Per Diem verstehen: Ein umfassender Leitfaden für Kleinunternehmer
Wenn Sie den Begriff "Per Diem" in Geschäftsgesprächen schon einmal gehört haben, sich aber nicht ganz sicher sind, was er bedeutet oder wie er sich auf Ihr Unternehmen bezieht, sind Sie nicht allein. Diese lateinische Phrase, die sich mit "pro Tag" oder "für jeden Tag" übersetzen lässt, hat wichtige Auswirkungen darauf, wie Sie sowohl Ihre Belegschaft als auch Ihre Geschäftsausgaben verwalten.
Als Kleinunternehmer kann Ihnen das Verständnis von Per Diem helfen, intelligentere Einstellungsentscheidungen zu treffen und Ihre Spesenmanagementprozesse zu optimieren. Lassen Sie uns alles aufschlüsseln, was Sie über Per Diem im geschäftlichen Kontext wissen müssen.
Was bedeutet Per Diem?
Im Kern bedeutet Per Diem einfach "pro Tag". Im Geschäftsleben wird dieser Begriff in zwei verschiedenen Szenarien verwendet:
- Per Diem-Mitarbeiter – Arbeitskräfte, die auf täglicher, bedarfsgesteuerter Basis eingestellt werden
- Per Diem-Erstattungen – tägliche Zulagen, die Mitarbeitern für Geschäftsreisekosten gewährt werden
Beide Anwendungen können kleinen Unternehmen bei strategischem Einsatz erhebliche Vorteile bieten.
Per Diem-Mitarbeiter: Flexible Workforce-Lösungen
Im Gegensatz zu traditionellen Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigten, die regelmäßige, fortlaufende Arbeitszeiten haben, werden Per Diem-Mitarbeiter tageweise eingesetzt, wenn zusätzliche Unterstützung benötigt wird.
Wann Per Diem-Mitarbeiter eingesetzt werden sollten
Kleine Unternehmen stellen Per Diem-Mitarbeiter typischerweise in verschiedenen Situationen ein:
Abdeckung von Lücken – Wenn reguläre Mitarbeiter krank, im Urlaub oder in persönlicher Abwesenheit sind, können Per Diem-Mitarbeiter einspringen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Verwaltung unerwarteter Personalengpässe – Wenn ein Mitarbeiter plötzlich ausscheidet oder Sie sich zwischen Einstellungen befinden, können Per Diem-Mitarbeiter die Lücke schließen.
Bewältigung saisonaler Nachfrage – In Stoßzeiten oder für spezielle Projekte stellen Per Diem-Mitarbeiter die zusätzlichen Hände zur Verfügung, die Sie benötigen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
Testen vor der Einstellung – Per Diem-Vereinbarungen können als verlängerte Probezeiten dienen, um zu beurteilen, ob jemand gut für eine Festanstellung geeignet ist.
Während Per Diem-Mitarbeiter häufig mit dem Gesundheitswesen (Krankenschwestern) und dem Bildungswesen (Aushilfslehrer) in Verbindung gebracht werden, setzen kleine Unternehmen branchenübergreifend Per Diem-Mitarbeiter für administrative Unterstützung, kreative Projekte, Lagerarbeiten, Veranstaltungsmitarbeiter und spezialisierte Beratung ein.
Wie Per Diem-Beschäftigung funktioniert
Das macht die Per Diem-Beschäftigung einzigartig:
Fester Tagessatz – Per Diem-Mitarbeiter verhandeln in der Regel einen festen Tagessatz, bevor sie einen Auftrag annehmen. Dieser Satz wird unabhängig davon gezahlt, ob sie zwei oder acht Stunden arbeiten, wobei jedoch weiterhin die Arbeitsgesetze zu Mindestlohn und Überstunden gelten.
Keine garantierten Stunden – Im Gegensatz zu regulären Mitarbeitern haben Per Diem-Mitarbeiter keine garantierten Arbeitszeiten. Sie werden bei Bedarf gerufen und können wochenlang keine Arbeit von einem bestimmten Arbeitgeber erhalten.
