Comprendiendo el *Per Diem*: Una Guía Completa para Propietarios de Pequeñas Empresas
Si ha escuchado el término "per diem" en conversaciones de negocios, pero no está seguro de lo que significa o cómo se aplica a su empresa, no está solo. Esta frase latina, que se traduce como "por día" o "para cada día", tiene implicaciones importantes sobre cómo administra tanto su fuerza laboral como sus gastos empresariales.
Como propietario de una pequeña empresa, comprender el per diem puede ayudarle a tomar decisiones de contratación más inteligentes y a optimizar sus procesos de gestión de gastos. Analicemos todo lo que necesita saber sobre el per diem en contextos empresariales.
¿Qué Significa Per Diem?
En esencia, per diem simplemente significa "por día". En los negocios, este término se aplica a dos escenarios distintos:
- Empleados per diem: trabajadores que son contratados diariamente, según sea necesario.
- Reembolsos per diem: asignaciones diarias proporcionadas a los empleados para gastos de viaje de negocios.
Ambas aplicaciones pueden ofrecer ventajas significativas a las pequeñas empresas cuando se utilizan estratégicamente.
Empleados Per Diem: Soluciones Flexibles para la Fuerza Laboral
A diferencia de los empleados tradicionales de tiempo completo o parcial que trabajan en horarios regulares y continuos, los empleados per diem son contratados día a día cuando se necesita apoyo adicional.
Cuándo Utilizar Trabajadores Per Diem
Las pequeñas empresas suelen contratar empleados per diem en varias situaciones:
Cubrir ausencias : cuando los empleados regulares están enfermos, de vacaciones o tomando una licencia personal, los trabajadores per diem pueden intervenir para mantener las operaciones.
Gestionar la escasez inesperada de personal : si un empleado se va repentinamente o está entre contrataciones, el personal per diem puede cerrar la brecha.
Manejar las demandas de temporada : durante los períodos de mayor actividad o para proyectos especiales, los trabajadores per diem brindan la ayuda adicional que necesita sin compromisos a largo plazo.
Prueba antes de contratar : los arreglos per diem pueden servir como períodos de prueba extendidos para evaluar si alguien encaja bien en un puesto permanente.
Si bien los empleados per diem se asocian comúnmente con la atención médica (enfermeras) y la educación (maestros suplentes), las pequeñas empresas de todas las industrias los utilizan para apoyo administrativo, proyectos creativos, operaciones de almacén, personal para eventos y consultoría especializada.
Cómo Funciona el Empleo Per Diem
Esto es lo que hace que el empleo per diem sea único:
Tarifa diaria fija : los trabajadores per diem normalmente negocian una tarifa diaria fija antes de aceptar una asignación. Esta tarifa se paga independientemente de si trabajan dos horas u ocho horas, aunque las leyes laborales sobre salario mínimo y horas extras aún se aplican.
Sin horas garantizadas : a diferencia de los empleados regulares, los trabajadores per diem no tienen horarios garantizados. Se les llama cuando es necesario y pueden pasar semanas sin trabajar para un empleador en particular.
Flexibilidad para ambas partes : las empresas obtienen flexibilidad en la fuerza laboral, mientras que los trabajadores pueden aceptar o rechazar asignaciones según su disponibilidad.
Ejemplo en Acción
Imagine que dirige una agencia de marketing boutique y consigue un gran proyecto que requiere un trabajo de diseño gráfico extenso durante un período de dos semanas. Su diseñador interno puede manejar la carga de trabajo normal, pero este proyecto requiere apoyo adicional.
Usted contrata a un diseñador gráfico per diem a una tarifa de $400 por día durante diez días hábiles. Algunos días el diseñador termina en cinco horas; otros días requieren nueve horas. Independientemente de las horas trabajadas, usted paga la tarifa diaria acordada de $400 (aunque debería pagar horas extras si las horas exceden constantemente las ocho por día, según su jurisdicción).
Reembolsos de Viaje Per Diem: Simplificando los Viajes de Negocios
La segunda aplicación de per diem implica los reembolsos de gastos de viaje. En lugar de exigir a los empleados que rastreen y presenten recibos de cada comida y gasto durante los viajes de negocios, muchas empresas establecen una asignación diaria.
