報告する必要があります。
たとえば、都市の GSA 日当レートが 1 日あたり 180 ドルの場合、会社が 1 日あたり 250 ドルを提供する場合、70 ドルの差額は従業員の課税対象所得になります。
実際の例
営業担当者がシカゴで開催される会議に3日間出張します。1日あたりの日当レートを200ドルに設定し、旅行の合計は600ドルになります。すべての食事とタクシーの領収書を収集する代わりに、従業員は毎日の支出が200ドル未満であることを確認するだけです。従業員は費用の概要をまとめた簡単な経費報告書を提出し、全額払い戻されます。
日当を使用する主な利点
日当制従業員の場合
費用対効果 – 実際に必要なときに、実際に必要な労働力に対してのみ支払います。景気の悪い時期に一貫した時間を提供する必要はありません。
間接費の削減 – 日当制労働者は通常、健康保険、退職金、または有給休暇などの福利厚生を受けないため、全体的な雇用コストが削減されます。
組み込みの柔軟性 – 解雇や人員不足の複雑さを伴うことなく、現在の需要に基づいて労働力を増減できます。
専門知識 – ごくまれにしか必要としないスキルに対して、フルタイムの給与を支払うことなく、特定のプロジェクトのスペシャリストを雇います。
日当の出張払い戻しの場合
管理の簡素化 – 事務処理の削減、レビューする領収書の削減、および経費報告書の処理の効率化。
予測可能な予算編成 – 出張の各日の費用を正確に把握しているため、予算計画がより簡単になります。
従業員の利便性 – チームは多額のお金を立て替えたり、すべての領収書を保存したりする必要がないため、出張に関するストレスが軽減されます。
迅速な払い戻し – 広範な領収書検証を行わなくても、従業員への払い戻しをより迅速に行うことができます。
日当を実施するためのベストプラクティス
日当制従業員を雇用する場合
競争力のある料金を調査する – 地元の市場を調査して、業界の日当の料金を理解します。競争力のある報酬を提供することは、質の高い人材 を引き付けるのに役立ちます。
明確な期待を提供する – 1日の割り当てであっても、何を達成する必要があるか、どのようなリソースが利用可能か、成功がどのように見えるかを明確に伝えます。
彼らのプロ意識を尊重する – 日当制労働者を正社員と同じように尊重して扱います。彼らのサービスが再び必要になる可能性があり、口コミが重要です。
成功するための準備をする – ツール、システム、および情報への必要なアクセスを提供します。数分のオンボーディングで、生産性が大幅に向上します。
名簿を維持する – 必要なときに介入できる信頼できる日当制労働者との関係を構築します。信頼できる人材の「ベンチ」を持つことで、直前のスケジュール設定が容易になります。
労働法を遵守する – 日当制従業員は、依然として最低賃金法、残業規制、および職場の安全要件の対象となることを忘れないでください。
日当の出張払い戻しの場合
明確なポリシーを確立する – 日当レート、対象となる費用、および従業員が支出を報告する方法を文書化します。
場所に基づいたレートを検討する – ニューヨークへの出張は、中小都市への出張よりも費用がかかります。目的地に基づいてレートの調整を検討してください。
経費報告書を要 求する – 領収書がなくても、従業員は日当手当の使い道をまとめた報告書を提出する必要があります。このドキュメントは税務上の目的で非常に重要です。
可能な場合は前払いを提供する – 従業員に出張のために数百ドルを立て替えるように要求すると、経済的困難が生じる可能性があります。日当の前払いを提供することで、この負担が軽減されます。
定期的にレビューおよび調整する – 日当レートがコストの変化に応じて依然として妥当であるかどうかを定期的に評価します。
必要に応じてカテゴリを分離する – より具体的なガイダンスを提供するために、宿泊費と食事および雑費に対して異なるレートを設定する企業もあります。
避けるべき一般的な落とし穴
労働者の誤分類 – 日当制労働者の作業方法とスケジュールを管理する場合は、（独立請負業者ではなく）従業員として適切に分類されていることを確認してください。誤分類はペナルティにつながる可能性があります。
残業を無視する – 誰かが日給を持っているからといって、標準時間以上に働く場合に残業法から免除されるわけではありません。
恣意的なレートを設定する – 日当レートを推測ではなく、市場調査と実際のコストに基づいて設定します。
ドキュメントの欠如 – 簡素化された日当プロセスであっても、税務およびコンプライアンスのために適切な記録を維持します。
日当制労働者を不当に扱う – 否定的な経験を生み出すことは、必要なときに有能な労働者が利用できなくなることを意味します。
日当はあなたのビジネスに適していますか？
日当制契約は、次の場合にうまく機能します。
- あなたのビジネスは人員配置のニーズが変動する
- 特定のプロジェクトに専門的なスキルが必要
- 潜在的な従業員を試用したい
- 従業員が定期的に出張する
- 経費管理を簡素化したい
- 従業員の欠勤を補いたい
次の場合には理想的ではない可能性があります。
- 一貫性のある信頼性の高い日常的な人員配置が必要
- 新しいタスクの学習曲線が急である
- ポジションには深い組織知識が必要
- 日当制の人材が限られた場所にいる
- あなたのビジネスはめったに出張を伴わない
日当の導入に向けて
日当制従業員を検討している場合でも、出張払い戻しを検討している場合でも、重要 なのはこれらの契約を慎重に実施することです。適切な料金を調査し、明確なポリシーを確立し、期待値を明確に伝える時間をとってください。
多くの中小企業にとって、日当制契約は柔軟性と構造の完璧なバランスを提供します。これにより、必要な人材やリソースにアクセスしながら、無駄のない運営と予測可能なコストを維持できます。
まずは小規模から始めましょう。たとえば、次のプロジェクトのために1人の日当制雇用を開始したり、次の出張のために日当制の出張払い戻しを実施したりするなどです。これらの契約に慣れてきたら、ビジネス全体で戦略的に使用を拡大できます。
目標は、中核となるチームを日当制労働者に置き換えることではなく、ビジネスがより効率的に運営され、変化する需要に適応できるようにする柔軟なソリューションで、通常の労働力を補完することであることを忘れないでください。
ビジネスでの日当制契約の実施についてご質問がありますか？特定の状況に合わせて報酬、税金、およびコンプライアンスを正しく処理していることを確認するために、人事専門家または会計士に相談することを検討してください。