Flexibilität für beide Parteien – Unternehmen gewinnen Flexibilität bei der Belegschaft, während Arbeitnehmer Aufträge je nach Verfügbarkeit annehmen oder ablehnen können.
Beispiel in der Praxis
Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Boutique-Marketingagentur und erhalten ein großes Projekt, das über einen Zeitraum von zwei Wochen umfangreiche Grafikdesignarbeiten erfordert. Ihr hauseigener Designer kann das normale Arbeitsvolumen bewältigen, aber dieses Projekt erfordert zusätzliche Unterstützung.
Sie stellen einen Per Diem-Grafikdesigner zu einem Satz von 400 Dollar pro Tag für zehn Arbeitstage ein. An manchen Tagen ist der Designer in fünf Stunden fertig, an anderen Tagen sind neun Stunden erforderlich. Unabhängig von den geleisteten Stunden zahlen Sie den vereinbarten Tagessatz von 400 Dollar (allerdings wären Sie zu Überstunden verpflichtet, wenn die Arbeitszeit je nach Gerichtsbarkeit konstant acht Stunden pro Tag übersteigt).
Per Diem-Reisekostenerstattungen: Vereinfachung von Geschäftsreisen
Die zweite Anwendung von Per Diem betrifft die Erstattung von Reisekosten. Anstatt von Mitarbeitern zu verlangen, dass sie Belege für jede Mahlzeit und Ausgabe während einer Geschäftsreise verfolgen und einreichen, legen viele Unternehmen eine tägliche Pauschale fest.
Wie Per Diem-Reisekosten funktionieren
Festlegung eines maximalen Tagessatzes – Ihr Unternehmen legt den Höchstbetrag fest, den Mitarbeiter pro Tag für reisebezogene Ausgaben ausgeben können. Dies deckt in der Regel Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten ab.
Vorauszahlung oder Erstattung – Einige Unternehmen zahlen den Per Diem-Betrag vor der Reise aus; andere erstatten ihn im Nachhinein.
Vereinfachte Ausgabenverfolgung – Mitarbeiter müssen keine Belege für jeden Kaffee oder jede Mahlzeit sammeln, solange sie sich innerhalb der Tagespauschale bewegen.
Bundesrichtlinien und steuerliche Auswirkungen
Die U.S. General Services Administration (GSA) veröffentlicht bundesweite Per Diem-Sätze, die je nach Standort variieren. Unternehmen sind zwar nicht verpflichtet, diese Sätze einzuhalten, aber es gibt steuerliche Auswirkungen, wenn sie überschritten werden.
Innerhalb der GSA-Sätze – Erstattungen, die den GSA-Sätzen entsprechen oder darunter liegen, werden in der Regel nicht als steuerpflichtiges Einkommen für Arbeitnehmer angesehen.
Über den GSA-Sätzen – Jeder Betrag, der die GSA-Sätze übersteigt, wird als steuerpflichtiges Einkommen behandelt und muss auf den W-2-Formularen der Mitarbeiter ausgewiesen werden.
Wenn beispielsweise der GSA-Per Diem-Satz für eine Stadt 180 Dollar pro Tag beträgt, Ihr Unternehmen aber 250 Dollar pro Tag anbietet, ist die Differenz von 70 Dollar steuerpflichtiges Einkommen für den Mitarbeiter.
Beispiel in der Praxis
Ihr Vertriebsmitarbeiter reist für drei Tage zu einer Konferenz in Chicago. Sie haben einen Per Diem-Satz von 200 Dollar pro Tag festgelegt, was insgesamt 600 Dollar für die Reise ergibt. Anstatt Belege für jede Mahlzeit und Taxifahrt zu sammeln, stellt Ihr Mitarbeiter einfach sicher, dass seine täglichen Ausgaben unter 200 Dollar bleiben. Er reicht einen kurzen Spesenbericht ein, in dem er seine Kosten zusammenfasst, und Sie erstatten den vollen Betrag.
Hauptvorteile der Verwendung von Per Diem
Für Per Diem-Mitarbeiter
Kosteneffizienz – Sie zahlen nur für die Arbeitsleistung, die Sie tatsächlich benötigen, wenn Sie sie benötigen. Es besteht keine Verpflichtung, in schwachen Zeiten konstante Arbeitszeiten zu gewährleisten.