Cómo Funcionan los Gastos de Viaje Per Diem
Establezca una tarifa diaria máxima : su empresa determina la cantidad máxima que los empleados pueden gastar por día en gastos relacionados con el viaje. Esto generalmente cubre el alojamiento, las comidas y los gastos imprevistos.
Proporcione por adelantado o reembolse : algunas empresas adelantan el monto per diem antes del viaje; otros reembolsan después.
Seguimiento de gastos simplificado : los empleados no necesitan recopilar recibos de cada café o comida, siempre y cuando se mantengan dentro de la asignación diaria.
Directrices Federales e Implicaciones Fiscales
La Administración de Servicios Generales (GSA) de EE. UU. publica las tarifas federales per diem que varían según la ubicación. Si bien las empresas no están obligadas a seguir estas tarifas, existen implicaciones fiscales por excederlas.
Dentro de las tarifas de la GSA : los reembolsos iguales o inferiores a las tarifas de la GSA generalmente no se consideran ingresos gravables para los empleados.
Por encima de las tarifas de la GSA : cualquier monto que exceda las tarifas de la GSA se trata como ingreso gravable y debe informarse en los formularios W-2 de los empleados.
Por ejemplo, si la tarifa per diem de la GSA para una ciudad es de $180 por día, pero su empresa ofrece $250 por día, la diferencia de $70 es un ingreso gravable para el empleado.
Ejemplo en Acción
Su representante de ventas viaja a una conferencia en Chicago durante tres días. Usted ha establecido una tarifa per diem de $200 por día, lo que totaliza $600 para el viaje. En lugar de recopilar recibos de cada comida y viaje en taxi, su empleado simplemente se asegura de que sus gastos diarios se mantengan por debajo de $200. Presenta un breve informe de gastos que resume sus costos y usted reembolsa el monto total.
Beneficios Clave de Utilizar Per Diem
Para Empleados Per Diem
Eficiencia de costos : solo paga por la mano de obra que realmente necesita, cuando la necesita. No hay obligación de proporcionar horas constantes durante los períodos de menor actividad.
Gastos generales reducidos : los trabajadores per diem normalmente no reciben beneficios como seguro médico, contribuciones para la jubilación o tiempo libre pagado, lo que reduce sus costos generales de empleo.
Flexibilidad incorporada : aumente o disminuya su fuerza laboral según las demandas actuales sin las complicaciones de los despidos o la falta de personal.
Experiencia especializada : contrate especialistas para proyectos específicos sin comprometerse con salarios de tiempo completo para habilidades que solo necesita ocasionalmente.
Para Reembolsos de Viaje Per Diem
Administración simplificada : menos papeleo, menos recibos para revisar y procesamiento de informes de gastos optimizado.
Presupuesto predecible : sabe exactamente cuánto costará cada día de viaje de negocios, lo que hace que la planificación del presupuesto sea más sencilla.
Comodidad para los empleados : su equipo no necesita adelantar grandes cantidades de dinero ni guardar cada recibo, lo que reduce el estrés en torno a los viajes de negocios.
Reembolso más rápido : sin una verificación exhaustiva de los recibos, puede reembolsar a los empleados más rápidamente.
Mejores Prácticas para Implementar Per Diem
Para Contratar Empleados Per Diem
Investigue tarifas competitivas : investigue su mercado local para comprender las tarifas vigentes para el trabajo per diem en su industria. Ofrecer una compensación competitiva ayuda a atraer talento de calidad.
Proporcione expectativas claras : incluso para asignaciones de un día, comunique claramente lo que debe lograrse, qué recursos están disponibles y cómo se ve el éxito.
Respete su profesionalismo : trate a los trabajadores per diem con el mismo respeto que a los empleados regulares. Es posible que necesite sus servicios nuevamente y el boca a boca importa.
Prepárelos para el éxito : proporcione el acceso necesario a herramientas, sistemas e información. Unos minutos de incorporación pueden mejorar drásticamente la productividad.
Mantenga una lista : construya relaciones con trabajadores per diem confiables que puedan intervenir cuando sea necesario. Tener un "banquillo" de talento confiable facilita la programación de última hora.