Reduzierte Gemeinkosten – Per Diem-Mitarbeiter erhalten in der Regel keine Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder bezahlte Freizeit, was Ihre gesamten Beschäftigungskosten reduziert.
Integrierte Flexibilität – Erhöhen oder reduzieren Sie Ihre Belegschaft je nach aktueller Nachfrage, ohne die Komplikationen von Entlassungen oder Personalunterbesetzung.
Spezialisiertes Fachwissen – Stellen Sie Spezialisten für bestimmte Projekte ein, ohne sich zu Vollzeitgehältern für Fähigkeiten zu verpflichten, die Sie nur gelegentlich benötigen.
Für Per Diem-Reisekostenerstattungen
Vereinfachte Verwaltung – Weniger Papierkram, weniger zu prüfende Belege und eine optimierte Spesenabrechnungsbearbeitung.
Vorhersehbare Budgetierung – Sie wissen genau, was jeder Tag einer Geschäftsreise kostet, was die Budgetplanung vereinfacht.
Mitarbeiterfreundlichkeit – Ihr Team muss keine großen Geldbeträge vorstrecken oder jeden Beleg aufbewahren, was den Stress rund um Geschäftsreisen reduziert.
Schnellere Erstattung – Ohne umfangreiche Belegprüfung können Sie Mitarbeiter schneller erstatten.
Best Practices für die Implementierung von Per Diem
Für die Einstellung von Per Diem-Mitarbeitern
Recherchieren Sie wettbewerbsfähige Sätze – Untersuchen Sie Ihren lokalen Markt, um die üblichen Sätze für Per Diem-Arbeit in Ihrer Branche zu verstehen. Das Anbieten einer wettbewerbsfähigen Vergütung trägt dazu bei, Qualitätstalente anzuziehen.
Klare Erwartungen vermitteln – Auch bei eintägigen Einsätzen sollten Sie klar kommunizieren, was erreicht werden muss, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie Erfolg aussieht.
Respektieren Sie ihre Professionalität – Behandeln Sie Per Diem-Mitarbeiter mit dem gleichen Respekt wie reguläre Mitarbeiter. Möglicherweise benötigen Sie ihre Dienste erneut, und Mundpropaganda ist wichtig.
Bereiten Sie sie auf den Erfolg vor – Gewähren Sie den notwendigen Zugriff auf Tools, Systeme und Informationen. Ein paar Minuten Einarbeitung können die Produktivität erheblich verbessern.
Führen Sie eine Liste – Bauen Sie Beziehungen zu zuverlässigen Per Diem-Mitarbeitern auf, die bei Bedarf einspringen können. Eine "Bank" mit vertrauenswürdigen Talenten erleichtert die kurzfristige Planung.
Beachten Sie die Arbeitsgesetze – Denken Sie daran, dass Per Diem-Mitarbeiter weiterhin den Mindestlohngesetzen, den Überstundenbestimmungen und den Arbeitsschutzbestimmungen unterliegen.
Für Per Diem-Reisekostenerstattungen
Klare Richtlinien festlegen – Dokumentieren Sie Ihre Per Diem-Sätze, welche Ausgaben abgedeckt sind und wie Mitarbeiter Ausgaben melden sollen.
Standortbezogene Sätze berücksichtigen – Reisen nach New York City kosten mehr als Reisen in kleinere Städte. Erwägen Sie, die Sätze je nach Zielort anzupassen.
Spesenabrechnungen anfordern – Auch ohne Belege sollten Mitarbeiter Berichte einreichen, in denen sie zusammenfassen, wie sie ihre Per Diem-Pauschale ausgegeben haben. Diese Dokumentation ist für Steuerzwecke unerlässlich.
Nach Möglichkeit Vorauszahlungen leisten – Von Mitarbeitern zu verlangen, Hunderte von Dollar für Geschäftsreisen vorzustrecken, kann zu finanziellen Schwierigkeiten führen. Die Bereitstellung von Per Diem-Vorauszahlungen lindert diese Belastung.
Regelmäßig überprüfen und anpassen – Bewerten Sie regelmäßig, ob Ihre Per Diem-Sätze angesichts sich ändernder Kosten noch angemessen sind.
Bei Bedarf separate Kategorien festlegen – Einige Unternehmen legen unterschiedliche Sätze für Unterkunft und Verpflegung sowie Nebenkosten fest und geben so spezifischere Anleitungen.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Falsche Einstufung von Mitarbeitern – Stellen Sie sicher, dass Per Diem-Mitarbeiter korrekt als Angestellte (nicht als unabhängige Auftragnehmer) eingestuft werden, wenn Sie ihre Arbeitsmethoden und ihren Zeitplan kontrollieren. Eine falsche Einstufung kann zu Strafen führen.
Überstunden ignorieren – Nur weil jemand einen Tagessatz hat, befreit ihn das nicht von den Überstundengesetzen, wenn er über die Standardarbeitszeit hinaus arbeitet.
Willkürliche Sätze festlegen – Legen Sie Ihre Per Diem-Sätze auf der Grundlage von Marktforschung und tatsächlichen Kosten fest, nicht auf der Grundlage von Mutmaßungen.
Fehlende Dokumentation – Auch bei vereinfachten Per Diem-Prozessen sollten Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen für Steuer- und Compliance-Zwecke führen.
Schlechte Behandlung von Per Diem-Mitarbeitern – Eine negative Erfahrung bedeutet, dass talentierte Mitarbeiter nicht verfügbar sind, wenn Sie sie wieder benötigen.
Ist Per Diem das Richtige für Ihr Unternehmen?
Per Diem-Vereinbarungen funktionieren gut, wenn:
- Ihr Unternehmen schwankenden Personalbedarf hat
- Sie spezielle Fähigkeiten für bestimmte Projekte benötigen
- Sie potenzielle Mitarbeiter testen möchten
- Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich unterwegs sind
- Sie das Spesenmanagement vereinfachen möchten
- Sie eine Abdeckung für Mitarbeiterabwesenheiten benötigen
Sie sind möglicherweise nicht ideal, wenn:
- Sie eine konsistente, zuverlässige tägliche Abdeckung benötigen
- Die Lernkurve für neue Aufgaben steil ist
- Positionen fundierte institutionelle Kenntnisse erfordern
- Sie sich an einem Ort mit begrenzten Per Diem-Talenten befinden
- Ihr Unternehmen selten Reisen beinhaltet
Nächste Schritte mit Per Diem
Ob Sie Per Diem-Mitarbeiter oder Reisekostenerstattungen in Erwägung ziehen, der Schlüssel liegt darin, diese Vereinbarungen durchdacht umzusetzen. Nehmen Sie sich Zeit, um angemessene Sätze zu recherchieren, klare Richtlinien festzulegen und Erwartungen klar zu kommunizieren.
Für viele kleine Unternehmen bieten Per Diem-Vereinbarungen die perfekte Balance zwischen Flexibilität und Struktur. Sie ermöglichen es Ihnen, auf die Talente und Ressourcen zuzugreifen, die Sie benötigen, und gleichzeitig einen schlanken Betrieb und vorhersehbare Kosten aufrechtzuerhalten.
Beginnen Sie klein – vielleicht mit der Einstellung eines einzelnen Per Diem-Mitarbeiters für ein bevorstehendes Projekt oder der Einführung von Per Diem-Reisekostenerstattungen für Ihre nächste Geschäftsreise. Wenn Sie sich mit diesen Vereinbarungen besser vertraut gemacht haben, können Sie ihre Verwendung strategisch in Ihrem gesamten Unternehmen ausweiten.
Denken Sie daran, das Ziel ist nicht, Ihr Kernteam durch Per Diem-Mitarbeiter zu ersetzen, sondern Ihre reguläre Belegschaft durch flexible Lösungen zu ergänzen, die Ihrem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten und sich an veränderte Anforderungen anzupassen.
Haben Sie Fragen zur Implementierung von Per Diem-Vereinbarungen in Ihrem Unternehmen? Erwägen Sie, sich von einem Personalexperten oder Buchhalter beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie Vergütung, Steuern und Compliance für Ihre spezifische Situation korrekt handhaben.