Cumpla con las leyes laborales : recuerde que los empleados per diem todavía están sujetos a las leyes de salario mínimo, las regulaciones de horas extras y los requisitos de seguridad en el lugar de trabajo.
Para Reembolsos de Viaje Per Diem
Establezca políticas claras : documente sus tarifas per diem, qué gastos están cubiertos y cómo los empleados deben informar los gastos.
Considere las tarifas basadas en la ubicación : viajar a la ciudad de Nueva York cuesta más que viajar a ciudades más pequeñas. Considere ajustar las tarifas según el destino.
Requiera informes de gastos : incluso sin recibos, los empleados deben presentar informes que resuman cómo gastaron su asignación per diem. Esta documentación es crucial para fines fiscales.
Proporcione anticipos cuando sea posible : exigir a los empleados que adelanten cientos de dólares para viajes de negocios puede crear dificultades financieras. Proporcionar anticipos per diem alivia esta carga.
Revise y ajuste regularmente : evalúe periódicamente si sus tarifas per diem siguen siendo razonables a medida que cambian los costos.
Separe las categorías si es necesario : algunas empresas establecen diferentes tarifas para el alojamiento en comparación con las comidas y los gastos imprevistos, lo que brinda una orientación más específica.
Errores Comunes que se Deben Evitar
Clasificación errónea de los trabajadores : asegúrese de que los trabajadores per diem estén clasificados correctamente como empleados (no contratistas independientes) si controla sus métodos de trabajo y su horario. La clasificación errónea puede resultar en sanciones.
Ignorar las horas extras : el hecho de que alguien tenga una tarifa diaria no lo exime de las leyes de horas extras si trabaja más allá de las horas estándar.
Establecer tarifas arbitrarias : base sus tarifas per diem en la investigación de mercado y los costos reales, no en conjeturas.
Falta de documentación : incluso con procesos per diem simplificados, mantenga los registros adecuados para fines fiscales y de cumplimiento.
Tratar mal a los trabajadores per diem : crear una experiencia negativa significa que los trabajadores talentosos no estarán disponibles cuando los necesite nuevamente.
¿Es Per Diem Adecuado para su Negocio?
Los arreglos per diem funcionan bien cuando:
- Su negocio tiene necesidades de personal fluctuantes
- Necesita habilidades especializadas para proyectos específicos
- Quiere probar a los empleados potenciales
- Sus empleados viajan regularmente por negocios
- Quiere simplificar la gestión de gastos
- Necesita cobertura para las ausencias de los empleados
Puede que no sean ideales cuando:
- Necesita una cobertura diaria consistente y confiable
- La curva de aprendizaje para nuevas tareas es pronunciada
- Los puestos requieren un profundo conocimiento institucional
- Se encuentra en una ubicación con talento per diem limitado
- Su negocio rara vez implica viajes
Avanzando con Per Diem
Ya sea que esté considerando empleados per diem o reembolsos de viaje, la clave es implementar estos arreglos cuidadosamente. Tómese el tiempo para investigar las tarifas apropiadas, establecer políticas claras y comunicar las expectativas claramente.
Para muchas pequeñas empresas, los arreglos per diem ofrecen el equilibrio perfecto entre flexibilidad y estructura. Le permiten acceder al talento y los recursos que necesita mientras mantiene operaciones ajustadas y costos predecibles.
Comience poco a poco, tal vez con una sola contratación per diem para un próximo proyecto o implementando reembolsos de viaje per diem para su próximo viaje de negocios. A medida que se sienta más cómodo con estos arreglos, puede expandir su uso estratégicamente en todo su negocio.
Recuerde, el objetivo no es reemplazar a su equipo principal con trabajadores per diem, sino complementar su fuerza laboral regular con soluciones flexibles que ayuden a su empresa a operar de manera más eficiente y adaptarse a las demandas cambiantes.
¿Tiene preguntas sobre la implementación de arreglos per diem en su negocio? Considere consultar con un profesional de recursos humanos o un contador para asegurarse de que está manejando la compensación, los impuestos y el cumplimiento correctamente para su situación específica.
